鈴与商事株式会社のワークフローシステム導入事例

静岡県静岡市を中心にエネルギー・建材・化学品・電機機器・オフィス製品等さまざまな商材を法人から個人のお客様まで幅広く提供する鈴与商事株式会社は、2017年ころに開始した全社的なペーパーレス化を推進するためX-point Cloud（エクスポイントクラウド）を導入。
X-point Cloudの優れたユーザビリティや操作性の高さを活かしてスピーディーにシステムの展開を進め、110種類以上の紙の申請書の削減に成功した。

課題・背景

• システムの導入範囲がごく一部で、紙の申請書が多数残存
• 紙の申請書が要因となり、多大なコストを浪費
• 紙の持ち運びに要する時間が意思決定の遅れの要因に

業務効果

• X-point Cloudで110種類以上の紙の申請書を削減
• 従来システムの継続利用と比較＋紙の電子化による効果として、400万円／年の経費が削減
• 速やかな承認が可能になり、意思決定が迅速化

鈴与商事は1801（享和元）年に創業した廻船問屋「播磨屋」をルーツに持つ鈴与グループの一員。1990年にグループ本体から分社化して以来、石油・ガス・
電力などの販売を手がける「エネルギーの総合商社」だ。これまで30年以上にわたって、法人や個人にエネルギーを販売・提供し、静岡県を中心に多くの人々
の暮らしやビジネスに貢献してきた。近年では、法人向けに省エネ機器やバイオ燃料の導入サービスを提供するほか、個人向けにはリフォームや太陽光発電の
導入サービスに進出している。エネルギーにまつわる幅広い分野に事業の裾野を広げ、暮らしやビジネスを支える総合サービスを確立するのが狙いだ。

同社は2023年4月に「カーボンニュートラル宣言」を表明し、中間目標として2030年度までのCO2排出量70%削減（2021年度比）を打ち出した。今後、再
生可能エネルギーの導入や空調設備の電化、HV・EV車輛への切り替えなどを推進し、目標達成に向けた取り組みを加速していく。また、同社はDXや働き方改
革にも積極的だ。コロナ禍以前の2017年ころには業務効率化やペーパーレス化推進のプロジェクトに着手し、現在まで継続的に活動を進めている。この取り
組みのなかで、重要な役割を担ったのがX-point Cloudだった。同社は2018年からX-point Cloudの運用を開始し、システムの展開を通じて数多くの紙の申請
書をペーパーレス化してきた。

同社がX-point Cloudを導入したきっかけは何だったのか。導入以前の状況について、働き方改革推進本部情報システム部部長の清野友和氏は振り返る。
「X-point Cloudの導入以前、当社では経費申請や人事関係の申請に他社製のワークフローシステムを利用していました。しかし、導入範囲は極めて限定的
で、適用されているのはバックオフィス系の申請書のみ。事業部が主管する申請書については、紙の帳票を利用していました。既存のワークフローシステムで
は、支店間で申請書を回付するなどの複雑な承認ルートを設定しにくく、ほとんどすべての作業を外部パートナーへ委託する費用が発生していました。そのた
め、当時の当社にはまだまだ数多くの紙の申請書が残存しており、それが業務効率化を妨げる要因になっていました。例えば、支店間をまたいで回付する申請
書については、郵送や持ち回りに時間を要するため、決裁までに4~5日を要するのが日常的でした。これは申請業務の効率を低下させ、意思決定を遅滞させる
要因になっていました」（清野氏）。

さらに、コストの増大も見逃せない課題だった。当時、鈴与商事では申請書を支店間で回付するために社内便を運用していたほか、既存システムの保守運用を
外部パートナーに委託していたため、毎月の外注費も支払っていた。これらのコストを低減するためにも、既存の申請業務の見直しが求められていた。

既存システムの利便性と紙の申請書による業務効率の低下に課題を感じていた鈴与商事だったが、既存システムのサポート終了を機にワークフローシステムの
刷新を決定する。複数の製品を比較検討し、新たなシステムの選定に取り組んだ。その結果、導入が決まったのがX-point Cloudだった。鈴与商事がX-point
Cloudを選定した理由として、働き方改革推進本部情報システム部システム開発課の下山むつみ氏は「簡易性」や「手軽さ」を挙げる。

「製品選定にあたって、当社はワークフローシステムを『カスタマイズ型』『汎用型』『特定業務型』の3つに分類して、各タイプに適するワークフローサー
ビスの選定を始めました。『汎用型』文書に求める要件は、開発コストが低く、システムの展開が容易という点でした。当社の目的はペーパーレス化の推進で
すから、新たなシステムには簡単かつスムーズに紙の申請書を作成できる機能を求めました。そうした『汎用型』のなかでも、特に優れていたのがX-point
Cloudです。ノーコードで申請書や承認ルートを設定できるほか、クラウド製品のためシステムの導入も容易なX-point Cloudは、まさに当社が求めていた製
品でした」（下山氏）。

X-point Cloudは、CSVファイルのインポートで組織情報を一括変更できるなど、効率的にシステムメンテナンスを行える機能も備えている。保守運用の外注
費削減を検討していた鈴与商事にとって、内製化が期待できる点も魅力だった。こうしてX-point Cloudを選定した鈴与商事はプロジェクトチームを組成し、
導入作業に移行。この際、同社は独自のアプローチでプロジェクトを進めている。それがワークフローシステムの併用によるペーパーレス化の加速だ。

もとも
と同社では、X-point Cloudと並行して、別のワークフローシステムの導入プロジェクトも進んでいた。このプロジェクトは、個別で作り込むことを前提とし
たものなのだが、その分、設定に多大な時間と工数がかかるという難点があった。そのため、作り込みが必要な一部の業務のみを他社製のシステムで運用し、
それ以外の申請書はすべて、ノーコードで直感的な操作が可能なX-point Cloudで運用することとした。他社製のシステムに複雑に作り込む部分を限定するこ
とで、X-point Cloudの特徴である使いやすさ、簡単さなどの利便性を有効に機能させることを狙った方針だ。

この方針は功を奏し、ペーパーレス化は加速度的に進んでいく。既存システムで運用していた約50種類の申請書は手際よくX-point Cloudに移行され、紙の申
請書のペーパーレス化も着実に推進されていった。

現在、鈴与商事では500名以上の全従業員、30ヶ所以上の部署でX-point Cloudが利用されている。運用中の申請書は約110種類。X-point Cloudの導入以降に
約60種類の紙の申請書が移行されている。これにより、当初の目的であったペーパーレス化が大幅に推進された。事実、鈴与商事ではコロナ禍を契機にオフィ
スがフリーアドレス制に変更されている。ペーパーレス化が推進されたことで、紙の書類の保管や持ち運びがほとんど不要になり、固定席に縛られない自由な
働き方が実現したのだ。

さらに、コスト削減や業務効率化の効果も見逃せない。X-point Cloudの導入効果について、下山氏は説明する。
「X-point Cloudが導入されたことで、支店間などで申請書を回付するために運用していた申請書の紙の郵送はなくなりました。また、以前は外部パートナー
に委託していた保守運用も、一部を除いては内製化が実現しており、保守運用費の削減につながっています。現在、保守運用は私が担当しているのですが、
X-point Cloudは組織情報やユーザ情報の変更が容易なため、効率的にメンテナンスが可能です。さらに、従来は4~5日を要していた決裁までの期間は大幅に
短縮され、早ければ即日で承認を得ることも可能です。これは意思決定の迅速化に繋がっており、経営や組織運営の効率化にも貢献しています」（下山氏）。

そのほか、X-point Cloudは鈴与商事のデータ活用も後押しした。X-point Cloudには、申請内容をデータとして一覧化できるクエリ機能が備わっている。鈴与
商事では、このクエリ機能を顧客情報の確認や経費申請の精査に活用し既存業務の効率化を推進している。同社のDXを支援するツールとしてもX-point Cloudは重要な役割を果たしていた。

今回の導入を振り返って、清野氏は「X-point Cloudの利便性の高さが成功の決め手でした」と語る。当初の目標であったペーパーレス化を推進するうえで、
システムの導入や展開が容易なX-point Cloudの特性が大いに活きたのだという。

「X-point Cloudのわかりやすさは圧倒的です。専門的な知識や経験がなくても、容易に申請書の作成や承認ルートの設定ができますし、人事異動などの組織
変更にも難なく対応できます。何よりスピーディーに導入できるため、効果が表れやすいのが魅力です。DXやペーパーレス化を進めたいが、ハードルの高さを
感じてなかなか着手できない組織にピッタリのシステムだと思います」（清野氏）。

手軽に導入できるX-point Cloudの特性を活かし、迅速かつ効率的にペーパーレス化を実現した鈴与商事。その取り組みは、デジタル化を加速したい多くの企
業のよき模範になるに違いない。