学校法人日通学園 流通経済大学のワークフローシステム導入事例

2つのキャンパスから学生が自ら学ぶ場所を選ぶ「キャンパス選択制」を採用している流通経済大学では、2つのキャンパスの事務組織を統合した際、従来の紙とシャトル便による承認フローが業務停滞の要因となり、意思決定の遅れが課題となっていました。

これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「エクスポイント」を導入。紙のイメージを踏襲することで現場の抵抗感をなくしつつ、決裁期間を「2週間から1日」へ劇的に短縮することに成功しました。

課題・背景

・2つのキャンパス間を「学内シャトル便」で書類搬送していたため、決裁完了までに約2週間を要していた
・承認ルートが長く、多いものでは30人を経由するため、誰の手元で書類が止まっているか把握できず
・役職者が両キャンパスを横断してマネジメントする必要が生じ、紙運用が限界に

業務効果

・物理的な搬送時間がなくなったことで、従来2週間かかっていた決裁期間がわずか1〜2日に短縮
・外出や移動の多い理事長や学長がスマートフォンから決裁できるようになり、意思決定スピードが向上
・「今、誰が持っているか」が可視化されたことで、起案者からの問い合わせがなくなり、業務の停滞が解消

同大学は、学生が学ぶキャンパスを自ら選べる「キャンパス選択制」という独自の制度を採用しています。学生サービスの向上と意思決定の迅速化を目指し、2018年7月にそれまで独立していた龍ケ崎・新松戸の両キャンパスの事務組織を一つに統合しました。

しかし、これにより役職者は両キャンパスを横断してマネジメントする必要が生じました。従来の紙の稟議書は、多いもので30人もの承認を経る必要があり、キャンパス間を「シャトル便」で物理的に運搬していたため、起案から決裁まで2週間かかることも珍しくありませんでした。組織統合を機に、このアナログな運用は限界を迎え、電子化が急務となっていました。

同じタイミングで同校では、総務や人事など各部門から紙での申請承認に関する相談が相次いでおり、解決策の一つとしてワークフローの導入を検討していました。その中でも「エクスポイント」は以下3つの点を評価いただき、導入に意欲的でした。

そこで、キャンパス選択制による組織変更で発生した、キャンパスをまたいだ業務へ対応するために、全社でエクスポイントを導入して紙書類の電子化をする形に方針変更をしました。

エクスポイントは、紙イメージのフォーマットで申請承認を行うことができます。現在利用されている書類の見た目を再現したフォーマットを作成することも可能ですので、直感的に操作をすることが可能で、初めてシステムを利用される方でも抵抗感が少なく利用することができます。

エクスポイントの承認ルート機能では、書類の内容や申請者の属性を対象に条件分岐をさせることが可能です。複数の条件を設定することもできるため、複雑なフローでも簡単な設定で対応することができます。
また、承認ルート作成はノーコードで実装できるため、システムに詳しくない方でも作成することが可能です。

同校ではグループウェアとして「サイボウズGaroon」を利用していたため、サイボウズGaroon連携についても評価いただきました。
連携をすることで、Garoonのポータル画面上にエクスポイントの申請承認用ガジェットを表示させることができます。普段利用しているポータル画面から申請承認業務を行うことができるようになり、業務効率化につながります。

エクスポイントの導入により紙書類が電子化されたことで、約2週間かかっていた稟議の承認が最短1日へ短縮されました。さらに外出先からスマホで承認ができるようになったことで、全学的な業務効率化と意思決定の迅速化につながっています。

エクスポイント導入により、キャンパス間の物理的な書類搬送が不要になりました。その結果、従来は2週間程度かかっていた稟議期間が、わずか1〜2日へと劇的に短縮されました 。また、メール通知機能により承認の見落としもなくなり、承認プロセスの停滞が解消されています。

最終決裁者である学長や事務局長は移動が多く、これまでは決裁のためにキャンパスに戻る必要がありました。エクスポイント導入後は、外出先や移動中にスマートフォンから承認を行えるようになり、多忙なトップ層の意思決定スピードと利便性が大幅に向上しました。

稟議書での成功を受け、年間約1,000件にのぼる予算執行申請業務にも適用範囲を拡大して業務効率化を実現しました。また、添付ファイルの必要性を再検討するなど、ツール導入をきっかけに業務の本質を見直す意識改革も進んでおり、今後は教員の申請業務などさらなる全学展開を目指しています。

＊ 取材日時 2019年12月
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。