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ワークフローシステムとは?

ワークフローシステム
= 業務手続きの電子化

ワークフローとは、一般的には「業務の流れ、もしくは流れを図式化したもの」です。
そして、「ワークフローシステム」「それらの業務手続きの電子化」のことを指します。

ワークフローシステムは、業務手続きを電子化することによって、これまでかかっていた業務負担を大幅に軽減します。
「稟議システム」「電子決裁システム」と呼ばれるケースもあります。
昨今では、更新履歴の管理で改ざんの防止や早期の不正発見を目的としたワークフローシステム導入も進んでいます。

業務改善だけではどうしても削減できない各種申請や稟議などの「組織として必要な業務」を、電子化によってスムーズかつスピーディに対応できるようにする仕組み、それがワークフローです。

ワークフローシステムを
導入する目的

ワークフローシステム導入の本質的な目的は、ただ「業務手続きを電子化すること」ではありません。
多くの企業は、業務手続きの電子化によって得られる効果・メリットを目的としてワークフローを導入しています。
たとえば、ワークフローシステム導入によって得られる主な効果・メリットとして以下を挙げることができます。

  • 稟議書・申請書のペーパーレス促進
  • 業務手続きの省力化・効率化
  • 意思決定の迅速化・精度向上
  • 内部統制・ガバナンスの強化
  • 柔軟な働き方への対応

etc.

ワークフローシステムの導入で
解決できる課題解決策

ワークフローシステム導入前課題 01
紙文書のやりとりでタイムロスや
管理の手間が発生
ワークフローシステム導入後効果・メリット 01
決裁までの期間短縮や管理の手間を解消

課題

書類のやり取りに時間が掛かる
郵送の場合は往復で4日、書類をさせるだけで96時間もタイムロス。

解決(効果・メリット)

書類のやり取りが不要
郵送・メール・FAXを使った書類のやり取りが不要になり、システム内で完結。決裁までに掛かる期間が大幅に削減され、即時決裁が可能に。

課題

書類処理のために出社が必要
紙書類の手渡しや押印作業のために出社が必要。承認者に会えなければ待ちぼうけ。

解決(効果・メリット)

オフィス外での申請や承認作業が可能
ワークフローシステム導入によりオフィス外でも業務手続きが行えるようになるため、様々なワークスタイルに対応。また、緊急の承認依頼にも即時対応が可能に。

課題

申請書類の進捗状況が不明瞭
どこで時間が掛かっているのか、どこで書類が止まっているのか分からない。

解決(効果・メリット)

申請書類の承認状況が可視化
ワークフローでの申請後は、進捗状況が可視化。誰の承認で止まっているのか、申請書がひと目で判別可能に。
ワークフローシステム導入前課題 02
手作業での管理と保管場所の確保が必要
ワークフローシステム導入後効果・メリット 02
書類管理の労力を大幅に軽減

課題

デスク上で未整理の書類
未確認のまま乱雑に置かれた書類が山積みになり、分類や優先度も不明。

解決(効果・メリット)

書類の電子化により整理
山積みの書類も簡単に電子化。データ化されることにより、分類や優先度などの情報も、きちんと整理された状態に。

課題

書類の管理や保管が手作業
ファイリングや管理簿への記入作業が膨大で、紙の場合は改ざんによる不正の懸念も。

解決(効果・メリット)

過去書類を簡単検索
必要な書類を探す際に「検索」が可能。書類項目や担当者名での検索だけではなく、指定した条件に該当する複数の書類を見付けることも容易に。

課題

かさばる書類ファイル
保管期間が決められた書類を処分できず、保管スペースが年々拡大。

解決(効果・メリット)

書類の保管枚数0
システム化により、これまで増加する一方だった書類が0枚に。書類の蓄積による保管スペースの圧迫も解消。
ワークフローシステム導入前課題 03
手書きによる労力と社内ルールの不徹底
ワークフローシステム導入後効果・メリット 03
電子化による効率アップと
内部統制の実現

課題

同じ内容でも毎回記入
定期代の申請や消耗品の購入など、同じ申請内容でも毎回手書きで申請。
1文字ミスでも書き直し
誤字脱字、差戻しによる修正。たった1文字でも初めから書き直し。

解決(効果・メリット)

データ化された情報で簡単申請
書類のデータ化により、同じ申請内容を毎回手書きで申請する労力が不要に。また、該当の箇所のみをデータ上で書き直せるため、誤字脱字を修正する際、初めからの書き直しも不要に。

課題

書類書式や承認ルートがバラバラ
古い書式を使った申請や、ルールに則らない承認ルートで処理されてしまう。

解決(効果・メリット)

自動的にルール通りの運用
ワークフローシステムで行う業務手続きは事前に設定した通りに行われるため、社内規定の運用ルールを徹底。過去書式の使用や、承認者を飛ばすなどのミスを防止。
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