油化産業株式会社のワークフローシステム導入事例

1917年に創業され、現在は日油グループの一角として化学品・化学薬品の研究・製造・販売を担っている油化産業株式会社（以下、油化産業）は、紙の申請書の郵送や回収に時間がかかり、意思決定の遅れや保管コストの増大といった課題を抱えていました。
これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイントクラウド」を導入。紙の申請書を電子化することで10万枚以上の用紙削減を実現し、コロナ禍におけるリモートワークへの移行にもスムーズに対応しています。

課題・背景

• 紙の申請書による決裁の遅滞
• 決裁後の申請書の保管コストの増大
• 遠隔地の拠点から紙の申請書を郵送する手間

業務効果

• 約40種類の申請書を電子化
• 約8年間で10万枚以上の用紙削減効果
• 紙の申請書の回収・集計業務の効率化

同社では紙の申請書による業務課題が浮き彫りになっていました。紙の申請書は決裁が滞りやすく、意思決定の遅れや機会損失の要因となっていたうえに、決裁後の書類は総務部門がファイリングして外部倉庫に保管しており、増え続ける書類のためのスペースや管理コストが負担となっていました。
さらに、福岡営業所など遠隔地の拠点から書類を郵送するのに日数を要し、給与計算に直結する勤怠関連の集計に遅れが出ることも大きなネックでした。

こうして、2011年の本社移転を機に情報システムの見直しを進める中で、ワークフローの検討を開始しました。選定を進める際には、「現運用との親和性」を重要視しており、これを評価するため2つの要件を設けられました。

決裁後に申請書を申請者に差し戻すなど、自社の業務プロセスに合わせた複雑・特殊な承認ルートを柔軟に設定できる機能が必要とされました。

社員が複数のシステムのIDやパスワードを管理することは業務負荷につながるため、導入予定のグループウェアからシングルサインオンでログインできることが求められました。

上記の要件に当てはまる複数製品を比較検討した結果、主に以下の2つのポイントが決め手となりエクスポイントクラウドの導入を決定しました。

エクスポイントクラウドでは、柔軟に承認ルート設定を行うことが可能です。
要望として挙がっていた差し戻しについては、差し戻し先が自分より前のフローにいる人全員を選択できるようになっているため、1人ずつ差し戻してフローを戻す必要もなく、業務効率化を実現できます。また、決裁後に申請者へと戻すというフローについても実現可能で、承認フロー内に申請者を組み込むことができるようになっております。

また、書類の内容によって承認ルートが変わる際には、条件分岐を活用することで複雑なフローにも対応することができます。条件分岐は申請者の属性（部署や役職）と書類の記入内容を対象に設定できるため、様々な運用に対応可能です。

エクスポイントクラウドは、事例で挙がっていた「desknetʼs NEO」を含む各種グループウェアとの連携が可能です。
連携をすることで、グループウェア画面上からシングルサインオンでのログインが可能となります。ID、パスワードの管理が不要となりユーザーの負担を軽減することができます。

また、グループウェアの画面上に申請承認用のガジェットを表示させることも可能です。普段利用しているグループウェア画面上からワークフローの操作ができるため、抵抗感が少なくご利用いただくことができます。

エクスポイントクラウドの導入から8年以上が経過し、ペーパーレス化によって約10万枚の用意削減を実現しました。また、海外拠点を含む全社員が利用するインフラとして定着しており、下記3点の成果をもたらしています。

月間約400件行われるマスタ登録申請をはじめ約40種類の申請書が電子化され、累計で10万枚以上の用紙が削減されました。外部倉庫での書類保管量も大幅に圧縮され、物理的な管理コストの削減に成功しています。

これまで遠隔地からの郵送に頼っていた休暇届や残業届の回収が不要になりました。給与計算に直結する勤怠関連の集計作業が劇的に効率化され、集計ミスの要因を取り除くことができました。また、直感的なUIのおかげで、導入から8年間、社員からの操作に関する問い合わせはほぼ発生していないとのことです。

コロナ禍においては、社員それぞれの勤務スケジュールをシステム上で報告させ、CSV出力して勤怠システムへ取り込む運用を構築しました。これにより、時差出勤や在宅勤務などの複雑なスケジュールを正確に把握し、リモートワークへスムーズに移行できました。
また、契約書の新規発行時の採番や一覧検索にも活用されており、申請業務の枠を超えて幅広く機能しています。