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電子決裁とは?メリットやシステム導入事例を解説

電子決裁とは?メリットやシステム導入事例を解説

日本の商習慣として深く根付いている「紙とハンコ」の文化ですが、近年ではペーパーレスや脱ハンコの取り組みが活発に進められています。

そして、ペーパーレス・脱ハンコに欠かせないキーワードのひとつが「電子決裁」です。

この記事では、電子決裁の意味や基礎知識、電子決裁導入で得られるメリット、電子決裁システムの導入事例を解説します。

OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。

電子決裁とは

電子決裁とは

電子決裁とは、従来紙の申請書類にハンコを押印することで決裁としていた作業を電子化することです。

電子決裁は、紙に押印ではなくPCやスマートフォンで決裁することができ、場所や時間に縛られない働き方を実現できるため、注目度がますます高まっています。

電子決裁では、決裁の業務だけを電子化するのではなく、書類の申請から承認・決裁、そして書類の保管まですべて電子化します。

たとえば、経費精算書や休暇申請書、稟議書などを申請~承認・決裁~保管まで、紙ではなくPCやスマートフォンで行われるイメージです。

業務の流れ(Work Flow)を電子化するため、ワークフローとも呼ばれています。

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電子決裁によるメリット

電子決裁を導入することで、主に以下のようなメリットが期待できます。

  • 業務フローの見直し
  • いつでもどこでも承認・決裁が可能
  • 意思決定の迅速化
  • テレワークの実現

業務フローの見直し

電子決裁を実現することで、業務フローが可視化されます。

それにより、決裁業務が停滞しやすいポイントや不要な工数がないか見直し、改善することが可能になります。

いつでもどこでも承認・決裁が可能

電子決裁では、PCやスマートフォンなどのモバイル端末を使って承認・決裁が可能です。

いつでもどこでも承認・決裁できるので、承認者・決裁者がオフィスに不在でも決裁業務の停滞を防ぐことができます。

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意思決定の迅速化

電子決裁の導入により、記入漏れなどのミスによる差し戻し、承認者不在による回覧待ちなど、紙ベースの決裁業務で起こりがちな時間のロスを削減できます。

その結果、申請から決裁まで流れが円滑になり、意思決定の迅速化につながります。

テレワークの実現

電子決裁の導入は、テレワークの実現にもつながります。

テレワークを実施する企業が増えている一方で、紙書類の作成や確認、ハンコによる承認・決裁といった作業があるためテレワークが定着しない、というケースは少なくありません。

申請書の作成から承認・決裁、そして保管・管理という一連の業務手続きを電子化することで、リモートワークをスムーズに導入・定着させることができるでしょう。

電子決裁システムで実現可能

電子決裁を実現するためには、「電子決裁システム」や「ワークフローシステム」と呼ばれるシステムが必要です。

電子決裁システム(ワークフローシステム)には、自社サーバーを利用する「オンプレミス型」と、インターネット上のサーバーを利用する「クラウド型」の2種類が存在します。

オンプレミス型とクラウド型は導入コストやカスタマイズ性などに違いがありますが、どちらも以下のようなメリットが期待できます。

  • 紙の購入コスト削減
  • 保管業務の削減
  • 保管スペースの削減
  • 紛失や改ざんの防止、内部統制の強化
  • 検索機能による、過去の意思決定の情報資産化と情報活用

電子決裁システムが現場と経営の双方に大きなメリットがあることがお分かりいただけたのではないでしょうか?

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行政や地方自治体も進めている電子決裁

電子決裁普及の流れは、民間企業だけでなく行政や地方自治体にも及んでいます。

政府は平成30年7月に行われたデジタル・ガバメント閣僚会議にて「電子決裁移行加速化方針」を打ち出しており、紙とハンコによる決裁から電子化への移行を推し進めています。

各府省は、デジタル・ガバメント実行計画及び本方針を踏まえ、業務プロセス 全体の電子化の中で電子決裁を行うことについて検討し、推進することとする。

引用元:電子決裁移行加速化方針(案) https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/dgov/dai2/siryou3_2.pdf

自治体における電子決裁化の事例として、茨城県の取り組みを挙げることができます。

茨城県庁では、電子決裁率100%を目指す取り組みに平成30年4月から着手し、各部局で電子決裁実現のためのルール作りを行いました。

取り組み開始時期の電子決裁率が13.3%であったのに対し、取り組みから4か月後の平成30年7月には電子決裁率99.1%を達成しています。

参考:電子決裁率ほぼ100%を4ヶ月で達成/茨城県 https://www.pref.ibaraki.jp/kikaku/ict/20180830.html

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もしも電子決裁システムがなかったら、ハンコや紙業務をこなす必要があります。ハンコや紙業務で起きる問題の例を2つご紹介します。

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例1:手書きで申請書を作成している場合にありがちな問題

稟議書や休暇申請書などの社内文書を紙とハンコで申請~決裁を行っている場合、下記のような問題が発生します。

  • 申請書類作成時に記入ミスをすると1から書き直し
  • 書類提出後、上司から読みにくいなどの指摘が入る
  • 記入ミスで差し戻し、最初から申請のやり直しで締め切りに間に合わない
  • セットで申請する書類を忘れてやり直し(例:仮払申請書と経費精算書など)

例2:申請書を紙で決裁・保管している場合にありがちな問題

紙書類を決裁や保管する場合、下記のような問題が発生します。

  • 紙書類を押印するためだけに出社、外出先から帰社
  • デスクを見ると山積みの書類があり、承認前の書類の整理が大変
  • 決裁後の紙書類のファイリング、保管スペースの確保が大変
  • 紙の保管にファイリングの手間、保管スペースの確保が必要
  • 紙書類を手渡ししたが、書類が紛失した

紙で申請書を作成して決裁を行っている企業は共感できるのではないでしょうか?

紙によるミスを完全に無くすのは難しいですが、電子決裁システムを導入することで上記のような問題はすべて解決することができます。

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【3事例】電子決裁システムの導入事例

次は、電子決裁システムの導入企業の3事例を通して、導入前の課題と導入後の効果を見ていきましょう。

株式会社ちょびリッチの導入事例

電子決裁システム導入前の課題としては下記が挙げられていました。

  • 書類申請のルールが社内浸透していない
  • 誰に承認・決裁を貰えば良いか分からない社員が多い
    ⇒事業拡大に伴い従業員数が増えたため、ルールの周知徹底が難しい状況でした
  • 申請中の書類がどこにあるか分からない
    ⇒紙ベースでの回議となるため、進捗確認が難しい状況でした

そこで、電子決裁システムを導入し申請書類の作成から決裁・書類の保管といった業務の流れの電子化を行いました。

結果、社歴の浅い方でも簡単に正しく申請書類を回すことができ、使い込んでいくことでより社内に合った申請ルートを開発できるようになりシステム導入前の課題を解決することができたそうです。

紙の決裁業務を電子化することは「社内の申請ルートが画一的になって使いづらい、システムを使う方法を覚えるのが紙書類よりももっと大変だ」といったイメージがあります。
しかし、適切なシステムを選ぶことで、適切な業務の流れを自分たちで作り、申請ルートや意思決定ルートを整理し、業務効率化を図ることができます。

事例詳細はこちら
株式会社ちょびリッチ 様 ワークフローシステム導入事例

株式会社ちょびリッチ 様 ワークフローシステム導入事例 | 株式会社エイトレッド

オカモト株式会社の導入事例

オカモト株式会社は東京の本社に加え、全国、そして海外にも工場などの拠点を展開しています。

組織が大きくなり多拠点にオフィスや支店、店舗があり、そして組織構造も複雑で申請後の回付先が数十にのぼるという企業は少なくありません。

電子決裁システム導入前の課題としては下記が挙げられていました。

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  • 稟議書の決裁にかかる時間が数日から1週間以上
    ⇒工場が離れた場所にあるため、設備投資の申請をはじめ各種の稟議が郵送によってやり取りされていました
  • 稟議書などの紙の消費
  • 申請中の書類がどこにあるか分からない
    ⇒紙ベースでの回議となるため、進捗確認が難しい状況でした

そこで複数の電子決裁システムを比較検討し、使い勝手の良いシステムを導入。

結果、決裁にかかる時間の大幅な改善に成功しました。たとえば、月曜日の朝に出した稟議が同日の夕方には決裁されたり、オフィスに不在でもパソコンから承認がもらえるようになったそうです。

電子決裁は物理的なやりとりでは数週間かかる手間・時間を削減します。紙の書類ではオフィス(紙の書類と印鑑のある場所)に戻らないと承認ができず、出張などで不在期間が長くなれば、そのぶん決裁期間も延びてしまうのが当たり前でした。

しかしオフィス不在時もどこからでも承認できる機能と、電子化によるステータス可視化によって決裁期間の短縮を実現できるのです。

いわずもがな、決裁期間の短縮は意思決定の迅速化につながり、市場の変化に対応できる体制強化に貢献します。

事例詳細はこちら
オカモト株式会社 様 ワークフローシステム導入事例

オカモト株式会社 様 ワークフローシステム導入事例 | 株式会社エイトレッド

株式会社テレビ朝日の導入事例

電子決裁システム導入前の課題としては下記が挙げられていました。

  • 数十種類もの紙の申請書による申請手続きの業務負荷が高い
  • 申請手続きを対面で実施する必要があり、時間や場所による制約が多い
  • 申請に関する業務知識が属人的になり、継承しにくい

そこで使いやすさとコストパフォーマンスを決め手としてシステムを導入したそうです。

結果、社内の約9割の申請業務を電子化して設備予約などとも連携したり、時間や場所に縛られない申請が可能になり無駄な時間削減で働き方改革に貢献されたそうです。

事例詳細はこちら
株式会社テレビ朝日 様 ワークフローシステム導入事例

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まとめ

今回は、電子決裁の基礎知識や紙ベースの業務が抱える課題、そして電子決裁導入事例をご紹介しました。

電子決裁には、この記事で取り上げたもの以外にも多くのメリットがあります。電子決裁についてさらに知識を深めたい方はぜひ下記のホワイトペーパーもご覧ください。

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