株式会社ユニマットライフのワークフローシステム導入事例

ワークフローで車両管理システムを実現。
130の拠点で約2000台の車両を効率的に運用。

業種: 法人サービス

従業員規模: 1000〜4999名

課題: コスト削減ペーパーレス業務効率化

オフィスコーヒーサービス事業を始め、複数のOffice関連事業を展開する株式会社ユニマットライフ（以下、ユニマットライフ）。国内約130か所の営業拠点を展開する同社では、申請業務のスピードアップと本部における業務効率化を実現するため、データベースと連携を図りながらX-pointを活用している。

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Officeのニーズ全般に応えるオフィストータルサービス事業を展開する「ユニマットライフ」

―ユニマットライフについてご紹介ください。

ユニマットライフは、リゾート開発、ゴルフ場開発・運営、飲食事業など、生活のいろいろなシーンの中で「ゆとりとやすらぎ」を提供するユニマットグループの一員として、次のようなOfficeのニーズ全般に応えるサービスを展開しています。

・オフィスコーヒーサービス事業
・環境美化用品レンタルサービス事業
・オフィス事務器事業
・リサイクルトナー事業
・調剤薬局事業
・ケアサポート事業など

主力事業であるオフィスコーヒーサービス事業は、1979年6月、前身であるユナイテッドスティール株式会社のオフィスコーヒーサービス事業から始まり、一般企業だけでなく官庁、病院、学校などでご利用いただいており、現在でも高いシェアを獲得しています。

車両管理システムをX-pointで実現

―X-pointの利用状況を教えてください。

営業拠点から本部への申請・報告業務にX-pointのワークフローを活用しています。
はじめに構築したのは「車両管理システム」で、全国約130の営業拠点で利用している、約2,000台の車両の効率的な運用と、事故の削減を目的として運用しています。

─ 車両管理システムの仕組みを教えてください。

車両本体の基本情報や保管場所、事故や修理に関する情報、ドライバーの安全運転講習の実地状況、などを集約・管理している「車両管理DB」と、車両管理にかかわる申請・報告業務を行う「X-point」を連携した仕組みです。

車両管理に関する帳票
　・車両事故報告書
　・車両保管場所変更届
　・車両修理報告書
　・安全運転講習会実施報告
　・安全運転指導報告書
　・特定日社有車使用許可申請書

─X-pointで承認されたデータをどのように連携しているのでしょうか。

承認された申請データは、必要な承認ステップを踏んだ後、クエリ機能を利用して車両管理DBへと自動的に取り込まれます。また、車両管理DBのマスタデータをエクスポートしてX-pointに同期をとっています。これにより申請書では、最新の車両情報が呼び出せるようになっています。

車両管理システムをモデルケースにワークフローを本格活用

―X-pointを導入した経緯・目的について教えてください。

本格的なワークフローを導入するきっかけとなったのは、車両管理システムの構築でした。

【導入の目的1】車両管理の効率化
旧来行っていた紙の申請書を使う方法だと、本部の担当者に届くまでに時間がかかります。さらに、本部の担当者はデータ入力や書類の管理に追われてしまい、情報を取りまとめるまでに手間と時間がかかってしまいます。できるだけリアルタイムに近いデータを集約し、車両の管理や事故の削減という本来取り組むべき業務へ集中できる環境を整えるためにワークフローの活用が有効だと考えました。

【導入の目的2】幅広い業務への適用
同時に、起案者や承認者の業務負荷の軽減と、ペーパーレス化を図りたいと考え、車両管理をモデルケースとして、他の様々な申請・報告業務にも広げたいというねらいがありました。

データベースとの連携と、使い勝手や運用のしやすさを要件に選定

―これまでワークフローの導入を検討したことはなかったのでしょうか。

一部の業務ではグループウェアの機能を使って、簡易的なワークフローを利用していましたが、複雑な承認ルートができなかったり、入力フォームが使いにくかったりしたため、全営業拠点への適用にはいたりませんでした。

─ ワークフローシステムを選定する際の要件を教えてください。

【選定要件1】データベースとの連携
車両管理システムを実現することが第一の目的でしたので、車両管理データベースと柔軟に連携できることが必須要件でした。

【選定要件2】使い勝手の良さ
新人からベテラン、またPCを操作する機会の少ない社員でも使えるよう、使い勝手の優れたシステムであることも要件でした。

【選定要件3】運用のしやすさ
ワークフローを様々な業務に適用するため、帳票作成やルート設定のしやすさも重要な要件でした。また、すべての拠点で利用できるWebシステムで、クライアントへの導入・メンテナンスの負担が少ないことも求めました。

使い勝手の良さと、きめの細やかなフォーム設計ができる点を評価

―X-pointを採用した理由を教えてください。

最大のポイントは、使い勝手の良さです。X-pointの帳票フォームは、Webブラウザ上にも関わらず、紙の帳票と同じイメージで操作できるのでとても使いやすいと思いました。申請者に入力項目をメニュー選択させるなど、きめの細やかな対応ができることもポイントでした。しかも、帳票フォームの作成や修正も簡単でした。

また、車両管理を行う上で、データベースとの連携も問題なくでき、システムインテグレータにおける開発・導入実績も豊富なことから、安心して導入できると判断しました。

承認期間が大幅に短縮し、リアルタイムで情報活用

―X-pointの導入効果について教えてください。

様々な申請や報告がPCから簡単にできるようになり、承認までの期間が大幅に短縮されました。これまで1週間以上かかっていたものでも、わずか数日で本部の担当者に届くようになり、車両管理データベースも日々更新されるなど、ねらい通りの成果が上がっています。ペーパーレスという点でも同様に大きな成果を得ています。

また、細かいことですが、フォーム設計の柔軟性が高いことから、仮払申請書は1種類のフォームで、一般用、交際費用、出張・交通費用という複数の用途で利用ができ、無闇に帳票の種類を増やさずに済んでいます。