株式会社加藤建設　のワークフローシステム導入事例

愛知県に本拠を置き、地盤改良などの土木工事に強みを持つ株式会社加藤建設（以下、加藤建設）は、さまざまな業務上の非効率の要因となっていた紙の申請書を電子化するためX-point Cloud（エクスポイントクラウド）を導入。
約3年間の運用を通じて、工事関係書類を含む約100種類の申請書を電子化し、申請書の手戻りや転記ミスなどを大幅に削減した。
さらに、同社は他の業務システムとのデータ連携やRPAなどを駆使し、転記作業やダブルチェックなどの定型業務も削減。全社的な業務効率化を実現し、建設DXに向けた組織基盤の構築に成功している。

課題・背景

• 全国の拠点で利用されている紙の帳票が標準化・一元管理の妨げに
• 既存システムの機能的な制約により、電子化の推進が困難
• アナログな文化が根強く、業務のデジタル化に歯止め

業務効果

• 紙の帳票の電子化により、申請業務の時間を約50%削減
• X-point Cloudの各種機能により、約100種類の申請書が電子化
• X-point Cloudのクエリ出力よりRPAなどを活用して、業務のデジタル化が大幅に推進

愛知県海部郡を本拠に、北海道から九州まで約20ヶ所の拠点を展開する加藤建設。従業員はグループ会社を含めて約450名と中規模だが、その技術力は大企業
にも引けを取らない。そのひとつは、同社が独自開発した地盤改良技術「パワーブレンダー工法」。現在、国の標準工法として認定され、中層地盤改良工法と
してNo.1のシェアを誇る。そのほか、アーバンリング（分割組立型土留壁）を用いた狭隘なエリアでの立坑・基礎構築技術「アーバンリング工法」も同社発で
あり、優れた技術力が公共機関やゼネコンから高い評価を得ている。

また、同社は環境配慮活動に注力しているのも特徴的だ。SDGsが世間的な注目を集める以前から、同社は生態保護活動や地域向けの交流イベントの開催など
の「エコミーティング」を実施。長年にわたって、建設業と自然環境保護の両立、並びに建設業の魅力発信に取り組んできた。

高い技術力や環境配慮活動で注目を集める一方、デジタルの領域でも加藤建設は先進的な取り組みを進めている。同社は2019年にX-point Cloudを導入し、約
3年間の運用を通じて、申請業務のほぼすべてを電子化した。「紙文化」の根強い建設業界にあって、業務のデジタル化を実践する稀有な企業でもあるのだ。そのきっかけとなったX-point Cloudの導入経緯について、FA室システム課の伊藤雅透氏は振り返る。

「以前、私はSIerに勤務していたので、入社後には前職との大きなギャップを感じました。ほとんどの業務で紙の書類が使われており、申請業務も印鑑による
承認が大前提。社長決裁の申請書は、全国から本社に書類を郵送しなければならず、その量は毎月段ボール10箱分にものぼりました。また、申請業務の過程で
は、誤記による手戻りやシステムへの転記作業などの数々のムダが発生しており、業務効率化を阻害していました。この状況を変えるため、一度、既存のグループウェアのワークフロー機能で申請書を電子化してみたのですが、機能的な制約からなかなか取り組みが進みませんでした。こうしたなかで、ワークフロー
システムの導入を検討するようになりました」（伊藤氏）。

グループウェアで申請業務の電子化を試みた伊藤氏だったが、同システムのワークフロー機能は、承認ルートの自動分岐やタブ表示などの入力補助を備えてお
らず、複数の部門が関係する複雑な申請業務を電子化するには適していなかった。さらに、入力フォームも簡素でユーザの誤入力を招くおそれがあったため、
グループウェアで電子化できたのは、管理部門が主管する10種類ほどの申請書に留まっていた。こうした課題を乗り越えるため、伊藤氏はワークフローシステ
ムの導入に向けて動き出すことになる。

導入にあたって伊藤氏が求めたのは、複雑な申請業務を電子化できる機能だった。導入時には二つの製品で比較検討を実施。2製品ともに評価は高かったが、
申請フォームや承認ルートをより細やかに設定できるX-point Cloudを選定した。申請フォーム上に操作説明などを表示できる入力補助機能や、入力内容に
よって承認ルートを変更できる自動分岐機能などが決め手だった。

2019年初頭、加藤建設はX-point Cloudの導入を開始。伊藤氏が中心となり、既存のグループウェアで電子化していた10種類の申請書から移行を始め、その
後に紙の帳票を電子化する手順を踏んだ。まずは一部の部門のみで試験的にシステムを導入し、その反応を見て全社展開を進めるのが狙いだった。この際の試
験導入に、伊藤氏はたしかな手応えを感じたという。

「基本的には、私一人で申請フォームの作成や承認ルートの設定などを行いましたが、予想以上にスムーズに進行できました。シングルサインオンのソリュー
ション選定に手間取り、運用開始までに4ヶ月ほどかかってしまいましたが、それがなければおそらく1ヶ月ほどで導入できたと思います。また、特別なレクチ
ャーを行わなくても、管理部門のユーザがシステムを利用できたため、確信を持って全社展開に移行することができました」（伊藤氏）。

その後、伊藤氏は約30種類の申請書を追加し、2019年6月にシステムの全社展開を実現する。しかし、加藤建設のX-point Cloudの導入は、これで終わらなか
った。伊藤氏は全社展開後もX-point Cloudのさまざまな機能を活用し、申請業務のデジタル化を推進した。その一つが、工事関係書類の電子化だ。

工事関係書類とは、契約の受注から契約内容の確定までに作成する一連の申請書を指す。これらの申請書は主管部門が複数に分かれているほか、受注金額によっては承認ルートが変動するため、従来は電子化が困難だった。しかし、伊藤氏は自動分岐機能を利用して、変動する承認ルートをX-point Cloud上で再現。さらに、関連書類機能を活用して各書類を連携し、一連の流れで申請書を作成できる体制を築いた。これにより、以前は必要だった転記作業が省略され、申請業務は効
率化。さらに、CSVによる業務システムへのデータ連携も行うことで、処理業務に要していた工数も大幅に削減した。

現在、加藤建設ではグループ会社を含めた約450名の従業員がX-point Cloudを利用している。申請書数は約100種類。社内のほとんどの申請業務がX-point
Cloudで電子化されている。導入による効果も目覚ましい。例えば、一つの申請業務に要していた時間は平均で約50%削減。なかでも、勤務時間や残業代など
を申請する勤務届は、自動計算やカレンダーとの連携により、申請にかかる時間を約90%削減した。また、入力補助機能などの活用により、誤記による申請の
手戻りも約30%削減された。さらに、各拠点からの紙の帳票の郵送が不要になり、毎月段ボール10箱分もかかっていた郵送費が節減されている。

X-point Cloudの導入により、数々の成果を挙げた加藤建設。導入を担当した伊藤氏も申請業務の電子化については「ほぼ完了しました」と胸を張る。しか
し、同社はさらにその先を見据え、他システムとの連携による導入効果の底上げを図っている。その取り組みについて、伊藤氏は説明する。

「現在、取り組んでいるのはRPAの活用です。X-point Cloudにより、申請業務そのものは電子化することができましたが、承認が完了した後のデータを他の
システムに転記するなどのアナログな作業は、まだまだ社内に散見されます。そこで、X-point CloudとRPAを連携させ、入力作業などを可能な限り削減した
いです。例えば、現在は、他の業務システムのデータをRPAでX-point Cloudに連携し、申請書の作成時に利用できるといった仕組みを構築しています。今後
は、こうした仕組みをさらに増やして、社内全体での業務効率化を目指します」（伊藤氏）。

X-point Cloudの導入以降、加藤建設の社内ではデジタル化への意識が醸成され、現場部門から書類の電子化や業務効率化に関する相談が寄せられる機会が増
えたという。伊藤氏は、この社内の変化を追い風にRPAの活用範囲をさらに広げていきたいと話す。こうした伊藤氏の活動は社内でも高い評価を獲得。2019年
と2022年の2度にわたって社内表彰を受けている。

最後に、製品の評価について尋ねると、伊藤氏はX-point Cloudの充実した機能を高く買っていると話した。なかでも、バージョンアップごとに行われる新機
能追加への評価が高いという。

「X-point Cloudは申請フォームの作成や承認ルートの設定など、とにかく機能が充実していて、使い勝手が良い印象です。また、ユーザ企業の声をしっかり
受け止めながら、機能を強化していく姿勢にも好感を抱いています。私自身、以前、エイトレッドの方に『申請フォーム上に写真を表示できないか』と要望し
たところ、数ヶ月後には新機能として追加されるということがありました。バージョンアップによる機能追加はクラウド製品だからこその利点だと思います
し、今後も、こうした新機能を使いこなしながら、業務のデジタル化を進めていきたいですね」（伊藤氏）。

建設業における労働時間の上限規制などが施行される「2024年問題」を目前に、建設業界では生産性向上が急務になっている。そうしたなかで、デジタル技
術の活用は欠かせない取り組みといえる。デジタルの力を活用し、いかに自社の生産性を高めていくのか。その問いに向き合うとき、加藤建設の事例は数多く
の示唆を与えてくれるに違いない。