株式会社ルミカのワークフローシステム導入事例
グループウェアと連携しタブレットからも利用できるワークフロー環境を整備
釣りウキ用発光体の「ケミホタル」や、コンサートライトに光るブレスレットなどで有名な「ルミカライト」を製造販売している株式会社ルミカでは、以前より他社製のワークフロー製品を利用していましたが、複雑な組織構造に対応するために膨大な数の承認ルート設定が必要となり、メンテナンス負荷が限界に達していました。
これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。階層構造を理解した承認者検索機能によりメンテナンス工数を劇的に削減するとともに、グループウェアとの連携によって利便性を向上させ、バックオフィス業務の効率化を実現しています。
課題・背景
・社員が複数の事業・部門を兼務する複雑な組織構造であり、以前のシステムでは承認ルートの設計・管理が困難
・部署ごとに承認者を設定する必要があったため、ルート数が100を超えてしまいメンテナンスが徹夜作業に
・旧システムの処理速度が遅く、さらに開発・サポートの打ち切りが決まったため、入れ替えが急務
業務効果
・承認者の検索機能が柔軟になったことで、ルート設定や変更が簡単になり、メンテナンス時間が大幅に短縮
・グループウェアとの連携により、シングルサインオンやポータルからの直接利用が可能になり利便性向上
・申請書類の紛失がなくなり、経理部門からの電話確認も不要になったことで、業務効率化を実現
わずか数種類の帳票で「100以上のルート設定」が発生した旧システムの限界
同社は「ルミカライト」などの製造・販売をはじめ、玩具、雑貨、化学品検出器など多岐にわたる事業を展開しており、社員一人が複数の部門を兼務することも珍しくありませんでした。
また、支店と業務部門それぞれで承認フローが独立しているなど、組織構造はマトリクス型で複雑な状況にありました。
一方、2008年より利用していた他社製のワークフロー製品では、承認者を役職で指定する場合であっても、部署ごとに個別の設定が必要でした。その結果、わずか数種類の帳票を運用するだけでも、100を超える承認ルートを作成しなければなりませんでした。
さらに、人事異動のたびにExcelで設定表を作成し、登録し直す必要があり、徹夜で対応することもあるなど、過酷なメンテナンス作業が発生していました。
運用の負荷を軽減できることを重視したワークフロー選定
上記の課題に加えて、システムの処理速度の遅さや製品自体の開発終了も重なったことから、ワークフローシステムの入れ替え検討を開始されました。「運用負荷の軽減」と「利便性向上」を実現するため、以下の3つの要件を重視して選定を進められました。
・承認ルートの柔軟さとメンテナンス性
・グループウェアとの親和性
・ストレスのない処理速度
第一に承認ルートを柔軟に設定できることが求められました。以前のシステムの条件分岐を1つずつ指定する方式ではなく、柔軟に承認ルートを設定できる方式が求められました。また、メンテナンス自体の工数も大きな負担だったため、組織設定や承認ルート設定などを簡易的に設定できることを要件とされました。
それ以外にも、社内で利用中のグループウェア（desknet’s）との親和性があり、管理コストを下げられること、課題であった処理速度が改善されることも重要視されました。
ノーコードで柔軟な承認ルート設定が可能なエクスポイントを導入
上記の要件をもとに情報収集、比較検討を進めた結果、主に以下の2つのポイントを決め手にエクスポイントの導入を決定しました。
ノーコードで操作可能な承認ルートと組織設定
シームレスなグループウェア連携
エクスポイントは各種グループウェアとの連携が可能です。グループウェアと連携すると、グループウェアの画面上にエクスポイントのガジェットを表示することができるため、今までと同じ画面上から申請承認業務を行うことができます。画面遷移が必要ないため現場への負担も少なく、ワークフローの定着率が高くという効果もあります。
メンテナンス負荷の激減とバックオフィスの効率化
エクスポイントの運用を開始したことで、システム管理者の負担が大幅に軽減されました。その結果、業務効率化に注力することができるようになり、経理などのバックオフィス業務においても大きな改善効果が見られています。
承認ルートメンテナンスの簡素化と工数削減
階層を考慮した承認者指定が可能になったことで、ルート設定や変更作業の工数が大きく削減されました。また、Excelで作った組織表をコピー＆ペーストしていた以前の作業はなくなり、画面上のリストから選択するだけで済むようになったため、メンテナンス時間も大幅に短縮されています。
グループウェア連携による利便性向上
desknet’sとの連携により、ポータル画面から直接ワークフローを呼び出せるため、スムーズに業務を行うことが可能になりました。また、人事情報の連携もCSVで容易に行えるため、運用管理の手間も軽減されました。
書類紛失の根絶と確認業務の効率化
導入にあたり、支払申請などの承認フローをシステム化し、承認ステータスを可視化されました。これにより、以前は頻発していた書類の行方不明や、経理担当者から申請者への電話確認作業が完全に排除されました。結果として、経理担当者が不安なく迅速に処理できる環境が実現し、業務品質と効率が同時に向上しています。
＊ 取材日時 2014年1月
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。
