X-pointの活用により、福祉現場の負担軽減と法人運営の適正化を推進
社会福祉法人 秀峰会

社会福祉法人 秀峰会 様

社会福祉法人秀峰会(しゅうほうかい)では、経営効率化の一環としてX-pointを導入。職員の業務負荷軽減と法人運営の適正化をめざし、電子承認インフラの確立と活用に取り組んでいる。

福祉・介護のトータルサービスの提供を通じて、地域社会への貢献をめざす「秀峰会」

─ 秀峰会について教えてください。

秀峰会は、神奈川県・横浜市において福祉・介護事業施設を運営する社会福祉法人です。介護保険法が制定(1998年)される前の1984年から介護福祉サービス事業を開始して以来、地域社会の人々と連携を図りながら、あらゆる介護シーンを網羅するトータルサービスの提供をめざして活動してきました。

アニマルセラピーの導入やショートステイ専門施設の早期開設、保育事業の開始など、常に介護福祉の新しい形を創り上げることに取り組み、現在、100か所以上の事業所とグループ会社7事業所において、特別養護老人ホーム、デイサービス、訪問看護、訪問介護、訪問入浴、リハビリテーションなど多彩なサービスを展開しています。

電子承認システムの第一弾として、稟議書決裁のワークフローを実現

秀峰会

─ X-pointをどのような業務で利用していますか。

秀峰会では、電子承認システムのインフラとしてX-pointを導入しました。現在は、その第一段階として「稟議書決裁の承認ワークフロー(以下、稟議書ワークフロー)」を構築し、2014年10月より利用を開始しています。
今後は、次のような業務も電子承認インフラ上で構築していく予定です。

─ 稟議書は、どのような内容が多いのでしょうか。

稟議規定により、当法人では5万円以上の物品購入の際、稟議書による承認が必要となります。介護サービスで使用する消耗品などもありますが、施設の修理や車両のメンテナンスに関する起案もあります。また、新しい事業所も増えていますので、不動産や施設関連、車両の手配にかかる起案も少なくありません。

起案者、承認者、本部の負荷軽減を実現し決裁期間も大幅に短縮

─ 稟議書ワークフローを導入して、どのような効果が上がっていますか。

導入してまだ数か月ですが、「(1)決裁のスピードアップ」、「(2)起案者への負担軽減」という効果は、すでに目に見える形で現れています。今後、処理件数が増えてくるに従って、「(3)本部における管理業務の簡素化」という効果も広がってくると考えています。

また、導入効果と言えるかどうかわかりませんが、「紙の稟議書だと戻すのをためらうようなこともあったが、稟議書ワークフローだと冷静に判断ができるようになった」という声も聞かれ、実際に、差し戻される件数も以前より増えました。

秀峰会

─ それぞれの効果について、詳細を教えてください。

【効果1】 決裁のスピードアップ
紙の稟議書を回していた頃は、約1週間、場合によっては約2週間かかっていた決裁が、3日間程度で済むようになりました。拠点間で紙のやり取りをする必要がなくなったこともありますが、場所、端末に縛られず承認を確実に行うことができるようになったことが大きな要因だと捉えています。

また、グループウェアにログインすると画面に未承認の件数が通知されますので、承認を滞留させてしまったり、稟議書がほかの書類などに埋もれ、承認や決裁が遅れるということもなくなりました。

【効果2】 起案者への負担軽減
これまでは、緊急で決裁をしようとした場合、上司がいる場所を探し、購買部に持ち込んで、さらに本部に持ち込まなければなりませんでしたが、そのようなこともなくなりました。
また、稟議書がどのような段階なのかを簡単に調べることができるようになったことも負荷軽減に繋がっています。これまでは、承認の状況を確認するのは容易ではありませんでした。

【効果3】本部における管理業務の負荷軽減
稟議書に限らず、書類を保管する際は手間と時間、保管場所が必要となります。しかも、保管・管理・検索が属人化してしまいがちでした。稟議書が電子化されたことで、保管や管理にかかる手間と時間が不要になり、だれでも簡単に検索ができるようになりました。

業務の効率化、標準化、正規化をめざし、電子承認システムの導入を検討

─ 電子承認システムを導入した理由を教えてください。

介護現場に携わる多忙な職員の事務作業負荷を軽減し、本来取り組むべき業務に集中できる環境を実現することは、法人運営を進める上で常に取り組んでいる課題の1つです。また、事業拠点や職員が増加する中、稟議をはじめとした申請・承認・報告に関する業務を効率化したいというニーズは、本部内にも潜在的にありました。

電子決裁システムを導入することは、申請・承認業務を効率化すると同時に、業務の標準化と正規化を実現する手段にもなり、ペーパレスなどの効果も見込めると考えました。

電子承認インフラとして幅広い業務で利用できるよう、6つのポイントを基本にシステムを選定

─ X-pointを採用した理由を教えてください。

電子承認システムのインフラとして幅広い業務で利用できるよう、次のような選定ポイントを検討し、X-pointの採用を決めました。

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【選定ポイント1】 価格要件
必要なソフトウェアやライセンスをはじめ、保守や導入に必要となる総費用を明確に示してもらい、評価の基本としました。

【選定ポイント2】機能要件
「申請の承認、取り下げ、差し戻し」といった電子承認の基本機能をはじめ、「関連資料をファイルで添付できること」や、「連番管理機能」、「非改ざん性」、「最終決裁の前でも帳票を印刷できること」などが機能面の要件となりました。X-pointは、機能面で不足はありませんでした。

【選定ポイント3】使いやすさ
職員は年齢層の幅も広く、PCの操作に不慣れな者もいますので、使いやすさという点も重要な評価ポイントとなりました。紙の帳票と同じイメージで操作できるものが理想的だと考えていました。印影イメージの表示も必須でした。

【選定ポイント4】導入・稼働実績
稼働実績および導入実績も重要な評価ポイントでした。X-pointは、製品の歴史が長く、シェアも高く、業種や業務を問わず導入実績も豊富で、当法人が想定していた最大2,000ユーザ規模での稼働実績もあるので、安心して利用できると考えました。

【選定ポイント5】サポート体制
メーカーによるサポート体制も評価のポイントとなりました。X-pointには、多彩なサンプル帳票が用意されており、エイトレッドも入札前から積極的かつ丁寧に対応してくれたので、手厚いサポートが期待できると判断しました。

【選定ポイント6】グループウェアとの連携
グループウェア(株式会社ネオジャパン「desknet’s」)とのシングルサインオンが必須でした。X-pointは「desknet’s」との連携機能が用意されており、ポータル画面に未承認件数が通知されるので、連携もスムーズだと判断しました。

X-pointの信頼性と正規性を高く評価

─ 機能要件として挙げた、「非改ざん性」について、詳しく教えてください。

透明性を保ち、信頼される法人を運営するために、「非改ざん性」は必須要件でした。システム上、改ざんが許されてしまうと、システムや承認事項の信頼性や正規性を約束できなくなってしまいます。市の監査を受ける際に、不正や証拠の改ざんを疑われたり、別の手段で正当性を証明しなければならなくなります。

ほかの製品では、申請や承認の日付を容易に変更できるものもありましたが、X-pointは変更できないということを確認しました。また、操作ログが残るので、万が一問題が発生した場合でも、証跡を確実に追跡できるという点も評価し、システムとして信頼性と正規性が高いと判断しました。

秀峰会

─ 導入検討、もしくは導入時に苦労したことはありましたか

いくら優れたシステムを採用しても、使いこなせなかったり、活用の幅が広がらなかったりすると、投資の効果は薄れてしまいます。そのため、関連部署の意見をできるだけ取り入れるようにしました。ただし、ワークフローや電子決裁に関する経験やノウハウ、利用イメージがほとんどなかったので、印影などに関して議論となる場面もありました。そのため、直接、各部署の担当者にX-pointのデモンストレーションを見てもらったり、要望や質問を聞いて納得してもらうように努めました。また、社内の承認業務を電子化することに関して、市の監査担当部署に相談に行ったりもしました。

エイトレッドへのさらなる期待

─ エイトレッドへの期待などがあればお聞かせください。

おかげさまで、稟議書ワークフローは順調に稼働を開始することができました。現在、帳票フォームの改修を行っているのですが、もっと手軽に複雑な機能が組み込めるようになれば、さらに活用の幅が広がると思っていますので、さらなる機能や使いやすさの向上に期待しています。

* 取材日時 2014年12月
* 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

利用シーン・関連キーワード

  • 導入製品:X-point
  • 従業員規模:1,000名以上
  • 業種:医療、福祉
  • 目的:コスト削減、業務効率化、決裁スピードの迅速化、電子承認、電子申請

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