稟議書に必要な項目や書き方とは？目的別のフォーマットもご紹介！

多くの企業では、支出をともなう物品購入やサービス導入、採用活動などの意思決定の際に稟議を行います。

しかし、
「稟議書に必要な項目や書き方が分からない」
「作成した稟議書がなかなか承認されない」
など、お困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、稟議の基礎知識や稟議書フォーマットのサンプル、基本の書き方まで分かりやすく解説します。

紙で行われている稟議を電子化するメリットや方法、成功事例についてもご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

＼稟議の電子化で楽々決裁／

稟議の基礎知識

まずは、稟議の基礎知識を確認しておきましょう。

稟議とは？

稟議とは、自身の権限だけでは決定できない事案について、文書を作成して関係者に回覧し、承認・決裁を得るための手続きのことを指します。そして稟議書は、稟議の際に作成・回覧する文書です。

多くの企業では、事案に対して決定権限を持つ関係者の承認を得た上で、社内の総意として意思決定を行います。

しかし、大小さまざまな事案に対し、その都度関係者が集まって会議を行うのは現実的とは言えません。

そこで有効なのが、関係者が一堂に集まることなく承認を得ることができる稟議という仕組みなのです。

稟議と決裁の違い

稟議と混同しやすい言葉に「決裁」がありますが、この2つは意味が異なるため注意が必要です。

稟議は関係者の承認を得るための手続きを指すのに対し、決裁は最終的な判断を下すことを指します。つまり、決裁は稟議の一部であり最終工程だと言えるでしょう。

一般的な稟議は「申請⇒承認⇒決裁」という流れで行われますが、途中に承認を挟まない「直接決裁（申請⇒決裁）」というパターンもあります。

稟議と起案の違い

稟議と混同しやすい言葉は他にもあります。続いては「起案」についてみてみましょう。

「起案」とは、「こういうことをしたい」という事案について、原案をつくることを指します。また、その案を他の人に理解してもらったり、納得してもらうために、必要な項目を書面としてアウトプットしたものを「起案書」といいます。つまり、「起案書」を基に稟議が行われます。

但し、新規事案について、伺いを立てるという点において、両者が類似していることから、近年では「稟議」＝「起案」、「稟議書」＝「起案書」と捉えるケースが多くなっています。

稟議のメリット・デメリット

次は、稟議によって得られるメリット・デメリットについて確認していきましょう。

稟議のメリット

稟議は会議の手間を省けるだけでなく、以下のようなメリットがあります。

各メリットについて詳しく見ていきましょう。

承認者が内容を検討しやすい

稟議書には、申請の目的や必要性、コスト、想定される課題とその解決策など、内容を検討するために必要な情報が簡潔にまとめられます。

そのため、承認者は稟議内容を検討しやすく、精度の高い判断が可能になります。

知見を結集した意思決定

知見を結集した意思決定ができる点も、稟議のメリットと言えます。

稟議書を回覧する過程では、問題点や改善案など、各関係部署の知見を活かした指摘・提案が加わっていきます。

その結果、申請された内容はブラッシュアップされ、企業にとってより有意義な意思決定が可能になります。

決定後はスピーディーに実行可能

稟議のメリットとして、決定事項をスピーディーに実行できる点を挙げられます。

稟議の段階で各関係部署の承認を得ているため、稟議での決定事項を共通認識として、関係部署と連携しつつ速やかに実行することができます。

稟議のデメリット

一方で、稟議には以下のようなデメリットもあります。

次は、稟議のデメリットについて確認していきましょう。

意思決定までに時間を要する

意思決定までに時間がかかりやすいという点は、稟議のデメリットと言えます。

稟議書作成の手間や差し戻しによる修正、承認者不在による回覧の停滞など、承認作業がスムーズに進まないケースがあります。

責任の所在が曖昧になりやすい

稟議では複数の関係者が承認作業を行います。そのため、一人ひとりの責任意識が薄まりやすく、問題が発生したときに責任の所在が曖昧になることがあります。

また、承認者・決裁者は申請者よりも上の立場の人物が多く、上長・経営層への忖度から責任を追及できないというケースも考えられます。

目的ごとに稟議書を使い分けよう

起案内容や目的ごとに稟議書フォーマットを用意しておくことで、必須事項の記入漏れを防ぐことができ、作成の手間も軽減することができます。

【基本の稟議書】

まずは、汎用的に使える基本の稟議書フォーマットを見ていきましょう。

以下で、稟議書に必要な主要項目とその書き方について説明します。

そのほか、「時期」「業者（購入先など）」「予算内訳」「支払条件」の項目があります。

【購買稟議書】

購買稟議書は、主に物品の購入に関する稟議書です。

基本の項目のほかに「支払方法」「支払日」があり、物品を購入する情報をより詳しく記入できるようになっています。

【広告出稿稟議書】

広告出稿稟議書は、主に広告出稿に関する稟議書です。

基本の項目のほかに「掲載時期」「掲載雑誌」の項目があります。

【採用稟議書】

採用稟議書は、主に採用に関する稟議書です。

「採用予定日」「氏名・年齢・住所」「所属」「給与月給」「年俸」などの項目があります。

稟議書の書き方の基本

稟議書にはさまざまなフォーマットがあることをお伝えしましたが、基本の書き方は共通しています。

基本を押さえておくことで、承認者が承認可否を判断しやすく、稟議をスムーズに進めることができます。

では、稟議書の書き方の基本となる3つのポイントを見ていきましょう。

要点を端的にまとめる

詳しく説明しようとするあまり、まとまりのない長文になってしまうケースがあります。

稟議書を書く際には冗長な表現を避け、できるだけ簡潔にまとめることが大切です。

また、場合によっては箇条書きを使うのも有効です。見せ方に工夫をして、一目見て伝わる稟議書を目指しましょう。

分かりやすい表現を心掛ける

稟議書を書く際は、誰が読んでも理解できる表現を心掛けましょう。

普段何気なく使っている専門用語は、他部署にとっては馴染みのない用語かもしれません。

専門用語はできるだけ平易な言葉に置き換える、あるいは簡単な注釈を付けるなどして、承認者の理解を助ける工夫をしましょう。

不要な情報は省く

承認者の理解を得るためには説明を補強するデータの提示が有効であり、稟議書を作成する際にはさまざまな情報を収集することになります。

しかし、集めた情報をすべて稟議書に盛り込んでしまうと、稟議書の主題が伝わりにくくなってしまう恐れがあります。

データはあくまで説明を補強するものと認識し、必要最小限の掲載に留めましょう。

ワークフローシステムで稟議を電子化するメリット

先述した「稟議のメリット・デメリット」の項で、紙ベースの稟議にはデメリットが存在することをご紹介しました。

ワークフローシステムを導入することで、従来の紙ベースの稟議におけるデメリットを解消し、意思決定の迅速化や精度向上につなげることができます。

ワークフローシステムとは、稟議や社内申請などの業務手続きを電子化するシステムのこと。

次は、ワークフローシステムで稟議を電子化するメリットをご紹介します。

意思決定の迅速化

ワークフローシステムを導入することで、稟議の申請から決裁までのスピードを迅速化することができます。

従来の紙ベースの稟議では、承認者不在による回覧待ちや、誤字脱字などの入力ミスによる修正・差し戻しなどの無駄が発生しがちです。また、稟議書を誰に回付するべきかわからず、都度承認ルートを確認しているケースもあるでしょう。

ワークフローシステムで電子化することで、ノートPCやスマートフォンなどのモバイル端末から申請・承認を行うことができ、承認ルートの自動判別も可能になります。

また、入力内容の自動チェックも可能なので、入力ミスによる修正なども防ぐことができます。

このように、承認から決裁までの作業を効率化することができ、意思決定スピードを高めることができるでしょう。

意思決定の精度向上

稟議の電子化は、意思決定の精度向上にも効果が期待できます。

ワークフローシステムを導入することで、稟議データがシステム上に蓄積されていきます。

また、保存された過去の稟議内容は簡単に検索することができ、申請内容や承認・却下の理由についてもスムーズに参照可能。

このように、ワークフローシステムを活用することで過去の稟議がナレッジとして社内に蓄積され、より精度の高い意思決定に役立てることができるでしょう。

テレワークでも決裁が可能に

ワークフローシステムの導入は、在宅勤務などのテレワーク定着にも効果が期待できます。

新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けテレワークの導入する企業は増えていますが、稟議や申請業務が紙ベースで行われているために、テレワークが定着しないという企業は少なくありません。

ワークフローシステムで稟議や申請業務が電子化されることで、オフィスにいなくても業務手続きを円滑に進めることが可能になります。

柔軟な働き方に対応するためにも、ワークフローシステムによる電子化は有効だと言えるでしょう。

ワークフローシステムで稟議の電子化に成功した事例

次に、ワークフローシステムを導入して稟議の電子化に成功した事例を見ていきましょう。

ここでは、シリーズ累計4,500社以上の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」で稟議書の電子化を実現した企業事例を見てみましょう。

オカモト株式会社 様の事例

ゴム・プラスチックの総合メーカーであり、国内外に工場や研究所を構えるオカモト株式会社 様は、稟議業務の電子化を目的にX-pointを導入しました。

導入前は、紙の稟議書を使った拠点間のやり取りには多くの時間を要するだけでなく、紙の消費量についても課題となっていました。

X-pointの導入により、稟議の申請から最短当日で決裁が完了するなど、決裁スピードの向上につながっています。

学校法人京都女子学園 様の事例

京都で100年以上の歴史を有する浄土真宗本願寺派の学校法人京都女子学園。

同学園では、従来より、物品購入や人事関係の報告などの比較的軽微な申請から、巨額の予算を要する建設工事の申請までを稟議書で行うなど、稟議書が『組織運営の要』のような役割を担っていました。

しかしながら、その運用が紙だったために、承認に20日ほどの期間を要する、書類の印刷や保管にも多大な労力が費やされるといった課題を抱えていました。

そこで同学園では、学年内ペーパーレスを推し進めるためにX-pointCloudを導入しました。

もともと、「数千万円の予算執行を、紙の書類や印鑑なしで意思決定できるのだろうか」といった戸惑いがあったり、一つの敷地内に学園すべての組織が集っているため、教職員が書類の持ち回りにそれほど負担を感じていないなどの背景もあり、稟議書のデジタル化に消極的な雰囲気だったが、「スモールスタート」と「快適なユーザー体験」を意識しながら導入を進めたことで、紙や押印文化に慣れ親しんだ同学園においても、スムーズに浸透と定着ができました。

東急プロパティマネジメント株式会社 様の事例

東急グループにおいて、不動産運営管理事業を担う東急プロパティマネジメント株式会社。

同社では、以前から紙の稟議書による業務生産性の低下が問題視されていました。

例えば、地方の拠点の場合、稟議書や申請書を東京の本社に郵送して承認を受け、さらにその返送を待つといった手順を踏まねばならず、稟議の承認を受けるのに1～2週間かかってしまったり、稟議書に記載された契約内容の確認をする場合には、倉庫から該当する稟議書を探し出すのに多大な手間がかかっていた。

そこで同社では、こうした課題の解決を目指し、AgileWorksを導入しました。

決め手となったのは、「最終的な承認者が承認を終えた後に、複数の従業員に稟議書や申請書を回覧して、その内容を通知する」さらに、「このとき、回覧される従業員には、押印が求められる人と押印が求められない人がいる」など独特な承認フローをシステム上で柔軟に再現できる点でした。

AgileWorksにより、稟議書の電子化に成功した同社では、以前であれば、1～2週間は要していた申請を1～2日に短縮する、過去の稟議書や申請書を、AgileWorks上で閲覧できるようになるなど大きな効果をあげました。

学校法人東洋大学様の事例

1887年の創立以来、グローバル化、キャリア教育、哲学教育を柱として成長を続ける学校法人東洋大学。

同学では、数年にわたりペーパーレス化の取り組みをしてきたものの、既存のグループウェア付属のワークフロー機能では、回付ルールの 調整や権限分けなどの細かな設定が行えないなどの理由から、稟議書については紙による運用が残っていました。

そのため、複数のキャンパスを持つ同学では、キャンパス間の人と書類の移動が多く発生し、発送の準備工数やコストの増大に加え、決裁までに時間がかかる、回付中に稟議書の添付ファイルの組み合わせや資料の並びが不明確になる、回付後の保管や監査対応に多くの手間がかかるなどさまざま課題がありました。

そこで同学では、大規模組織の組織構造や承認フローに柔軟に対応できる機能を備えたAgileWorksを導入。

その結果、稟議書をはじめとした申請書の、オンラインでの一元管理が可能となり、業務の安全性と作成・回付などの業務効率の向上のほか、円滑な監査対応を実現しました。

まとめ

稟議書は、決裁者にその事案の必要性を理解してもらうことが大切です。目的に合うフォーマットを用いて、簡潔で分かりやすい稟議書の作成を心がけましょう。

また、稟議書は複数名へ回付されるため、どこまで承認が進んでいるのか進捗状況が把握しづらく、申請者自ら確認しなければなりません。決裁後も時間が経過してしまうと対象の稟議書がどこに保管されているのかわからなくなるということも珍しくありません。

ワークフローシステムを導入することで稟議を電子化することができ、いつでもどこでも申請・承認が可能です。また、承認の進捗状況も可視化でき、過去の稟議を簡単に検索することもできます。

稟議を効率的に行うためにも、ワークフローシステムを導入して稟議の電子化に取り組んでみてはいかがでしょうか。