株式会社ソーキのワークフローシステム導入事例

測量・計測機器サービスのトップ企業を目指す株式会社ソーキでは、情報共有環境の整備に向けて過去にグループウェア型や基幹システム連動型のワークフローを試みてきましたが、使い勝手や柔軟性の面で課題を抱えていました。

これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。直感的な操作性によって現場の支持を得るとともに、承認ルートの適正化によって「決裁処理そのもの」が目的化していた状況を脱却し、本来の審査業務に集中できる環境を実現しています。

課題・背景

・グループウェア型ワークフローは表現力に乏しく、帳票の使い勝手が悪い
・基幹システムに付属するワークフローは、定型外の情報を柔軟に取り扱うことができず、情報共有環境を実現できず
・役職によっては1日約200件もの案件を抱えており、十分な内容確認ができない状況に

業務効果

・組織の実情に合わせた申請ルートを定義できたことで、業務スピードと正確性が向上
・「決裁業務」に追われる時間が減り、申請内容をしっかりと吟味する時間を確保
・現場から「この帳票も電子化してほしい」という要望が相次ぎ、100種類以上の帳票をワークフロー化

同社は多くの技術者や資格保持者を抱え、多数の特許を出願するなど「ヒト」と「チエ（知恵）」を重要な経営資源と位置づけています。これらの能力を最大限に発揮させるため、書類紛失の防止やプロセスの適正化だけでなく、現場の定型・不定型情報が分断されずに連動する情報共有環境の構築を目指していました。

しかし、以前導入したHTMLベースのグループウェアは帳票の表現力が低く、また基幹システム付属のワークフローは柔軟性に欠けていました。これらでは同社が求める「現場の情報を吸い上げる仕組み」としては不十分でした。

そこで、情報の吸い上げと管理が可能な専用ワークフローシステムの検討を開始しました。「情報共有の基盤として運用できる」ことを重視して、これを評価するために5つの要件を定義しました。

・直感的に操作できる「帳票の表現力」
・自社で完結できる「フォーム作成の容易さ」
・外出先でも気付ける「メール通知機能」
・利便性を高める「グループウェア連携」
・容易に導入できる「運用コストの低さ」

「見た目が使いづらい」という課題があったため、特別な知識がなくても直感的に操作できるよう、紙の帳票と遜色のない見栄えや使い勝手が必要でした。さらに、高度な入力補助機能を備えつつ、顧客提出用の見積書としても使えるレベルの見栄えの良い帳票フォームをノンプログラミングで簡単に作成できる機能が求められました。

利便性についても重要視されており、例えば営業担当や決裁者の多くは現場や客先に出向いているため、システムにログインしなくてもメールで書類の回付に気付き、迅速に対応できる仕組みが必須でした。加えて、すでに社内で導入しているグループウェアと連携し、ポータル画面上に承認依頼や新規申請の通知を表示できることが要件となりました。

最後に、新システムの稼働まで3か月と期間が限られていたため、運用コストが低く、容易に導入できることも重要でした。

上記の要件を設けて情報収集、比較検討した結果、主に以下の3つのポイントが決め手となり、エクスポイントの導入を決定しました。

エクスポイントは、ノーコードで紙イメージのフォーマットを作成して申請承認を行うことができます。ドラッグアンドドロップ操作のみでフォーマット作成が可能で、現在利用されている見た目を再現したフォーマットを作ることもできるため、システムにあまり触れたことがない方でも取り扱うことができます。

エクスポイントでは、自分宛てに承認依頼や差し戻しなどで書類が回ってきた際に、メールで通知を送ることが可能です。必要なタイミングで通知をすることができるため、書類の確認忘れ防止につながります。

エクスポイントは各種グループウェアと連携して利用することが可能です。連携をするとグループウェアのホーム画面のエクスポイントのガジェットを表示できるようになるため、今まで利用していた画面と同じ画面上で申請承認業務を行うことができます。

エクスポイントの運用を開始した同社では、申請承認業務のスピードアップ、正確性の向上を実現しており、多い時には1日で200件以上の決裁を処理されています。現場の利用者からの要望もあり、今後100種類以上の帳票をエクスポイントで運用される計画を進められております。

導入にあたり、組織の実情に合わせた申請ルートを詳細に定義し、部門や役職ごとの業務ボリュームや質を反映させたシステムを構築しました。これにより、業務プロセスが適正化され、スピーディかつクリアに会社の状態を把握できる環境が整いました。結果として、業務効率のスピードアップと正確性の向上が同時に実現しています。

導入前は1日約200件もの案件を抱え、ワークフロー処理そのものが目的化していましたが、システム導入により本来あるべき適正な申請ルートが実現されました。これにより、単なる承認作業に追われることなく、申請された内容をしっかりと吟味する時間が確保できるようになりました。結果として、意思決定の質が高まり、経営判断の迅速化にも貢献しています。

直感的に使える操作性と検索性の高さは現場の利用者からも好評に。これにより、トップダウンでの強制ではなく、現場から「この業務も電子化してほしい」という要望が自発的に上がる環境が整いました。結果として、開発予定を含め約100種類以上の帳票が運用されるなど、現場主導での業務改善とペーパーレス化が加速しています。

＊ 取材日時 2009年
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。