UiPath株式会社のワークフローシステム導入事例

世界に40以上の拠点を有し、「RPA市場のリーダー」と評される※1 UiPath Inc.。その日本法人UiPath株式会社では、組織の急拡大に伴って購買稟議などの申請・承認業務が急増し、メールとExcelによる手作業での管理が限界に達していました。これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。IT部門以外の社員でも直感的に扱える操作性を活かしてペーパーレス化を推進し、自社のRPAと連携させることで大幅な業務効率化と内部統制の強化を実現しています。

課題・背景
・社員数の急増により、社内の申請・承認数が増大し、業務負荷が高くなった
・メールによる申請やExcelでの管理が限界に達していた
・IT部門以外の管理部門の社員でも利用・開発しやすいシステムの導入を検討

業務効果
・メールなどで行っていた20種類以上の申請・承認業務を電子化し、管理体制を一元化
・申請・承認業務における正確なデータ管理やエビデンスの確保を実現
・RPA連携による自動化を活用し、導入効果のさらなる引き上げに成功

同社では急速な組織拡大に伴って社内の申請・承認業務が急増し、管理部門の負荷が高まるという課題に直面していました。

たとえば購買稟議の申請数は、設立当初の月間30〜40件程度から、約1年後には月間130〜140件程度にまで膨れ上がりました。当時は申請をメールで行い、承認ステータスをExcelの管理シートに手入力していたため、複数の決裁者とのメールが行き交うことで管理に混乱を来し、情報の正確性を保つのが困難な状況に陥っていました。

そこで、同様の課題が他の管理部署でも発生していたことも後押しして、ワークフローの導入検討を開始されました。同社が検討を進める際に重要視されたのは、「使いやすさ」と「拡張性」でした。これらを評価する具体的な要件を4つ挙げて検討を進められました。

直感的に操作できるUIであり、ITスキルがあまりなくてもスムーズに操作できる製品であることが重要視されました。

システムの導入や運用にあたり、IT部門以外の管理部門の社員でも利用しやすい管理画面であることが選定のポイントとなりました。システム開発の知識がほぼゼロに近い状態の社員であっても、開発や設定がしやすいことが求められました。

今後の組織拡大を見据え、柔軟な承認フローの作成機能を備えているなど、自社のニーズに合わせて拡張しやすいことが重視されました。

クラウド上で提供されるシステムであることも、選定時の重要な要件の1つとして掲げられました。

上記の要件に当てはまる複数製品を比較検討した結果、主に以下の3つのポイントが決め手となりエクスポイントの導入を決定しました。

エクスポイントは、紙イメージのフォーマットで申請承認をすることが可能です。今まで使っていた書類の見た目を再現したフォーマットを作成することができるため、システムをあまり利用したことがない方でも抵抗感が少なくご利用いただくことができます。

また、ログインした後最初に表示されるトップページには、自分宛ての承認依頼や申請済書類などステータスごとの書類件数が表示されるガジェットや、申請や承認などの操作をする際のアイコン付きのボタンが表示されているなど、ユーザが使いやすくなる工夫がされています。

エクスポイントは基本的な設定をノーコードで実装することが可能です。
例えば、フォーマット作成は、「eForm Maker」というフォーマット作成用ソフトでドラッグアンドドロップ操作で作成可能です。また、計算式の埋め込みや特定の値を入力させるなど簡単なカスタマイズもノーコードで実装することができます。

承認フローの作成もノーコードで可能となり、管理画面上のボタン操作で申請者と承認者を選択するだけで作成することができます。書類の入力内容や申請者の属性で条件分岐をすることができるため、複雑なフローにも対応可能です。

エクスポイントでは、稟議書や経費精算書をはじめとした1,000種類以上のサンプルフォーマットをご利用いただけます。これらのフォーマットはサポートサイトからダウンロードするだけですぐにエクスポイント上で利用できるため、新しい運用を立ち上げる際にもスムーズにご活用いただけます。

また、ダウンロードしたフォーマットは自由にカスタマイズできるため、自社の業務フローや運用ルールに合わせて柔軟に修正し、そのままお使いいただくことが可能です。

エクスポイントの導入により、購買稟議をはじめとする20種類以上の申請業務が電子化されました。また、RPAを活用することで申請業務の効率化も進められています。

1回の申請につき平均5往復していたメールのやりとりが不要となり、月間1300〜1400通にのぼっていたメール対応工数がゼロになりました。これにより、体感で約1人月分の業務工数が削減されています。

セキュリティカードの貸与申請などにおいてもエクスポイントが活用され、複数人でExcelを更新することによる入力ミスや認識の行き違いが解消されました。システム上でいつ誰に貸し出しているかが一目瞭然となり、人為的なミスをほぼ無くすことに成功し内部統制の強化に貢献しています。

エクスポイントと自社の強みであるRPAを連携させ、さらなる効果を生み出しています。たとえば、業務委託スタッフの契約期間データを抽出して退場期日が近づくとRPAが更新アラートメールを自動送信する仕組みや、ソフトウェアのインストール申請時の入力作業をRPAで自動化する仕組みなどを構築しています。これにより、さらなる業務効率化だけでなく、申請の手間を削減することによる従業員満足度の向上にもつながっています。