ワークフローの導入が、ムダな作業や人件費に対する”意識改革”を促した
株式会社エービーシー・マート

株式会社エービーシー・マート 様

国内の景気が低迷する中でも、高水準の新規店舗の出店を継続している株式会社エービーシーマート(以下、ABCマート)では、勤怠管理業務にX-pointを導入することで、毎月4000枚以上使用していた紙を削減。
正確かつスピーディーな業務フローを確立した。選択した理由と導入の効果について話を聞いた。

ABCマートの概要

─ABCマートの概要を教えてください。

ABCマートは、小さなお子様からお年を召された方まで幅広い年齢層に対応したシューズを中心に衣料などを販売する店舗「ABC-MART」をメインに全国で展開しています。
2010年2月末現在での店舗数は507店舗です。

今後もシューズはもちろん、スポーツアパレルを手掛ける「ABC-MART MEGASTAGE」やレディースシューズ専門店「NUOVO(ヌォーヴォ)」などの多様なジャンルへ挑戦し、新規出店を予定しています。

─業績が好調と伺っていますが、ABC-MARTの強みとは。

手頃な価格と豊富な品揃え、地域や商圏に適合した店舗展開、そして優れた接客販売力により、魅力的な売り場を維持していることがABCマートがお客様から 支持されている要因と考えています。

また、従来から提供しているレザーシューズの「H a w k i n s(ホーキンス)」やスニーカーの「VANS(バンズ)」に加え、レディースシューズ「NUOVO」などABCマートの自社ブランド商品を提供していること。

そして、ナショナルブランドと連携したABCマートでしか手に入らない限定商品を積極的に開発していることも、他の小売店にはないABCマートならではの強みです。

ワークフローの活用例

─ワークフローをどのように活用していますか。

主に、各店舗におけるタイムカードの打刻漏れや公休日変更、直行・直帰などによる勤怠情報の修正や申請のほか、休暇や結婚・弔辞の申請といった勤怠申請・承認に関する業務に利用しています。システムを活用する事により、これらの申請書が電子化されてワークフローで承認できるようになりました。入力・承認されたデータは、勤怠管理システムへ取り込んで利用しています。

ワークフローの活用例

─導入する以前の状況を教えてください。

以前から、システムを再構築するためにワークフローの導入を検討してきました。しかし、要件に見合うアプリケーションがなかなか見つかりませんでした。

─どのような要件で、ワークフローのアプリケーションを選定していたのでしょうか。

各店舗で紙の勤怠申請書を記入してFAXや社内のメール便で本社へ送付してもらっていたのですが、その量は毎月4000部以上。

締め切り日の翌朝出社する とFAXのトレーが折れてしまうのではないかと思うほどのFAXが来ていました。
受け取った申請書類は6人のオペレータが1日がかりで入力した後、入力内容を目視で確認し、勤怠管理システムへと取り込んでいました。

当社の場合は、店頭での業務は社員もアルバイトもシフト制で働いているので、時間や休日もバラバラです。
さらに店舗間の人の行き来も多いことから、店舗数が増えるにつれて勤怠管理の負担も大きくなっていました。勤怠管理の処理が終わらないと給与計算を絞めることができませんし、実際に支払業務がストップしてしまうのでどうしても急いで処理を行わなければなりませんでした。

数あるワークフローの中から選択した理由

─製品選定時の情報収集方法は。

勤怠管理システムをお願いしているベンダーに電子決裁システムを導入したいということを伝えたところ、勤怠管理システムと連携できる製品として紹介してもらいました。

数あるワークフローの中から選択した理由

─最終的にX-pointを選択した最大の理由は。

主に、以下の3つの理由があります。

(1)既存の帳票イメージを踏襲(使い勝手)

当社の場合は全国に500以上の店舗があります。そのため新しいシステムを導入する場合、操作方法などを教育するのも大きな負担となります。

帳票が電子化 されたことで使い勝手が大幅に変わってしまうと、現場が混乱してしまうこともあります。
現場の負担を最小限に抑えるためにも、既存の紙の帳票イメージをそ のまま踏襲できて操作が簡単な製品を選びました。

(2)システムの導入が容易

500以上の店舗に新たなアプリケーションを導入するのは大きな負担となります。
特別なソフトウェアが不要で、Webにアクセスすれば利用できることが、 当社のニーズに合っていました。

(3)他の業務への応用

勤怠管理だけでなく、他の申請業務などにも応用できることも導入の要件となりました。

システムの導入効果

システムの導入効果

─導入後、勤怠届申請はどのように変わりましたか。

FAXでやり取りをしていたときには、たとえば申請書類が紛失してしまった際に送信側の問題なのか、受け取り側の問題なのかをチェックする方法がありませんでした。

また、別のFAX文書が申請書に紛れてしまうこともありました。書類が電子化されたことで、履歴や書類の検索が容易になりましたので、そのようなトラブルは一切なくなり、必要な書類があればすぐに検索できるようになりました。

そして、以前は入力作業が終わるまで、申請書類を提出した店舗が処理されたかどうか不透明な部分があったのですが、リアルタイムで申請書類の提出・承認状態を確認できるようになったので、申請の遅れやミスがなくなり、また重複申請が減少いたしました。

一方、帳票の内容に関しても必須項目を設定したり集計機能を利用したりすることで、記入漏れや計算ミスなどがなくなり、データの信頼性が向上したことで、業務のスピードアップと効率化を図ることができました。

─コスト削減効果などはありましたか。

毎月4000枚もの勤怠届の申請書類を受け取っていました。たとえると大型の辞書2冊分ほどの厚みになります。
その紙とやり取りにかかわるコストがすべて削減されたと同時に、申請書類の保管スペースも不要になりました。合わせて入力作業も不要になりましたので、大幅なコスト削減と業務のスピードアップを図ることができました。

また以前は、各店舗から総務部へと直接FAXで申請書類を送付してもらっていましたが、導入後は地域を管理するスーパーバイザーが承認した書類だけを総務部で受け取れるようになりました。

─その他に導入効果などはありましたか。

無駄な作業時間や人件費を削減しようとする姿勢が見られるようになりました。
勤怠管理の正確なデータがリアルタイムで把握できるようになったことで、現場 も経営側も勤怠管理を重要な評価軸としてとらえるようになったからです。

今後の拡張予定

─導入時に苦労されたことなどはありましたか。

当初、利用者からよい反応ばかりが返ってきたわけではありませんでしたが、グループウェア上に掲示板を設けて現場からの要望をできるだけ取り入れながら導入したことで、逆に「業務が効率化されて助かっている」とか「こういう業務も電子化してほしい」という声が数多く寄せられるようになりました。

─今後、他の業務で利用する予定などはありますか。

勤怠管理の他にも住所変更の届出や交通費精算など、一部の申請業務で利用を開始しています。
また、今後は経理部門や営業部門でも本格的に活用したいという声が上がっています。

エイトレッドへの評価と期待

─エイトレッドへの期待などあればお聞かせください。

ワークフローや電子帳票をはじめて導入したので、理想と現実のギャップを埋めるのに少し手間取りましたが、エイトレッドは根気強く当社の要望を聞いていただき適切に対応していただいたので、スケジュール通りにシステムをスムーズにリリースすることができました。
今後も、X-pointのパワーアップに期待 しています。

─エービーシー・マート様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

* 取材日時 2010年4月
* 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

利用シーン・関連キーワード

  • 導入製品:X-point
  • 従業員規模:1,000名以上
  • 業種:卸売業、小売業
  • 目的:コスト削減、ペーパーレス化、多店舗の申請・報告、多拠点の書類やりとり、業務効率化、決裁スピードの迅速化、電子承認、電子申請

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