100店舗以上のショッピングセンターと本社がやり取りする年間約36,000件の稟議・申請を電子決裁化。チェーン運営の効率化と迅速化に貢献
株式会社イズミ

株式会社イズミ 様

西日本で100店舗以上のショッピングセンターチェーンを展開する株式会社イズミ(以下、イズミ)では、X-pointを導入することで店舗と本社間でやり取りする稟議・申請書類の決裁業務を電子化。決裁期間の迅速化とペーパーレス化による業務の効率化を実現している。

100店舗以上を西日本で展開するイズミ

―イズミについてご紹介ください。

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イズミでは、中四国・九州を中心に、「ゆめタウン」「ゆめシティ」などの大型ショッピングセンター(SC)、さらには「ゆめマート」といったネイバーフッド型(近隣型)ショッピングセンター(NSC)を展開しています。総店舗数は100を超えています。

文化・コミュニティ・アミューズメント・飲食など、様々な機能を集積したサービスを提供する複合型大規模ショッピングセンターの展開により、地域密着や地産地消はもちろん、地域経済の活性化や地域の人々との共存を核とした「暮らしの夢が広がる街づくり」を目指し、お客さま一人ひとりの満足をはじめ、地域社会に信頼される企業を目指して挑戦し続けています。

1987年に東京証券取引所市場第一部上場を果たし、2016年11月には創業55周年を迎えます。

店舗と本社間でやり取りする稟議・申請書類の決裁を電子化

―イズミにおけるX-pointの利用状況について教えてください。

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物品購入などに関する稟議書など、店舗と本社間でやり取りする決裁業務にX-pointを利用しています。決裁ルートは業務によって異なりますが、基本的には「起案者」、「店長」、「エリア統括責任者」の承認を経て、本社内の必要な部署で回覧され決裁に至ります。申請内容によっては本社決裁後、再度、店舗に回覧される場合もあります。

稟議書は、起案者にとって使いやすく、決裁ルートなどを意識せずに利用できるよう、内容や決裁ルートの違いにより12種類のフォームを用意しており、そのほかにも様々な業務に利用しています。

●主な利用帳票
・稟議書(12種類)
・出張申請
・慶弔申書

―処理件数はどのくらいになりますか。

稟議書は1日平均約100件、年間で約36,000件になります。単純計算ですが、1店舗で1日あたり1件の割合で決裁・申請が発生しているようなイメージです。

一度断念した電子決裁、本社移転を契機にX-pointの導入を決断

―X-pointを導入検討するに至った経緯を教えてください。

2013年に本社を現在のビルに移転した際、旧オフィスの環境をそのまま持ち込むのではなく、様々な業務改善やペーパーレス化を図りました。電子決裁の導入もその一環となります。
一方、店舗数が急増する中で、紙帳票による「店舗-本社間」の決裁業務は効率が悪く、店舗運営のボトルネックとなりかねないことから、以前にも電子決裁の導入を検討したことがありました。そのときは導入を断念したのですが、オフィス移転を契機に、様々な申請・決裁業務へと適用していければと考えました。

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―以前に電子決裁システムの導入を検討した際、断念した理由を教えてください。

以前検討したのはX-pointではありませんでしたが、システムが複雑で、利用者のリテラシーへの不安もあり、全社で使いこなす自信が持てなかったためです。そのような状況では社内の理解を得るのは難しいと判断し、見送りました。

―電子決裁の導入を再検討するきっかけはあったのでしょうか。

本社移転前に全店舗に複合機を導入したことで、利用者のシステムリテラシーも上がり、稟議に添付するPDFファイルを容易に作成することができるようになったことが、スムーズな導入を後押ししました。

また、実際に導入している企業に見学に行き、具体的な運用のイメージを膨らませることができたので、今回は自信を持って導入検討を進めることができました。

紙の帳票をやり取りする感覚が決め手

―導入する電子決裁システムを選定する際の要件を教えてください。

店舗には、パート社員などPCの操作やシステムに慣れていない利用者も多く、稟議・申請業務が負担にならないよう、「使いやすい」システムであることが第一の要件でした。
また、「運用のしやすさ」と「フォーム作成のしやすさ」も選定のポイントでした。運用に手間や人手がかかるようだと導入効果も半減してしまいますし、活用の幅も広がりません。

―X-pointを採用した理由を教えてください。

紙の帳票をPCでやり取りする感覚で決裁できるので、製品の利用イメージがわかりやすく、基本的に社内のリソースで運用できることから採用を決めました。主な選定の理由は次の通りです。

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【選定理由1】優れた操作性
紙の帳票と同じイメージで書類を操作できるので、利用者の負担にならないところが最大の魅力でした。また、複合機でスキャンしたデータを簡単に添付できる点や、複数案件をすばやく処理できる「連続承認機能」なども使えると判断しました。

【選定理由2】運用のしやすさ
Webブラウザからすべての機能が利用でき、さらにMicrosoft SharePointと連携して利用できるので、ユーザの管理に関しても負担とならない点を評価しました。

【選定理由3】帳票フォームの設計が容易
ドラッグアンドドロップで帳票フォームを自由にレイアウトでき、承認ルートの設定もわかりやすいので、社内での運用が可能で、幅広い業務に適用できると考えました。

決裁期間が大幅に短縮され、店舗運営の強化と迅速化を実現

―X-pointの導入効果について教えてください。

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稟議・申請業務がペーパーレス化され、これまで1週間ほどかかっていた決裁期間が1日~2日間ほどに短縮。店舗運営の強化と迅速化につながりました。

導入当初は各店舗から「戻り(決裁)がとても速くなった」という声が数多く聞かれました。また、承認の途中経過を確認できるようになったのも好評です。

決裁期間が短縮された要因としては、大量の書類も連続承認ですぐ処理できるようになったことや、タブレットで自席以外からでも処理できるようになったことなどがあると思います。また、フォームに入力必須などの制御を入れることで、入力漏れやミスが大幅に削減され、差し戻しが減ったことも処理が早くなった理由の一つです。

今後の拡張予定

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―導入時に苦労したことなどがあれば教えてください。

承認ルートの設定は、各業務の担当者にヒアリングを行いながら設定していかなければならなかったので、手間と時間がかかりました。
逆に、導入時に利用者からの問い合わせ対応に負荷がかかると思っていたのですが、ほとんど問い合わせがなくスムーズに使い始めてもらえたのはうれしい誤算でした。違和感なく使えた証だと捉えています。

―今後の拡張予定があれば教えてください。

ワークフローの有効性は明らかですので、「店舗-本社」間で申請書や報告書はできるだけ電子決裁化していきたいと考えています。本社内の決裁業務への適用も検討していきたいと考えています。

* 取材日時 2016年3月
* 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

利用シーン・関連キーワード

  • 導入製品:X-point
  • 従業員規模:1,000名以上
  • 業種:卸売業、小売業
  • 目的:ペーパーレス化、多店舗の申請・報告、多拠点の書類やりとり、業務効率化、決裁スピードの迅速化、電子承認、電子申請

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