株式会社ノーブルホームのワークフローシステム導入事例

茨城県水戸市に本拠を置くハウスビルダー、株式会社ノーブルホーム（以下、ノーブルホーム）は、ワークフロー機能やセキュリティ機能に不便さを感じてい
た既存のグループウェアを刷新し、新たなワークフローシステムにX-point Cloud（エクスポイントクラウド）を採用。申請業務の効率化やセキュリティの向上を果たすとともに、非効率な業務を改善するツールとしても活用している。これにより、同社では部門間連携の強化や業務の可視化などが推進された。

課題・背景

• 使い勝手の悪い既存システムが申請業務の効率化を阻害
• 部門間の連携に数多くの非効率的な作業が介在
• 既存システムの機能的制限からSSOを実装できない

業務効果

• 約70種類の申請業務をX-point Cloudで統合的に運用
• 従来、無駄の多かった部門間連携をX-point Cloudで業務改善
• Azure ADとの連携によりSSOを実現

1994年設立のノーブルホームは、茨城県水戸市に本社を置くハウスビルダー。
茨城県を中心に千葉県、栃木県など複数のエリアに、これまで累計8,000棟以上の住宅を提供してきた。
地域密着の事業展開や、土地探しから建築、リフォームまでをワンストップで提供するサービス体制は厚い支持を得ており、茨城県における住宅着工棟数は
8年連続でNo.1だ（※2014年～2021年度（株）住宅産業研究所調べ）。

設立以来、着実に成長を続けてきたノーブルホームだが、それに伴って組織内のシステム環境も変化してきた。
2016年、同社は長年利用していたグループウェアを刷新するため、Microsoft 365（当時の名称はOffice 365）を導入した。組織拡大に伴う従業員の増加に
より、既存のメールサーバの性能に限界を感じたことやグループウェアのカレンダー機能などに不便さを感じるようになったのがきっかけだった。しかし、そ
れ以外にも既存のグループウェアには複数の課題があったと、管理本部システム部システム企画管理課係長の菅谷智央氏は振り返る。

「当社では一部申請業務をグループウェアのワークフロー機能で行っていたのですが、以前から不満が少なくありませんでした。申請フォームの作成や回付ル
ートの設定は比較的容易でしたが、入力制御や条件分岐などの細かい設定が思うようにはできず、従業員からも『使いづらい』という声が挙がっていたので
す。一例をあげると、従業員から『100万円以上の稟議申請の場合、自動的に承認者を増やしてほしい』といった要望があったのですが、機能的制約から対応
することができませんでした。このような状況でしたので、回付のミスや手戻りが発生することも多く、グループウェアのワークフロー機能を使った従来の申
請業務の手法は効率的とはいえないものでした」（菅谷氏）。

他にも、セキュリティ面にも課題があったという。以前、ノーブルホームは、セキュリティ向上を目的にAzure ADとの連携によるシングルサインオン（SSO)の実装を図った。しかし、既存のグループウェアではAzure ADとの連携に対応できず、SSOを実現できなかったのだ。こうしたなかで、ノーブルホームはグ
ループウェアのリプレイスを決定。Microsoft 365の導入に着手するとともに、新たな申請業務の形を模索し始めた。

新たなワークフローシステムを選定するにあたって重視した要件は、Azure ADとの連携によるSSOが可能なこと。さらに、Microsoft 365の導入後に利用予定のSharePointとの連携が可能なことだった。これらの要件をもとにノーブルホームは製品を抽出し、比較検討を実施。その結果、X-point Cloudが選定され
た。菅谷氏はX-point Cloudのフォーム作成機能が決め手の一つになったと語る。

「デモの際に、紙の帳票のレイアウトを再現できるフォーム作成機能を知り、『これがやりたかったんだ！』と膝を打ちました。当社では業務上の都合から決
裁後の申請書を印刷して回覧する部署が複数あります。以前のグループウェアでは、アンケート用紙のような簡易的な申請フォームしか作成できなかったた
め、印刷が必要な申請書についてはExcelファイルを申請フォームに添付して回付していました。これではメールでExcelファイルをやり取りしているのと大
差ありません。その点、X-point Cloudは紙の帳票のような申請フォームに直接入力できるため、回付や印刷にかかっていた手間を削減できます。また、申請
内容をクエリで集計できるため、従来は実現できなかった申請業務の可視化や分析も期待できました」（菅谷氏）。

2018年8月からノーブルホームはX-point Cloudの導入に着手。システムの構築を手がけるとともに、既存のグループウェアで運用していた36種類の申請書の
移行を進めた。このときに注力したのが業務改善だ。既存の申請業務をそのまま移行するのではなく、従来の回付ルートや承認権限を見直し、より効率的な申
請業務を目指した。例えば、その際に改善された申請書のひとつが「変更重要報告書」だ。変更重要報告書は、施主から建築中の住宅の図面変更を打診された
際に回付する申請書。承認された場合、建築作業の変更を要するため正確かつ迅速な回付が求められる。しかし、その運用には少なくない無駄が介在してい
た。以前、変更重要報告書は、施主から打診を受けた担当者が設計部門の責任者に申請していたが、実際の運用を精査したところ、責任者は対象物件の設計担
当に内容をスクリーンショットで回付し、協議したうえで申請書を決裁していた。そこで、ノーブルホームはユーザー指定による承認者設定機能を活用し、回
付ルートに物件の設計担当を追加。以前は、メールや口頭で行っていた協議をX-point Cloudで行うことで、回付の迅速化を図った。

こうした取り組みを通じて、ノーブルホームはX-point Cloudの導入を推進。着手から約2ヶ月後の2018年10月に運用開始に至る。

現在、ノーブルホームでは全部署、全従業員約450名にX-point Cloudが利用されている。
申請書数は約70種類。既存のグループウェアから移行した36種類に加え、メールで回付していた申請書も30種類以上ワークフロー化した。
申請書には既存のグループウェアでは設定できなかった入力制御や条件分岐などの機能を数多く利用し、従業員に利用しやすいシステムを構築している。
また、当初、念頭に置いていたAzure ADとの連携によるSSOも実現。セキュリティの向上を実現している。こうした取り組みにより、ノーブルホームでは
さまざまな導入効果が生まれている。その一つが申請業務の効率化だ。管理本部システム部システム企画管理課主任の山田忠氏は、その状況を説明する。

「X-point Cloudを活用することで、数多くの申請業務が効率化されています。その一例に『図面承認完了連絡』があります。図面承認完了連絡は営業担当者
がお施主様の契約内容を設計部門に通知するための申請書です。以前はメールで回付していたのですが、記入の抜け漏れによる手戻りや、メールの見落としが
しばしば発生していました。また、メールに添付する図面はデータサイズが大きく、メールボックスの負荷にもなっていました。しかし、X-point Cloudの入力制御機能を活用することで、記入の抜け漏れは激減。通知の見落としやメールボックスへの負荷の問題も解消され、従来の業務の無駄が大幅に効率化されて
います」（山田氏）。

さらに、X-point Cloudは内部統制の強化や業務の可視化にも貢献している。以前、既存のグループウェアやメールで申請業務を行なっていた際には、申請
の進捗状況や承認に要する時間などを把握する手段がなかった。しかし、現在では、申請の進捗状況や承認までの時間はもちろん、申請内容をクエリで集計
し、分析することができる。この機能をノーブルホームではマネジメントに活用。管理職が業務状況（リードタイムや傾向など）を把握する際などに利用し
ている。

X-point Cloudを、申請業務にとどまらない、業務改善やマネジメントのツールとしても活用しているノーブルホーム。
こうした幅広い活用法を定着させるうえでは、管理部門と現場部門を橋渡しする存在が欠かせないと山田氏は指摘する。

「管理部門としては、できるだけ多くの報告業務をX-point Cloudで一元的に管理したい。しかし、その一方で、現場部門としてはたびたび業務の進め方が変
わっては面倒だという反発もあります。そのため、X-point Cloudの活用範囲を広げるためには、両者をいかに歩み寄らせるかがポイントになります。当社の
場合、その役割を担っているのが私たち情シス部門です。新たな申請書を作成したり、業務改善を行ったりする際には、現場部門に必ずヒアリングをして、業
務や申請の現状などを精査しています。X-point Cloudを有効活用するうえでは、こうした活動が欠かせません」（山田氏）。

図面や法的な書類を扱う業務の特性上、不動産や建築の分野ではペーパレス化が進めづらく、申請業務も複雑になりがちだ。そうしたなかで業務をできる限りシンプルにし、効率的な組織運営を実現するためには、継続的な取り組みが必要不可欠だろう。
ノーブルホームの着実な業務改善をX-point Cloudの多彩な機能が後押ししている。