学校法人藤田学院のワークフローシステム導入事例

鳥取県で3つの教育機関を管理・運営する学校法人藤田学院（以下、藤田学院）では、組織内に紙文化が根強く残っており、非効率な申請フローによる教職員の業務負担が課題となっていました。
これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイントクラウド」を導入。トップダウンでの推進と手厚いサポートにより教職員のペーパーレス化への抵抗感を払拭し、たった2人の担当者で約7年間に約500種類の書類を電子化するなど、全学的な業務効率化と業務改善意識の醸成に成功しています。

課題・背景

• 組織内に根強く残る紙文化
• 非効率な申請業務による業務負担の増加
• 教職員のペーパーレス化への抵抗感

業務効果

• 約7年間で約500の書類を電子化
• 回付ルートなどの整備による業務効率化の実現
• 教職員の業務改善意識の醸成

同学では、学内に紙文化が非常に根強く残っていました。申請業務をはじめとするあらゆる業務で紙の書類が用いられており、書式や回付ルートも細かく整理されていませんでした。
例えば、教員が個人研究予算を執行する際には、事前の「予算執行事前申請書」と実際の「予算執行申請書」の2回に分けて承認を受ける二度手間なフローが存在しており、組織運営を阻害する非効率な業務負担となっていました。

そこで、学内のペーパーレス化を進めるためワークフローの導入検討を開始されました。検討の際には、システムに馴染みのない教職員の抵抗感を取り除くことを最重要課題として掲げ、これを評価するために下記2つの要件を重視されました。

入力項目だけが並んだ簡素なフォームに対する現場の忌避感を防ぐため、従来の紙帳票と全く同じ体裁の入力フォームを画面上で再現できることが求められました。

学内に存在する多種多様な申請書や報告書の電子化を見据え、あらゆる書式に対応できるシステムの汎用性の高さが重視されました。

上記要件に当てはまる複数製品を比較検討した結果、主に下記2つが決め手となりエクスポイントクラウドの導入を決定しました。

エクスポイントクラウドでは、紙イメージのフォーマットで申請承認を行うことができます。
現在利用されている書類の見た目を再現したフォーマットを作成することも可能なため、システムを利用したことがない方でも抵抗感が少なくご利用いただくことができます。
フォーマットは「e FormMaker」という専用ソフト上でドラッグアンドドロップ操作で作成可能です。プログラミングなどシステムの知識は必要なく作成ができるため、システム担当ではない方でも運用を担当することができます。

エクスポイントクラウドでは、稟議書や経費精算書など1,000種類以上のサンプルフォーマットをご用意しております。
契約ユーザー様用のサポートサイトからダウンロードすることができ、そのままエクスポイントクラウドにアップロードするだけでフォーマットとして利用することができます。
必要があればダウンロード後に編集することもできるため、多種多様な申請書の電子化にお役立ていただけます。

エクスポイントクラウドの導入により、約7年間で486種類の書類の電子化に成功しました。それによって、下記3点の成果をもたらしています。

2種類の申請書に分かれていた個人研究予算の執行申請を1本に集約し、執行申請にかかる時間を大幅に短縮しました。また、時間外勤務の申請書を電子化したことで、総務や経理部門が毎月末に3〜4日かけて行っていた集計作業の大幅な削減に成功しています。

個人研究費の執行申請書の書式内に予算残高を自動表示する項目を設けました。これにより、教員が自身の予算残高を容易に管理できるようになり、経理部へ日常的に寄せられていた残高照会の電話対応が不要となりました。さらに、郵便料金の自動計算機能を備えた「料金後納差出票」を作成するなど、担当者の手計算による業務負担や計算ミスを防ぐ仕組みも構築しています。

システムに習熟するにつれて、教職員自らが業務上の課題を捉え、ペーパーレス化を望む声が現場から上がるようになりました。業務改善案を募集して報奨金を支給する「改善提案制度」には例年20件弱の応募があり、教職員が自発的に業務改善に取り組む文化が学内にしっかりと根付いています。