オカモト株式会社のワークフローシステム導入事例

”身近な暮らしを科学する”をモットーに、人々の生活に役立つ製品を開発、提供をしているゴム・プラスチックの総合メーカーであるオカモト株式会社は、東京本社と地方工場（静岡・茨城・福島）の間で行われる稟議書のやり取りに郵送を利用しており、決裁に一週間以上かかることが課題となっていました。

そこで、意思決定のスピードアップとペーパーレス化を目指し、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。

導入の結果、決裁期間は最短で一日に短縮され、出張先や遠隔地からでも承認が可能になりました。また、誰のところで書類が止まっているかの「見える化」も実現し、業務効率が劇的に改善されています。

課題・背景

・工場が遠隔地にあり、本社との稟議書のやり取りを郵送で行っていたため決裁遅延が発生
・稟議書の発行に伴う紙の消費量が多く、コストや管理面での課題に
・承認者の出張や書類の滞留により承認遅れが発生し、所在確認も困難

業務効果

・郵送によるタイムラグがなくなり、一週間かかっていた決裁が最短で当日中に完了
・出張先や工場のPCからも承認ができるようになり、承認者の在席状況に関わらず承認が可能に
・過去の稟議書を雛形として利用することで、記載内容が正確になり作成効率も向上

同社は東京本社のほか、静岡・茨城・福島などに工場や研究所を展開しており、以前は設備投資などの稟議書を郵送でやり取りしていました。そのため、一つの決裁に数日から一週間以上かかることもあり、意思決定の遅れが業務遂行の支障となっていました。

また、承認者が出張中であったり、膨大な稟議書を抱えてしまうとさらに遅れが生じる上、紙の消費量も問題視されていました。

システム開発の経験がある有坂氏（総務部長兼人事部長）の加入をきっかけに、こうした問題を根本解決するため稟議書や経費精算を電子化できるワークフローシステムの導入検討が開始されました。その際、特に重視したのは「現運用の再現と効率化」でした。これを評価するため、2つの要件を定義しました。

・使い慣れた「紙」に近い画面設計
・経理システムなど社内システムとの連携

これまでの業務フローを崩さずスムーズに移行するため、紙の帳票イメージを忠実に再現できることを重視しました。
また、単なる稟議システムとしてだけでなく、業務改善の第二弾として経費精算業務への拡張も計画していました。そのため、既存の経理システムや社内システムと連携できる機能を持っていることも重要な要件でした。

上記の要件に当てはまる複数製品を比較検討した結果、主に以下の2つのポイントが決め手となり、エクスポイントの導入を決定しました。

エクスポイントは、紙イメージのフォーマットで現在使用している紙書類やExcelの見た目をそのまま再現することができます。
作成用のソフトを使うことで、ノーコードで自由にフォーマットを作成することができるので、簡単に自社の運用に合わせたフォーマットを作成することが可能です。

エクスポイントは、書類の入力内容を集計してCSVとして出力することが可能です。また、API連携も標準機能として実装可能ですので、出力したCSVやAPI連携を活用することで、経費精算システムなど様々なシステムとデータ連携をして入寮ミスの削減や二重入力の削減につなげることができます。

エクスポイントの導入により、決裁時間が大きく短縮されました。また、誰のところで承認が止まっているのかが可視化され、ボトルネックの解消にもつながっています。

導入以前は郵送のタイムラグを含め一週間以上かかっていた決裁時間が大幅に短縮されました。例えば月曜の朝に申請した稟議が、その日の夕方には決裁完了するなど、意思決定のスピードが飛躍的に向上しています。

出張先の工場や研究所にあるPCからでも決裁処理ができるようになったため、上長が本社にいなくても承認作業が進むようになりました。さらに、システム上で「誰のところで稟議書が止まっているか」が見える化されたことで、急ぎの承認依頼も的確に行えるようになり、業務の停滞が解消されました。

電子化によって、過去の稟議書を雛形（テンプレート）としてコピー利用できるようになりました。手慣れた社員が過去のデータを活用することで、記載内容が端的かつ正確になり、申請業務自体の質と効率も向上しています。

＊ 取材日時 2013年11月
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。