業務手続きでよくある課題をワークフローシステムが解決

ワークフローシステムを導入することで、業務手続きでよくある以下のような課題を解決することができます。

課題1：非効率的な申請書類の作成作業
課題2：申請書類の確認時に発生する抜け漏れや遅れ
課題3：不透明な承認フロー
課題4：不完全な情報共有
課題5：申請書類の送付や管理に関わるコスト・スペースの確保

業務手続きは部署部門を問わずあらゆる場面で行われるため、業務手続きにまつわる課題を解消することで組織全体の生産性を高めることができるでしょう。

ワークフローシステムの導入で得られるメリット

業務手続きは部署部門を問わずあらゆる場面で行われるため、ワークフローシステムを導入することで組織全体に多くのメリットをもたらします。

全従業員・・・紙とハンコによるアナログ業務の無駄が解消され、書類作成や申請のストレスから解放されます。
経営部門・・・決裁スピードが向上し、蓄積したデータに基づく精緻な意思決定につなげることができます。
営業部門・・・移動中などのスキマ時間で申請・承認を行えるので、わざわざオフィスに戻って事務作業を行う手間が削減され、営業活動に注力することが可能になります。
管理部門・・・社内手続きを一元管理することが可能になり、文書管理や問い合わせ対応の負担軽減につなげることができます。

ワークフローシステムで業務を改善するポイント

「ワークフローシステムはどのような業務に使えるのか？」を考えたとき、多くの方が最初に思い浮かべるのは、稟議のような「申請・承認・決裁など一連の流れの電子化」かもしれません。
しかし実際には、ワークフローシステムを活用することで文書を起点としたさまざまな業務を改善することが可能です。

ワークフローシステムの効果を最大限に引き出して業務改善を推進するには、「業務と文書がどのように結びついているのか」を明確にし、「文書移動によるタイムロス」と「文書管理の煩雑さ」をいかに解消していくかが重要なポイントとなります。

ワークフローシステムのリプレイスを検討するタイミング

「ワークフローシステムをリプレイスするとしたら、どのような時期やタイミングが適しているのか」という疑問を抱いている企業もいらっしゃることでしょう。
ワークフローシステムのリプレイスを検討する主なタイミングとしては以下を挙げることができます。

・既存のワークフローシステムに不満がある
・ワークフローシステムの管理コストが増大化している
・ワークフローシステムの利用範囲を拡大したい

とは言え、ワークフローシステムは日々の業務手続きと密接に関係しているため、リプレイスの際には移行時期や製品を慎重に検討することが大切です。

組織改編・人事異動に強いワークフローシステムの条件

ワークフローシステムは職務権限規程や組織図に基づいて業務手続きを電子化するため、組織改編や人事異動の影響が大きいシステムだと言えます。

企業規模が大きいほど、組織改編や人事異動を行う際の設定変更作業の負担は大きく、検証にも時間が掛かります。

組織改編や人事異動の際の業務負担を軽減し、スムーズに新体制へと移行するためにも、組織改編・人事異動に”対応できる”ワークフローシステムではなく、組織改編・人事異動に”強い”ワークフローシステムを選ぶことが大切です。

グループウェアとワークフローシステムを連携すべき理由

組織内での情報共有やコミュニケーションを効率化する目的でグループウェアを導入している企業は多いことでしょう。

グループウェアにはワークフロー機能が備わっている製品もあるため、「わざわざ専用のワークフローシステムを導入しなくてもよいのでは？」と考える方もいらっしゃるかもしれません。
しかし実際には、グループウェアのワークフロー機能と専用のワークフローシステムは機能の充実度も役割も異なります。

そして、グループウェアとワークフローシステムを連携することで互いのメリットをさらに引き出すことができるため、グループウェア導入企業がワークフローシステムを導入して連携するケースも少なくないのです。

働き方改革の推進にワークフローシステムが有効？

長時間労働の是正や柔軟な働き方への対応など、業種業界を問わず企業にとって働き方改革の推進は重要なテーマのひとつです。

じつは、ワークフローシステムは働き方改革の推進にも役立ちます。

業務手続きを電子化することで、紙ベースの作業で発生しがちなムダを解消し、間接業務に起因する長時間労働を是正することができます。

また、時間や場所の制約がなくなることで、テレワークをはじめとした柔軟な働き方にも対応しやすくなります。

さらに、業務の流れが可視化されることでボトルネックの特定・改善を行いやすくなり、組織全体の生産性向上につなげることが可能です。

オフィス移転時にワークフローシステムが活躍する理由とは？

オフィスを移転を計画・実行する際、以下のような問題が顕在化するケースが多々あります。

・多様かつ大量な紙文書の存在
・柔軟な働き方を阻害する業務フロー

こうした問題は、ワークフローシステムで解決することが可能です。

ワークフローシステムを導入することで各種社内文書のペーパーレス化を進めることができます。

また、ワークフローシステムの導入により業務手続き自体が電子化されるため、働く場所の制約を解消することが可能です。