株式会社エービーシー・マートのワークフローシステム導入事例

シューズを中心に衣料などを販売する店舗「ABC-MART」を全国に展開している株式会社エービーシーマート（以下、ABCマート）では、全国500以上の店舗から毎月4,000枚以上送られてくる勤怠申請のFAX処理に追われ、給与計算への影響やオペレーターの入力負担が限界に達していました。

これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。現場が使い慣れた紙の帳票イメージを再現することでスムーズな展開を実現し、業務のペーパーレス化・迅速化だけでなく、従業員の「人件費やムダに対する意識改革」までも引き起こすことに成功しています。

課題・背景

・各店舗から送られてくる勤怠申請書のFAXが毎月4,000枚を超えており、手作業での膨大な確認作業が発生
・勤怠申請書の確認が終わらないと給与計算がストップしてしまう深刻なボトルネックを抱えていた
・FAXの紛失や書類の混入トラブルが発生した際、送信側と受信側のどちらに問題があるか確認できず、処理状況が不透明

業務効果
・毎月大型辞書2冊分に相当する紙コスト、通信費、保管スペース、および手入力作業がすべて削減
・記入漏れや計算ミスがなくなり、リアルタイムでの進捗把握により処理スピードが劇的に向上
・正確な勤怠データが可視化されたことで、ムダな作業時間や人件費を削減しようとする「意識改革」を実現

同社では従来、各店舗におけるタイムカードの打刻漏れや公休日変更、直行・直帰などの勤怠申請は、紙の書類に記入してFAXや社内のメール便で本社へ送付されており、その量は毎月4,000部以上にのぼっていました。

さらに、店舗スタッフはシフト制で時間や休日もバラバラであり、店舗間の人の行き来も多いため、送られてきた書類を6人のオペレーターが1日がかりで入力し、目視で確認した上で勤怠管理システムへと取り込む必要がありました。この一連の処理が終わらないと給与計算を締めることができず、支払業務がストップしてしまうため、業務上大きなボトルネックとなっていました。

この状況を解消するため、勤怠管理システムと連携して登録作業を効率化できるワークフローの導入検討を開始されました。検討の際には、「使いやすさ」と「運用しやすさ」を重視して、3つの要件を定義されました。

同社は全国に500以上の店舗を展開しているため、新しいシステム導入に伴う操作教育は大きな負担となります。そのため、帳票の電子化によって使い勝手が大きく変わると現場が混乱する恐れがあるため、現場の負担を最小限に抑えられるよう、既存の紙の帳票イメージをそのまま踏襲できて操作が簡単な製品であることが重視されました。

当初の目的である勤怠管理業務での利用にとどまらず、将来的にその他の申請業務などにも幅広く応用・展開できる柔軟性を持っていることも、導入の重要な要件となりました。

500以上の店舗すべてに新たなアプリケーションを導入展開することは、多大な作業負担を伴います。そのため、特別なソフトウェアを各PCに導入する必要がなく、Webにアクセスすれば利用できることも要件の1つとなりました。

上記の要件に当てはまる製品を情報収集、検討した結果、以下の3つのポイントが決め手となりエクスポイントの導入を決定しました。

エクスポイントでは、現在利用されている書類の見た目を再現したフォーマットを作成することが可能です。紙やExcelなどの見た目を取り込み、再現することができます。
見た目が同じになるため、システムをあまり利用したことがない方でも抵抗感が少なくご利用いただくことができます。

エクスポイントは、ノーコードでフォーマットや承認ルートの作成などの実装、その他設定をすることが可能です。さらに、フォーマット作成は書類制御機能によって条件によって、承認ルートは条件分岐によって複雑なフローにも対応可能なため、幅広い運用、用途で活用することができます。

エクスポイントはWeb上で操作可能なワークフローのため、ソフトのインストールなどが必要なく、ユーザー管理者ともにブラウザ上での操作のみでご利用いただくことができます。そのため、複数拠点がある場合でも負荷が少なく運用を開始することが可能です。

エクスポイントの運用開始後、毎月4000枚以上発生していた紙のコストと入力作業の手間がゼロになったほか、リアルタイムでの状況把握によって申請漏れや計算ミスが激減しました。さらに、正確なデータが可視化されたことで、現場や経営側に「ムダな作業や人件費を削減しよう」という意識改革がもたらされています。

毎月大型の辞書2冊分ほどの厚みになる紙と、やり取りにかかわるコストがすべて削減されました。それによって、申請書類の保管スペースや入力作業も不要になったため、大幅なコスト削減と業務のスピードアップに成功しています。また、書類が電子化されたことで履歴や書類の検索が容易になり、紛失トラブルも大きく減少しました。

リアルタイムで申請書類の提出・承認状態を確認できるようになったため、申請の遅れやミスがなくなり、重複申請が減少しました。さらに、必須項目の設定や集計機能を利用することで、記入漏れや計算ミスなどがなくなり、データの信頼性が向上しました。

正確な勤怠データがリアルタイムで把握できるようになったことで、現場も経営側も勤怠管理を重要な評価軸としてとらえるようになり、無駄な作業時間や人件費を削減しようとする姿勢や活動が行われ始めました。現場からは「こういう業務も電子化してほしい」という声が数多く寄せられるようになり、利用範囲の拡大が進んでいます。

＊ 取材日時 2010年4月
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。