医療法人健誠会　湯田内科病院のワークフローシステム導入事例

内科を中心に、急性期医療からターミナルケアまで地域に密着した医療・介護サービスを提供する医療法人健誠会では、電子カルテなどのIT化が進む一方で、事務業務のシステム化が遅れており、過去に導入した簡易ワークフローも現場に定着せず紙運用が残っている状況でした。
これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。だれでも簡単に使える操作性により、稟議や休暇申請などのペーパーレス化を実現し、決裁期間の大幅な短縮や管理部門の負荷軽減に成功しています。

課題・背景

・事務業務のシステム化が遅れており、ペーパーレス化が課題に
・簡易的なワークフローでは機能や使い勝手に制限があったため現場に受け入れられず
・稟議の決裁に最長で10日間以上かかることもあり、決裁遅延が発生

業務効果

・稟議の決裁にかかる期間が最短3日〜最長10日以上から、離れた施設からの起案でもほぼ翌日に短縮
・休暇申請データの絞り込みや出勤簿との突き合わせが容易になり、人事担当者の業務負荷が大幅に軽減
・決裁後の修正不可によるコンプライアンス強化、書類の紛失リスク排除と保管スペースの削減が実現

同社では、2006年の電子カルテシステム導入をはじめ、30以上のシステムを活用してデータ管理に努めてきました。しかし、それに付随する稟議や申請といった事務業務のシステム化は遅れており、紙書類が残っていました。

過去には簡易的なワークフローシステムを利用したこともありましたが、機能がシンプルすぎたことや帳票画面の使い勝手に制限があったことから利用者に受け入れられませんでした。その結果、紙の稟議書と並行して運用せざるを得ず、休暇申請などの他業務へ展開することも難しい状況に陥っていました。

そこで、この状況を打破するため、利用者に受け入れられる使いやすいワークフローの導入検討を開始されました。検討を進められる際には「使いやすさ」を評価するために4つの製品要件を定義されました。

・だれでも簡単に使える操作性
・帳票フォーマット作成の容易さ
・柔軟なルート設定と差し戻し機能
・既存環境との連携と実施管理

第一に、PC 操作に不慣れな職員も含め、全員が頻繁に利用するシステムであるため、紙の帳票と同じ感覚で直感的に操作できることが求められました。

次に、運用面での負担軽減も重視され、導入後に自社で帳票フォームを容易に作成・修正できること、さらに実際の業務プロセスに即して運用できるよう、承認ルートを柔軟に設定・変更できることが要件として挙げられました。

機能要件としては、差し戻し機能を備えていることに加え、同社で既に利用しているグループウェアとの連携が可能であること、そして実施管理を行えるかどうかが、システム選定における重要な確認項目とされました。

上記の要件を満たしているか検討を進めた結果、以下の4つのポイントが決め手となりエクスポイントの導入を決定しました。

エクスポイントは紙イメージのフォーマットで申請承認を行うことができます。今まで利用していた書類の見た目を再現したフォーマットを作成することも可能なので、システムをあまり利用したことがない方でも抵抗感が少なくご利用いただくことができます。

また、ログインした後最初に表示されるトップページには、どこから何を操作すればよいのかわかりやすくするためのアイコンや、承認待ち件数などがわかるガジェットが設置されており、どこから何を操作するかわかりやすくする工夫がされています。

エクスポイントはノーコードでフォーマットを作成することが可能です。フォーマット作成用ソフト「eFormMaker」上でドラッグアンドドロップ操作のみで作成することができます。また、計算式の挿入や、指定した値を自動で取得する初期値の設定などの簡単なカスタマイズもノーコードで実装可能なため、様々な運用へ柔軟に対応することもできます。

エクスポイントの承認ルート機能は、条件分岐によって複雑なフローにも対応することが可能。書類の内容もしくは申請者の属性（部署、役職など）を条件とした分岐を組むことができるため、分岐が細かいフローにも対応することができます。
また、承認者を相対指定（部署や役職など個人名ではない指定）をした際には、該当者がいない場合に自動で上位の部署や役職を探して承認者を割り当ててくれるため、確認漏れを防ぐこともできます。

エクスポイントは各種グループウェアとの連携が可能です。対象の製品はサイボウズGaroonとOffice、kintone、desknet’sやSharepoint、Google Workspaceとなっており、連携することで、シングルサインオンと、グループウェア画面上での申請承認用ガジェットの表示が可能となります。
普段利用しているグループウェアの画面から申請承認が行えるようになるため、業務効率化をしつつ、ワークフローの定着率向上にもつながります。

エクスポイントの導入後、年間約500件の稟議書決裁や、年間2,000件以上の休暇申請がエクスポイント上で運用されています。これらに加え、物損報告書や議事録の管理など合計4つの業務がペーパーレス化されました。

導入前は、紙の稟議書を回して決裁が下りるまでに最短でも3日間、最長で10日間以上もの時間がかかっていました。しかしシステム化により、離れた別の施設から起案された場合であっても、ほぼ翌日にはスピーディに決裁が完了するようになりました。

年間2,000件以上の処理が発生する休暇申請業務では、データを絞り込んでから処理できるようになりました。これにより、取得日数の確認や出勤簿との突き合わせ作業などが容易になり、人事担当者の負荷が大幅に軽減されています。
さらに、決裁後に内容を修正できない仕組みになっているためコンプライアンスの強化につながり、差し戻しの手続きも容易に行えるようになっています。

これまでは稟議書や申請書、議事録などをすべて紙で運用していたため、バインダーに綴じて保管する手間や、物理的な保管スペースが必要でした。システム化によってこれらが不要となっただけでなく、紙特有の紛失や取り間違いといった人為的リスクも排除できました。
また、データとして一元管理されるようになったことで、外部からの監査などに対しても柔軟に対応できるようになり、さまざまな場面で発生していた業務のムリ・ムダ・ムラが解消されています。

＊ 取材日時 2015年8月 ＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。