株式会社イズミのワークフローシステム導入事例

100以上のショッピングセンターと本社で発生する36,000件/年の稟議・申請を電子決裁化。
チェーン運営の効率化と迅速化に貢献

業種: 小売

従業員規模: 1000〜4999名

課題: 業務効率化

西日本で100店舗以上のショッピングセンターチェーンを展開する株式会社イズミでは、店舗数の急増に伴う紙ベースの決裁業務が店舗運営のボトルネックになっていましたが、過去には導入の難しさから電子化を一度断念していました。
この状況を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。紙の帳票をやり取りする感覚で決裁できる操作性により、年間約36,000件の稟議・申請業務を電子化し、決裁期間を1週間から1〜2日へと大幅に短縮することに成功しています。

課題・背景

・店舗数の急増により、紙書類による「店舗ー本社間」の決裁業務の効率が悪くなった
・過去にも電子決裁を検討したが、システムの複雑さや利用者のITスキルへの不安から導入を断念。
・2013年の本社移転を契機に、業務改善やペーパーレス化の推進が必要に

業務効果

・ペーパーレス化により、これまで1週間ほどかかっていた決裁期間が1日〜2日間に短縮され、店舗運営の強化と迅速化。
・フォームに入力必須などの制御を入れたことで、入力漏れやミスが大幅に削減。
・連続承認やタブレットでの処理、承認の途中経過も確認できるようになり、各店舗から好評に。

本社移転をきっかけとしたペーパーレス化の再始動

同社では、以前から店舗数の急増に伴い紙による「店舗ー本社間」の決裁業務の非効率さが課題となっていました。そのため、過去にもワークフローの導入を検討したことがありました。しかし、当時は検討したシステムが複雑で、利用者のリテラシーへの不安から全社で使いこなす自信が持てず、導入を断念した経緯がありました。

そんな中、2013年の本社移転を契機に、旧環境をそのまま持ち込むのではなく業務改善やペーパーレス化を図る方針が打ち出され、決済業務の改善と効率化が必要にになりました。

現場の負担を最小限に抑えられる「使いやすい」ワークフローを検討

そこで、全店舗への複合機導入により利用者のITリテラシーが向上したことも後押しとなり、ワークフローの再検討をすることを決定しました。検討を進める際には「現場や管理者の負担とならない」ことを重視して以下の3つの要件を定義しました。

ユーザーの使いやすさ

店舗には、パート社員などPCの操作やシステムに慣れていない利用者も多く在籍しています。日々の稟議や申請業務が現場の負担にならないよう、直感的に操作できる「使いやすい」システムであることが第一の要件とされました。

管理者の運用のしやすさ

運用に手間や人手がかかってしまうシステムでは、導入効果が半減してしまい活用の幅も広がりません。稼働後も無理なく管理し続けられる「運用のしやすさ」も重要なポイントとして挙げられました。

フォーム作成のしやすさ

様々な申請業務を自社内でスムーズに電子化していくためには、フォーマットの作成自体が容易に行えることも重要です。そのため、自社で幅広い業務に適用させていくうえで、「フォーム作成のしやすさ」も必須の要件として設定されました。

「使いやすさ」と「運用負荷の軽さ」を決め手にエクスポイントを導入

上記の要件に当てはまる複数製品を比較検討した結果、以下の3つのポイントが決め手となりエクスポイントの導入を決定しました。

直感的に操作できる紙イメージのフォーマット

エクスポイントは紙イメージのフォーマットで申請承認業務を行うことができます。今まで利用していた書類の見た目を再現したフォーマットを作成することも可能なため、初めてシステムを利用する方でも抵抗感が少なくご利用いただくことができます。
また、トップページには機能ごとにアイコンが設置してあり、どこから何の操作をすればよいのかわかりやすくする工夫もされています。

ノーコードで実装可能な管理機能

エクスポイントは、基本的な設定をノーコードで実装することが可能です。例えば、承認フロー作成は管理画面上で承認者を選択することで設定ができます。同じ画面上で申請者の属性や書類の入力内容を対象とした条件分岐を設定することもできるため、幅広い運用に対応することができます。
その他にも、組織設定やマスタ登録なども管理者画面上での設定もしくはCSVでの取り込みによって実装することができます。

ドラッグアンドドロップ操作で作成できるフォーマット

エクスポイントはフォーマット作成もノーコードで行うことができます。フォーマット作成用ソフト「eForm Maker」上でドラッグアンドドロップ操作で作成ができます。計算式の設定や、特定の入力欄の内容を自動で取得させる「初期値設定」といった機能もノーコードで実装できるため、自由にカスタマイズすることもできます。