学校法人藤田学院のワークフローシステム導入事例

鳥取県で3つの教育機関を管理・運営する学校法人藤田学院（以下、藤田学院）では、組織内に紙文化が根強く残っており、非効率な申請フローによる教職員の業務負担が課題となっていました。
これらの課題を解決するため、X-point Cloud（エクスポイントクラウド）を導入。トップダウンでの推進と手厚いサポートにより教職員のペーパーレス化への抵抗感を払拭し、たった2人の担当者で約7年間に約500種類の書類を電子化するなど、全学的な業務効率化と業務改善意識の醸成に成功しています。

課題・背景

• 組織内に根強く残る紙文化
• 非効率な申請業務による業務負担の増加
• 教職員のペーパーレス化への抵抗感

業務効果

• 約7年間で約500の書類を電子化
• 回付ルートなどの整備による業務効率化の実現
• 教職員の業務改善意識の醸成

同学では、学内に紙文化が非常に根強く残っていました。申請業務をはじめとするあらゆる業務で紙の書類が用いられており、書式や回付ルートも細かく整理されていませんでした。
例えば、教員が個人研究予算を執行する際には、事前の「予算執行事前申請書」と実際の「予算執行申請書」の2回に分けて承認を受ける二度手間なフローが存在しており、組織運営を阻害する非効率な業務負担となっていました。

そこで、学内のペーパーレス化を進めるためワークフローの導入検討を開始されました。検討の際には、システムに馴染みのない教職員の抵抗感を取り除くことを最重要課題として掲げ、これを評価するために下記2つの要件を重視されました。

入力項目だけが並んだ簡素なフォームに対する現場の忌避感を防ぐため、従来の紙帳票と全く同じ体裁の入力フォームを画面上で再現できることが求められました。

学内に存在する多種多様な申請書や報告書の電子化を見据え、あらゆる書式に対応できるシステムの汎用性の高さが重視されました。

選考の結果、紙の書式をそのまま画面上で再現できるX-point Cloudが導入されました。
従来のやり方からの変更を最小限におさえることで、導入における心理的な障壁を取り除くことが狙いでした。

X-point Cloud導入から約7年が経過した現在、藤田学院では486種類の電子化が実現している。主な運用担当者は岩本氏と前田氏の2名。トップダウンによる導入と、教職員を巻き込んだ業務改善が功を奏し、ごく少数の運用体制でも500種類近くの書類を電子化することができました。主な運用/活用のポイントは以下の通り。

導入前に課題に挙げていた、システムの教職員への定着については、きめ細やかなフォローで克服しました。
ベンダーと協力し、申請書ごとの操作マニュアルを作成したほか、教職員を対象とした操作説明会を複数回実施。さらに、運用開始後には、担当者が教員の研究室を個別に訪ね、操作方法などをレクチャーすることもありました。

活用の工夫として、導入前から課題視されていた、2種類の申請書に分かれていた個人研究予算の執行申請を1本に集約し、執行申請にかかる時間を大幅に短縮しました。また、時間外勤務の申請書を電子化したことで、総務や経理部門が毎月末に3〜4日かけて行っていた集計作業の大幅な削減に成功しています。

さらに、料金後納郵便（郵便料金を翌月に一括納付できる制度）を利用している事業者が、郵便物を差し出す際に添える郵便料金後納差出票では、従来、担当者が郵便料金を手計算する必要があり、場合によっては計算ミスも発生するなど少なくない業務負担となっていたが、X-point Cloudで郵便料金後納差出票を電子化し、郵便料金の計算自動化をしたことで、誰でもミスなく簡単に郵便料金後納差出票を作成できる体制を築きました。

また、個人研究費の執行申請書の書式内に予算残高を自動表示する項目を設けました。これにより、教員が自身の予算残高を容易に管理できるようになり、経理部へ日常的に寄せられていた残高照会の電話対応が不要となりました。さらに、郵便料金の自動計算機能を備えた「料金後納差出票」を作成するなど、担当者の手計算による業務負担や計算ミスを防ぐ仕組みも構築しています。

X-point Cloud導入の効果について、岩本氏が業務効率化と並んで挙げているのが、「教職員の業務改善意識の醸成」です。
システムに習熟するにつれて、教職員自らが業務上の課題を捉え、ペーパーレス化を望む声が現場から上がるようになりました。業務改善案を募集して報奨金を支給する「改善提案制度」には例年20件弱の応募があり、教職員が自発的に業務改善に取り組む文化が学内にしっかりと根付いているとのことです。