ワークフローとは?

ワークフロー=業務手続きの電子化

ワークフローとは、一般的には「業務の流れ、もしくは流れを図式化したもの」です。
そして、「ワークフローシステム」は「それらの業務手続きの電子化」のことを指します。

ワークフローシステム(以下、ワークフロー)は、業務手続きを電子化することによって、これまでかかっていた業務負担を大幅に軽減します。
「稟議システム」や「電子決裁システム」と呼ばれるケースもあります。
昨今では、更新履歴の管理で改ざんの防止や早期の不正発見を目的としたワークフロー導入も進んでいます。

業務改善だけではどうしても削減できない各種申請や稟議などの「組織として必要な業務」を、
電子化によってスムーズかつスピーディに対応できるようにする仕組み、それがワークフローです。

ワークフローに関するお役立ち情報

ワークフローを導入
していないと発生する問題

紙文書のやりとりでタイムロスや
管理の手間が発生

書類のやり取りに時間が掛かる
郵送の場合は往復で4日、書類をさせるだけで96時間もタイムロス。
書類処理のために出社が必要
紙書類の手渡しや押印作業のために出社が必要。承認者に会えなければ待ちぼうけ。
申請書類の進捗状況が不明瞭
どこで時間が掛かっているのか、どこで書類が止まっているのか分からない。

ワークフローの導入で
得られる効果

決裁までの期間短縮や
管理の手間を解消

書類のやり取りが不要
郵送・メール・FAXを使った書類のやり取りが不要になり、システム内で完結。決裁までに掛かる期間が大幅に削減され、即時決裁が可能に。
オフィス外での申請や承認作業が可能
ワークフローによりオフィス外でも業務手続きが行えるようになるため、様々なワークスタイルに対応。また、緊急の承認依頼にも即時対応が可能に。
申請書類の承認状況が可視化
ワークフローでの申請後は、進捗状況が可視化。誰の承認で止まっているのか、申請書がひと目で判別可能に。

ワークフローを導入
していないと発生する問題

手作業での管理と保管場所の
確保が必要

デスク上で未整理の書類
未確認のまま乱雑に置かれた書類が山積みになり、分類や優先度も不明。
書類の管理や保管が手作業
ファイリングや管理簿への記入作業が膨大で、紙の場合は改ざんによる不正の懸念も。
かさばる書類ファイル
保管期間が決められた書類を処分できず、保管スペースが年々拡大。

ワークフローの導入で
得られる効果

書類管理の労力を大幅に軽減

書類の電子化により整理
山積みの書類も簡単に電子化。データ化されることにより、分類や優先度などの情報も、きちんと整理された状態に。
過去書類を簡単検索
必要な書類を探す際に「検索」が可能。書類項目や担当者名での検索だけではなく、指定した条件に該当する複数の書類を見付けることも容易に。
書類の保管枚数0
システム化により、これまで増加する一方だった書類が0枚に。書類の蓄積による保管スペースの圧迫も解消。

ワークフローを導入
していないと発生する問題

手書きによる労力と社内ルールの
不徹底

同じ内容でも毎回記入
定期代の申請や消耗品の購入など、同じ申請内容でも毎回手書きで申請。
1文字ミスでも書き直し
誤字脱字、差戻しによる修正。たった1文字でも初めから書き直し。
書類書式や承認ルートがバラバラ
古い書式を使った申請や、ルールに則らない承認ルートで処理されてしまう。

ワークフローの導入で
得られる効果

電子化による効率アップと
内部統制の実現

データ化された情報で簡単申請
書類のデータ化により、同じ申請内容を毎回手書きで申請する労力が不要に。また、該当の箇所のみをデータ上で書き直せるため、誤字脱字を修正する際、初めからの書き直しも不要に。
自動的にルール通りの運用
ワークフローで行う業務手続きは事前に設定した通りに行われるため、社内規定の運用ルールを徹底。過去書式の使用や、承認者を飛ばすなどのミスを防止。
全16
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