ワークフローの基本用語集

ワークフローに関する用語で、「よく聞くけど意味はわからない」という用語はありませんか？

こちらのページでは、ワークフローでよく使われる基本用語の意味を簡潔にご紹介します。

＼ワークフローについてサクッと知りたい！／

あ行

IPO

IPOとは、「Initial Public Offering」の頭文字を取った略語で、日本語では「新規株式公開」や「新規上場株式」に該当します。

未上場企業が証券取引所（株式市場）に上場し、新規に株式の売買が可能な状態にすることを「IPO」と呼びます。

RPA

「Robotics Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字を取った用語。日本語では「ロボットによる業務自動化」と訳され、従来、人間がPC上で行っていた定型作業を、ソフトウェアロボットを使って自動化するテクノロジーを指します。

ESG

「Environment（環境）」「Social（社会）」「Governance（統治）」の頭文字を取った言葉で、ESGの取り組みは企業の持続的成長につながる重大要素とされています。 また近年は、ESGの観点から投資を行うESG投資にも注目が集まっています。

印影

ハンコを押した後の紙に残る朱肉の跡。ちなみに、印鑑は役所や銀行に登録された印影を指します。

インボイス制度

正式名称は「適格請求書等保存方式」。事業者が仕入税額控除を受けるためには、取引先から交付されたインボイス（適格請求書）の保存等が必要になるという制度。2023年10月に導入が予定されています。

ウェルビーイング（well-being）

「肉体的・精神的・社会的に満たされた状態」を指す概念。近年では、企業の在り方を考える上で重要な概念として、ビジネスシーンでも注目を集めています。

SDGｓ（エス・ディー・ジーズ）

Sustainable Development Goalsの略。日本語では「持続可能な開発目標」と訳されます。「環境と開発に関する世界委員会」が1987年に公表した報告書「Our Common Future」のなかで提唱した概念であり、「持続可能な開発」は「将来の世代の欲求を満たしつつ、現在の世代の欲求も満足させるような開発」と定義づけられています。

閲覧

閲覧とは、承認・差し戻しなどは行わずに申請内容を確認することを指します。

FAQ（エフ・エー・キュー）

FAQ（エフ・エー・キュー）とは、「Frequently Asked Questions」の頭文字を取った略語で、「よくある質問（とその回答）」を意味します。

企業においては、顧客体験の向上に役立てられる社外向けFAQのほか、近年はナレッジマネジメントや業務効率化の観点で社内FAQを導入する企業も増えつつあります。

押印

押印とは、「記名押印」の略語であり、印鑑を押すことを指します。

オンプレミス

社内にサーバーや通信回線、システムを構築し、自社で運用を行う形態。オンプレミスを省略して「オンプレ」と呼ばれることもあります。

か行

回議

回議とは、立案・申請した文書を、関係者に順に回して意見を聞いたり承諾を求めたりすることを指します。

回付

回付とは、文書などを送り届けること。渡すこと。回覧との違いは、回付は「文書などを送り届ける行為そのもの」を意味するのに対し、回覧は「回付した文書を閲覧する行為」も含まれます。

回覧

回覧とは、文書を関係者に順々に回して閲覧することです。「文書などを送り届ける行為」を指す回付との違いとして、回覧には「閲覧・確認する行為」も含まれる点が挙げられます。

監査

監査とは、ステークホルダーの利益保護を目的として、企業の業務の執行や財務・経営状況を監視し報告すること。

監査法人や公認会計士などの第三者組織による「外部監査」、組織内部の担当者・部門による「内部監査」、株主総会で選任された監査役による「監査役監査」などがあります。

起案

起案とは、意思決定の基となる案・文書を作成することを指し、意思決定の記録を残すために必要です。

稟議書や申請書などを起案文書と呼ぶ場合もあります。

却下

却下とは、申請内容を否認する処理を指します。申請が却下されると、その時点で承認工程は終了となります。

業務改善

業務改善とは、既存の業務内容や業務フローの問題点や課題を発見・解決し、生産性の向上を目指す取り組みのこと。

既存の業務プロセスは維持したまま問題点や課題の解決を目指す点が、BPRとの違いです。

クラウド

オンライン上のサーバーで提供されているシステムやサービスを、インターネットを介して利用する形態。自社でサーバーやインフラ環境を用意する必要がなく、低コストかつスムーズに利用を開始できます。

グループウェア

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションを円滑化するソフトウェアのこと。

近年は、テレワーク下でのコミュニケーション活性化、情報共有の効率化を目的に導入する企業が増えつつあり、ワークフローシステムとの連携が可能な製品も多く存在します。

決裁

申請内容に対する最終的な承認を決裁と呼びます。承認ルート上の最終工程であり、決裁により承認工程が終了します。

決裁者

申請に対して決裁する権限を持つ人を決裁者と呼びます。承認者よりも上の権限を持ち、申請に対する最終判断を下します。

合議（ごうぎ・あいぎ）

合議とは、複数名の承認者（承認グループ）全員の承認を必要とする承認形式です。

コーポレートガバナンス（Corporate Governance）

組織での不正や不祥事を防ぎ、企業経営において公正な判断・運営がなされるよう監視・統制する仕組み。会社は経営者のものではなく、資本を投下している株主のものであるという考えに基づいています。 また、コーポレートガバナンスの日本語訳として、「企業統治」と呼ぶ場合もあります。

さ行

採番

申請案件に対して番号を割り当てることを採番と呼びます。主に申請時や決裁完了時に採番が行われます。

作成ステップ

作成ステップとは、申請までは行わず、書類への記入までを行う過程を指します。作成ステップで作成された書類は、然るべき申請者に回付され、当該申請者の立場で申請がされます。

差し戻し

差し戻しとは、申請内容について申請者や承認者に修正・見直しを求めること。差し戻しされた申請は、修正・調整した後に承認工程を再開することができます。

事業承継（じぎょうしょうけい）

事業承継（じぎょうしょうけい）とは、会社の経営を現経営者から後継者へと引き継ぐことを指します。

事業承継では、「人の承継」「資産の承継」「知的資産の承継」という3つの要素を後継者に引き継ぐ必要があります。

条件分岐

申請書の記載内容や金額などの条件によって、承認ルートを判定・切り替えることを条件分岐と呼びます。承認者・決裁者を変更したり、承認の段階を増やしたりすることが可能です。

証跡（しょうせき）

意思決定や業務プロセスが適切に行われていたかを客観的に証明するための記録。

内部統制強化や監査対応を行ううえで、証跡管理は必要不可欠な要素です。

承認

承認とは、申請内容に対して合意・承諾すること。承認後は次の承認者もしくは決裁者へと申請内容を回します。

承認者

申請に対して承認権限を持つ人を承認者と呼びます。申請内容に対して、承認や却下、差し戻しなどの判断を下すことができます。

承認ステップ

承認ステップとは、承認者（または決裁者・閲覧者）や承認者の権限、承認方法などを定義する過程、もしくは作成ステップ後から決裁までの過程を指します。

承認ルート（承認経路）

承認ルートは、申請内容が承認を経て最終的に決裁されるまでの経路・道筋を指します。申請内容に応じて、承認に関係する人数や経路が変化する場合があります。

証憑（しょうひょう）

証憑（しょうひょう）とは取引の成立を証明する書類のこと。

この取引には、売買や仕入れなどの対外的な取引だけでなく、従業員との雇用契約や給与支払いといった企業内での取引も含まれ、会計処理における真実性・正確性を担保するほか、トラブル防止の役割も果たします。

職務権限規程

職務権限規程とは、会社の主な職位についてその権限を定めたもので、それぞれの職位における職務と責任、権限の範囲が明記されます。

証憑

社内外で発生した取引を記録した文書であり、取引の成立を証明する役割を果たします。帳票のなかに一部証憑類が含まれます。

ジョブ型雇用

企業があらかじめ明確に規定した職務内容に基づいて、必要なスキルを持つ人材と雇用契約を結ぶシステム。欧米で一般的な雇用制度として浸透しています。

人事異動

人事異動とは、人材の配置転換、または役職や勤務形態を変更することを指します。

申請

希望や要望などを申し立て、承認・決裁を求めること。承認ルートに従い、承認者・決裁者へと順に回付します。

戦略総務

戦略総務とは、戦略的かつ能動的に企業の課題解決や業務改善に取り組む総務のこと。

定型的な事務作業をこなす従来の総務のイメージではなく、企業の成長を牽引する役割が求められます。

相互牽制（そうごけんせい）

相互牽制とは、業務が適正に行われているかを担当者間で相互に確認する仕組み。

内部統制システムのひとつで、特定の従業員への権限の集中や組織内部における不正防止に役立ちます。

属人化

属人化とは、ある業務の手順や進捗などが特定の担当者しか把握できていない状態を指します。

業務負担の偏重や業務停滞などのリスクがあり、多くな場合はネガティブな意味合いで使用されます。属人化の反対を表す言葉に「標準化」があります。

組織変更

組織変更とは、法人格を維持しつつ組織の形態を変更することを指します。

た行

タイムスタンプ

タイムスタンプとは、電子文書などの電子ファイルが作成された日時を記録する技術。

当該の電子ファイルがその時刻以前に存在していたこと（存在証明）と、その時刻以降に改ざんが加えられていないこと（非改ざん証明）を証明することができ、主に電子文書による取引や手続きで用いられています。

代理承認

代理承認とは、出張やその他の理由で申請を処理できない場合に、承認者から委任された代理人が承認を行うこと。

代理申請

代理申請とは、出張やその他の理由で申請できない人に代わり、委任された代理人が申請を行うこと。

帳票

帳票とは、企業や個人事業主が経営活動を行うなかで作成する書類のことで、「帳簿」と「伝票」をあわせた総称。経営活動のなかで発生する取引やお金の動きなどの履歴を記録することで、経営状況を把握・伝達したり、証跡として利用することが可能です。

通知

通知とは、申請に対して処理が必要なときや、申請の処理状況が変更・更新されたときに関係者へと通達することを指します。

適格請求書

インボイス制度（適格請求書等保存方式）で定められた記載事項を満たしている請求書や納品書。従来の請求書の必要項目に加え、登録番号、適用税率、税率ごとに区分した消費税額等の記載が必要です。

デジタルトランスフォーメーション（DX）

デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）とは、「デジタル技術による変革」を意味する言葉で、DXとも略されます。

広義のDXは「デジタル技術の浸透によって社会全体に良い影響を及ぼすこと」ですが、ビジネスシーンに限った狭義のDXは「デジタル技術によってビジネスモデルを変革するとともに、業務や組織、企業文化なども変革し、競争上の優位性を高めること」を指します。

テレワーク

Tele（離れた）とWork（働く）を組み合わせた造語で、「情報通信技術（ICT：Information and Communication Technology）を活用した、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」を指します。

電子契約

電子データ上で行う契約を指します。従来は紙に印鑑を押していましたが、印鑑の代わりに電子署名を用いて締結します。電子署名がされた電子データは、押印した紙の契約書と同様に証拠として認められます。

電子決裁

電子決裁とは、各種申請・決裁などの手続きをインターネット上で行うこと、またはその仕組み。

電子署名

データ化した文書における「本人証明」（本人が文書を作成したことの証明）と「非改ざん証明」（文書が改ざんされていないことの証明）を担保するものであり、従来の紙文書における署名や印鑑に相当します。

電子請求書

請求書を電子データ化したもの。メールやオンライン上で取引先とのやり取りを行うことができるため、発行や郵送コストの削減や業務プロセスの効率化、セキュリティ対策につながります。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や国税関係書類について、電磁的記録（電子データ）による保存を認める法律。

電子帳簿保存法で定められている要件を満たすことで、従来は紙文書での保管が義務付けられていた帳簿書類を電子データとして保存することができます。

督促

督促とは、承認や決裁などが滞っている人に対して通知し、処理を促すこと。

な行

内部統制

内部統制とは、すべての従業員が遵守するべきルールや仕組みを整備し運用すること。

「業務効率や有効性」「法令遵守」「資産保全」「財務報告の信頼性」など、企業経営の健全性を保証するために必要であり、上場企業においては内部統制報告書の提出が義務付けられています。

ナレッジマネジメント

ナレッジマネジメント（Knowledge Management）とは、従業員個人が蓄積してきた経験やノウハウ、いわゆる「暗黙知」を組織全体で共有し、生産性や競争力の向上を目指す経営手法です。

2025年の崖

老朽化・複雑化・ブラックボックス化してしまった既存のシステム（レガシーシステム）の刷新に乗り遅れることにより、DXが実現できないばかりか、企業の競争力も低下させてしまい、2025年以降に、最大12兆円／年の経済損失が生じる可能性があるとしたシナリオ。

根回し

根回しとは、申請に先だって、関係者に対して意図や事情を説明しておくこと。円滑に承認を得るために行われます。

は行

働き方改革

働き方改革とは、政府主導で推進されている「一億総活躍社会」に向けた取り組みのこと。

「働く人々が、多様で柔軟な働き方を自ら選択できる社会」の実現が目的です。働き方改革が注目される背景には、少子高齢化による生産年齢人口の減少や、働き方のニーズが多様化していることなどがあります。

バックオフィス

バックオフィスとは、経理や人事、総務など、基本的に顧客と関わることがない職種・業務の総称。

反対に、営業やカスタマーサポートなど、顧客と直接関わる部署・部門をフロントオフィスと呼びます。

BCP

「Business Continuity Plan（事業継続計画）」の頭文字を取った言葉で、緊急事態の際に企業が損害を最小限に抑えつつ、中核業務を継続あるいは早期復旧するための計画を指します。

BPR（ビー・ピー・アール）

BPR（ビー・ピー・アール）とは、「Business Process Reengineering（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」の頭文字を取った略語。

既存の業務内容やワークフロー、組織構造などを抜本的に見直し、根底から再設計・再構築する取り組みを指します。

標準化（マニュアル化）

ルールや取り決めをつくることで、個人によるバラつきや偏りを少なくすることを指します。対義語は「属人化」。

フローチャート

ワークフロー（業務フロー）や業務プロセスなど、流れや過程を図式化したものをフローチャートと呼びます。

フロントオフィス

営業やカスタマーサポート、マーケティングなど、顧客と直接やり取りが発生する部門・部署の総称。反対に、顧客と直接関わることがない職種・業務をバックオフィスと呼びます。

並列回付（承認）

並列回付（並列承認）は、複数名の承認者（承認グループ）のうち、いずれか1名の承認を必要とする承認形式です。

ペーパーレス

ペーパーレスとは、紙媒体をデジタル化してデータとして活用・保存すること。

ビジネスシーンでは、業務効率化やコスト削減などを目的に、紙文書で行われていた契約や業務手続きなどを電子化することを指します。

ボトルネック

ボトルネックとは、業務の一連の流れ（ワークフロー）のなかで、業務全体の停滞や生産性低下の要因となっている工程のこと。

業務の最適化にはボトルネックの解消が不可欠であり、ボトルネックを解消するための手法に「TOC理論（Theory Of Constraints｜制約理論）」があります。

ま行

メンバーシップ型雇用

新卒一括採用に代表される雇用制度で、職務内容を限定せずに雇用契約を結ぶシステム。日本国内で広く浸透している雇用形態。

ら行

稟議

稟議とは、自分に決定権限がない事項について文書を作成し、関係者からの承認・決裁を得るための手続きのこと。

稟議書

稟議書とは、起案内容について承認・決裁を得るために作成する稟議用の文書のこと。

レガシーシステム

過去の技術や仕組みで構築されているシステム。肥大化、複雑化、ブラックボックス化などの課題を抱えやすく、最新技術を適用しにくいため、DX（デジタルトランスフォーメーション）の足かせとなることも少なくありません。

わ行

ワークフロー

ワークフローとは、業務の一連の流れ、もしくは流れを図式化したものを指します。また、ワークフローシステムを指す場合もあります。

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、申請・稟議などの業務を自動化（電子化）するシステムのこと。