在宅勤務にも対応!脱印鑑で文書決裁のスピードアップとペーパーレス化を実現
学校法人 獨協学園 獨協大学

学校法人 獨協学園 獨協大学 様

ワークフローを利用している業務・フォーム

起案書(イベント実施、外部契約、学籍関係、物品購入、各種申請など)
※今後、公文書の供閲、事務連絡等での活用を想定。

導入前の課題

導入前は、紙の起案書を持ち回りで承認処理していましたが、文書量は年間1,000件を超えるため、回付、押印処理には大きな労力と時間を要していました。特に、承認ルートの部署が多岐に亘る場合や、出張や長期休業期間など押印者の出勤体制がイレギュラーとなる際の処理においては、決裁まで多くの時間を要し、業務に支障をきたすケースも散見されました。加えて、紙での起案回付では文書授受がアナログ管理であったため、各課からの起案承認進捗状況の問い合わせについては、その所在確認に時間を割くこともしばしばでした。

また、紙の大量消費と、決裁後の文書保管場所も大きな課題となっていました。

ワークフローシステムX-pointを検討した理由

当該電子決裁システムの導入に関しては予てより学内の教職員から要望が出ており、数年前の学園内内部監査の監査結果や学園中長期計画においても文書の「電子決裁化」に言及されたことから、文書電子決裁システムの導入議論が本格化しました。

導入に際しては、1)業務の効率化、2)学内の承認手続きのスリム化、3)申請・承認業務の可視化、4)紙の削減(ペーパーレス化)を主眼に検討を行いました。業務の効率化のため利用者のユーザビリティを考慮し、本学が通常業務で使用しているグループウェアと連携させ、シングルサインオンで違和感なく活用できるようにしたほか、よりセキュリティを高めるためセキュアブラウザをインストールし、スマートフォン等を利用した学外からの承認も可能としました。

また、従来の起案書では必要以上の回付先や押印者が設定されていたことも、決裁時間を要する一因にもなっていたことから、導入の際には、各部課室協力のもと承認ルートのスリム化や押印ルールの見直しも行いました。

評価

  • 既存の紙フォーマットをそのまま電子化できるため、利用者側に対して入力方法について詳細な説明が不要であり、すぐに利用を開始できると判断できた点。
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  • 起案書が決裁されるまでは平均約10~15人ほどの承認(多いものは約30人にも上る)を経る必要があり、承認ルートも起案発信部署ごとに多様だが、同ワークフローでは承認ルートや承認者を都度個別に設定できるほか、書類の添付や、承認途中の追記編集やコメント付記、差し戻し先指定、メールによる承認通知依頼設定など、細かい要件設定がパッケージの機能として充実している点。
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  • グループウェアと連携し、当該グループウェア上に自身の承認待ち文書の件数や、申請書の雛形を表示できる点。
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  • 外部からのアクセスを可能とするためのセキュアブラウザ連携も実証済みであった点。
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  • 独自フォーマット作成以外に、多種多様なサンプルフォーマット(シャーロックホームズ)をダウンロードできるため、業務の拡張が期待できる点。

その他お客様からの声

これまで2週間程度かかっていた起案書決裁期間ですが、導入直後から1週間程度に短縮され、今後運用を通じてさらに期間短縮が期待できます。また、紙による回付では常に問題となっていた現況確認(どこで文書が留まっているか)についても、可視化による相互連携強化につながった印象を持っています。

X-pointを導入して間もないためワークフロー利用は起案決裁に限定していますが、コロナ禍におけるリモートワーク実践により、ペーパーレスなワークフローの重要性が増していることから、より多くの業務にも適用できるよう電子決裁の標準的な運用を進めております。

お客様プロフィール

会社名 学校法人 獨協学園 獨協大学
住所 〒340-0042 埼玉県草加市学園町1番1号
従業員数 364名
事業内容 教育、私立大学
URL https://www.dokkyo.ac.jp/

利用シーン・関連キーワード

  • 起案書

利用シーン・関連キーワード

  • 従業員規模:300~999名
  • 業種:教育、学習支援業
  • 目的:ペーパーレス化、決裁スピードの迅速化

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