ビジネスでよく聞く「ボトルネック」とは？問題点と解消方法を解説！

ビジネスシーンでよく聞くキーワードのひとつに、「ボトルネック」という言葉があります。

しかし、
「ボトルネックって何？」
「ボトルネックの問題点は？」
「ボトルネックを解消する方法は？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、ボトルネックの意味や問題点、解消のポイントを解説します。

ボトルネックの解消に成功した企業事例もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

▼ボトルネックの解消にワークフローシステムが効果的！

ボトルネックとは？

まずは、ボトルネックとはどのような状態なのかを確認していきましょう。

ボトルネックとは、瓶の首が細くなっている部分を指す「bottleneck」に由来し、ワークフロー（業務の一連の流れ）のなかで、業務の停滞や生産性の低下を招いている工程・箇所のことを指します。ボトルネックを省略して、「ネック」と呼称することもあります。

ワークフローのなかにボトルネックが存在することで、それ以外の工程で業務が円滑・スピーディーに進められていたとしても、全体の業務が完了するまでに多くの時間を要してしまいます。つまり、業務の全体最適化を図るにはボトルネックの解消が必要不可欠だと言えるでしょう。

とくに、ボトルネックになりがちなポイントが承認プロセスです。

たとえば、あるプロジェクトを進行する際、担当者が書面で稟議書を作成して、上司や関係部署に回覧を行い承認・決裁を得る場面は多々あるでしょう。

しかし、承認者や決裁者に出張や外出が多い場合、決裁までに多くの時間を要してしまい、プロジェクトの進行が停滞してしまいます。

この場合、紙の稟議書による承認プロセスがボトルネックになっていると言えるでしょう。

ボトルネックが生じる原因

業務の全体最適化の観点からボトルネックの解消が不可欠だとお伝えしましたが、そもそもなぜボトルネックが生じてしまうのでしょうか。

次は、ボトルネックの主な原因として、以下の3点をご紹介します。

人手不足による処理能力低下

ボトルネックが生じる原因のひとつに、人手不足を挙げることができます。

少子高齢化が進む日本では、さまざまな業界で人手不足が問題視されています。

そうしたなか、本来であれば十分な人員を割くべき業務や作業に労働力を割り当てることができず、処理能力が低下してボトルネックとなってしまうケースがあります。

業務の属人化（ブラックボックス化）

属人化もまた、ボトルネックが発生する原因のひとつです。

属人化とは、ある業務の進捗状況や作業内容を担当者しか把握できない状況のことを指し、ブラックボックス化とも呼ばれます。

属人化した業務は、担当者の代替が効かないことで業務が停滞してしまうリスクや、作業の手順や方法について客観的な評価を行うことができないことから効率性が低下しやすいという問題もあります。

紙とハンコによるアナログ業務

紙やハンコによるアナログ業務が、ボトルネックの原因となっているケースも少なくありません。

紙とハンコを使った従来のアナログ業務には、オフィスにいなければ遂行できない作業が数多く存在します。たとえば、文書の印刷や、手渡しでの回覧、押印による承認・決裁などです。

このようなアナログ業務では、承認者不在による申請・稟議の停滞が発生しやすく、在宅勤務などのテレワーク中には業務を進めることができません。また、入力漏れや誤字脱字などのヒューマンエラーも発生しやすく、業務効率の低下を招く要因となります。

ボトルネックを解消する手順とポイント

ボトルネックを解消するために知っておきたいマネジメント手法のひとつに、「TOC理論（Theory Of Constraints｜制約理論）」があります。

これはイスラエルの物理学者であるエリヤフ・ゴールドラット（Eliyahu Moshe Goldratt）博士が提唱した理論で、業務の流れにおける制約条件、つまりボトルネックを解消することで、全体最適化を実現できることを示したものです。

TOC理論では、ボトルネック（制約条件）を解消するための5ステップが提唱されています。

各ステップについて詳しく確認していきましょう。

（1）ボトルネックの特定

まずは、業務全体の工程のなかでボトルネックとなっている工程を特定します。

ボトルネック以外のパフォーマンスが向上したとしても、ボトルネックに手を加えなければ業務全体の生産性・スピードが改善しないためです。

業務の一連の流れを整理し、各工程を分析した上で、もっとも業務が停滞している工程を特定していきましょう。

（2）ボトルネックの徹底活用

特定したボトルネックを徹底的に活用する方法を検討します。

ここで言うボトルネックの徹底活用とは、新たに設備やシステムを導入したり、人員を強化したりといった方法ではなく、あくまで現状の設備・システムや人員のまま最大限のパフォーマンスを引き出すことを指します。

不必要な作業が発生していないか、担当者が作業に集中できる環境が整っているか、機械家担当者の稼働が止まっている時間がないかといった点を見直し、必要に応じて課題を解消しましょう。

（3）他プロセスをボトルネックに従わせる

次に、ボトルネック以外のプロセスを、ボトルネックとなっている工程に従わせます。

例として、以下のように処理能力が異なる3つの工程があるとします。

この場合、1日に10件しか処理できない「2.検品」の工程がボトルネックであり、「1.制作」の工程で生産した20件のうち半分は余剰生産となってしまうほか、「3.出荷」の工程では15件という本来の処理能力を活かすことができません。

10件以上の投入は無駄になってしまうので、「1.制作」と「3.出荷」の稼働時間を制限したり、人員を削減・配置転換するなどして、無駄が生じないよう調整する必要があります。

（4）ボトルネックの強化

（2）（3）のステップを経て、はじめてボトルネックの強化を行います。

ステップ（3）で余裕が生まれた稼働工数や人員を、ボトルネックとなっている工程に充てて処理能力を高めたり、新たに設備やシステムを導入して業務の効率化・自動化を図ることが有効です。

ボトルネックの工程の処理能力が高まることで、業務全体の生産性やスピード向上が見込めます。

（5）新たなボトルネックへの対応

ボトルネックをひとつ解消したからと言って、業務プロセスの全体最適化が実現したとは言えません。

（1）～（4）のステップを経てボトルネックを解消・強化することで、新たにボトルネックとなる工程が生じるはずです。

ステップ（1）の工程に戻り、継続的にワークフローを見直しブラッシュアップしていくことが大切です。

ワークフローシステムがボトルネック解消に効果的

TOC理論をもとにボトルネック解消のポイントをご紹介しましたが、具体的になにから取り組むべきかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような場合、ボトルネック解消の第一歩としてワークフローシステムを導入するのも一策です。

ワークフローシステムは、社内で行われる申請や稟議などの手続きを電子化するシステムのことで、近年多くの企業で導入が進められています。

次は、ワークフローシステムがボトルネックの解消に効果的である理由をご紹介します。

ワークフロー（業務の流れ）が可視化

ワークフローシステムを導入する際は、既存の業務の流れを見直し、整理していきます。

つまり、TOC理論のステップ（1）のように、ボトルネックとなっている工程の特定につなげることが可能です。

また、ワークフローシステムの導入により、業務の流れがシステム上で可視化されるため、継続的にボトルネックの改善を行う基盤を整えることが可能です。

場所や時間による制約が解消

ワークフローシステムで承認プロセスを電子化することで、PCやタブレット、スマートフォン上で上記のような作業を完結することが可能になります。

場所や時間による制約がなくなることで、出張や外出中による承認待ちや、テレワーク中の業務手続きの停滞を解消することが可能です。

また、ワークフローシステムには承認者や決裁者への督促通知機能がついているものもあるため、意思決定スピードの向上が見込めます。

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ワークフローシステムによるボトルネック解消事例

最後に、ワークフローシステムでボトルネックを解消した企業事例をご紹介します。

ここでは、シリーズ累計4,000社以上の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」でボトルネックの解消を実現した企業事例を見てみましょう。

株式会社BIPROGY様のボトルネック解消事例

東証一部上場の大手SIerであり、国内外に多数のグループ企業を有するBIPROGY。

旧来よりワークフローシステムを使用していたが、フォーム作成の際にJavaScriptによるコーディングが必要など、専門的なスキルが必要だったため、申請書を1本追加するだけでも一定以上の工数と期間を要していました。

事実、社内から申請書追加の要望を受けてから運用開始まで数ヶ月を要することも珍しくなく、6年ほどの運用期間のうち、新たに追加された申請書はわずか4本と、申請フォームの開発生産性が低さが課題となっていました。

そこで同社では、ワークフローシステムを旧来のものからノーコードで申請フォームが開発できるAgileWorksにリプレイスしたところ、申請書1本あたりの工数が、約0.8人月から0.5人月にまで削減されました。

また、コロナ禍の影響で、申請書開発のさらなるスピードアップが要求され際には、独自の施策である「汎用ワークフロー」(申請フォームの書式や入力項目、回付ルールなどをメニュー化し、それらを組み合わせることによって申請書を作成する手法)を展開することで、申請書のオーナー部門へのヒアリングなどにかかる工数を大幅削減に成功し、最終的には、0.2人月まで開発生産性を向上させることができました。

医療法人豊田会刈谷豊田総合病院 様のボトルネック解消事例

刈谷市、高浜市、豊田自動織機をはじめとするトヨタグループ8社が共同運営する愛知県刈谷市に所在する刈谷豊田総合病院。

医療現場では電子カルテや複数の医療系システムを導入するなど、デジタル化が推進されていた一方で、事務・管理業務では紙帳票が多用されており、回付やExcelへの転記作業などに多大な労力が費やされていました。

そこで、同院では既存のグループウェアのワークフロー機能を利用し、ペーパーレス化を推進しようとしますが、業界に特化したシステムということもあり、メンテナンスに専用プログラムでの記述が求められるなど、複雑なシステムがボトルネックとなり、なかなかデジタル化が進みませんでした。

そこで、既存のグループウェアのみでペーパーレス化を進めるのが難しいと判断した同社では、ワークフロー機能の部分を切り出し、専用のシステムであるAgileWorksに刷新することになりました。

ノーコードで、かつ同時アクセスユーザー数に応じた料金体系であるAgileWorksを導入することにより、約2400名いる職員のほぼ全員が利用できる体制を構築しました。

その結果、年間3,000件以上も申請されていた、作業依頼書に紐づく業務について、作業全体のリードタイムの約20%短縮、電話での問い合わせの約80%の削減などの効果を出しました。

株式会社イズミ様のボトルネック解消事例

ショッピングセンターチェーンを展開する株式会社イズミ様のケースを見ていきましょう。

西日本で100店舗以上を展開する同社では、本社と店舗間での稟議・申請を紙ベースで行っていたため負担が大きく、決裁までに時間がかかっていました。

X-pointの導入により、これまで約1週間かかっていた決裁までの期間が1日〜2日に短縮。

ボトルネックとなっていた本社・店舗間の稟議・申請業務がペーパーレス化したことで、店舗運営の強化と迅速化に効果を実感されています。

株式会社シモジマ様のボトルネック解消事例

包装用品の総合商社である株式会社シモジマ様は、主力製品の受注から納品までの流れをX-pointによって電子化しています。

システム導入以前、主力製品である紙袋・化成品類（レジ袋など）の製造は、複数ページのカーボン紙で作られた「加工指示書・手配書」を使って以下のようなフローで行われていました。

1. 受注後、営業担当者が「発注書」を起票
2. 営業部門で承認後、製造部門へ受け渡し
3. 製造部門の担当者が、詳細仕様を追記した「仕様書」を作成
4. 製造部門で「仕様書」を承認
5. 各協力会社に向けた「加工指示書」を作成

しかし、本社以外に全国14か所ある営業所とのやり取りを紙の「加工指示書・手配書」で行うのは手間と時間がかかり、製造フローのボトルネックとなっていました。

X-pointで「加工指示書・手配書」を電子化したことで、紙のやり取りによる手間や時間が大幅に削減され、納期の短縮を実現。また、伝票の管理・承認ルートが仕組み化されたことで、内部統制の強化にもつながっています。

まとめ

今回は、ビジネスシーンの頻出ワードのひとつであるボトルネックに焦点を当て、その意味や問題点、解消のポイントをご紹介しました。

組織全体の生産性を高めていくには、ワークフローのなかに潜むボトルネックの解消が必要です。

今回ご紹介した情報も参考に、ワークフローシステムの導入からボトルネックの解消に着手してみてはいかがでしょうか。