琉球アスティーダスポーツクラブ株式会社のワークフローシステム導入事例

沖縄県を拠点にプロ卓球リーグ「Tリーグ」に参戦するチーム運営をはじめ、スポーツバルや卓球教室など多角的な事業を展開する琉球アスティーダスポーツクラブ株式会社では、多角的な事業展開に伴う人手不足や、業務フローの不統一、予実管理の精度の低さが株式上場（IPO）を阻む壁となっていました。
これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイントクラウド」を導入。稟議や報告業務のデジタル化を通じて内部統制を強化し、業務の効率化と信頼性向上を実現することで、見事にIPOを達成しています。

課題・背景

• 人手不足による業務信頼性の低下
• 業務フローの不統一による内部統制の不備
• 報告業務の遅滞による予実管理の精度低下

業務効果

• 業務効率化を通じた業務信頼性の向上
• 承認ルートの明確化による業務フローの統一
• 報告業務の早期化による予実管理の適正化

同社がガバナンスの欠如や不透明な資金使途、低い費用対効果といったプロスポーツ業界が抱える課題を克服し、新たなビジネスモデルを提示したいという強い想いを持っており、国内プロスポーツチーム運営企業として初めて株式上場を目指していました。
しかし上場準備を進める中で、「人手不足による業務信頼性の低下」、「業務フローの不統一」、そして「精度の低い予実管理」という「三つの課題」が浮き彫りになっていました。

これらの課題を解決し、上場審査をクリアするための内部統制を築くため、同社はワークフローの導入検討を開始しました。選定にあたっては、課題として挙がっていた3つの中から、業務効率化による解決が見込める「人手不足による業務信頼性の低下」を除く、「業務フロー」と「予実管理」を解決するために下記の2つの要件が重視されました。

状況に応じて変化していた承認ルートを明確化し、誰でも定型化された手順で正確に業務を運用できるよう、業務フローの標準化を実現できることが求められました。

各店舗からの報告業務を迅速化して予実管理を適正化するとともに、蓄積されたデータを簡単に集計・抽出でき、上場に向けた監査対応に役立てられることが重視されました。

上記の要件に当てはまる複数製品を比較検討した結果、主に以下の2つのポイントを決め手にエクスポイントクラウドの導入を決定しました。

エクスポイントクラウドの承認ルート機能では、複雑な承認フローにも柔軟に対応することが可能です。
書類の入力項目と申請者の属性（部署、役職）を対象として条件分岐設定を組むことができるため、分岐が多いフローでも柔軟に対応することができます。
様々な運用をすべてエクスポイントクラウド上に落とし込むことができるため、承認フローや業務フロー明確化の実現に貢献しています。

エクスポイントクラウドのクエリ機能（集計機能）では、承認完了後の書類を対象に入力内容を集計することが可能です。
入力内容を一覧表で出力する「一覧クエリ」、金額などの数字の合計を出力する「サマリクエリ」、特定の項目の数字の合計を出力する「クロスクエリ」の3種類の方法で書類の入力内容を出力することができます。
承認完了された書類はシステム上に残り続けるため、蓄積されたデータを簡単に集計・抽出することが可能となりました。

エクスポイントクラウドの導入により、スポンサー契約や経費精算など10種類以上の稟議書類が整理され、明確な業務フローでの運用が開始されました。その結果、2021年に「TOKYO PRO Market」への新規上場を達成されました。

バラバラの方法で承認を受けていた従来のアナログな手法を見直したことで、かえって承認に至るまでのスピードが大幅に向上しました。業務のデジタル化によりミスや手戻りも低減し、業務の信頼性が大きく向上しています。

各店舗からの報告業務にシステムを活用することで報告が早期化され、経営と現場の数値の乖離が解消されました。リアルタイムに正確な数字を把握できる体制が整い、予実管理の精度が向上しています。

システム上に承認や報告の証跡が正確に残るようになったことで、社員が適切なフローで業務に取り組むようになり、業務に対する責任感が生まれました。上場企業として社外の厳しい目に晒されるにあたり、社員の行動や意識を変革する「マインドセットの醸成」という思いがけない効果も発揮しています。