株式会社城南進学研究社のワークフローシステム導入事例

大学受験予備校からスタートし、現在では乳幼児から社会人までの幅広い層への総合教育ソリューションを提供する株式会社城南進学研究社（以下、城南進学研究社）は、長年利用していたX-pointのサポート終了がきっかけとなり、X-point Cloud（エクスポイントクラウド）への移行を決定。
約1ヶ月の導入作業により、すべてのマスタデータや帳票を移し替え、システムの完全移行を実現した。
これにより、サーバメンテナンスなどに要していた保守コストが削減されたほか、ユーザ画面の操作性向上や画面動作の円滑化など、システムの利便性向上も進んでいる。

課題・背景

• 2027年にオンプレ版のX-pointのサポートが終了
• X-pointのサーバが保守期限を迎え、クラウド移行を検討
• クラウド移行後の操作性やUIの変化を懸念

業務効果

• 約1ヶ月半の手軽な導入作業でクラウド版への移行を実現
• サーバが不要になり、メンテナンスなどの保守コストが削減
• システムの操作性が向上し、従業員からの問い合わせもほぼゼロ

1961年に神奈川県川崎市に開校した大学受験予備校を皮切りに、60年以上にわたって、数多くの生徒を世に送り出してきた城南進学研究社。近年では、少子
高齢化の流れを受け、乳幼児教育や社会人教育にも事業領域を拡大し、「総合教育ソリューション企業」へと変貌を遂げた。現在は学習塾のほか、乳幼児・小
学生向けの育児教室、英語教室、保育園、社会人向けの英会話スクールなど幅広い事業を展開。さらに、ICT教材の開発やAIを利用した学習管理システムの導
入など、新たな時代に対応した「学びのアップデート」にも力を入れている。

さらに、顧客向けだけでなく、社内業務のデジタル化も積極的に推進。2009年からはオンプレミス版のX-pointを利用し、精算業務や購買業務、稟議書などの
申請書をデジタル化している。2000年代からの事業拡大に伴い、小規模拠点が各地に急増し、紙の申請書による精算業務が不都合になったことが導入のきっ
かけだった。同社は、X-pointを100ヶ所以上の拠点に展開し、約13年間に渡って申請業務を支えるツールとして活用してきた。

そうしたなか、2022年に転機が訪れる。オンプレミス版のX-pointの新規販売が終了し、2027年のサポート終了が決定したのだ。時を同じくして、同社では
サーバの保守期限が目前に迫っており、X-pointのリプレイスを余儀なくされることとなった。しかし、システムの移行にあたっては複数の懸念点があったと
経理財務部部長の櫛渕竜二郎氏は語る。

「当社では、X-pointをサイボウズのグループウェア『Garoon（ガルーン）』とシングルサインオン（SSO）で連携させて利用していたのですが、システムの
移行後も、この連携を維持できるのかが懸念されました。また、既存のX-pointのなかにはJavaScriptで機能を拡張した帳票が複数あったため、それらをその
まま移行できるのかも気がかりでした。出来るだけ移行の手間は少なくしたいと思っていましたし、何より移行後にUIや帳票の内容が変化してしまうと、ユー
ザに無用な混乱を招いてしまいます。そのため、X-pointからの移行にあたっては、システムの利便性はもちろん『現状を維持したまま、スムーズに移行でき
るか』を重視していました」（櫛渕氏）。

こうしたなかで、城南進学研究社は新たなシステムの選定作業に入る。オンプレミスの製品も含めた複数のシステムの比較検討を行い、X-pointからの移行に
向けて動き出した。

複数の製品を比較検討した末に、城南進学研究社はX-point Cloudの導入を決めた。ランニングコストを含めた導入費用については、競合製品と同程度であっ
たが、「ユーザの利便性」が決め手になった。サポート終了により移行が迫られたものの、ユーザはすでにX-pointの機能や操作性に慣れているため、移行後
の混乱を防ぐにはX-point Cloudが最も適していると判断した。

導入作業は2022年5月から開始され、主に二つの段階で進められた。一つ目は既存のサーバに保存されたバックアップデータの移行、二つ目はデータ移行後の
動作確認や検証。導入作業を担当した情報システム部マネージャーの肥田野忠氏は、その過程を振り返る。
「導入作業は、まず、サーバのバックアップデータをベンダー側にクラウド環境へ移行してもらい、その後、当社側で動作確認を行うといった流れです。つま
り、当社側で行う作業は実質的には動作確認のみであり、予想以上に手間が少なかったです。実際に、約1ヶ月半で導入作業を終えることができましたし、私
個人の実感としては『ほとんど何もしなかった』という感覚すらあります」（肥田野氏）。

当初懸念していた他システムとの連携や既存の帳票も不備なく移行することができた。Garoonとの連携については複雑な設定は不要であり、Garoon側でサー
バのホスト名を変更するだけで、従来と同様のSSOが実装された。また、JavaScriptで機能を拡張した帳票についても不備なく移行され、以前と同じUIや動作
で利用できた。こうした手軽かつスムーズな導入作業を通じて、城南進学研究社はオンプレミスからクラウドへの移行を進めていった。

2022年6月中旬、城南進学研究社はX-point Cloudの運用を開始した。オンプレミス版で運用されていた25種類の帳票はすべて移行され、契約社員を含む全社
員に利用されている。申請方法や回付ルートは以前と同様であり、JavaScriptで機能がアドオンされている帳票についても以前と同じように利用できる。その
ため、ユーザが操作に混乱し、業務に支障が出るトラブルは一切発生しなかった。事実、X-point Cloudへの移行後、操作などに関するユーザからの問い合わ
せはほとんど届いていないという。

また、サポートを終了するX-pointとは異なり、X-point Cloudは継続的な機能アップデートを実施している。経理財務部リーダーの岡崎広明氏は、こうした
機能アップデートにより、以前よりも操作性が向上していると話す。
「例えば、X-pointでは『複数のブラウザで申請書を表示する』ことができず、申請書を見比べたいときには、画面を行ったり来たりしなければいけませんで
した。それが現在では可能になっています。私は経理財務部門で経費精算や出張費精算の処理業務などを担当していて、申請書を見比べる機会も多いので、こ
うしたアップデートは業務効率の向上に非常に役立ちます。また、クラウド版に移行してから、画面遷移の速度も上がっていますし、私だけでなく、多くの社
員が操作性の向上を実感しているのではないでしょうか」（岡崎氏）。

さらに、サーバが不要になったことのメリットも大きい。これまで、城南進学研究社では、定期的なサーバメンテナンスに一定の手間が費やされていたほか、
サーバトラブルによるシステムの停止も複数回経験している。X-point Cloudへの移行により、こうした保守コストは削減され、情報システム部への業務負荷
が大幅に軽減された。

以前の業務を維持したまま、システムのクラウド移行を実現した城南進学研究社。同社は、今後、X-point Cloudのさらなる適用範囲拡大を目指している。
その一つが、電子帳簿保存法への対応だ。同社は経費精算や出張費精算、請求書処理をX-point Cloudで行っているが、領収書などの証憑については、現在も
原本で回収している。また、取引先からPDFなどで送付された証憑についても、経理財務部門の担当者がファイル名を一つひとつ入力し直し、一定の形式に整
えてからドライブに保管するといった作業が残存している。そのため、今後は他システムとの連携を進めながら、証憑のスキャナ保存の実現を目指す。

最後に、X-point Cloudへの評価について尋ねると、執行役員CAO管理本部長兼情報システム部長の服部和佳子氏は「現在、オンプレミス版を利用している企
業であれば、十分、利用価値はあります」と答えた。
「使い慣れたシステムを全く別のものに変更するのは、膨大な手間を要しますし、何よりユーザからの反発が大きくなりがちです。また、新たなシステムの操
作方法をレクチャーするのにも時間や手間がかかってしまいます。そのため、すでにX-pointを利用していて、機能や操作性に不便がないのであれば、クラウ
ド版に移行するのが合理的だと思います。特に、当社では短期間でスムーズにクラウド版に移行することができたので、導入にはとても満足しています」
（服部氏）。

さらに、服部氏は、今後はシステムの管理者側のトレーニングを強化したいと語った。特に、帳票の作成担当者を数多く養成することで、社内業務のデジタル
化やシステムのさらなる利便性向上を推進したいという。

市場環境の激しい変化が続く昨今、企業には機動的で柔軟性の高い組織運営が求められている。そうしたなかで、DXを加速させ、インフラの保守コストを低減
させるクラウド移行は欠かせない取り組みだ。しかし、その一方でクラウド移行に伴う工数やコストに躊躇する企業も少なくないはずだ。そうした企業には、
短期間でスムーズなクラウド移行を実現した城南進学研究社の事例が参考になるに違いない。