株式会社明光商会のワークフローシステム導入事例
帳票フォームワークフロー設計を内製化して迅速な対応とコストパフォーマンスを向上
半世紀以上にわたり「MSシュレッダー」の名称で、日本におけるシュレッダーのトップブランドとして常に業界をリードし続けている株式会社明光商会では、全国37箇所に拠点が点在しており、紙とFAXによる稟議決裁を行っていたため、物理的な距離と配送時間が意思決定のスピードを阻害していました。
これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。Office 365との連携やモバイル活用により、場所にとらわれない迅速な決裁を実現するとともに、トップダウンによる「フォーム作成の内製化」を推進し、社内の業務改革を加速させています。
課題・背景
・全国37箇所の拠点から紙やFAXで手書きの稟議書を送っていたため、各拠点の業務負荷が大きい
・経営トップや承認者が出張などで不在の場合、帰社するまで承認作業が滞り決裁遅延が発生
・過去の決裁済み書類を探す手間がかかるほか、現在の承認状況（誰で止まっているか）が把握困難
業務効果
・外出先や出張先からモバイルで承認できるようになり、決裁スピードが劇的に向上し
・申請者が承認プロセスをリアルタイムで確認できるようになり、業務の透明性が増した
・過去の案件がデータベース化されたことで、監査部門の業務効率化と内部統制の強化を実現
全国37拠点の「物理的な距離」と「紙・FAX」の限界
同社は全国に37箇所の営業拠点を持っていますが、稟議書や決裁申請書、経費精算などは複写式の専用用紙に手書きし、FAXや郵送で本社へ送る運用を行っていました。この方法では物理的な移動時間がかかる上、経営トップなどの決裁者が地方を回っている間は承認作業が完全にストップしてしまいます。結果として決裁者が帰社すると膨大な書類処理に追われることになり、意思決定の遅れが常態化していました。
それ以外にも、承認状況が把握できないことや承認後の書類を探す手間がかかることも課題となっていました。
現場の抵抗感なく導入できるワークフローを検討
そこで、決裁遅延を解消するためにワークフローを導入することを決定されました。全社で導入することを前提にしていたため、「抵抗感なく使えること」を重視して3つの要件を定義されました。
現場が混乱しない「紙イメージの再現性」
これまでの専用用紙に近い画面デザインを再現できることが重要でした。詳細なマニュアルを用意しなくても、直感的に操作できるユーザーインターフェースを備えていることが、現場の混乱を防ぐための必須条件でした。
組織変更に耐えうる「柔軟性と表現力」
申請フォームを作成する上で、入力コンポーネントが豊富であることや、組織改正時などに苦慮しがちな承認フロー設定を柔軟に行える点も、システム選定の重要なポイントの一つと考えられました。
「Office 365」との親和性
当時、利用していたグループウェアの処理能力不足が問題となっており、Office 365へのリプレイスが決定していました。そのため、新しい環境（Office 365）のポータル画面からワークフローを呼び出せるなど、相互運用が可能で親和性が高いことが求められました。
ユーザーと管理者の「使いやすさ」を決め手にエクスポイントを導入
上記の要件に当てはまる複数製品を比較検討した結果、以下の3つのポイントが決め手となりエクスポイントの導入を決定しました。
利用中の書類の見た目を再現できる紙イメージのフォーマット
エクスポイントは、紙イメージのフォーマットを使って申請承認業務を行うことが可能です。また、現在利用されている書類の見た目を再現したフォーマットを作成することもできるため、システムを利用したことがない方でも抵抗感なくご利用いただくことができます。
ノーコードで設定できる承認ルート
エクスポイントはノーコードで承認ルートの設定が可能です。管理者画面上で承認者を選択するだけでルートが作成できます。また、条件分岐も実装可能で、書類の内容や申請者の属性（部署、役職等）を対象に分岐ができるため、現在の承認フローへ柔軟に対応することができます。
Office 365とのシームレスな連携
エクスポイントはOffice 365のSharepointとの連携が可能です。連携によって、Sharepointのホーム画面上にエクスポイントの申請承認用ガジェットを表示させて申請承認を行うことができます。普段利用している画面から申請承認ができるようになるため、ユーザーにとって抵抗感を少なく導入することができます。
「どこでも承認」によるスピードアップと内部統制の強化
エクスポイントの運用を開始してから1年で稟議書だけで約3,000件、交通費精算書は約5,000件が処理されています。現在では業務になくてはならないシステムとして社内で定着しています。
経営トップも実感した決裁の迅速化
導入効果として最も評価されたのは決裁スピードの向上です。特に経営トップからは、東京の本社に戻らなくても、移動時間や出張先ですべてモバイル承認ができるようになったことで、高く評価されています。また、緊急性の高い申請書もスマートフォンから決裁可能となり、機会損失を防いでいます。
監査業務の効率化と品質の向上
ワークフローの電子化によって過去の決裁案件が検索可能な状態でデータベース化されたため、監査業務の効率化と正確性が増し、会社全体としての内部統制レベルの向上に寄与しました。
内製化の推進と業務効率化
導入から数ヶ月後、効果を実感した経営トップより「帳票フォームとワークフロー設計の内製化」という指示が出されました。コスト削減だけでなく、社内の業務改革に迅速に対応できる体制を強化することが目的です。これにより、情報システム部で追加フォームを開発・運用する体制が整い、現在も現場からの要望に応じながら業務改革が進められています。
＊ 取材日時 2013年11月 ＊
記載の担当部署は、取材時の組織名です。
