経理業務が本社経理課に一極集中しており、少ないスタッフで、債権計上・債務計上・経費精算などのオペレーション業務に膨大な時間と労力が費やされていました。

具体的には得意先への債権計上(請求書作成)や委託先への債務計上（支払依頼書作成）、従業員に対する経費精算（立替金精算/仮払金精算）等の会計データの作成は表計算ソフトを用いて各事業所で入力の上、本社経理課へ紙ベースで提出していました。
基幹会計システムと直接連携する事が出来ないため、各事業所で入力した会計データを本社経理課で基幹会計システムへ入力するためのオペレーション業務が膨大に発生し、月次決算の早期化を妨げる大きな要因となっていました。

課題解決のため、現場で作成した売上データや経費精算データ等をそのまま会計システムに連携出来るシステムの実現としてワークフローシステム導入検討に至りました。

毎月のランニングコストが1ユーザーあたり500円程度と非常に安価で、現場で作成した売上データや経費精算データ等をそのまま会計システムに連携出来る仕組みとして費用対効果は悪くないと考えていました。

得意先への請求書の作成（債権計上）、支払依頼書の作成（委託先に対する債務計上）、従業員に対する仮払金の申請書、精算書、立替金精算書の5フォームをワークフローで運用し、基幹会計システムへ直接連携させたいと考えていました。

X-point Cloud以外にも、他社の2～3製品の提案は受けていました。 選定に至っては、現場で入力する際のインターフェイスがなるべく分かりやすく、専門的な知識が無くても操作が可能な点を重視して選定しました。

導入決定に際し、大きく分けて重要な2つのポイントがありました。

1つは紙のような入力フォームで申請が出来る点でした。
現場で入力する際、なるべく分かりやすく、知識が無くても操作が可能となるよう、弊社独自の各フォームに出来るだけ近い形でデータの申請が出来る様にしたいと考えておりました。

2つ目はワークフローシステムに投入したデータ（クエリデータ）を基幹会計システムに連携出来る点でした。
現場で作成した売上データや経費精算データ等をそのまま会計システムに連携させるため、X-point Cloudと基幹会計システムを繋ぐデータ連携プログラムの構築を依頼する事で実現の見通しがたちました。

ワークフローシステムと基幹会計システムのシステム間を繋ぐデータ連携プログラムを通して、現場でワークフローシステムに投入した売上データや経費精算データ等を直接、基幹会計システムに連携出来る様になった事で、これまで本社経理課で一極集中していた膨大なオペレーション業務への時間と労力が大幅に削減され、月次決算の早期化を実現する事が出来ました。

また『紙』から『Web』へ、書類管理の新しい形についても実現出来ているのではないかと思っています。

一般的なワークフローシステムの活用方法としては稟議書、報告書、各種届出書類等などが主流になるかと思われますが、弊社では得意先への債権計上(請求書作成)や委託先への債務計上(支払依頼書作成)についてもワークフロー運用を行っています。

今後、経理サイドでは従業員に対する立替金や仮払金の経費精算関係のワークフロー運用を稼働させる予定です。
また総務課では稟議書や回覧文書についてのワークフロー運用について具体的な話が出始めており、今後の運用に向けて準備を進めている段階です。
会社全体を見渡しても事故や営業日報等の各種報告書や、勤怠関係の各種届出書など多種多様な用途での拡張性はあると考えています。

今回、弊社のケースにおいては経理課の私達がワークフロー導入の先駆者（パイオニア）的な存在となりました。今後は経理課がパイオニアとして、ワークフローシステムを通して会社全体の業務を改変していけるよう、他部署にもノウハウを伝えていければと考えています。

書類データ集計機能(クエリ)を活用する事で、入力されたデータを様々な条件で抽出したり、色々な角度で集計する事が可能であるため、蓄積されたデータを有効活用し、業務に役立てていきたいと考えています。

＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。