社内ポータルとシームレスな連携と導入後の運用負荷を軽減するため、 クラウドサービスを前提にワークフローを選定。
株式会社gumi

株式会社gumi 様

モバイルゲームプロバイダの株式会社gumiでは、X-point Cloudを導入。社内イントラネットからシームレスに、稟議や勤怠の申請を行えるワークフロー環境を実現している。導入の経緯と効果について、詳しく話を聞いた。

世界No.1のモバイルゲームプロバイダをめざすgumi

─ gumiの事業概要について教えてください。

gumiは、スマートフォンやフィーチャーフォン向けにゲームを提供しているモバイルゲームプロバイダとして、2007年に設立しました。『ドラゴンジェネシス』や『騎士道』、『幻獣姫』といったゲームの開発や提供を中心に、ビジネスを展開しており、トータルで1,000万人以上のお客様にご利用いただいています。

今後は、国内はもちろん、全世界に向けた次世代のエンタテインメントを提供するリーディングカンパニーとして、グローバルNo.1のモバイルゲームプロバイダをめざしています。

稟議から勤怠管理まで、約40種類のフォームを利用。スマートデバイスを利用した決裁も実現

─ X-point Cloudの利用状況を教えてください。

社内における申請書類のワークフローシステムとして、X-point Cloudを利用しています。ワークフローで1番に実現したかったのは稟議書の申請でしたが、導入して約半年が経過した現段階で、約40種類のフォームを活用しています。

─ 利用者数と利用件数を教えてください。

当社は東京と福岡、さらには韓国などにもオフィスを設けていますが、現在は国内の社員約300名が利用しています。

件数は、トータルで約4,000件になりますが、約10種類のフォームから、段階的にフォームを追加していきました。今後、利用件数は増加していくと考えています。

─ クラウドサービスならではの活用ポイントなどはありますか。

オンプレミスのシステムでも実現は可能だと思いますが、自宅や出張先でもノートPCやスマートデバイスを利用して、手軽に決裁業務ができるというのは、とても便利で業務のスピードアップにもつながっています。
手間をかけずに利用できる環境というのは、クラウドサービスを利用する上での大きなメリットだと考えています。

決裁書類の管理・検索など事務管理業務の簡素化と迅速化をめざし、ワークフローの活用を検討

─ ワークフローを導入した背景とねらいを教えてください。

これまでは社員数も多くなかったので、紙を使った申請業務でも大きな支障は感じていませんでした。しかし、ビジネスが拡大するのに比例して社員数も急増し、管理業務も複雑化・多様化してきました。このような状況下、社員がコア業務へと注力できる環境づくりが必要だと考えるようになり、その一環としてワークフロー導入の検討を開始しました。

また、申請業務自体の効率化やスピードアップはもちろんですが、各種書類の確認が必要な際に、紙の管理からデータでの管理に移行する事で、書類の検索、状況の確認等がよりスムーズになり、ワークフロー導入はメリットが大きいと考えました。

クラウドサービスを前提に導入製品を選定(システム要件)

─ 導入するワークフロー製品を選定したときの要件を教えてください。

システム環境とワークフローとしての機能、2つの側面から導入する製品を選定しました。システム要件は、主にクラウドサービスを前提とした要件になります。

(1)クラウドサービスであること

当社では、数名の担当者でシステムの企画・開発から運用までを担っています。そのため、Google Appsをはじめ積極的にクラウドサービスを活用しており、ワークフローもクラウドサービスに絞って選定を行いました。

(2)SSO(シングルサインオン)環境への対応

利用者の負担を軽減するため、Google Appsと連携して承認ができ、SSO環境で運用できる製品が理想でした。

(3)バックアップ機能

万が一の場合に備え、データを手元にバックアップできることも必須要件の1つと考えました。

使い勝手に優れ、管理機能が充実していることも要件に(機能要件)

─ それでは、機能面の要件を教えてください。

機能面の要件としては、使い勝手はもちろん、管理機能も重要な要件と考えました。

(1)フォームの使い勝手

使い勝手の良いフォームを簡単に作成できる製品を導入したいと考えました。細かい部分では、承認印が表示されることなども必須だと考えました。

(2)管理番号の自動採番

申請書類の管理を効率化、精緻化するために自動採番機能は必須でした。

(3)関連フォーム

「稟議書と支払依頼書」や「出張申請と交通費精算」など、起案者がスムーズに申請書類を作成できるよう、関連するフォームを連携できるのが理想でした。

(4)Safariブラウザへの対応

当社ではSafariユーザが多いので、Macブラウザへ対応していることは必須要件でした。また、対応ブラウザの種類が多い製品が理想的でした。

スモールスタートが可能で、システム拡張の自由度が高いという点を評価

─ X-point Cloudを選んだ理由を教えてください。

最終的に3つのクラウドサービスを比較検討したのですが、X-point Cloudは各要件を満たしているだけでなく、機能面では特に使い勝手の良さが目を引きました。

システム面では、堅牢なクラウド基盤上に構築されており、オンプレミスシステムとしての導入実績も豊富なので、安心感があり将来性という観点からもX-point Cloudは優れていると判断しました。

─ 将来性とは、具体的にどのようなところですか。

ユーザー数や処理件数が増えたときでも、有償とはなりますがフォームやデータをスムーズにオンプレミス環境に移行できるという点です。

別な言い方をすれば、現時点では短期間に手間をかけずスモールスタートでき、将来、規模や利用状況に応じてそのまま利用してもいいし、システムを拡張できる余地もあるという自由度の高さは、システムを設計・運用する側から見れば大きなアドバンテージになります。

正直なところ、X-point Cloudはコスト面で見れば有利ではなかったのですが、機能面や使い易さなどを長期的な視点で見れば、その分の価値は十分にあり、投資効果も大きいと判断して導入を決めました。

データや申請ルートが整備され、決裁業務の効率化と正規化を実現

gumi

─ ワークフローを導入した効果について教えてください。

これまで紙で申請業務を行っていたときと比べて、決裁までの時間が短縮され、書類の紛失などのリスクもなくなったため、業務が効率化されました。特に、FAXや郵送で書類のやり取りをしていた福岡拠点では、その効果を大きく実感していると思います。

また、申請中のステータスを手軽に確認できるなどのメリットもありますが、管理する側から見ると、正しい申請ルートで確実に決裁が行われるようになったこと。

さらには、起案時のデータが正規化され、必須事項の記載漏れやミスなどが少なくなったことで、確認作業や差し戻し処理が大幅に減ったことも大きな導入効果としてとらえています。

社内ポータルからシームレスな利用ができ、利用者からも好評価

─ 利用者の反応などはいかがですか。

利用者に対しては、特に説明会などは開催せず利用を開始してもらいましたが、以前使用していた紙のイメージのまま使う事ができる為、問い合わせは少なく、操作性の良さを感じています。問い合わせがあった際にはその都度対応し、利用者側からも使いやすいよう、改善を行いながら運用しています。

ワークフローを利用する際は、 Google Appsで構築した社内ポータルからアクセスするのですが、連携も容易でログイン認証もSSO環境を実現しているので、とてもスムーズです。

一方、フォームや承認ルートの作成・運用は、各業務の担当部署に任せるため、各部署の担当者に講習会を受けてもらいました。Java scriptを駆使した高機能なフォームの作成はまだ難しいかもしれませんが、基本的なフォームやルートの作成・変更は問題なく対応できているようです。

エイトレッドへのさらなる期待

─ エイトレッドへの期待などがあればお聞かせください。

当初予定していた業務はほぼシステムに反映できましたが、今後適用範囲は広がってくると思いますので、さらなる機能向上はもちろんですが、当社の業務効率化に関する提案やノウハウの提供に期待しています。

─ gumi様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

* 取材日時 2013年8月
* 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

利用シーン・関連キーワード

  • 導入製品:X-point Cloud
  • 従業員規模:300~999名
  • 業種:情報通信業
  • 目的:多拠点の書類やりとり、業務効率化、決裁スピードの迅速化、電子承認、電子申請

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