稟議書に必要な項目や書き方とは？目的別のフォーマットもご紹介！

多くの企業では、支出をともなう物品購入やサービス導入、採用活動など、組織として意思決定を行う際には稟議を行います。

しかし、
「そもそも稟議や稟議書とは？」「稟議書に必要な項目や書き方が分からない」
「作成した稟議書がなかなか承認されない」
など、お困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、稟議の基礎知識や稟議書フォーマットのサンプル、基本の書き方まで分かりやすく解説します。

紙で行われている稟議を電子化するメリットや方法、成功事例についてもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

稟議の基礎知識

まずは、稟議や稟議書の基礎知識を確認しておきましょう。

稟議や稟議書とは？

そもそも稟議とは、自身の権限だけでは決定できない事案について、文書を作成して関係者に回覧し、承認・決裁を得るための手続きのことを指します。そして稟議書は、稟議の際に作成・回覧する文書です。

多くの企業では、事案に対して決定権限を持つ関係者の承認を得た上で、社内の総意として意思決定を行います。しかし、大小さまざまな事案に対し、その都度関係者が集まって会議を行うのは現実的とは言えません。

そこで有効なのが、稟議という仕組みです。検討すべき事項についてまとめた稟議書を作成して回覧を行うことで、関係者が一堂に集まることなく承認・決裁を得ることが可能になります。

稟議と決裁の違い

稟議と混同しやすい言葉に「決裁」がありますが、この2つは意味が異なるため注意が必要です。

稟議は関係者の承認を得るための手続きを指すのに対し、決裁は最終的な判断を下すことを指します。つまり、決裁は稟議の一部であり最終工程だと言えるでしょう。

一般的な稟議は「申請⇒承認⇒決裁」という流れで行われますが、途中に承認を挟まない「直接決裁（申請⇒決裁）」というパターンもあります。

稟議と起案の違い

稟議と混同しやすい言葉は他にもあります。続いては「起案」についてみてみましょう。

「起案」とは、「こういうことをしたい」という事案について、原案をつくることを指します。また、その案を他の人に理解してもらったり、納得してもらうために、必要な項目を書面としてアウトプットしたものを「起案書」といいます。つまり、「起案書」を基に稟議が行われます。

但し、新規事案について、伺いを立てるという点において、両者が類似していることから、近年では「稟議」＝「起案」、「稟議書」＝「起案書」と捉えるケースが多くなっています。

一般的な稟議の流れ

一般的に、稟議は以下のような流れで行われます。

1. 稟議書の作成・回付
2. 承認および決裁
3. 稟議書の保存・管理

各ステップについて詳しく見ていきましょう。

稟議書の作成・回付

まず、起案者が承認・決裁を得たい事案についてまとめた稟議書を作成します。

稟議書の作成手順について詳しくは後述しますが、目的に合った稟議書フォーマットを利用し、意思決定に必要な情報を簡潔にまとめましょう。

稟議書を作成したら、然るべき承認ルートに沿って稟議書を回付します。承認ルートは、稟議の内容や種類によって異なる場合が多く、一般的には組織図や職務権限規程に基づき定められています。

承認および決裁

関係者は、自分の手元に回ってきた稟議書の内容を確認し、承認可否を判断します。

承認する場合、承認欄に押印したうえで次の承認者へと回付し、すべての承認者による承認が完了したら、決裁者が最終判断を行います。

なお、稟議書の内容に問題があると判断した場合は、差し戻したり却下したりすることも可能です。

稟議書の保存・管理

決裁が完了したら、稟議書を保存・管理します。

一般的な稟議書の場合、とくに法律で保存期間が定められているわけではありません。しかし、稟議書は組織の意思決定に関わる証跡であるため、社内規程を定めて一定期間保存しておくケースがほとんどです。

稟議書の種類や内容に応じて仕分け・ファイリングを行い、不正な持ち出しや改ざんが行われないよう厳重に管理しましょう。

稟議のメリット・デメリット

次は、稟議によって得られるメリット・デメリットについて確認していきましょう。

稟議のメリット

稟議は会議の手間を省けるだけでなく、以下のようなメリットがあります。

各メリットについて詳しく見ていきましょう。

承認者が内容を検討しやすい

稟議書には、申請の目的や必要性、コスト、想定される課題とその解決策など、内容を検討するために必要な情報が簡潔にまとめられます。

そのため、承認者は稟議内容を検討しやすく、精度の高い判断が可能になります。

知見を結集した意思決定

知見を結集した意思決定ができる点も、稟議のメリットと言えます。

稟議書を回覧する過程では、問題点や改善案など、各関係部署の知見を活かした指摘・提案が加わっていきます。

その結果、申請された内容はブラッシュアップされ、企業にとってより有意義な意思決定が可能になります。

決定後はスピーディーに実行可能

稟議のメリットとして、決定事項をスピーディーに実行できる点を挙げられます。

稟議の段階で各関係部署の承認を得ているため、稟議での決定事項を共通認識として、関係部署と連携しつつ速やかに実行することができます。

稟議のデメリット

一方で、稟議には以下のようなデメリットもあります。

次は、稟議のデメリットについて確認していきましょう。

意思決定までに時間を要する

意思決定までに時間がかかりやすいという点は、稟議のデメリットと言えます。

稟議書作成の手間や差し戻しによる修正、承認者不在による回覧の停滞など、承認作業がスムーズに進まないケースがあります。

責任の所在が曖昧になりやすい

稟議では複数の関係者が承認作業を行います。そのため、一人ひとりの責任意識が薄まりやすく、問題が発生したときに責任の所在が曖昧になることがあります。

また、承認者・決裁者は申請者よりも上の立場の人物が多く、上長・経営層への忖度から責任を追及できないというケースも考えられます。

目的別の稟議書フォーマットを紹介！

起案内容や目的ごとに稟議書フォーマットを用意しておくことで、必須事項の記入漏れを防ぐことができ、作成の手間も軽減することができます。

基本の稟議書

まずは、汎用的に使える基本の稟議書フォーマットを見ていきましょう。

以下で、稟議書に必要な主要項目とその書き方について説明します。

そのほか、「時期」「業者（購入先など）」「予算内訳」「支払条件」の項目があります。

購買稟議書

購買稟議書は、主に物品の購入に関する稟議書です。

基本の項目のほかに「支払方法」「支払日」があり、物品を購入する情報をより詳しく記入できるようになっています。

広告出稿稟議書

広告出稿稟議書は、主に広告出稿に関する稟議書です。

基本の項目のほかに「掲載時期」「掲載雑誌」の項目があります。

採用稟議書

採用稟議書は、主に採用に関する稟議書です。

「採用予定日」「氏名・年齢・住所」「所属」「給与月給」「年俸」などの項目があります。

稟議書の書き方の基本

稟議書にはさまざまなフォーマットがあることをお伝えしましたが、基本の書き方は共通しています。

基本を押さえておくことで、承認者が承認可否を判断しやすく、稟議をスムーズに進めることができます。

では、稟議書の書き方の基本となる3つのポイントを見ていきましょう。

要点を端的にまとめる

詳しく説明しようとするあまり、まとまりのない長文になってしまうケースがあります。

稟議書を書く際には冗長な表現を避け、できるだけ簡潔にまとめることが大切です。

また、場合によっては箇条書きを使うのも有効です。見せ方に工夫をして、一目見て伝わる稟議書を目指しましょう。

分かりやすい表現を心掛ける

稟議書を書く際は、誰が読んでも理解できる表現を心掛けましょう。

普段何気なく使っている専門用語は、他部署にとっては馴染みのない用語かもしれません。

専門用語はできるだけ平易な言葉に置き換える、あるいは簡単な注釈を付けるなどして、承認者の理解を助ける工夫をしましょう。

不要な情報は省く

承認者の理解を得るためには説明を補強するデータの提示が有効であり、稟議書を作成する際にはさまざまな情報を収集することになります。

しかし、集めた情報をすべて稟議書に盛り込んでしまうと、稟議書の主題が伝わりにくくなってしまう恐れがあります。

データはあくまで説明を補強するものと認識し、必要最小限の掲載に留めましょう。

ワークフローシステムで稟議を電子化するメリット

先述した「稟議のメリット・デメリット」の項で、紙ベースの稟議にはデメリットが存在することをご紹介しました。

ワークフローシステムを導入することで、従来の紙ベースの稟議におけるデメリットを解消し、意思決定の迅速化や精度向上につなげることができます。

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ワークフローシステムとは、稟議や社内申請などの業務手続きを電子化するシステムのこと。

次は、ワークフローシステムで稟議を電子化するメリットをご紹介します。

意思決定の迅速化

ワークフローシステムを導入することで、稟議の申請から決裁までの意思決定スピードを迅速化することができます。

従来の紙ベースの稟議では、承認者不在による回覧待ちや、誤字脱字などの入力ミスによる修正・差し戻しなどの無駄が発生しがちです。また、稟議書を誰に回付するべきかわからず、都度承認ルートを確認しているケースもあるでしょう。

ワークフローシステムで電子化することで、ノートPCやスマートフォンなどのモバイル端末から申請・承認を行うことができ、承認ルートの自動判別も可能になります。また、入力内容の自動チェックも可能なので、入力ミスによる修正なども防ぐことができます。

このように、承認から決裁までの作業を効率化することができ、意思決定スピードを高めることができるでしょう。

意思決定の精度向上

稟議の電子化は、意思決定の精度向上にも効果が期待できます。

ワークフローシステムを導入することで、稟議データがシステム上に蓄積されていきます。

また、保存された過去の稟議内容は簡単に検索することができ、申請内容や承認・却下の理由についてもスムーズに参照可能。

このように、ワークフローシステムを活用することで過去の稟議がナレッジとして社内に蓄積され、より精度の高い意思決定に役立てることができるでしょう。

テレワークでも決裁が可能に

ワークフローシステムの導入は、在宅勤務などのテレワーク定着にも効果が期待できます。

新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けテレワークの導入する企業は増えていますが、稟議や申請業務が紙ベースで行われているために、テレワークが定着しないという企業は少なくありません。

ワークフローシステムで稟議や申請業務が電子化されることで、オフィスにいなくても業務手続きを円滑に進めることが可能になります。

柔軟な働き方に対応するためにも、ワークフローシステムによる電子化は有効だと言えるでしょう。

内部統制の強化

ワークフローシステムを導入することは、内部統制の強化という面でも有効です。

ワークフローシステムでは、組織図や職務権限規程を基に承認ルートを設定します。先述したように、申請の種類や内容によって承認ルートを自動判別できる製品もあります。

そのため、然るべき承認を経ずに決裁が下されてしまったり、本来は閲覧権限がない人物に誤って回付されたりといった事態を防ぐことができます。

また、「いつ・誰が・何を処理したのか」という証跡がシステムログとして記録されるため、不正の防止や検知にも役立てることができるでしょう。

コスト削減にも有効

ワークフローシステムの導入は、コスト削減にも効果的です。

わかりやすい例としては、紙ベースの稟議書運用で発生していた経費削減を挙げることができます。これまで書面に印刷していた稟議書をデータとして扱うことが可能になるため、コピー用紙やインク代といった印刷コストや、処理済みの稟議書を保管しておくためのファイルやキャビネットなどの備品コストなどが不要になるでしょう。

さらに注目すべきは、間接業務に割かれていた時間の削減効果です。稟議などの手続きはあくまでも意思決定のための手段であり、それ自体が企業に利益をもたらさない間接業務に該当します。

ワークフローシステムを導入することで、間接業務に割かれていた時間を大幅に短縮することができ、人件費の削減にもつなげることができるでしょう。

ワークフローシステムで稟議の電子化に成功した事例

次に、ワークフローシステムを導入して稟議の電子化に成功した事例を見ていきましょう。

ここでは、シリーズ累計4,500社以上の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」で稟議書の電子化を実現した企業事例を見てみましょう。

起案から承認まで一気通貫でデジタル化（いえらぶGROUP）

「“住”領域のワンストップマーケティング事業」を展開する株式会社いえらぶGROUPは、組織運営の中枢を支える業務プラットフォームとして「X-point Cloud」を活用しています。

設立以来、次々とサービスをリリースし順調な成長を続けてきた同社ですが、組織の急速な拡大に伴い申請に関する課題が表面化していました。組織が拡大するにつれ取締役のもとに寄せられる承認依頼は増加し、決裁までに多くの時間がかかるようになってしまいました。また、当時は申請書の書式が整備されておらず、起案のたびに一から文面を作成しなければならず、情報に抜け漏れがあることも珍しくありませんでした。

こうした非効率が各拠点で発生し、組織全体の生産性低下を招いていたことから、同社は決裁業務の整備に着手。そのソリューションとして選ばれたのが、「X-point Cloud」でした。従来は口頭やメールで承認を受けていた業務を「稟議書」と「作業依頼」の2つに大別し、ワークフローとして体系化。申請書の目的や回付先などが明確に定義できるようになり、業務の混乱を大幅削減することに成功しました。

導入から約10年が経過した現在は約60種類の申請書を「X-point Cloud」上で運用しており、起案から承認までをデジタル上で一気通貫に行うことが可能に。また、拠点や従業員数は当初よりも大幅に増加していますが、承認権限の階層化を進めたことで以前よりも円滑な意思決定が可能になっています。

稟議を起点に一連の業務をつなぐ仕組みを構築（グリーンズ）

ホテル・レストラン事業を手掛ける株式会社グリーンズは、経費削減や意思決定の迅速化を図り「X-point」を導入しました。

同社はビジネスホテルを中心としたオリジナルブランドの運営と、グローバルに展開するチョイスブランドのフランチャイズ運営を手掛けており、これら二つの事業における申請業務が課題となっていました。

二つのブランドで各種申請の承認経路が異なるために紙帳票が増大しており、回覧・承認・保管のために多大なコストを費やされていました。とくに、週3回運用していた社内便には多くの人件費・配送費がかかっており、意思決定の遅滞にもつながっている状況でした。

そうしたなか、当時利用していたイントラネットのワークフロー機能で一部の稟議書などを電子化したところ、一定の成果につながったことから、同社はワークフローシステムの導入を検討開始。

複数製品を比較した結果、イントラネットのワークフロー機能では再現できない複雑な承認経路にも対応できる点を評価し、「X-point」の導入を決めました。導入決定から半年後には運用を開始し、その後も積極的に電子化を推進。「X-point」の関連書類機能を活用することで、稟議から発注、納品、支払いという一連の業務をつなぐ仕組みを構築しました。

現在では約180種類の申請書を「X-point」上で運用しており、処理数は年間約80,000件に上ります。週3回運用していた社内便は月3回まで縮小したほか、従来は1週間以上を要していた遠隔拠点からの稟議申請も即日での承認が可能になるなど、意思決定迅速化を実現しています。

年間2,000時間の業務時間を削減（日鉄ソリューションズ）

SIer事業を展開する日鉄ソリューションズ株式会社は、働き方改革の推進を目指し「AgileWorks」を導入しました。

かねてより受発注や経費精算などの申請業務は電子化していた同社ですが、契約締結時の稟議申請については紙の帳票で行われていました。

そうしたなか、同社は2020年5月に虎ノ門オフィスを開設し、既存の新川オフィスから本社機能を移転。一部部門でのフリーアドレス化を実施するなど、働き方改革を推し進めていました。しかし、拠点の分散やフリーアドレスの実施により、紙帳票を回付する手間が大幅に増加するとともに、稟議申請がリモートワークを阻害する要因に。

こうした課題を解消するため、同社は稟議申請を電子化することを決定。システムを検討した結果、紙帳票のデザインをそのまま電子化することができ、スムーズな導入・運用開始が期待できる「AgileWorks」の導入に至りました。

現在、同社では年間1,400件の稟議申請をAgileWorksで実施しており、課題となっていた紙の帳票による申請が不要に。年間約2,000時間の業務時間が削減されたほか、リモートワークの推進にもつながるなど、拠点分散による課題が解消されています。

紙の稟議書の撤廃に成功（東急プロパティマネジメント）

東急グループの不動産運営管理事業を担う東急プロパティマネジメント株式会社は、「AgileWorks」を導入して生産性低下の要因となっていた紙の稟議書の廃止に成功しました。

同社では従来、紙ベースで稟議書や申請書を運用しており、承認は押印で行っていました。しかし、紙ベースによる稟議・申請は決裁までに時間を要し、業務生産性の低下を招く要因に。

とくに地方拠点においては、稟議書や申請書を郵送し、本社で承認を受けたうえで返送を待たなければならず、決裁までに1～2週間を要することも珍しくありませんでした。

さらに、決裁完了後の稟議書や申請書は各拠点の倉庫で保管していたため、過去の稟議・決裁の内容を確認する作業が大きな負担となっていました。

そこで同社は、紙の稟議書・申請書に起因する課題を解消するため、ワークフローシステムの導入を決断。比較検討の結果、同社の複雑な承認業務の仕組みにも柔軟に対応可能な「AgileWorks」の導入を決めました。

段階的に「AgileWorks」の利用範囲を広げた結果、現在ではユーザーライセンス約700、年間申請数は約15,000件にまで拡大し、紙の稟議書や申請書の廃止に成功。

1～2週間を要していた稟議期間が1～2日まで短縮されたほか、過去の稟議書や申請書をスムーズに参照することが可能になり、業務生産性の大幅な向上を実現しています。

まとめ

稟議書は、決裁者にその事案の必要性を理解してもらうことが大切です。目的に合うフォーマットを用いて、簡潔で分かりやすい稟議書の作成を心がけましょう。

また、稟議書は複数名へ回付されるため、どこまで承認が進んでいるのか進捗状況が把握しづらく、申請者自ら確認しなければなりません。決裁後も時間が経過してしまうと対象の稟議書がどこに保管されているのかわからなくなるということも珍しくありません。

ワークフローシステムを導入することで稟議を電子化することができ、いつでもどこでも申請・承認が可能です。また、承認の進捗状況も可視化でき、過去の稟議を簡単に検索することもできます。

稟議を効率的に行うためにも、ワークフローシステムを導入して稟議の電子化に取り組んでみてはいかがでしょうか。