株式会社サンヒルのワークフローシステム導入事例

ベアリングをはじめとした金属・樹脂部品の製造・販売を手がける株式会社サンヒルは、従来から課題となっていた紙の帳票による申請業務を刷新するため
X-point Cloud（エクスポイントクラウド）を導入。
グループウェアとの連携などを通じて現場への定着を図り、申請業務のデジタル化を推進した。これにより、同社は10種類の紙の帳票をX-point Cloudに移行
し約10,000分／年の業務時間を削減。さらに、申請時間の短縮による意思決定の迅速化を実現したほか、デジタルに親和的な組織文化の醸成にも成功した。

課題・背景

• 紙の帳票が申請業務の効率化を阻害
• 申請書の回付に時間を要し、意思決定が遅滞
• 紙文化が根強く、DX推進の障害に

業務効果

• 紙の帳票が削減され、約10,000分／年の業務時間を削減
• 承認漏れなどが大幅に減少し、意思決定が加速
• デジタルへの抵抗感が減り、DXを後押しする文化が醸成

三重県松阪市に本拠を置くサンヒルは、創業以来、機械の軸をなめらかに回転させる部品である「ベアリング（軸受）」を中心に、金属・樹脂製品の製造販売
を手がけてきた。同社のモットーである「“ものの形”ではなく“ものの生命”を買っていただく」を体現するため、製品提供を通じて、自動車や産業機械、家電
など、人々の暮らしを支える各種製品に生命を吹き込むのが役割だ。

こうした製品提案を実現するため、日夜、サンヒルは顧客提案力の向上や海外ネットワークの連携強化に取り組んでいる。特に、いち早く手がけたのが海外事
業だ。同社は四半世紀以上前の1998年には中国に系列会社を立ち上げ、2002年には海外子会社である「無錫勝喜路機械有限公司」を設立。その後も積極的な
海外事業展開を進め、現在では中国やベトナムにも現地法人を有するなど、強固な海外ネットワークを構築している。

さらに、近年ではデジタル化にも積極的だ。同社はBtoBビジネスモデルのさらなる発展と新たなビジネスモデルの模索のためにデジタルマーケティングを加速
させており、ECサイトの開設やSNSを通じた広報活動に力を注いでいる。また、デジタル化の波は社内の業務にも波及しており、2021年にはX-point Cloudを
導入して、アナログな業務環境を刷新した。この経緯について、総務課の高橋良尚氏は説明する。

「以前、当社では紙の帳票を用いて申請業務を行っていました。具体的には、サーバ上に保管したExcelフォーマットから申請書を作成し、紙に印刷して回付
する流れです。もちろん、紙の帳票を回付するのには時間がかかりますし、当社は海外拠点を複数有しているため、承認者が海外出張している際などには申請
が滞ってしまいます。そのため、申請書のデジタルデータをメールやチャットに添付して送付することもありましたが、他のメールに埋もれるなどして承認漏
れが発生するケースが少なからずありました。承認の遅滞は意思決定の遅れに繋がりますし、円滑な組織運営を阻害します。しかし、以前の当社は紙文化が根
強く、なかなかデジタル化に踏み出せずにいました」（高橋氏）。

X-point Cloudの導入以前、サンヒルが日常的に利用していたデジタルツールはグループウェアのみだった。他の業務については、紙の帳票で処理されるのが
通例であり、従業員の間にはデジタル化への強い抵抗感があった。しかし、ある出来事をきっかけに、サンヒルはX-point Cloudの導入に向けて動き出すこと
になる。

X-point Cloudの導入のきっかけになったのは、2021年6月にオンライン開催されたIT製品の展示会だった。このイベントにサンヒルから情報システム担当者
が2名参加したが、その際にX-point Cloudに強い関心を抱いたのだという。当時の状況について、イベントに参加した情報課の井上恵一氏は振り返る。

「ワークフローシステムというITツールが存在していることはもちろん知っていました。しかし、当時はどの製品も機能の柔軟性に欠ける印象で関心を抱けな
かったのが正直なところです。例えば、当社は営業部に東日本エリア、中日本エリア、西日本エリアと3つのチームを設け、それぞれのチームにエリア長を据
えています。この階層は営業部のみに存在し、その他の部門もそれぞれで役職階層が微妙に異なります。そのため、ワークフローシステムを導入するのであれ
ば、柔軟に承認ルートを設計できる機能が必要なのですが、それが可能な製品にはなかなか出会えませんでした。しかし、X-point Cloudは違いました。役職
の設定や承認ルートの条件分岐を柔軟に設定できることはもちろん、加えて既存の紙の帳票のレイアウトを画面上で再現することができ、当社が求める機能を
すべて備えていました。ほとんど一目惚れと言っていい感覚でしたね」（井上氏）。

さらに、展示会での営業担当者の対応にも好感を抱いたと井上氏は話す。X-point Cloudに興味を持った井上氏は、製品の機能やクラウドの性能などについて
詳細に尋ねたが、営業担当者は一つひとつの質問に的確に答えた。これがきっかけとなり、井上氏らはX-pointCloudの導入を開始する。しかし、導入には社内
から承認を得なければならない。そのため、井上氏らは導入後の費用対効果を試算し、社内に向けてツールの有用性をアピールすることに決めた。その結果、
算出されたのが約280,000円の経費削減効果だった。この結果にサンヒルの経営陣は手応えを感じ、X-point Cloudの導入が決まった。

2021年7月、サンヒルは井上氏らを中心にX-point Cloudの導入に着手する。しかし、この取り組みには障壁も少なくなかった。特に大きかったのが従業員ら
のデジタルツールへの抵抗感だ。特に、長年、紙の帳票を用いた業務に慣れ親しんでいたベテランの従業員からは不安の声も挙がっていた。そこで、導入に伴
うハレーションを抑制するため、複数の施策を推進する。その一つが、グループウェアとの連携。当時、グループウェアの利用はすでに社内に定着していたこ
とから、X-point Cloudをグループウェアのトップ画面から利用できるようにすることで、抵抗感の緩和を目指した。さらに、既存の紙の帳票や承認ルートを
可能な限り再現することで、従業員が操作に馴染みやすくなる工夫も行っている。
こうした地道な活動を通じて、サンヒルはX-point Cloudを自社の現場に根付かせていった。

現在、サンヒルでは全部署の9部門、全従業員53名にX-point Cloudが利用されている。運用中の申請書は10種類。利用頻度の多い申請書からデジタル化に着
手し、カットオーバー後も着実に数を増やしていった。運用開始から3年ほどが経過したが、申請回数はすでに1,800回／年ほどにのぼっている。まさにサン
ヒルにとって、X-point Cloudはなくてはならないツールに成長した。
　
これによる導入効果も明らかだ。その効果について高橋氏は説明する。
「業務効率化の効果がさまざまな場面で現れています。例えば、私が処理に関わる『購入依頼書』です。従来、購入依頼書は、紙の申請書に見積書などを貼付
して申請していましたが、購入金額ごとに最終決裁者が分岐するため、回付ミスや差し戻しなどが度々起こっていました。また、メールやチャットに添付して
回付されることもあったため、紙の帳票とデジタルデータが混在しており、処理や保管にも手を焼いていました。しかし、現在では条件分岐機能を活用して、
購入金額ごとに承認ルートが自動設定されるほか、承認後にはX-point Cloud上にすべての申請書が保管されるため、処理の手間も大幅に削減されています。
購入依頼書には、従業員自ら経費申請をさせることでコスト意識を醸成する役割もあります。そのため、すべてを自動化するわけにはいかないのですが、X-
point Cloudの機能のおかげで、業務の重要な部分は残しつつ、デジタル化や効率化を進めることができています」（高橋氏）。

こうした効率化の効果は他の申請書でも生まれており、サンヒルでは現在まで約10,000分／年の業務時間が削減されている。今後、X-point Cloudの導入範囲
拡大を通じて、この効果をさらに引き上げていく方針だ。さらに、X-point Cloudの導入は組織文化にもポジティブな影響をもたらしている。X-point Cloud
の導入をきっかけにデジタル化への抵抗感が和らぎ、DXに向けた体制構築が進んでいるのだ。事実、X-point Cloudの導入以降、サンヒルは勤怠管理システム
などのデジタルツールを導入し、日常の業務に定着させている。身近な業務である申請業務をデジタル化することで従業員のデジタル化への意識変革を促し、
長年残存していた紙文化を刷新するきっかけになったのだ。

今回の導入を振り返って、井上氏は「X-point Cloudの機能をいかに活用するかがポイントだった」と語る。

そのうえで、かつてのサンヒルと同様に紙文化の根強い組織にこそX-pointCloudの導入をきっかけとして勧めたいと話す。
「『役職の階層が複雑』『独自の組織文化がある』といった理由からデジタル化に踏み出せない組織は多いと思います。しかし、それらの課題を解決できる機
能をX-point Cloudは備えているので、まずは導入してみることをお勧めしたいです。当社の場合も、機能を使いこなすまでに多少のトライアンドエラーは必
要でしたが、慣れてしまえば、さまざまな業務をすんなりデジタル化することができました。『うちにデジタル化は難しい』と思っている方にこそ興味を持ってほしいですね」（井上氏）

デジタル化による業務効率化を起点に、組織文化の変革も実現したサンヒル。
同社のさらなる飛躍を支えるツールとしてX-point Cloudは重要な役割を果たしている。