社内ワークフロー基盤として、フル稼働! 複雑なルートとシステム監査への対応
ニフティ株式会社

ニフティ株式会社 様

インターネット接続サービス大手ニフティ株式会社。
X-pointは2007年4月に伝票の入力システムとして導入し、今では全社員とサポートセンターにて社内申請システムとして利用している。

伝票の入力システムからスタート

─ニフティの概要を教えてください

ニフティ株式会社は、1987年にアメリカのパソコン通信サービス「CompuServe」をベースとした「NIFTY-Serve」を開始。1999年に は富士通グループのISPを統合した「@nifty」を立ち上げ、2006年には東京証券取引所への上場も果たしました。

2009年3月末の時点で、サービス会員数は908万人、売上高は974億円です。

─導入した理由は何ですか?

2006年度に弊社基幹システムのオープン化に伴い大幅なシステムの改変を行いました。その際、ERPシステムと既存システムへのデータ投入口を統一するためのシステム基盤を用意する必要があったことが、導入のきっかけとなります。

伝票の入力システムからスタート

─商品選定の理由は何ですか?

数社のワークフローパッケージソフトと比較を行いました。その中で、要件へのマッチングが多かったことと、ユーザーが直感的に利用できる事が決め手となりました。

─ニフティではどのように利用していますか?

伝票入力を行い承認されたデータを会計システムへと連携させ決算処理を行っております。

また、社内には多種のシステムが存在しますが、それらの顔(データ入力口)となり他システムを利用者の立場で一元化できているというメリットも得ております。
現在では約40種類の申請書を運用するまでに広げ、稟議申請という社内方針決定において重要な案件判断を行う業務もX-pointにて行っております。

─売上伝票の入力システムに求めた要件は何ですか?

決算への影響を及ぼす重要なデータとなるため、組み合わせパターン、マスタステータス等によるチェック強化により情報精度を高める必要がありました。
そのような、様々なチェック機能を実装できることが求められたのですが、X-pointではユーザー自身でのカスタマイズ性が高かった事です。
また、責任の所在の明確化という面で印影が大きな意味を持っていました。当初紙ベースでの処理だったため、そのイメージのままWebに移行することで運用イメージを損なうことがありませんでした。

伝票の入力システムからスタート

─稟議書管理システムに求めた要件は何ですか?

以前はクライアントアプリケーションにて稟議管理を行っていたため、利用する敷居が高いうえ、承認フローが複雑でした。
それらの課題より重点となったのが、環境に依存せずにすぐに利用できる事、複雑な条件等へ対応できることでした。それらは、X-pointの強みの部分でしたので、スムーズに低コストでの実現をもたらしてくれました。

─伝票入力、稟議申請以外での利用は?

様々な場面での利用に広がっております。

例えば、「研修申請」では、承認されたあと再度申請者が研修のレポートを上司に提出し管理部門が再び承認するというルートが必要になりますが、X-pointではこのような複雑なルートにも対応できました。

業務に応じて多種多様な要望、要件が発生しますが、豊富な承認ルート設定や自由で容易なフォーム作成により要件の実現を広くカバーできています。

社内に分散していた稟議書を一元管理

社内に分散していた稟議書を一元管理

─初めは売上伝票の入力システムで、それを稟議書管理システムに拡張した理由は何ですか?

システム導入後、利用者から自部門の申請を取り入れてほしいとの声が多くあがってきました。

それらの利用者の声を聞き、点在していた社内申請類をワークフローシステムへ、移行を進めています。パッケージで標準機能として用意されている機能を有効に使うことで業務効率化、業務プロセスの明確化を行う糸口にもなりました。

─導入する以前の状況はいかがでしたか?

導入以前は手作業中心で、管理面においても紙ベースの保存、部門間でのレベル差などに様々な問題があり運用面の効率が良くありませんでした。
また、情報の2次利用も行うことができなかったため情報を有効活用することが出来ずにいました。

─手間やコストの削減効果はいかがですか?

申請書類への入力内容のチェック機能は大きな効果をもたらしているでしょう。
これまでは、申請書類にミスがあると申請者に連絡して再提出を促していた部分が入力時に通知できるため手間が省けております。
紙の削減にも大変役立っています。ワークフローシステムへの登録書類累計で約3万件、1か月で平均して2,000件程度の申請がありました。これらの紙がすべて削減されたというわけです。

上場後の厳しい監査や内部統制にも対応できた

─上場以降、ワークフローシステムはどのように役に立ちましたか?

上場後は、決算書を広く公開するためこれまで以上に内部統制や監査基準を厳しくする必要があります。
決算に携わる業務が正しい経路を経て、正しい処理が行われているかの証跡管理が最重要となります。

その点において、ワークフローシステムではデータ管理、明示的な証跡、データの集計等が監査で求められる水準をみたしているためシステム監査への応対もスムーズにできました。

他のシステムとの連携を図りたい

─エイトレッドへの期待をお聞かせください

弊社の今後の課題として社内ポータルサイトなど他のシステムとの連携があります。

社内ポータルとの連携は、稟議書が迅速に承認されるためには不可欠だと考えています。社内ポータルサイトのページビューは、ワークフローシステムの8倍近くあります。

そのため、社内ポータルサイトのトップページに自分が確認する必要がある書類が表示できるようなるのが理想です。現状ではメール通知が届きますが、承認をたくさん行う必要がある社員では埋もれてしまう事があるようです。

社内ポータルサイト上に、承認状況のステイタスが表示できるようになれば、『気づき』が高まり承認完了までの期間がさらに短くなることを期待しています。

今後もエイトレッドさんのお力を借りながら進めていきたいです。

─ニフティ様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

利用シーン・関連キーワード

  • 導入製品:X-point
  • 従業員規模:300~999名
  • 業種:情報通信業
  • 目的:コスト削減、ペーパーレス化、業務効率化、決裁スピードの迅速化、電子承認、電子申請

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