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ワークフローシステムとは何かをわかりやすく解説!
基礎から活用方法まで徹底紹介

ワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、各種申請や稟議をはじめ、組織内で行われているあらゆる業務手続きを電子化する仕組み・ソフトウェアのこと。
「稟議システム」や「電子決裁システム」とも呼ばれます。

ワークフローシステムの導入は、「仕事・業務(Work)の流れ(Flow)」を意味するワークフロー(Workflow)を最適化し、組織全体にさまざまなメリットをもたらします。

たとえば、

  • 生産性の向上やプロセスの最適化
  • 意思決定の迅速化や精度向上
  • ペーパーレス促進によるコスト削減
  • 内部統制・ガバナンスの強化
  • 柔軟な働き方への対応
  • DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進

など、多くの企業がさまざまな目的でワークフローシステムを導入・活用しています。

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業務手続きでよくある課題をワークフローシステムが解決

ワークフローシステムを導入することで、業務手続きでよくある以下のような課題を解決することができます。

課題1:非効率的な申請書類の作成作業
課題2:申請書類の確認時に発生する抜け漏れや遅れ
課題3:不透明な承認フロー
課題4:不完全な情報共有
課題5:申請書類の送付や管理に関わるコスト・スペースの確保

業務手続きは部署部門を問わずあらゆる場面で行われるため、業務手続きにまつわる課題を解消することで組織全体の生産性を高めることができるでしょう。

ワークフローシステムの導入で得られるメリット

業務手続きは部署部門を問わずあらゆる場面で行われるため、ワークフローシステムを導入することで組織全体に多くのメリットをもたらします。

全従業員・・・紙とハンコによるアナログ業務の無駄が解消され、書類作成や申請のストレスから解放されます。
経営部門・・・決裁スピードが向上し、蓄積したデータに基づく精緻な意思決定につなげることができます。
営業部門・・・移動中などのスキマ時間で申請・承認を行えるので、わざわざオフィスに戻って事務作業を行う手間が削減され、営業活動に注力することが可能になります。
管理部門・・・社内手続きを一元管理することが可能になり、文書管理や問い合わせ対応の負担軽減につなげることができます。

ワークフローシステムで業務を改善するポイント

「ワークフローシステムはどのような業務に使えるのか?」を考えたとき、多くの方が最初に思い浮かべるのは、稟議のような「申請・承認・決裁など一連の流れの電子化」かもしれません。
しかし実際には、ワークフローシステムを活用することで文書を起点としたさまざまな業務を改善することが可能です。

ワークフローシステムの効果を最大限に引き出して業務改善を推進するには、「業務と文書がどのように結びついているのか」を明確にし、「文書移動によるタイムロス」と「文書管理の煩雑さ」をいかに解消していくかが重要なポイントとなります。

ワークフローシステムのリプレイスを検討するタイミング

「ワークフローシステムをリプレイスするとしたら、どのような時期やタイミングが適しているのか」という疑問を抱いている企業もいらっしゃることでしょう。
ワークフローシステムのリプレイスを検討する主なタイミングとしては以下を挙げることができます。

・既存のワークフローシステムに不満がある
・ワークフローシステムの管理コストが増大化している
・ワークフローシステムの利用範囲を拡大したい

とは言え、ワークフローシステムは日々の業務手続きと密接に関係しているため、リプレイスの際には移行時期や製品を慎重に検討することが大切です。

組織改編・人事異動に強いワークフローシステムの条件

ワークフローシステムは職務権限規程や組織図に基づいて業務手続きを電子化するため、組織改編や人事異動の影響が大きいシステムだと言えます。

企業規模が大きいほど、組織改編や人事異動を行う際の設定変更作業の負担は大きく、検証にも時間が掛かります。

組織改編や人事異動の際の業務負担を軽減し、スムーズに新体制へと移行するためにも、組織改編・人事異動に”対応できる”ワークフローシステムではなく、組織改編・人事異動に”強い”ワークフローシステムを選ぶことが大切です。

グループウェアとワークフローシステムを連携すべき理由

組織内での情報共有やコミュニケーションを効率化する目的でグループウェアを導入している企業は多いことでしょう。

グループウェアにはワークフロー機能が備わっている製品もあるため、「わざわざ専用のワークフローシステムを導入しなくてもよいのでは?」と考える方もいらっしゃるかもしれません。
しかし実際には、グループウェアのワークフロー機能と専用のワークフローシステムは機能の充実度も役割も異なります。

そして、グループウェアとワークフローシステムを連携することで互いのメリットをさらに引き出すことができるため、グループウェア導入企業がワークフローシステムを導入して連携するケースも少なくないのです。

働き方改革の推進にワークフローシステムが有効?

長時間労働の是正や柔軟な働き方への対応など、業種業界を問わず企業にとって働き方改革の推進は重要なテーマのひとつです。

じつは、ワークフローシステムは働き方改革の推進にも役立ちます。

業務手続きを電子化することで、紙ベースの作業で発生しがちなムダを解消し、間接業務に起因する長時間労働を是正することができます。

また、時間や場所の制約がなくなることで、テレワークをはじめとした柔軟な働き方にも対応しやすくなります。

さらに、業務の流れが可視化されることでボトルネックの特定・改善を行いやすくなり、組織全体の生産性向上につなげることが可能です。

オフィス移転時にワークフローシステムが活躍する理由とは?

オフィスを移転を計画・実行する際、以下のような問題が顕在化するケースが多々あります。

・多様かつ大量な紙文書の存在
・柔軟な働き方を阻害する業務フロー

こうした問題は、ワークフローシステムで解決することが可能です。

ワークフローシステムを導入することで各種社内文書のペーパーレス化を進めることができます。

また、ワークフローシステムの導入により業務手続き自体が電子化されるため、働く場所の制約を解消することが可能です。

ワークフローシステムの導入で
解決できる課題解決策

ワークフローシステム導入前課題 01
紙文書のやりとりでタイムロスや
管理の手間が発生
ワークフローシステム導入後効果・メリット 01
決裁までの期間短縮や管理の手間を解消

課題

書類のやり取りに時間が掛かる
郵送の場合は往復で4日、書類をさせるだけで96時間もタイムロス。

解決(効果・メリット)

書類のやり取りが不要
郵送・メール・FAXを使った書類のやり取りが不要になり、システム内で完結。決裁までに掛かる期間が大幅に削減され、即時決裁が可能に。

課題

書類処理のために出社が必要
紙書類の手渡しや押印作業のために出社が必要。承認者に会えなければ待ちぼうけ。

解決(効果・メリット)

オフィス外での申請や承認作業が可能
ワークフローシステム導入によりオフィス外でも業務手続きが行えるようになるため、様々なワークスタイルに対応。また、緊急の承認依頼にも即時対応が可能に。

課題

申請書類の進捗状況が不明瞭
どこで時間が掛かっているのか、どこで書類が止まっているのか分からない。

解決(効果・メリット)

申請書類の承認状況が可視化
ワークフローでの申請後は、進捗状況が可視化。誰の承認で止まっているのか、申請書がひと目で判別可能に。
ワークフローシステム導入前課題 02
手作業での管理と保管場所の確保が必要
ワークフローシステム導入後効果・メリット 02
書類管理の労力を大幅に軽減

課題

デスク上で未整理の書類
未確認のまま乱雑に置かれた書類が山積みになり、分類や優先度も不明。

解決(効果・メリット)

書類の電子化により整理
山積みの書類も簡単に電子化。データ化されることにより、分類や優先度などの情報も、きちんと整理された状態に。

課題

書類の管理や保管が手作業
ファイリングや管理簿への記入作業が膨大で、紙の場合は改ざんによる不正の懸念も。

解決(効果・メリット)

過去書類を簡単検索
必要な書類を探す際に「検索」が可能。書類項目や担当者名での検索だけではなく、指定した条件に該当する複数の書類を見付けることも容易に。

課題

かさばる書類ファイル
保管期間が決められた書類を処分できず、保管スペースが年々拡大。

解決(効果・メリット)

書類の保管枚数0
システム化により、これまで増加する一方だった書類が0枚に。書類の蓄積による保管スペースの圧迫も解消。
ワークフローシステム導入前課題 03
手書きによる労力と社内ルールの不徹底
ワークフローシステム導入後効果・メリット 03
電子化による効率アップと
内部統制の実現

課題

同じ内容でも毎回記入
定期代の申請や消耗品の購入など、同じ申請内容でも毎回手書きで申請。
1文字ミスでも書き直し
誤字脱字、差戻しによる修正。たった1文字でも初めから書き直し。

解決(効果・メリット)

データ化された情報で簡単申請
書類のデータ化により、同じ申請内容を毎回手書きで申請する労力が不要に。また、該当の箇所のみをデータ上で書き直せるため、誤字脱字を修正する際、初めからの書き直しも不要に。

課題

書類書式や承認ルートがバラバラ
古い書式を使った申請や、ルールに則らない承認ルートで処理されてしまう。

解決(効果・メリット)

自動的にルール通りの運用
ワークフローシステムで行う業務手続きは事前に設定した通りに行われるため、社内規定の運用ルールを徹底。過去書式の使用や、承認者を飛ばすなどのミスを防止。
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はじめての導入でも安心!失敗しないワークフローシステム導入ガイド
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1.ワークフローシステムの導入がはじめて
2.導入のときに留意すべきポイントが知りたい
3.はじめての導入におすすめの製品が知りたい

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