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オンプレミス型やクラウド型とは?メリット・デメリットや、自社に合ったワークフローの選び方を解説

オンプレミス型やクラウド型とは?メリット・デメリットや、自社に合ったワークフローの選び方を解説

ワークフローシステムなどのITシステム・ツール導入を検討しているものの、さまざまな製品・サービスが販売されているため、どれを選ぶべきか迷っている方も多いのでは?

なかでもよく聞くお悩みのひとつが、「オンプレミス型とクラウド型の違いがわからない」というもの。

こちらの記事では、オンプレミス型・クラウド型の特徴(メリット・デメリット)や違い、どんな企業におすすめなのかを解説しています。

ワークフローシステム選定時にチェックすべきポイントや、オンプレミス型・クラウド型それぞれの導入事例についても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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ワークフローシステムは大きく2種類

ワークフローシステムをはじめ、多くのITシステム・ツールは主に以下の2種類に分類することができます。

  • オンプレミス型
  • クラウド型

まずは、オンプレミス型とクラウド型がそれぞれどういったものかを確認しておきましょう。

オンプレミス型とは?

オンプレミス型

「オンプレミス型」とは、社内にサーバーや通信回線、システムを構築し、自社で運用を行う形態を指します。

ちなみに、「プレミス(Premises)」は「構内」や「建物」という意味。そこから派生して、自社に設置して運用する方式を「オンプレミス(On-Premses)」と呼ぶようになりました。また、オンプレミスを省略して「オンプレ」と呼ぶこともあります。

後述するクラウド型の登場以前は、システム導入といえばオンプレミス型が主流でした。

近年はコストパフォーマンスや保守性の高さからクラウド型ワークフローシステムが多く普及していますが、オンプレミス型ワークフローシステムならではのメリットもあるため、現在も多くの企業で導入・運用されています。

クラウド型とは?

クラウド型

「クラウド型」とは、オンライン上のサーバーで提供されているシステムやサービスを、インターネットを介して利用する形態。近年では、ワークフローシステムに限らず、さまざまなクラウドサービスが登場しています。

ちなみに、インターネット上でサービス利用できる仕組みが「クラウド」と呼ばれるようになった理由には諸説あります。米Google社のエリック・シュミット氏の発言に由来するという説や、エンジニアたちがネットワーク図を作成する際、「オンライン上のどこかにあるもの」を雲の絵で表したという説などが知られています。

クラウド型ワークフローシステムは、自社でサーバーやインフラ環境を用意する必要がなく、低コストかつスムーズに利用を開始できることから、近年多くの企業に普及しています。

オンプレミス型・クラウド型の特徴

オンプレミス型とクラウド型には、それぞれどういった特徴があるのでしょうか。

以下の5点に注目し、オンプレミス型とクラウド型の傾向を見ていきましょう。

オンプレミスとクラウドの比較表

導入コスト

オンプレミス型の導入コスト

オンプレミス型ワークフローシステムは、導入にあたって自社サーバーを保有する必要があるほか、システム利用のためのインフラ構築が必要になります。

そのため、クラウド型ワークフローシステムと比較すると、初期コストが高額になりがちです。

クラウド型の導入コスト

クラウド型ワークフローシステムは月額料金での利用が一般的です。

サーバー設置やインフラ構築などの設備投資が不要で、利用ユーザー数によって月額料金が設定されていることも多いため、初期コストを抑えてスモールスタートが可能です。

保守・メンテナンス

オンプレミス型の保守・メンテナンス

オンプレミス型ワークフローシステムは、保守・運用を行う担当者を社内に確保する必要があります

稼働状況の監視や災害・障害時に備えるバックアップ体制、定期的なメンテナンスなどは社内で対応し、システムバージョンアップの際は費用が発生するのが一般的です。

クラウド型の保守・メンテナンス

クラウド型ワークフローシステムは、基本的なシステム管理はシステム提供側(ベンダー側)が行うため、専門知識を有する担当者を社内に確保する必要がありません。

また、システムのバージョンアップに関しても、システム提供側が無償で行うケースが一般的です。

セキュリティ

オンプレミス型のセキュリティ

オンプレミス型ワークフローシステムは、自社サーバーに設置し、社内ネットワークを介して利用するため、管理体制が適切であれば外部に情報漏洩してしまうリスクは少ないと言えます。

ただし、社内で厳重な管理を行っていることが前提となるので、セキュリティ対策に十分なリソースを割けるかどうかを事前に見極めておく必要があります。

クラウド型のセキュリティ

インターネットを介して利用するクラウド型は、情報漏洩リスクが高いと考える方もいらっしゃるかもしれません。しかし実際には、システム提供側で厳重なセキュリティ対策を行っているケースがほとんどです。

社内でセキュリティ対策にリソースを割くことができない場合でも、安心して運用することができるでしょう。

カスタマイズ性

オンプレミス型のカスタマイズ性

自社サーバーにて運用を行うオンプレミス型ワークフローシステムは、カスタマイズの自由度が高いという特徴があります。

自社の要望に合わせて細かくカスタマイズすることができ、既に導入しているシステムとの連携も可能です。

クラウド型のカスタマイズ性

オンプレミス型と比較すると自由度は劣るものの、クラウド型でもオプション設定によってある程度のカスタマイズは可能です。

また、外部システム連携に対応しているクラウド型ワークフローシステムもあるので、自社で導入しているシステムとの連携が可能か確認してみましょう。

外部アクセス

オンプレミス型の外部アクセス

オンプレミス型ワークフローシステムは、社内ネットワークでの接続が基本となります。

社外から外部ネットワークを介して利用するには、VPN接続(Virtual Private Network:仮想専用回線)などの設定が必要です。

クラウド型の外部アクセス

クラウド型ワークフローシステムは、インターネット環境があれば、PCやスマートフォン、タブレット端末を使用してシステム利用が可能です。

そのため、外出の多い営業職やテレワーク中の社員であっても、円滑に申請・確認・承認といった手続きを進めることができるでしょう。

オンプレミス・クラウドはそれぞれどんな企業に適している?

オンプレミス・クラウドはどんな企業に適している?

上記で説明した特徴を踏まえると、オンプレミス型・クラウド型はそれぞれ以下のような企業に適していると言えます。

オンプレミス・クラウドはどんな企業に適している?

  • オンプレミス型が適している企業は?
    (1)システム管理体制を社内に整えられる企業
    (2)独自のカスタマイズを予定している企業
    (3)セキュリティを重視する企業
  • クラウド型が適している企業は?
    (1)コストを抑えて導入・運用したい企業
    (2)保守・メンテナンスはお任せしたい企業
    (3)テレワークなど、外部アクセスを想定している企業

それぞれ詳しく確認していきましょう。

オンプレミス型が適している企業の特徴

オンプレミス型が適している企業の特徴として、主に以下の3点を挙げることができます。

オンプレミス型はどんな企業に適している?

  • システム管理体制を社内に整えられる企業
  • 独自のカスタマイズを予定している企業
  • セキュリティを重視する企業

オンプレミス型のシステムは、導入後に自社内で運用していくことが基本となります。そのため、システム運用に十分なリソースを割くことができる中堅企業や大規模組織に適していると言えます。

また、すでに導入している業務システムとの連携や、自社の組織体制や用途に応じた機能改修を想定しているのであれば、カスタマイズ性に優れるオンプレミス型が有力な選択肢となるでしょう。大規模な組織改編や業務変更があった場合でも、柔軟に対応することができるはずです。

そして、セキュリティを重視する企業についても、オンプレミス型のシステムがおすすめだといえます。システム提供側に依存することなく独自にセキュリティ対策を行えるため、自社でセキュリティ強度を担保することができまます。

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クラウド型が適している企業の特徴

クラウド型が適している企業の特徴として、主に以下の3点が挙げられます。

クラウド型はどんな企業に適している?

  • コストを抑えて導入・運用したい企業
  • 保守・メンテナンスはお任せしたい企業
  • テレワークなど、外部アクセスを想定している企業

システム導入の際、コストを抑えて導入したいというのは多くの企業が抱く要望だと言えるでしょう。

クラウド型のシステムであれば、サーバー設置やインフラ構築などの初期コストを抑えて導入可能です。また、利用ユーザー数に応じた料金体系のクラウドサービスは多いため、まずは組織の一部からのスモールスタートにも適しています

また、自社で保守やメンテナンスを行う必要がないため、社内リソースが限られている中小企業やスタートアップ企業にもおすすめです。

さらに、インターネット環境さえあれば複雑な設定不要で外部アクセス可能なので、在宅勤務や外出先からの利用を想定している場合には、クラウド型は有力な選択肢となるでしょう。

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オンプレミスとクラウドの併用「ハイブリッド運用(ハイブリッドクラウド)」にも注目

近年は、オンプレミスとクラウドを適材適所で取り入れる「ハイブリッド運用(ハイブリッドクラウド)」が注目を集めています。

たとえば、顧客情報などの機密データはオンプレミス型の業務システムで扱い、組織全体で利用・共有するようなデータはクラウドシステムで扱う、といった具合です。

このように、オンプレミスとクラウドの長所を組み合わせることで、強固なセキュリティと業務効率化を同時に実現することもできます。

ワークフローシステム選定時のポイント

自社に合ったワークフローの選び方

次は、オンプレミス型・クラウド型のどちらにも共通する、ワークフローシステム選定時にチェックすべきポイントを見ていきましょう。

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どの社員でも簡単に操作できるか

ワークフローシステムを選ぶ際は、使いやすさに注目してみましょう。

ワークフローシステムを導入しても、利用者が使いこなせなければ、かえって業務効率が落ちてしまったり、社内に定着せずに放置されてしまう可能性があります。

ワークフロー製品によっては、契約前の無料トライアル期間を設けていたり、体験利用できるデモサイトを用意していることがあります。これらを活用することで、導入後の運用を具体的にイメージすることができ、安心して導入することができるでしょう。

申請フォーマットを再現可能か

ワークフローシステムの基本機能のひとつが、申請フォーマット作成です。

ワークフローシステムには、汎用的な申請書テンプレートが用意されているもの、直感的な操作で自由にフォーマットを作成できるもの、エクセルなどで作成したフォーマットを取り込めるものなど、製品によって申請フォーマット作成機能の仕様が異なります。

現在使用している申請書や帳票のフォーマットを変更することに抵抗を感じる場合は、自社で運用している申請書フォーマットを再現できるか確認しておきましょう。

承認ルートは柔軟に設定できるか

申請手続きでは、申請から決裁まで直線的に進むシンプルな承認ルートや、申請の種類や内容によって条件分岐する承認ルート、複数の承認者の合議で決裁者へと進む承認ルートなど、さまざまなパターンがあります。

そのため、ワークフローシステムを選ぶ際は、自社で運用されている承認ルートをシステム上で反映できるかどうかが重要になります。

複雑な承認ルートを設定可能か、申請の種類や入力内容から承認ルートを自動判別できるかなど、承認ルートに関する機能をしっかりと確認しましょう。

承認ルートについてもっと詳しく!

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付帯機能は充実しているか

ワークフローシステムを選定する際は、申請フォーマット作成や承認ルート編集といった基本的な機能以外にも注目してみましょう。

たとえば、

  • 入力内容の自動制御機能
  • 各種通知機能
  • モバイル承認機能
  • 集計機能やデータ出力機能

など、ワークフローシステムには数多くの機能があり、製品によって搭載している機能の種類や充実度が異なります。

導入後に、
「こんな機能があれば便利なのに……」
「あの機能がないから作業に時間がかかる……」

などの後悔がないように、導入後の運用をイメージして必要な機能、あると便利な機能を精査しましょう。

【オンプレ・クラウド別】ワークフローシステム導入事例

次に、ワークフローシステム導入事例を、オンプレミス型・クラウド型に分けてご紹介します。

それぞれ、どのような効果を得ることができたのでしょうか。

オンプレミス型ワークフローシステム導入事例

まずは、オンプレミス型ワークフローシステムを導入した企業の事例から見ていきましょう。

全日空商事株式会社 様の事例

ANAグループの多角化事業を担う総合商社、全日空商事株式会社 様は、グループ2500名が利用する共通基盤構築を目的にオンプレミス型ワークフローシステムを導入

部門やグループ会社の垣根を超えたワークフロー基盤としての稼働を想定し、導入から半年で120種の稟議・申請フォームを作成しています。

また、独自開発したシステムを介して、各業務システムと柔軟に連携できる仕組みを整え、グループ経営の効率化とガバナンス強化を実現しています。

グループ共通基盤のワークフローシステムを導入!
全日空商事株式会社 様

全日空商事株式会社 様の事例詳細を見る

東急プロパティマネジメント株式会社 様の事例

東急グループで不動産運営管理事業を担う東急プロパティマネジメント株式会社 様は、紙の稟議書や申請書に起因する生産性低下や意思決定の遅延を解消するためオンプレミス型ワークフローシステムを導入

稟議や申請などの社内業務手続きが電子化されたことで、申請・承認業務の効率化と意思決定の迅速化を実現しています。

また、商号変更に伴う大規模な組織改編の際には、必要な設定変更を一週間で完了し、スムーズな対応に成功しています。

大規模組織改編にも即時対応!
東急プロパティマネジメント株式会社 様

東急プロパティマネジメント株式会社 様の事例詳細を見る

クラウド型ワークフローシステム導入事例

続いて、クラウド型ワークフローシステムを導入した企業の事例をご紹介します。

株式会社ニーズウェル 様の事例

⾦融系システム開発を中⼼としたシステムインテグレータである株式会社ニーズウェル 様は、紙文書ならではの課題解決に向けてクラウド型ワークフローシステムを導入

業務フローが可視化されたことで持続的な成長基盤を確立し、申請から決裁までの意思決定スピード向上を実現しています。

また、上場時の内部統制強化および監査対応の効率化にも効果を実感されています。

上場時の内部統制強化に寄与!
株式会社ニーズウェル様

株式会社ニーズウェル様の事例詳細を見る

京南オートサービス株式会社 様の事例

自動車関連事業を展開する京南オートサービス株式会社 様は、DXに向けた取り組みの一環としてクラウド型ワークフローシステムを導入しています。

導入以前、紙ベースで行われていた業務がシステム上で可視化され、意思決定やコミュニケーションの効率が大幅に改善

クラウド型ワークフローシステムの導入をきっかけに、DX促進の第一歩を踏み出すことに成功しています。

2代目経営者のファーストDX挑戦記
京南オートサービス株式会社 様

京南オートサービス株式会社 様 の事例詳細を見る

まとめ

今回は、オンプレミス型とクラウド型の特徴や、ワークフローシステムを選定する際にチェックすべきポイントをご紹介しました。

ワークフローシステムで業務改善を実現するには、自社に合った製品を選ぶことが大切です。

今回ご紹介した情報も参考に、ワークフローシステムの選定に取り掛かってみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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