グループウェアとは？おすすめ製品や効果を高める方法・事例をわかりやすく解説！

近年、業務効率化を目的にグループウェアを導入する企業が増えつつあります。

しかし、
「そもそもグループウェアって何？」
「グループウェアを導入するとどんなメリットがあるの？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、グループウェアの基礎知識や導入のメリットについてわかりやすくご紹介。また、グループウェアの効果をさらに高める方法として、ワークフローシステムとの連携についても解説しています。

グループウェアについて詳しく知りたい方や、業務効率化に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

グループウェアとは？

グループウェアとは、企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を促進するためのソフトウェアのことで、後述するさまざまな機能を複合的に提供する点が特徴です。

企業では、複数人のメンバーで業務やプロジェクトを遂行するケースが多々あります。複数人が携わる業務ではメンバー間の意思疎通が不可欠ですが、人数が多くなるほど円滑なコミュニケーションは難しくなります。

そのような際、コミュニケーションの円滑化に役立つのがグループウェアです。

代表的なグループウェアとして、Googleが提供する「Google Workspace」やMicrosoftが提供する「Microsoft Office 365」、サイボウズが提供する「サイボウズ Office」などが挙げられます。

製品によって得意とする領域は異なりますが、グループウェアの主要な機能は以下通りです。

グループウェアの主要機能について見ていきましょう。

スケジュール管理

個人やグループのスケジュールを管理する機能です。

メンバー同士でスケジュールを把握しやすくなるため、会議やミーティング、その他行事の日程調整をスムーズに行うことが可能になります。

プロジェクト管理

プロジェクトの進捗やタスク管理を円滑にする機能です。

カレンダーやガントチャートなどの形式で、プロジェクトメンバーのタスクや作業状況を確認できます。

ファイル共有（ドキュメント・画像など）

文書や画像などの電子ファイルをメンバー間で共有できる機能です。

会議の議事録や参考資料などをスピーディーに共有することができます。

設備予約（会議室や備品貸し出しの予約管理）

会議室やプロジェクターなど、会社の設備や備品の予約管理を行える機能です。

画面上から予約したり予約状況を確認することができ、重複予約の防止にも有効です。

コミュニケーション（チャット・掲示板）

チャットや掲示板などの形式でメンバー同士のコミュニケーションを図れる機能です。

メールよりも気軽かつスピーディーに、業務上の報告・連絡・相談を行うことができ、コミュニケーションの迅速化・活発化に役立ちます。

簡易的なワークフロー機能

グループウェア上で申請や稟議などの手続きを行う機能です。

紙の申請書・稟議書よりもスピーディーに手続きを進めることができます。

グループウェア導入のメリット・デメリット

次に、グループウェアを導入することのメリット・デメリットについてご紹介します。

グループウェアのメリット

グループウェアを導入するメリットとして、主に以下のポイントを挙げることができます。

各メリットについて詳しく見ていきましょう。

全社共通の「社内ポータル」として利用可能

従業員各自がバラバラのツールを利用している場合、コミュニケーションや情報共有が非効率になってしまうだけでなく、情報が分散することで伝達ミスが発生しやすくなります。

一方、グループウェアにはコミュニケーションや情報共有に役立つさまざまなツールが集約されているため、全社共通の「社内ポータル」として利用することができます。

後述するワークフローシステムや業務システムと連携することで、コミュニケーション・情報共有以外にも機能を拡張していくこともできるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化

グループウェア導入のメリットのひとつに、社内コミュニケーションの活性化を挙げることができます。

メールでの連絡では、わざわざ送信先を指定する手間が発生してしまいます。

一方、グループウェアのチャット機能を活用することで、対象者にのみメッセージを送ることはもちろん、グループ単位で一括通知することも可能です。

また、WEB会議機能が搭載されているグループウェアも多く、プロジェクトや部署・部門単位でのチームミーティングで重宝します。

情報共有・業務連絡の効率化

グループウェアは、情報共有や業務連絡の効率化にも役立ちます。

グループウェアのファイル共有機能を使うことで、従来紙で作成していた資料を電子データとして簡単に共有することが可能です。

また、プロジェクト管理機能を使えば、メンバーの業務の進捗を可視化することができるので、個別で行っていた業務連絡の負担を軽減することができます。

テレワーク環境の整備

上記に挙げた社内コミュニケーションの活性化、情報共有・業務連絡の効率化は、テレワークを実施するための環境整備の面でも効果的です。

対面でのコミュニケーションができないテレワーク下では、オフィスでの業務以上に意思疎通が重要になるほか、メンバーの業務の進捗確認も必要になるでしょう。

グループウェアを導入することで、テレワークでも手軽に意思疎通を図ることができ、業務進捗も容易に把握できるようになります。

コスト削減

グループウェアの活用により、コスト削減につなげることも可能です。

グループウェアを利用すれば、会議資料や議事録などを印刷することなく共有できるため、ペーパーコストを削減することができます。

また、情報共有・業務連絡のために発生していた工数が削減されれば、人的コストの節約にもつなげることができるでしょう。

グループウェアのデメリット

続いて、グループウェアのデメリットについても見ていきましょう。

部門・役職を超えたコミュニケーションには不向き

多くのグループウェアでは、グループチャットや掲示板などを作成する際、管理者の許可が必要になります。

そのため、部門・役職を超えてコミュニケーションを図る用途には不向きだと言えます。

たとえば、稟議では複数の部署・部門をまたいでコミュニケーションを取り、事前に根回しをするケースが多々あります。

起案内容によって承認に関わる部署・役職が変わるため、グループウェアでその都度グループチャットや掲示板を作成するのは現実的とは言えないでしょう。

導入には費用がかかる

基本的に、グループウェアを導入するには費用が発生します。

一部、無料で利用可能なグループウェアも存在しますが、機能や利用人数に制限が設けられている場合があります。

また、グループウェア製品によって機能の充実度や得意とする領域が異なり、利用料金もピンキリです。

コストを抑えてグループウェアを導入するためにも、「グループウェアを使って何をしたいのか」を明確にし、自社に合った機能・要件を満たす製品を選択する必要があるでしょう。

活用を促す教育・サポートが必要

グループウェアを導入しても、社内に定着しなければ意味がありません。

そのため、グループウェアを導入する目的やメリットについて、実際に利用する従業員の理解を得る必要があります。

また、導入後に定着させるためにも、マニュアル整備や勉強会を実施するなどして、活用をサポートしていくことが大切です。

グループウェアの導入形態

グループウェアは、大きく2種類の導入形態があります。

それぞれメリット・デメリットが異なるため、特徴を知った上で自社に合った導入形態を選択することが大切です。

オンプレミス型グループウェアの特徴

オンプレミス型グループウェアは、自社が保有するサーバー上にソフトウェアをインストールして利用するタイプのグループウェアです。

オンプレミス型グループウェアの主な特徴は以下の通り。

環境構築から運用保守まで社内で行う必要があるものの、目的に応じて細かなカスタマイズが可能という点が大きな特徴と言えるでしょう。

このような特徴から、社内リソースに余裕がある企業や、細かなカスタマイズを想定している企業に適した導入形態と言えます。

クラウド型グループウェアの特徴

クラウド型グループウェアは、オンライン上のサーバーで提供されているソフトウェアを、インターネットを介して利用するタイプのグループウェアです。

クラウド型グループウェアの特徴として、以下のようなポイントを挙げることができます。

オンプレミス型との最大の違いは、サーバーやインフラ環境を自社で用意する必要がなく、運用保守に関してもシステム提供側が行ってくれる点です。

オンプレミス型よりもコストを抑えて利用を開始できるため、中小企業であっても導入しやすいのがポイントです。

グループウェアの導入・利用状況

次は、総務省が公表している「デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究」をもとに、グループウェアの導入・利用状況を見ていきましょう。

この資料では、2020年度における「働き方のDXに関連したICT関連サービス等の導入・利用状況」についての調査結果が示されており、グループウェア等の情報共有システムを導入・利用している企業は全体の47.9%となっています。

つまり、約半数の企業が働き方のDXに関する取り組みとしてグループウェアを導入している状況だと言えるでしょう。
（参照：デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究）

グループウェア導入のポイント

次に、グループウェアを導入する際に押さえておきたいポイントを確認していきましょう。

導入目的の明確化

グループウェアに限らず、新たにITシステムやツールを導入する際は、目的を明確にしたうえで製品を選定することが大切です。

目的を明確にしないままグループウェアを導入してしまうと、
「導入したものの社内で活用されない」
「既存のシステムと機能が重複してしまった」
といった失敗につながりかねません。

グループウェアを業務効率化や課題解決に役立てるためにも、
「テレワークでも円滑にコミュニケーションできる環境を整えたい」
「プロジェクトメンバーのタスクや進捗管理を効率化したい」
など、導入目的を具体的に設定した上で、目的に合った製品を比較検討しましょう。

操作性に優れているか

グループウェアを選ぶ際は、操作性・使いやすさに注目してみましょう。

グループウェアはコミュニケーションの円滑化が主な役割ですが、操作が難しければかえって情報伝達・共有が停滞してしまいます。

ITリテラシーの有無にかかわらず直感的に操作できるグループウェアであれば、現場に定着しやすく、社内コミュニケーションが促進されるでしょう。

既存システムとの相性

既に導入している業務システムとの相性も、必ずチェックしておきたいポイントです。

既存システムと連携できない場合、利便性に不満を感じてしまいやすく、現場が混乱してしまうケースや社内で定着しないといったケースが考えられます。

既存システムとの連携が可能かどうかはもちろん、今後新たにシステム・ツールを導入する可能性も見据え、グループウェアの拡張性を確認しておくことをおすすめします。

利用環境や組織体制に合っているか

グループウェアが自社の利用環境や組織体制にマッチしているかも確認すべきポイントです。

たとえば、先述したような他システムとの連携や、独自のカスタマイズを想定しているのであればオンプレミス型、スモールスタートで気軽に利用を開始したいのであればクラウド型、といった具合です。

また、組織変更があった際に柔軟に設定を変更可能か、組織規模が拡大した際にクラウド版からオンプレミス版にスムーズに移行可能かなど、将来を見据えて製品を検討することが大切です。

無料トライアルの活用

グループウェアには、無料トライアルを用意している製品が多くあります。

導入後のミスマッチを防ぐためにも、まずは社内の一部門で無料トライアルを利用してみることをおすすめします。

無料トライアルを使って試験的にグループウェアを導入することで、現場目線で機能面や操作性を確認することができ、導入後の運用をより具体的にイメージできるでしょう。

代表的なグループウェア製品

次に、おすすめのグループウェアとして、代表的な4つのグループウェア製品の特徴を紹介します。

Google Workspace

「Google Workspace（旧G Suite）」は、Googleが提供する各種アプリケーションで構成されたグループウェアです。

「Googleドライブ」によるファイル共有や、「Googleドキュメント」や「Googleスプレッドシート」を使った資料作成、「Googleハングアウト」によるチャットや「Googleカレンダー」によるスケジュール管理など、グループウェアに求められるさまざまな機能を包括しています。

業界大手であるGoogle社のセキュリティと、24時間365日のサポートにより、導入後も安心して利用することができるでしょう。

Microsoft 365

「Microsoft 365（旧Office 365）」は、Microsoftが提供するグループウェアです。

多くの企業で利用されているWordやExcel、PowerPointといったアプリケーションに加え、「Outlook」によるメールや「OneDrive」によるファイル共有、「Teams」や「SharePoint」によるコミュニケーション機能など、幅広い機能を網羅しています。

多くのビジネスパーソンが使い慣れている「Word」や「Excel」など製品で構成されているため、生産性を下げることなく導入することができるでしょう。

サイボウズ Garoon

サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、中～大規模組織に適した国産グループウェアです。

基本的なグループウェア機能はもちろん、日本企業の組織構造や商習慣に対応する各種機能を搭載しています。

操作性も優れているため、社員のITリテラシーがバラバラであっても教育コストをかけずに利用できる点も魅力と言えます。

desknet's NEO

「desknet's NEO」は、株式会社ネオジャパンが提供する国産グループウェアです。

直感的に操作可能なインターフェースで現場も管理者も使いやすく、官公庁や金融機関、一般企業まで、業種業界を問わず利用されています。

また、ツール活用に関するオンラインセミナーや手厚い導入支援など、国産製品ならではのきめ細やかなサポートも魅力と言えます。

ワークフローシステム×グループウェアで業務効率化

社内の情報共有を円滑にするグループウェアですが、ワークフローシステムとあわせて活用することで、さらに業務を効率化することが可能です。

ワークフローシステムとは、社内で行われるさまざまな申請手続きや稟議を電子化するシステムのことで、電子決裁システムと呼ばれることもあります。

次は、ワークフローシステムとグループウェアの併用が業務効率の改善に役立つ理由を見ていきましょう。

ワークフローシステムとグループウェアの違い

まずは、ワークフローシステムとグループウェアの違いについて確認しておきましょう。

それぞれの目的は以下の通りです。

情報共有の効率化に特化したグループウェアと、業務手続きの効率化に特化したワークフローシステムを併用することで、社内で行われる業務を大幅に効率化することができます。

グループウェアのワークフロー機能では不十分？

先述の通り、グループウェアにはワークフロー機能が搭載されている場合があります。

しかし、グループウェアのワークフロー機能はあくまでも簡易的なものであり、扱える申請書の種類が限られていたり、複雑な承認ルートを設定できなかったりといったケースがほとんどです。

一方、ワークフローシステムは業務手続きの電子化に特化しているため、稟議書や申請書をはじめ、社内手続きに用いるあらゆる文書を運用することができます。

また、複雑な承認ルートを設定したり、申請の種類や内容によって承認ルートを自動判別したりと、煩雑な手続きを効率化するための機能が備わっています。

本格的に手続き業務を電子化したいと考えるのであれば、グループウェアの簡易ワークフロー機能ではなく、専用のワークフローシステムを導入するべきと言えるでしょう。

システム連携で利便性が向上

グループウェアとワークフローシステムを連携することで、2つのシステムを個別に利用するよりも利便性を高めることが可能です。

たとえば、グループウェアのホーム画面にワークフローシステムの承認状況を表示させたり、ホーム画面から文書を検索したりすることが可能です。

また、SSO（シングルサインオン）によって、グループウェアにログインすることでワークフローシステムへのログイン作業を省略することもできます。

ひとつの画面上でグループウェアの機能とワークフローシステムの機能を利用できるようになることで利便性が高まり、結果としてシステム・ツール活用の活発化・定着にもつながります。

そのほか、グループウェアで保有しているユーザー情報などのデータをワークフローシステムに同期し、初期設定や設定変更などの作業を簡略化することも可能です。

テレワークの実現には手続きの電子化が不可欠

グループウェアの導入は、テレワーク環境の整備に役立つとお伝えしました。

しかし、グループウェアだけを導入しても、テレワークを実現することは難しいのが現実です。

グループウェアで社内の情報共有が円滑になったとしても、申請手続きや稟議などが書面で行われていれば、書類確認や捺印のために出社しなければならない、といった状況が発生していまいます。

情報共有と業務手続きの両軸で電子化を進めることが、テレワーク定着の鍵だと言えるでしょう。

ワークフローシステム×グループウェアで業務効率を改善した事例

ワークフローシステムとグループウェアを併用することで、業務効率をより高めることができるとお伝えしました。

次は、実際にワークフローシステムとグループウェアを連携して業務効率の改善に成功した事例をご紹介します。

学校法人京都女子学園の事例

学校法人京都女子学園は、根強く残る紙文化・押印文化からの脱却を目指し、クラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」を導入しました。

同法人では従来、物品購入や人事関係の報告などの比較的軽微な申請から、巨額の予算を要する建設工事の申請など、さまざまな申請を紙の稟議書で行っていました。

同法人にとって組織運営の要と言える稟議書ですが、承認までに20日ほどの期間を要するケースがあったり、書類の印刷・保管に多大な労力を要するなど、業務効率化の妨げとなっていました。

そこで同法人は、紙の稟議書が抱える課題を解消するためにワークフローシステムの導入を決断。

システム選定においては、紙文化・押印文化が根付いている教職員の抵抗感を軽減する機能が備わっている点を評価し、「X-point Cloud」の導入を決定しました。

現場からの反発を軽減するための工夫として、まずは法人本部のみワークフローシステムの利用をスモールスタートさせました。

また、システム利用の利便性を高めるため、すでに導入していたグループウェア「サイボウズ Garoon」と認証システム「CloudGate UNO」を「X-point Cloud」と連携する計画を実行。

「CloudGate UNO」で「サイボウズGaroon」にログインすると、トップ画面に「X-point Cloud」の一部機能が表示され、申請書の作成や承認を行うことができる仕組みを構築しました。

サイボウズGaroonのトップ画面にX-point Cloudの一部機能を表示。スケジュール表や学内掲示板と同じ画面で申請業務を行うことが可能に。

スモールスタートで法人本部から導入を進めた「X-point Cloud」ですが、現在では大学部門の職員にも展開されており、総利用者数は約150名に増加。

グループウェア連携により申請業務や情報共有、スケジュール管理などを一つの画面上で完結できるようになったことで、幅広い業務で効率化を実現しました。

とくに稟議に要していた期間が大幅削減され、従来20日ほどかかっていた申請が最短3日ほどで決裁されるようになりました。

また、「サイボウズ Garoon」と「X-point Cloud」を連携したことで、職員が「サイボウズ Garoon」を利用する回数が急増し、学内の情報共有が活性化するなど、副次的な効果も実感されています。

アルコニックス株式会社の事例

アルミや銅などの非鉄金属の輸入・販売事業を展開するアルコニックス株式会社は、ワークフローシステム「X-point Cloud」の導入で申請業務のデジタル化を推進しました。

国内グループ17法人、海外に12法人15拠点を展開する同社ですが、グループ拡大に伴う課題が生じていました。

事業拡大によって従業員が増加するにつれて、申請業務に用いる紙の利用量が増加。

さらに、グループ会社では申請業務のフローや決裁権限、申請書フォーマットが異なり、内部統制強化の観点で標準化が必要な状況でした。

そこで同社は、ペーパーレス化の推進を図り、既存のファイルサーバーの整理、およびワークフローシステムの導入という2つのアプローチを採ることになりました。

ワークフローシステムの選定においては、ユーザービリティの高さや馴染みやすいUI、そしてグループウェア連携が決め手となって「X-point Cloud」の導入を決断。

とくに、すでに導入していた「サイボウス Garoon」の利用率の低さが課題視されていた同社にとって、「サイボウズ Garoon」との連携サービスは大きなポイントとなりました。

2名体制での導入プロジェクトではあったものの、「システム構築」「一部部門でのテストリリース」「全社展開」という三段階でプロジェクトを進行し、半年後に全社展開を実現。

現在、国内グループ17社への単会が完了し、グループ全体の業務効率化および生産性向上に効果を実感しています。

また、グループウェア連携に関しても大きな成果を得ています。

「サイボウズ Garoon」を窓口にX-point Cloudを展開。「サイボウズ Garoon」の利用率が向上し、DXに向けた基盤が構築された。

「サイボウス Garoon」のトップページに「X-point Cloud」を組み込んだことで、結果的に「サイボウス Garoon」の利用率が大幅に向上。

グループ全体に根付いていたアナログな業務スタイルの変革が進み、DX推進基盤としても効果を発揮しています。

株式会社ルミカの事例

化学発光分野のトップメーカーとして知られる株式会社ルミカは、書類による申請業務の負担を解消するため、ワークフローシステム「X-point」を導入しました。

2008年よりワークフローシステムを利用していた同社ですが、当時利用していたワークフローシステムは承認ルートの設定作業が煩雑で、アプリケーションの処理速度が遅いという問題を抱えていました。

さらに、2011年に当時利用していたワークフローシステムの開発が打ち切りになることが発表され、新たなワークフローシステムへの乗り換えが急務に。

システムリプレイスにあたり、承認ルート設定の柔軟性や処理速度の速さ、そして同社が利用していたグループウェア「desknet's」との連携が可能という点が決め手となり、「X-point」の導入に至りました。

シングルサインオン（※）により、グループウェア「desknet's」のポータル画面上で「X-point」を利用できる仕組みを構築。

申請・承認手続きが効率化されたほか、ユーザー情報をグループウェアとワークフローシステムで共有できるため、運用管理の負担が軽減されています。
※シングルサインオン：1度のユーザー認証で、複数のシステムを同時にログイン・利用できる仕組みのこと。

株式会社明光商会の事例

シュレッダーのトップブランドとして業界を牽引する株式会社明光商会は、拠点をまたいだ承認業務および意思決定の迅速化を目的にワークフローシステム「X-point」を導入しています。

かねてよりグループウェアを利用していた同社ですが、ワークフローの構築には至らず、稟議書や申請書、経費精算などは複写式の専用用紙に手書きで記入する運用方法を採っていました。

しかし、専用用紙を用いた申請業務は決裁されるまでに多くの時間がかかってしまい、紛失リスクや検索性の悪さも課題となっていました。

また、同社では全国37拠点を展開しており、地域によっては社内リソースが限られていることもあり、申請における業務負荷の軽減が急務となっていました。

そこで同社は、ワークフローシステムの導入を決断。

紙の専用用紙に近い画面デザインや承認ルート設定の柔軟さ、そしてグループウェア連携が決め手となり、「X-point」の導入に至りました。

とくに、同社では旧グループウェアから「Office365」へのリプレイスが決定しており、「X-point」と「Office365」の親和性の高さは大きなポイントとなりました。

「X-point」の導入後、「Office365」のポータル画面から「X-point」を呼び出せる仕組みを構築し、スムーズに利用できる環境を整備。

稟議や申請手続きの電子化により業務効率が改善するとともに、内部統制の強化にも手ごたえを感じています。

株式会社ソーキの事例

測量・計測機器サービスを提供する株式会社ソーキは、情報共有環境の整備を目的にワークフローシステム「X-point」を導入。

「X-point」の導入以前、グループウェアのワークフロー機能を利用していたものの、帳票の再現性や使い勝手に不満を感じていました。

「X-point」を導入したことで、紙と遜色のない帳票をシステム上で再現できるようになり、操作もより直感的に。

また、グループウェアとの連携により、申請承認業務および情報共有の効率化に手ごたえを感じています。

まとめ

今回は、グループウェアの基礎知識や、ワークフローシステムと連携することのメリット・事例についてご紹介しました。

グループウェアは社内コミュニケーションの円滑化など、さまざまなメリットが期待できます。そして、ワークフローシステムとの連携により、その効果をさらに高めることが可能です。

業務の効率化や柔軟な働き方への対応に課題を抱えている企業は、グループウェアの導入、そしてワークフローシステムの連携を検討してみてはいかがでしょうか。