学校法人京都女子学園のワークフローシステム導入事例

京都府において、幼稚園から大学・大学院までの一貫教育校を運営する学校法人京都女子学園（以下、京都女子学園）は、組織内に根付いた紙文化や押印文化が業務効率化の妨げとなっており、稟議書の承認に多くの時間を要していました。
これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイントクラウド」を導入。既存のグループウェアと連携させることで教職員の抵抗感を減らし、「組織運営の要」である稟議書のペーパーレス化に成功し、大幅な業務効率化を実現しています。

課題・背景

• ペーパーレス化に消極的な組織文化
• 紙の申請書が業務効率化を阻害
• 情報共有がしにくい業務環境

業務効果

• 「組織運営の要」だった稟議書のペーパーレス化
• 稟議書の承認期間を1/2に短縮
• 複数業務が一つの画面で完結するシステムの構築

同法人では近年、社会の変化に対応した組織変革に注力していましたが、学内には紙文化や押印文化が根強く残っていました。特に、巨額の予算を要する建設工事なども含む稟議書は「組織運営の要」であり、「紙や印鑑なしで意思決定できるのか」といった戸惑いや、電子化に対する消極的な雰囲気が存在していました。
しかし、紙による運用は稟議の承認に長期間を要し、印刷や保管の手間もかかるため、ペーパーレス化は避けて通れない課題となっていました。

そこで、ペーパーレス化を実現するためにワークフローの導入検討を開始されました。導入にあたり、同社では「定着しやすさ」を重視して、具体的な要件として下記の3つを定義されました。

紙文化に慣れ親しんだ教職員の抵抗感を減らすため、従来の紙の書類のイメージをそのまま画面上で再現できるフォーム作成機能が備わっていることが重視されました。

教職員が高い利便性で利用できるよう、すでに導入されていたグループウェア「サイボウズGaroon」と連携し、一つの画面からシームレスに申請業務を行える環境が求められました。

出張申請に関連する報告書や費用明細など、紐づく書類を作成する際に共通するデータを自動で連携して、入力の手間削減と抜け漏れ防止を図る機能が求められました。

上記の要件に当てはまる複数製品を比較した結果、主に以下の3つのポイントを決め手にエクスポイントクラウドの導入を決定しました。

エクスポイントクラウドでは、紙イメージのフォーマットで申請承認を行うことが可能です。また、現在利用されている書類の見た目を再現したフォーマットを作成することもできますので、システムをあまり利用したことがない方でも抵抗感が少なくご利用いただくことができます。

フォーマットは「eFormMaker」というソフトでドラッグアンドドロップ操作で作成ができますので、プログラミングなどシステムの知識は必要なくご利用いただけます。

エクスポイントクラウドは各種グループウェアなど様々なシステムとの連携が可能です。
グループウェアと連携をすると、シングルサインオンでのログインができるほか、グループウェアの画面上に申請承認用のガジェットを表示させることができるようになるため、グループウェア上からシームレスにご利用いただくことができます。

その他にも電子契約システムや認証システムなど、多種多様なシステムと連携が可能ですので、運用範囲を拡大することができます。

エクスポイントクラウドでは、「関連書類機能」によって書類同士を関連付けさせることが可能です。
関連付けさせることで、指定の項目の入力内容を自動で転記させたり、稟議書と支払い依頼書のように、関連元の書類が承認されてからでないと申請できない書類を作ることが可能になります。

転記がなくなるため、書類作成の効率化と転記ミス削減を実現でき、業務フローの統制による内部統制強化にもつながります。

法人本部からのスモールスタートでエクスポイントクラウドの導入を開始し、現在では大学部門を含めた約150名がエクスポイントクラウドを利用しています。導入によって、決裁期間が半減。さらに、クエリ機能によって集計作業を自動化するなど業務効率化に貢献しています。

懸念されていた高額予算の稟議も含め、幅広い申請業務がスムーズにペーパーレス化されました。これにより、従来20日ほどかかっていた稟議の承認期間が10日ほどに半減し、最短3日での決裁が可能になるなど、組織全体の運営スピードが劇的に向上しています。

クエリ機能を活用して稟議書などの入力データを集計し、報告用資料の作成に役立てています。紙の書類を一枚ずつ手作業で集計していた頃とは異なり、必要なデータを即座に経営層へ報告できる体制が整いました。

グループウェアのトップ画面から申請業務を行えるようにしたことで、教職員がグループウェアにアクセスする頻度が急増しました。その結果、学内掲示板などを目にする機会が増え、以前は伝わりにくかった周知事項がスムーズに行き渡るようになるという、情報共有面での嬉しい副次的効果も生んでいます。