ワークフローシステムとは、企業で行われている業務の流れを電子化・自動化するシステムです。「稟議システム」や「電子決裁システム」、あるいは「ワークフロー」と省略して呼称・表記されるケースもあります。
従来、紙ベースで行われていた稟議や申請などの各種手続きには、紙ならではの非効率が数多く潜んでいます。
たとえば、回覧・承認フローの停滞、書類確認や押印のためだけの出社、印刷や郵送のペーパーコストなど……。
ワークフローシステムを導入することで、稟議書や申請書などの文書が電子化され、申請・承認・決裁という業務の流れをシステム上で実現することが可能です。
紙ならではの非効率が解消され、業務の効率化・スピードアップやテレワークの促進、ペーパーコスト・人件費の削減など、さまざまなメリットを企業にもたらします。
また、業務の流れがシステム上で可視化されるため、業務ルールの見直しやボトルネックの特定など、継続的に業務改善を行うための基盤づくりにも効果が期待できます。
このような特徴から、デジタルトランスフォーメーション（DX）の第一歩、「ファーストDX」の取り組みとして、ワークフローシステムを導入する企業が年々増加しています。

ワークフローシステムを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

・業務プロセスの可視化・効率化
申請・承認・決裁の業務プロセスや、関係する人物や組織の範囲などが可視化されます。
進捗状況の確認により業務の停滞を防げるほか、客観的な視点で業務改善を行うことができます。

・意思決定の迅速化・精度向上
紙文書でよくある回覧・承認待ちによる業務の停滞が解消され、意思決定が迅速化されます。
また、過去の稟議・申請データがシステム上に保存されるため、蓄積したノウハウに基づく精度の高い意思決定が可能になります。

・ペーパーレスの促進およびコスト削減
稟議書や各種申請書が電子化され、社内文書のペーパーレス化を促進することができます。
また、紙の印刷・郵送・保管コストや、文書管理に関わる人的コストを削減することが可能です。

・内部統制の強化
承認ルートの自動判別および承認状況の可視化により、適切な手順による稟議・申請が徹底されます。
また、過去の稟議・申請がデータとして保存されるため証跡管理が容易になり、内部統制の強化や監査対応の効率化にもつながります。

・働き方改革の促進
ノートPCやスマートフォンを使って申請・承認・決裁を行うことができるため、オフィスに縛られることなく業務を進めることができます。
そのため、テレワークをはじめとした柔軟な働き方に対応可能で、働き方改革の促進にも効果的です。