測量・計測機器サービスのトップ企業を目指す株式会社ソーキ（以下、ソーキ）では、情報共有環境を整備するためワークフローを利用してきた。
しかし、グループウェア型のワークフローにも、基幹製品に連動したワークフローにも満足できず悩んでいたところ、X-pointの存在を知り採用を即決。
業務プロセスの適正化とスピードアップに成功し、さらなる業務の効率化へと取り組んでいる。X-pointの選択理由と導入効果について話を聞いた。

ソーキには3つの事業の柱があります。第1の柱は、昭和63年の創業時より取り組んできた「測量・計測機器の総合レンタル・販売」事業です。

現在でも当社の主力事業であり、レンタル卸サービスによるノンストップソリューションを展開し、国内の建設機器レンタル市場において大きなシェアを獲得しています。

第2の柱は、土木建設現場において、測量業務の無人化や自動化といったソリューションを提供する事業です。単なる計測機器の利用にとどまらず、お客様自身が問題として抱えている“はかる”という要望に関する事業です。

第3の柱は、「社会資本維持管理」のために新しい“はかる”方法を提供する事業です。3Dスキャニングをはじめとした最先端技術を駆使し、橋などの建造物やプラントといった設備を維持保全するための診断サービスを提供しており、今後、大きな成長が見込める分野と考え積極的に取り組んでいます。

当社は従業員約130名の会社ですので、「ヒト」や「チエ」という経営資源を最大限活用していかなければなりません。
そのため、のべ人数100名にもおよぶ技術者や資格保持者を雇い入れ、30以上の特許も出願しています。ワークフローは、そんな「ヒト」や「チエ」の能力を最大限発揮するための情報共有環境整備の一環として取り組んでいます。

具体的には、書類の紛失を防いだり、決められたルートで承認が行われるよう業務プロセスを適正化したり、業務効率を高めるのは当たり前。その上で、現場で発生する定型・不定型の情報が細切れになることなく、連動するような仕組みをワークフローで実現したいと考えています。

X-pointを導入する以前から、データベースやグループウェア型ワークフロー、基幹製品との連携を行うワークフロー機能などを用いて情報共有の仕組みを実現しようと挑戦してきました。 しかし、グループウェア型ワークフローはHTMLをベースにしていたため帳票の使い勝手や表現力に乏しく、基幹製品に付属していたワークフローは基幹製品関連情報以外の不定型情報を柔軟に取り扱うことができませんでした。
どれも当社が求めている情報共有環境を実現できなかったのです。

ところが、当時、新システムの稼働を3カ月後に控え、同じタイミングで新たなワークフローを導入することだけは決まっていました。どうしようか本当に困っていたところ、インターネットでX-pointを見つけました。
そこで、すぐに詳細な説明を聞いて「これなら大丈夫」だと確信しましたので、導入を決めました。短期間に導入しなければならなかったので大変でしたが、導入作業はスムーズに進み予定通りにシステムを本稼動できました。

次の5つのポイントが採用の決め手となりました。

（1）帳票の見栄えがよく、直感的に操作できる
紙と遜色のない、表現力が豊かで使い勝手のよい帳票を取り扱うことができるので、特別な知識がなくても直感的に操作が可能。しかも画面の帳票イメージをそのままPDFに出力できるので、お客様に提出する見積書や伝票なども見栄えのよいものを印刷できる。

（2）メールで通知される
営業担当や決裁者は社内にいるよりも現場やお客様のところに出向いているほうが多い。都度ワークフローをチェックしなくてもメールで書類が回付されてきたことがわかるので、各自が迅速に対応できる。

（3）グループウェアと連携できる
社内で導入しているグループウェアと連携し、ポータル画面に承認依頼通知や新規申請などのポートレットを表示できる。

（4）リッチな帳票フォームを簡単に作成できる
高度な入力補助機能を備えた、使いやすく、見栄えの良い高度な帳票フォーム画面をノンプログラミングで作成できる。

（5）低コストで導入できる
機能が充実しているにもかかわらず、他のワークフローと比べて導入コストが低く、さらにフォームの作成や変更、ルートの設定も簡単なので、運用コストも抑えることができる。

業務効率は間違いなくスピードアップし正確さの向上もあわせて行うことができました。
役職によっては、多い時には1日に約200件もの案件を抱えていたため、X-pointを導入する前は「決裁業務が仕事になっている」とワークフロー処理そのものが目的となっており、申請された内容への吟味に費やす時間が少なかったと思われます。

しかし、X-pointを使いはじめてからは「申請」について組織の実情に合わせた体系を組むことが可能となり、実現しなければならなかった適正な申請ルートを詳細に定義し、ワークフローとして部門・役職ごとに発生するボリュームや質が反映されたシステムを構築することができました。その結果、スピーディかつよりクリアに会社の状態が把握できるようになったと喜んでいます。

また現場の利用者からは、「使い勝手がよく、検索も簡単」と好評です。現在でも開発予定のものを含めると約1 0 0 種類以上の帳票類をX-point上で運用する予定となっているのですが、現場からは毎日のように「この帳票もX-pointで取り扱えるようにしてほしい」「こんな業務も展開してほしい」という要望が上がってきます。X-pointを導入したことで、仕事がやりやすくなったと実感している証拠だと思います。

表計算やワープロをできるだけ使わず、会社として管理するべき文書や帳票はすべてX-pointで処理できるようになることが理想です。
X-pointは、ワークフローという概念に止まらず、幅広い業務で使える可能性があると考えていますので、定型の情報も、非定型の情報も、その狭間にある情報も、一元的かつ効率的に管理していきたいと考えています。

フォーム上での画像・動画の取り扱いなど、それぞれの機能アップはもちろん全体の使い勝手をさらに向上させ、X-pointをもっと普及させていただきたいと期待しています。

まずは使ってみることが第一ですが、最初はよく張らず、少ない種類の帳票からはじめ、経験やノウハウを蓄積しながら、徐々に取り扱う帳票の数を増やしていくという手順がいいかと思います。