株式会社レコチョクのワークフローシステム導入事例

音楽配信サービスなどを展開する株式会社レコチョクは、ブラックボックス化によりコストが増大していた既存のワークフローシステムをX-point Cloud(エクスポイントクラウド)に移行。
既存システムのUIや機能をX-point Cloudでほぼそのまま再現し、従来はベンダーに依存していた保守運用の内製化も可能にした。

これにより、システムの運用コストを半分以下に削減。
さらに、文書管理システムや電子署名システムとの連携により、リモートワークや業務効率化などを推進し、社内業務のDXを加速させた。

課題・背景

• 保守運用のベンダー依存によるブラックボックス化
• 外部委託による追加開発でコスト増
• アナログな業務がDXの足かせに

業務効果

• X-point Cloudへの移行で保守運用の内製化を実現
• 既存機能を維持しながら運用コストを半額以下に削減
• 他システムとの連携により業務全体のDXを加速

世界で初めて「着うた」の配信サービスを提供したことで知られるレコチョク。2016年のガラケー向けサービス終了までに「着うた」は累計17億ダウンロードを超え、日本の音楽ビジネスにおける一時代を築いた。近年では「音楽市場の最大活性化」をミッションに掲げ、音楽配信サービスの運営のほか、音楽業界専用のECソリューション「murket」や、音楽原盤権利者向けソリューション「FLAGGLE」など、音楽ビジネス向けのデジタルソリューションも提供。

現在、全社員の40%以上はエンジニアで占められており「音楽業界のデジタルソリューションカンパニー」としての地位を確立している。

同社がX-point Cloudの導入に着手したのは2020年。きっかけは長年に渡って利用していたワークフローシステムの保守サービス終了の知らせだった。その経緯をオペレーションDX推進部 兼 経営企画部スペシャリストの戸丸鉄平氏はこう語る。

「X-point Cloudの導入以前は、ワークフローと文書管理を一体化したオンプレミス型のパッケージを10年ほど使用していました。ところが、保守運用や追加開発のほとんどを外部ベンダーに委託していたため、システムの構造が把握しづらくなり、ブラックボックス化が進んでいったのです。さらに、ここ10年ほどで従業員数が右肩上がりに増えたことも重なり、システムの改修やライセンスの追加が頻発。運用コストも膨れ上がっていきました。こうしたなかで、保守サービスの終了が決まり、既存システムのバージョンアップか他システムへのリプレイスか、決断を迫られることになったのです」（戸丸氏）。

折しもこの時期にコロナ禍に突入し、出社制限やリモートワークの導入が避けられない状況に。レコチョクはこれを機に、自社の業務とシステムを根本から見直すため、「バックオフィスDXプロジェクト」を始動。その出発点として、ワークフローシステムのリプレイスに取りかかることになった。

ワークフローシステムを検討するに際し、レコチョクは7製品を比較検討した。評価基準は「既存システムの機能を十分に置き換えられるかどうか」。10年以上にわたり使い続けてきた既存システムはユーザーと管理者の双方にしっかり定着しているものであり、リプレイスによって機能や操作性が変われば、社内から一定の混乱や反発が生じることは明らかだった。

また、既存システムのようなブラックボックス化を避けるために、開発を極力せず、業務をツールに合わせる、いわゆる「Fit to Standard」の考えを重要な指標としつつも、複数条件による承認分岐機能、関連書類機能、代理申請・承認機能、残数管理機能、会計システムとの連携など、既存システムで実現している機能の再現および内製化して実装という、相反する要件を両立させる難易度の高いプロジェクトであった。

その要件をすべて満たし、かつクラウド型という特長も備えていたのがX-point Cloudである。バックオフィスDXプロジェクトの始動にあたり、レコチョクは「可能な限り、インフラを持たない」という自社のDXの方針を掲げていた。X-point Cloudはこの方針にも合致し、オンプレミスからクラウドへの移行にも適した点が高く評価された。

さらに、選定の決め手になったのがコスト削減への期待だ。X-point Cloudの導入にあたって事前に試算した導入効果について、戸丸氏は振り返る。

「既存システムをバージョンアップして5年間継続利用した場合のコストと、X-point Cloudを導入して同じ期間利用した場合のコストを試算して比較したところ、X-pointCloudのほうが半分以下になる見通しでした。以前から、既存システムには多くのコストがかかっていると感じてはいましたが、『ここまでとは…』と正直驚きました。費用の可視化という意味でも、X-point Cloudの導入は大きな転換点になったと思います」（戸丸氏）。

こうしてX-point Cloudの導入を決めたレコチョクは、戸丸氏らを含む数名でプロジェクトチームを結成し、導入作業に着手した。この際、戸丸氏は「新機能を活用し、最適化を図りつつも、利用者側のUI変更は最小限にとどめること」を、特に重視したポイントとして挙げる。やはり、リプレイスに伴う社内の反発や混乱が、同社にとっての最大の懸念材料だった。

そこで、戸丸氏らはX-point Cloudの各種機能を柔軟に利用しながら既存システムを再現していく。

例えば、以前、既存システムでは個別開発を加えて実装していた、「関連書類（関連する書類同士を紐づけて、書類の入力内容を親から子帳票へ転記する機能）」や、「金額ベースの残高管理（発注金額に対して、検収済み金額や今回申請金額を照合し、残額を自動算出する機能）」は、X-point Cloudでは標準機能で用意がされており、実業務にしっかりとフィットした運用ができている。

これらの取り組みにより、レコチョクは着実にリプレイスを実行。当初の想定通り、選定期間を含めて約6ヶ月間で既存システムをX-point Cloudに移行することができた。さらに、運用開始後はシステムの内製化にも着手。導入時には期日優先のため外部ベンダーに作成を依頼していた約20種類の申請書を、社内のメンバーで一から作成し直すことで、保守管理への習熟とブラックボックス化の回避を同時に進めた。

現在、レコチョクでは約200名の社員全員がX-point Cloudを利用している。年間の申請件数は6,000件を超え、社内業務を支える主要システムの一つとして定着した。当初の課題となっていたシステムのブラックボックス化も解消され、現在はオペレーションDX推進部が主体となりシステムの保守や改修が行われている。

これに伴い、目に見える効果も表れ始めた。導入前の試算通り、運用開始から5年間で数千万円規模のコスト削減を見込んでおり、既存システムの機能をほぼ維持したまま、運用コストを半分以下に抑えることに成功している。

さらに、レコチョクの取り組みはこれだけに留まらない。同社はX-point Cloudと他システムを連携させ、より広い範囲でデジタル化を推進している。この取り組みについて、オペレーションDX推進部DX推進グループ マネージャーの佐藤智之氏は次のように解説する。

「現在、当社ではX-point Cloudを契約管理システムとして活用している『kintone』や電子契約システムの『クラウドサイン』、請求書受領システムの『invox』、会計システムとして利用している『SMILE』等と連携させ、一連の業務のデジタル化を実現しています。取り組みの発端は、コロナ禍における契約業務の見直しでした。当時、当社では紙の申請書や契約書に押印する形で契約業務を行っていましたが、コロナ禍で出社を制限されるなかで見直しが迫られました。そこでクラウドサインを導入し、X-point Cloudと連携させることで、申請業務から契約締結、契約管理までを一気通貫にデジタル化することになりました」（佐藤氏）。

具体的なシステム構成は以下のとおりだ。X-point Cloudで契約に関する申請書を起案し、決裁を受けると、クラウドサインで契約先に契約書を通知。契約先がシス
テム上で契約書に捺印すると、そのデータはクラウドサインを通じてkintoneに自動保管される。その後、取引先からinvoxを通じて請求書を収集し、その請求データを、APIを利用してX-point Cloudに一括申請を行う。承認完了後、SMILEへ仕訳データを連携し、支払処理等を行っている。これにより、従来は紙で運用していた申請から契約締結・管理、請求、会計処理までの業務が一気通貫にデジタル化された。

このように、同社はX-point Cloudをエコシステムとして、さまざまなシステムと連携させることで、業務のデジタル化や効率化を実現し、社内業務のDXを大きく前進させている。

今後、レコチョクはX-point Cloudと他システムとの連携をさらに加速させ、社内業務のより広い範囲でDXを推進していく方針だ。今回の導入におけるキーポイントについて、佐藤氏はX-point Cloudの連携性の高さを挙げる。

「X-point Cloudは拡張性に優れた『伸び代のあるシステム』だと思います。当初、私たちは既存システムを代替する製品を求めていましたが、X-point Cloudの連携性の高さが功を奏し、社内業務のDXにも取り組みの裾野を広げることができました。これからX-point Cloudを導入する企業にも、システム連携に力点を置いて導入に取り組むことをおすすめしたいです」（佐藤氏）。

システムの内製化、運用コストの削減、DXの推進。X-point Cloudの導入を起点に、レコチョクはより効率的で機動的、かつ付加価値の高いシステム環境を手に入れた。「音楽業界のデジタルソリューションカンパニー」を掲げる同社にとって、X-point Cloudは、組織基盤をさらに強靭化させる原動力となっている。