ブックオフコーポレーション株式会社のワークフローシステム導入事例

中古本販売店「BOOKOFF」を中心に、大型複合店「BOOKOFF SUPER BAZAAR」などを展開するブックオフコーポレーション株式会社。
同社では、ビジネスの急拡大に伴い、申請・決裁件数が増加したことで、業務も複雑化していました。
しかし、店舗から本部への申請はFAXやメール添付による運用が中心であったため、業務負荷の増大やイレギュラー対応の発生、さらには情報漏えいリスクといった課題が顕在化していました。

そこで、こうした状況を脱却し、生産性の向上と内部統制の強化を図るために、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。本部と約400の直営店舗を結ぶワークフローを構築しました。

課題・背景

・ビジネスの急拡大により申請・決裁件数が急増し、業務が複雑化。
・店舗現場と決裁者双方の負担が増大し、決裁遅延が発生。
・FAXや表計算データの使用により、イレギュラー対応や書類紛失、情報漏えいなど内部統制上のリスクが顕在化

業務効果

・決裁期間の短縮化
・確認や差し戻し処理の減少による作業負担の軽減
・承認ルートの可視化により内部統制を強化

同社では、中古書店「BOOKOFF」を中心にビジネスが急拡大したことで、店舗数や従業員数が増加。それに伴い、申請・決裁件数も急増したことで、申請業務が複雑化しました。
その結果、申請者、承認者ともに作業負担が増大したのはもちろんのこと、決裁遅延が発生し、業務全体のスピードが低下。さらに、FAXやメールで申請承認を行っていたため、誰でも内容を閲覧できてしまうなど、生産性と内部統制の両面で課題が浮かび上がっていました。

そこで、「生産性向上」と「内部統制強化」の2つを実現するためにワークフローシステムの導入の検討を開始。
検討の際に同社が特に重要視したのは「使いやすさ」でした。「使いやすさ」を評価する具体的な要件として以下の２つを挙げました。

・帳票イメージの再現性
現行の紙の帳票を再現できること、および承認時に印影を表示できること。

・提出管理への対応
提出期日がある書類の提出状況をチェックする手間を解消できること。

上記の要件に当てはまる複数製品を比較検討した結果、主に以下の2つのポイントが決め手となりエクスポイントの導入を決定しました。

エクスポイントには、要件として挙げられていた提出管理を実現することができる多様なクエリ機能（集計機能）が搭載されていました。これにより、提出管理はもちろん、決裁中の案件や決裁済みの案件をさまざまな条件で絞り込んで抽出することができるため、業務の停滞原因の調査にも有効であると評価されました。

株式会社エービーシー・マート様や株式会社イズミ様など、小売業での導入実績が豊富である点や、サポート体制の手厚さが評価されました。
その他にもバージョンアップなどでメンテナンスが不要な点、店舗のブラウザから利用できる点など、総合的に評価をいただきました。

エクスポイントの導入により、社内および「直営店舗と本部間」でやり取りするさまざまな申請書類のワークフローが構築されたことで、約800種類の帳票管理を実現し、下記3点の効果を得ることができました。

エクスポイントの導入により、決裁の手順と流れが確立されたことで、ミスや無駄がなくなり、申請・決裁業務の確実性が高まり、その結果、導入前に2週間かかっていた申請業務が3日になるなど、大幅な時間短縮を実現しました。

さらに、提出管理が容易になったことで、本部と店舗双方の管理コストと業務負担が削減されました。

稟議・申請業務をシステム化することで、必要な承認者を飛ばしてしまうようなイレギュラー処理を防止できるようになりました。また、誰がいつ何を決裁したのかが明確になったことで、コンプライアンスの強化・徹底につながりました。
その他にも、クエリ機能により書類を迅速に提出できる環境が整ったため、監査対応も効率化されました。

紙と同じ見た目で、今までと同じように利用できる使いやすさから、現場のスタッフはスムーズにシステムに慣れることができました。
これにより、申請業務にかかっていた手間が削減され、接客や商品管理といった本来取り組むべき仕事に集中できる環境が整いました。

＊ 取材日時 2016年2月
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。