株式会社シモジマのワークフローシステム導入事例

受注型から提案型へ。
エクスポイントの導入を契機に、営業スタイルの変革をめざす。

業種: 中間流通

従業員規模: 500〜999名

課題: 内部統制意思決定の迅速化業務効率化

包装用品の総合商社であり、事務用品や店舗装飾品といった商店で必要とされる消耗品などを幅広く提供している株式会社シモジマでは、主力製品である紙袋や化成品類（レジ袋など）の製造手配において、紙の伝票（加工指示書・手配書）を使用していたため再注文時の過去データ検索や遠隔地の営業所との郵送によるタイムラグが課題となっていました。

これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。再注文時の検索・起案スピードを劇的に向上させるとともに、郵送期間の削減による納期の短縮、さらには帳票の細分化による業務品質の標準化を実現しています。

課題・背景

・再注文の際、過去の紙伝票を手作業で探す必要があり、管理や処理に手間とコストがかかっていた
・書類受け渡しを郵送で行っていたため、数日から1週間程度のタイムラグが発生
・帳票の書き分けに差異があり、業務が属人化していたほか伝票紛失のリスクも

業務効果

・過去の注文データの検索・コピーや修正が可能になり、起案の手間を削減
・郵送が不要になったことタイムラグがなくなり、製造着手までの納期が大幅に短縮
・帳票を最適化したことで、担当者の経験に依存しない業務の均一化と精度向上を実現

年間2万4千種の製品管理を阻む「紙伝票の検索」と「郵送のタイムラグ」

同社は包装用品の商社として数万点のアイテムを扱っており、中でも主力製品である紙袋・化成品類は基本的にオーダー品です。その製造工程における「発注書」「仕様書」「加工指示書」といった一連の帳票（加工指示書・手配書）を、従来は複数ページのカーボン紙で運用していました。

しかし、年間約24,000種類に及ぶ製品のデータ管理において、紙ベースでは「前回の注文」を探し出す作業負担が重く、また全国14箇所の営業所との郵送によるやり取りが納期短縮のボトルネックとなっていました。

現在の運用を効率化できることを重視してワークフローを検討

そこで、ペーパーレス化を実現するため、ワークフローの検討を開始しました。以前から経費精算などでワークフローを利用していましたが、自社の業務に適したシステムを選定するため、4つのポイントを要件として重要視しました。

現場を混乱させない「使い勝手の良さ」

紙からデジタルへの移行において、現場の混乱を最小限に抑えることを重視しました。直感的な操作性はもちろん、フォームの見栄えや印影の表示など、これまでの紙の帳票イメージをできるだけ踏襲できるシステムであることが求められました。

業務の流れをつなぐ「関連書類への対応」

製造手配は「発注書」から「仕様書」、「加工指示書」へと業務が流れていきます。既存の帳票から入力データを引用して次の帳票を作成するなど、この一連の流れを違和感なくスムーズに連携・実現できる機能が必要とされました。

複雑な条件に対応する「柔軟なルート設定」

案件の金額やその他の条件によって承認ルートが異なる場合でも、起案者や承認者が迷うことなく書類を受け渡しできる環境が理想でした。そのため、ルート設定が柔軟に行え、条件指定も容易なシステムが求められました。

攻めの提案につなげる「文書の検索性」

過去の注文を容易に検索できるだけでなく、処理後の文書を分析できることも重視しました。蓄積されたデータを集計・分析し、売れ筋商品の分析や在庫予測を行うことで、「攻めの提案」に活用できることが要件となりました。

4つの要件を満たす唯一のワークフロー「エクスポイント」を導入

上記の4つの要件を満たすワークフローを探して情報収集、ご検討を進められた結果、すべてを満たしている唯一のワークフロー「エクスポイント」の導入を決定されました。

直感的に操作できる「紙イメージのフォーマット」

エクスポイントは紙イメージのフォーマットで申請承認を行うことができます。現在利用されている見た目を再現したフォーマットを作ることも可能ですので、システムにあまり触れたことがない方でも抵抗感が少なくご利用いただくことができます。

書類同士を関連付けさせる「関連書類機能」

エクスポイントには、書類同士を関連付けさせて、内容を引き継いだまま申請承認を行える「関連書類」機能がございます。関連付けることで、発注書の記入内容を自動で仕様書など次の書類に転記させる、仕様書の申請画面から関連した発注書などの記入済書類を確認できるなど、申請業務を大きく効率化することが可能です。

自由に分岐条件を設定できる「承認ルート」

エクスポイントの承認ルート設定では、書類内容や申請者の情報を対象にして条件分岐設定をすることが可能です。複数の条件分岐を組み合わせて設定することもできるため、柔軟に運用へ対応することができます。

承認後の書類データを活用できる検索、クエリ機能

エクスポイントでは、承認後の書類データを検索していつでも確認することが可能です。書類の種類や件名、書類内の項目などを対象に検索ができるため、お探しの書類を容易に見つけることができます。さらに、書類の入力値を集計することも可能です。稟議、経費精算書類の金額計算など、書類に関わる集計作業を自動化することができます。

納期短縮とサービスレベルの向上に貢献

エクスポイントの導入により、以前は数日から一週間かかっていた決裁時間最短で当日に決済されるまで大きく短縮されました。また、管理コストの削減やペーパーレス化に加え、サービスレベルの向上において大きな成果が出ています。

郵送廃止による納期の劇的な短縮

地方営業所からのオーダーがあった際に、従来は郵送だけで数日から1週間かかっていたタイムラグが、電子化によってゼロになりました。これにより、受注から数日で製造に取り掛かれるようになるなど、スピード感が大幅に向上しました。

帳票の細分化による業務品質の均一化

導入にあたり、従来6種類だった帳票を製品ごとに細分化し、21種類に再設計されました。これにより、ベテラン担当者の「経験と勘」による書き分けやローカルルールが排除され、誰が起案しても記載漏れがなく、確実に発注書を作成できる環境が整い、結果として、業務品質の均一化と精度の向上を実現されています。