株式会社ニーズウェルのワークフローシステム導入事例

⾦融系システム開発を中⼼とした業務系システム開発、基盤構築、コネクティッド開発、各種ソリューションをトータルで提供するシステムインテグレータである株式会社ニーズウェルでは、紙の申請書で発生していた「ヌケ・モレ・ムダ・ムラ」を解消し、上場や今後の成長に向けた内部統制の強化が急務となっていました。
これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。紙の見た目をそのまま再現できる柔軟性を活かしてデジタル稟議を実現し、決裁スピードの大幅な向上と、IPO準備にも耐えうる業務の可視化・監査対応に成功しています。

課題・背景
・紙ベースの運用により、累積的に増え続ける紙の管理が課題に
・不要な添付資料の追加や書類の紛失など業務に多くの「ヌケ・モレ・ムダ・ムラ」が発生
・上場を見据えた内部統制の強化が必要に

業務効果
・上場時の監査でもスムーズなチェック対応が可能に
・決裁までのスピードが体感で3分の1程度に短縮
・業務のボトルネックが可視化され、業務分担の見直しによる全体最適な効率化を実現

同社では以前、Excelで作成した申請書類を印刷し、物理的なハンコで押印処理を行っていました。この運用では、本来不要な資料が追加されて本当に確認すべき情報が分かりづらくなったり、書類が紛失したりする問題が発生していました。

また、全社共通のフォーマットがあるにもかかわらず、いつの間にか項目が勝手に追加されているなど、多くの「ヌケ・モレ・ムダ・ムラ」が生じていました。これらの課題は業務の混乱を招くだけでなく、情報漏洩や改ざんのリスクを高め、会社全体の生産性低下につながるため、今後のさらなる成長と上場に向けた内部統制の強化が急務となっていました。

そこで、「業務改善」と「内部統制強化」の2つを実現するためにワークフローの検討を開始しました。これらを実現するため、検討を進める際に2つの要件を定義されました。

当時Excelを使っていたため、書類の見た目の変更に抵抗を感じる社員が多いことが予想されました。そのため、紙の書類の見た目のまま使えることが最も優先度の高い検討軸となりました。

申請内容に不備があった場合でも、一から起案し直す必要がない利便性が求められました。システム上で申請者と承認者が会話するように起案から修正の差し戻し、再度申請の流れを行え、その修正履歴がしっかり残ることも重要な要件でした。

上記の要件を満たす複数製品を比較検討した結果、主に以下の2つのポイントが決め手となり、同社はエクスポイントの導入を決定しました。

エクスポイントは紙イメージのフォーマットで申請承認を行うことができます。そして、現在利用されている書類の見た目を再現した書類を作成することが可能です。
フォーマット作成用のソフト「eFormMaker」へ現在利用されている書類を画像として取り込むことで、同じ見た目のフォーマットを作成することができます。作成自体はドラッグアンドドロップ操作でできるため、プログラミングなどシステムの知識は必要なく作成することができます。

エクスポイントでは、柔軟に承認ルート設定を行うことが可能です。
例えば、書類の内容によって承認ルートが変わる際には、条件分岐を活用することで複雑なフローにも対応することができます。条件分岐は申請者の属性（部署や役職）と書類の記入内容を対象に設定できるため、様々な運用に対応可能です。

また、差し戻し機能によって、書類に不備があった際には、差し戻された書類を修正して再度申請することができるため、起案しなおす必要がなくなります。差し戻し先は自分より前のフローにいる人全員を選択できるため、1人ずつ差し戻してフローを戻す必要もなく、業務効率化を実現できます。

エクスポイントの導入により、上場監査をクリアするための業務フローの可視化に成功しました。また、決裁にかかる時間がおよそ3分の1に短縮されるなど、業務効率化も実現しています。

過去のJASDAQ上場時はExcelベースの運用で監査を受けたため書類が山積みでしたが、東証二部への市場変更の際はエクスポイントが社内に浸透していたため、監査で稟議プロセスや書類の提出を求められた際も、デジタル化によりすぐに検索してチェックしてもらうことができ、スムーズに監査をクリアできました。
リスクのキーコントロールに対して業務フローの可視化と精査が行われ、強固な内部統制が築かれています。

ペーパーレス化により、決裁までのスピードが体感で3分の1程度になり、最短1日で決裁が下りるようになりました。意味のないスタンプラリーが排除され、テレワークでも仕事が進めやすい環境が整いました。

承認が滞りやすい人を可視化できたことで、業務過多などのボトルネックが浮き彫りになり、業務分担の見直しなど全体最適な効率化につなげることができました。
また、申請者が内容をいかに分かりやすく簡潔に記載するかを考えるようになるなど、会社全体で業務改善への意識が高まりました。この意識の変化は、ESGやSDGsといった社会的責任を果たす活動にもつながる良い成長サイクルを生み出しています。