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ワークフローの利用シーンは?文書・申請書サンプルも紹介!

ワークフローの利用シーンは?文書・申請書サンプルも紹介!

「ワークフロー」という言葉は知っているものの、具体的にどういった場面がワークフローに該当するのかわからない、という方も多いのではないでしょうか。

こちらの記事では、ワークフローがどのようなシーンで利用されているのか、そしてシーン別の申請書サンプルをご紹介したいと思います。

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ワークフローの利用シーンは?

まずは、ワークフローがどういったシーンで使われているのかを確認しておきましょう。

ワークフローは組織内で行われる各種申請・手続き業務の流れであり、業種・業界問わずあらゆるシチュエーションに当てはめることができます

例として、「ヒト・モノ・カネ・情報」という4つの経営資源で考えてみましょう。

各経営資源にまつわる業務で、以下のようにさまざまな申請・手続きが行われています。

4つの経営資源から見るワークフロー

  • 「ヒト」・・・採用稟議・休暇申請・人事評価・面接報告など
  • 「モノ」・・・物品購入・備品貸出・会議室利用・固定資産破棄など
  • 「カネ」・・・支払稟議・経費精算・取引先の与信管理など
  • 「情報」・・・アカウント管理・商品マスタ登録依頼・ネットワーク接続許可など

このように、事業を分解していくと各業務にワークフローが存在していることが分かります。

ワークフローに用いられる文書・申請書サンプルをご紹介!

次は、業務・業種別にワークフローで使われている文書・申請書の例を見ていきましょう。

【業務別】申請書サンプル

営業で使われる文書・申請書

営業日報・新規取引開始申請書
▲営業日報・新規取引開始申請書

営業で使われる文書・申請書の例

  • 営業日報
  • 顧客台帳
  • クレーム報告
  • 新規取引先申請書
  • 発注依頼書
    など

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営業事務で使われる文書・申請書

見積書・注文書
▲見積書・注文書

営業事務で使われる文書・申請書の例

  • 見積書
  • 注文書
  • 契約書
  • 納品書
  • 請求書
    など

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人事・給与関係で使われる文書・申請書

人事考課表・給与振込依頼書
▲人事考課表・給与振込依頼書

人事・給与関で使われる文書・申請書の例

  • 住所登録/変更届
  • 請暇届・欠勤届
  • 休日振替指示書
  • 給与振込依頼(承諾)書
  • 通勤定期申込書
  • 結婚届・扶養者変更届
    など

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経理で使われる文書・申請書

経費精算書・出張申請兼仮払申請書
▲経費精算書・出張申請兼仮払申請書

経理で使われる文書・申請書の例

  • 仮払申請書
  • 経費精算書
  • 購入申請書
  • 支払申請書
    など

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IT統制で使われる文書・申請書

社内ネットワーク接続申請書・サーバールーム入室申請
▲社内ネットワーク接続申請書・サーバールーム入室申請

IT統制で使われる文書・申請書の例

  • テスト環境作業
  • 本番環境作業
  • 特権ID発行履歴
  • 作業報告
    など

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作業指示・報告業務で使われる文書・申請書

作業依頼書・進捗報告書
▲作業依頼書・進捗報告書

作業指示・報告業務で使われる文書・申請書の例

  • 作業依頼書
  • 入退社連絡
  • 進捗報告書
  • 社内規定変更通知
    など

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社内稟議で使われる文書・申請書

稟議書・採用稟議書
▲稟議書・採用稟議書

社内稟議で使われる文書・申請書の例

  • 稟議書
  • 設備導入稟議書
  • 採用稟議書
  • 広告出稿稟議書
  • 購買稟議書
    など

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【業種別】申請書サンプル

建設業で使われる文書・申請書

工事日報
▲工事日報

建設業で使われる文書・申請書の例

  • 工事日報
  • 事故報告書
  • 労働者名簿
    など

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製造業で使われる文書・申請書

製造指示書・仕入先マスタ登録申請書
▲製造指示書・仕入先マスタ登録申請書

製造業で使われる文書・申請書の例

  • 製造指示書
  • 仕入先登録・変更申請
  • 商品マスタ登録申請書
    など

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情報通信業で使われる文書・申請書

ネットワーク接続申請書・ユーザID登録申請書
▲ネットワーク接続申請書・ユーザID登録申請書

情報通信業で使われる文書・申請書の例

  • ネットワーク接続申請書
  • ユーザID登録申請書
  • サーバールーム入室申請
    など

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運輸業で使われる文書・申請書

安全週間報告書・労災事故報告書
▲安全週間報告書・労災事故報告書

運輸業で使われる文書・申請書の例

  • 勤務日報
  • 安全週間報告書
  • 労災事故報告書
    など

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卸売・小売業で使われる文書・申請書

発注伝票・在庫確認依頼書
▲発注伝票・在庫確認依頼書

卸売・小売業で使われる文書・申請書の例

  • 発注伝票
  • 在庫確認依頼書
  • 返品伝票
    など

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金融・保険業で使われる文書・申請書

信用調査依頼書・入金伝票
▲信用調査依頼書・入金伝票

不動産・物品賃貸業で使われる文書・申請書の例

  • 信用調査申込書
  • 顧客登録申請書
  • 入金伝票
    など

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不動産・物品賃貸業で使われる文書・申請書

顧客管理台帳・クレーム報告書
▲顧客管理台帳・クレーム報告書

宿泊・飲食サービス業で使われる文書・申請書の例

  • 信用調査依頼書
  • 顧客管理台帳
  • クレーム報告書
    など

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宿泊・飲食サービス業で使われる文書・申請書

売上伝票・出店計画書
▲売上伝票・出店計画書

サービス業で使われる文書・申請書の例

  • 売上伝票
  • 出店企画書
  • 物品注文伺書
    など

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サービス業で使われる文書・申請書

研修レポート・店舗営業日報
▲研修レポート・店舗営業日報

金融・保険業で使われる文書・申請書の例

  • 研修レポート
  • 店舗営業日報
  • イベント企画書
    など

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医療・福祉業で使われる文書・申請書

紹介状・ヒヤリハット報告書
▲紹介状・ヒヤリハット報告書

医療・福祉業で使われる文書・申請書の例

  • 紹介状
  • 入所判定診断書
  • ヒヤリハット報告書
    など

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まとめ

今回は、ワークフローがどういったシーンで利用されているのか、ワークフローで用いられる申請書にはどういったものがあるのかをご紹介しました。

あらゆる場面で使われているワークフローですが、さまざまな種類の申請書を紙で運用するのは大きな手間となってしまいます。

ワークフローを自動化する「ワークフローシステム」を導入することで、申請書の作成や申請・承認作業を電子化することができ、各種申請業務の効率化につなげることが可能です。

ワークフローの改善をご検討中の方は、ワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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