アルコニックス株式会社　のワークフローシステム導入事例

アルミ、銅などの非鉄金属の輸入・販売を手がけるアルコニックス株式会社（以下、アルコニックス）は、ペーパーレス化を目的にX-point Cloud（エクスポイントクラウド）を導入し、申請業務のデジタル化を推進。
60種類以上の申請書をデジタル化するとともに、各社ごとにバラついていたグループ17社の決裁申請業務を標準化した。これにより、同社ではグループ全体での業務効率化や内部統制の強化が実現。さらに、X-point Cloudのグループウェア連携サービスを活用することでグループウェア利用率を大幅に引き上げ、従業員の業務スタイルを刷新し、DXに向けた基盤作り貢献に寄与している。

課題・背景

• 大量の紙の帳票が業務と保管の両面で負担に
• グループインした会社の決裁申請業務の標準化が必要
• アナログな業務スタイルの刷新が急務に

業務効果

• ペーパーレス化を推進し、紙の帳票にまつわる負担を削減
• グループ17社の決裁申請業務を標準化し、内部統制を強化
• グループウェアの利用率が大幅に向上し、デジタル活用が加速

非鉄金属業界で国内有数の売上高を誇る、東証プライム上場のアルコニックス。アルミや銅などの輸入や販売などを手がけるとともに、積極的なM＆Aにより
金属加工等を得意とする製造業の企業を傘下に収め、グループの拡大を進めている。これにより、同社は非鉄金属の生産から販売までを網羅し、非鉄金属業
界における総合ソリューション企業の地位を確立した。国内グループ17法人、海外に12法人15拠点を展開し、広大なグループのネットワークを築いたアルコ
ニックスだが、それに伴う課題にも直面していた。アナログな申請業務による負担の増大だ。

情報システム部の曽根邦明氏は、当時の課題について振り返る。
「事業拡大による従業員の増加につれて、申請業務に用いる紙の利用量が多くなりました。事実、以前の本社オフィスには数多くのキャビネットの中に帳票類
が保管されていました。紙の帳票は業務効率化を阻害する要因にもなっており、早急なペーパーレス化が求められていました」（曽根氏）。

さらに、グループ会社との業務のバラつきも課題だった。M＆Aでグループ傘下に収めた子会社とは、当然ながら申請業務のフローや決裁権限、申請書のフォ
ーマットは異なる。グループ内の内部統制を強化するためにも、業務のバラつきを減らし、標準化していく必要があった。そうしたなかで、曽根氏は2019年
ごろに経営陣から「ペーパーレス化を進めてほしい」と打診を受ける。この打診を受け、曽根氏を中心とした情報システム部のメンバーは社内のペーパーレス
化に向けて動き出すことになる。

ペーパーレス化を目指し、情報システム部は二つのアプローチを採った。一つ目は既存のファイルサーバーの整理。社内の文書管理を見直し、紙の帳票をデジ
タル化して保管しやすい体制を築いた。もう一つがワークフローシステムの導入。アルコニックスにおいて、紙の帳票が発生する大きな要因は申請業務のた
め、帳票のデジタル化には大きな効果を期待できた。ワークフローシステムの導入に向けて、曽根氏は各種製品のリサーチを進める。そのなかで、出会ったの
がX-point Cloudだった。実は、曽根氏は前職時代にX-point Cloudの姉妹製品であるAgileWorksを利用しており、そのユーザビリティの高さや馴染みやすい
UIを体感していた。その際の好印象が導入を後押しした。また、サイボウズ社が提供するグループウェア「サイボウズGaroon」との連携サービスも導入の決
め手になった。

アルコニックスは以前からサイボウズGaroonを導入していたが、なかなかシステムの利用率が伸びなかった。そこで、サイボウズGaroonとX-point Cloudを
連携させ、申請業務の窓口とすることで、利用率向上を狙った。X-point Cloudを選定したアルコニックスは、2020年6月ごろから導入プロジェクトを展開す
る。プロジェクトの人員は情報システム部の曽根氏と恒川絢美氏の2名。コロナ禍の最中であり、他のイレギュラーな業務にも人員を割かなければならなかっ
たため、プロジェクトは小規模に進められた。他にも、システムのリリース後には自前での運用を計画していたため、外部ベンダーの支援は受けないことにし
た。プロジェクトでは無駄の少ない進行を意識したと恒川氏は当時を振り返る。

「プロジェクトは大まかに『システム構築』『一部部門でのテストリリース』『全社展開』の三段階で進めました。まず、システム構築の際には、場当たり的
にデジタル化するのではなく、利用頻度の高い申請書から優先順位を付けて着手しました。また、リリース後の保守性を担保するため、可能な限りJavaScript
による拡張は行わず、標準機能でのシステム構築を目指しました。さらに、混乱を避けるため、バックオフィス部門のみを対象にテストリリースを実施。同じ
オフィスのフロアで勤務している、関係性の近しい部門でテストを行うことで、システムの利便性や不具合を確認し、全社展開に備えました。こうした取り組
みが功を奏して、プロジェクト開始から半年後の2020年12月には無事システムの全社展開に至りました」（恒川氏）。

曽根氏と恒川氏はプロジェクトで最も苦労した点として「グループ会社への導入展開」を挙げる。X-point Cloudのグループ会社への導入は当初からの目的だ
った。十数社からなるグループ各社の既存業務を紐解いて標準化していく作業には労力を要したという。ただこの取り組みはグループ会社との関係性構築に役
立ったとも曽根氏は補足する。

「システムの導入を通じてコミュニケーションを取ることで、他の業務でも連携しやすい関係が築かれました。これは、拡大を続けるグループの一体感を高め
るうえでとても有効だったと思います」（曽根氏）。

現在、アルコニックスではグループ17社、約40の部署でX-point Cloudが利用されている。申請書の数は60種類以上。当初は20種類ほどでシステムをリリー
スしたが、その後、継続的に申請書を追加していった。その際、ユーザー側から申請書の追加や変更を打診する「変更依頼書」を展開したことが特に功奏した
という。

曽根氏は、こうした取り組みにより、ペーパーレス化の効果が目に見えて表れ始めたと話す。
「リリースから3年ほど経過した現在、本社オフィスのキャビネットの数は減り、空いたスペースにデスクミーティングスペースを配置することができまし
た。オフィススペースの有効活用が求められる当社にとって、これは注目に値する効果です。また、申請業務に要していた期間も短縮され、従来の1/3ほどの
時間で決裁が得られるようになりました。グループ全体で業務効率化が促進され、生産性は大きく向上しています」（曽根氏）。

他にも業務標準化の効果も見逃せない。M＆Aで傘下に収めたグループ17社へのシステム展開によりアルコニックスは申請業務の標準化を実現。バラついてい
た業務フローや決裁権限などを統一し、グループ会社の統制を強化することができた。さらに、大きな効果を生んでいるのがサイボウズGaroonとの連携だ。
アルコニックスは連携サービスを活用し、サイボウズGaroonのトップページにX-point Cloudを組み込む形でシステムを展開。結果、サイボウズGaroonの利
用率が大幅に向上した。掲示板などの機能の活用も広がり、グループ内に根強かったアナログな業務スタイルの変革が進んだ。これは、今後、同社が計画して
いるDXに向けた土台となっていくはずだ。

X-point Cloudの導入に手応えを得たアルコニックスは、今後、海外拠点へのワークフローシステム導入を検討している。X-point Cloud導入のケースと同様
に、ワークフローシステムを起点に海外拠点の業務標準化を進め、グループの内部統制をさらに強める方針だ。

最後に、X-point Cloudへの評価について聞くと、恒川氏はX-point Cloudのユーザビリティの高さとエイトレッドのサポート体制を評価していると答えた。
「私には開発やシステム導入の経験がなかったので、このプロジェクトへの参加がきまったときは不安でしたが、X-point Cloudの直感的にわかりやすいUIと
優れたサポート体制のおかげで乗り切ることができました。特にサポートサイトには、操作や設定に関するほとんどの情報が網羅されているので、疑問の多く
はここで自己解決が可能です。さらにサポートサイトのトップには、評価の高い記事・最も閲覧された記事の一覧などがあり、必要な情報を簡単に見つけるこ
ともできます。もしサポートサイトで解決しない場合でも、お問い合わせメールを出せば１～２日ほどで返信してくれます。こうした手厚いサポートにはとて
も感謝しています」（恒川氏）。

グループの拡大を押し進める一方で、非効率な業務や内部統制に課題を抱えていたアルコニックス。その課題を解決する手 段としてX-point Cloudは大きな
役割を果たしている。内部統制強化とワークフローシステムが結びつき、大きな成果を導いた好事例といえるだろう。

「機能の豊富さはもちろん、定期的なバージョンアップや機能追加がX-point Cloudの魅力です。エイトレッド社の開発力の高さやベンダーとしての信頼性を高く評価しています」（情報システム部 曽根 邦明 様）

「開発やシステム導入の経験がない私でも、自然と操作に慣れることができ、メンテナンスの方法も難なく覚えることができました。X-point Cloudのユーザビリティの高さにはとても感謝しています」（情報システム部 恒川 絢美 様）