オンプレミス型やクラウド型とは？違いやメリット・デメリット、自社に合ったワークフローの選び方を解説

ワークフローシステムなどのITシステム・ツール導入を検討しているものの、さまざまな製品・サービスが販売されているため、どれを選ぶべきか迷っている方も多いのでは？

なかでもよく聞くお悩みのひとつが、「オンプレミス型とクラウド型の違いがわからない」というもの。

こちらの記事では、オンプレミス型・クラウド型の特徴（メリット・デメリット）や違い、どんな企業におすすめなのかを解説しています。

ワークフローシステム選定時にチェックすべきポイントや、オンプレミス型・クラウド型それぞれの導入事例についても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

ワークフローシステムは大きく2種類

ワークフローシステムをはじめ、多くのITシステム・ツールは主に以下の2種類に分類することができます。

• オンプレミス型
• クラウド型

まずは、オンプレミス型とクラウド型がそれぞれどういったものかを確認しておきましょう。

オンプレミス型とは？

「オンプレミス型」とは、社内にサーバーや通信回線、システムを構築し、自社で運用を行う形態を指します。

ちなみに、「プレミス（Premises）」は「構内」や「建物」という意味。そこから派生して、自社に設置して運用する方式を「オンプレミス（On-Premses）」と呼ぶようになりました。また、オンプレミスを省略して「オンプレ」や「オンプレ型」と呼ぶこともあります。

後述するクラウド型の登場以前は、システム導入といえばオンプレミス型が主流でした。

近年はコストパフォーマンスや保守性の高さからクラウド型ワークフローシステムが多く普及していますが、オンプレミス型ワークフローシステムならではのメリットもあるため、現在も多くの企業で導入・運用されています。

オンプレミス型のメリット

オンプレミス型の主なメリットとして、以下を挙げることができます。

オンプレミス型のシステムは、自社サーバーと社内ネットワークを利用する形態なので、適切な管理さえ行えば情報が外部に漏洩してしまうリスクが少ないと言えます。

アクセス制限を細かに設定したりセキュリティに関する機能を拡張することで、セキュリティ強度をコントロールすることができるでしょう。

また、開発の自由度もオンプレミス型のメリットと言えます。

自社の要望に応じて機能を拡張したり、すでに導入しているシステムや導入予定のシステムと柔軟に連携することができるため、自社の組織体制や業務内容に最適化したシステムを構築することが可能です。

オンプレミス型のデメリット

オンプレミス型のデメリットとしては、以下を挙げることができます。

サーバーやネットワークなどのインフラを自社で用意する必要があり、自社の環境に合わせた開発も必要になるため、導入コストが高額になりがちで、構築までにある程度の期間が必要になります。

また、保守・メンテナンスは基本的に自社で行う必要があるため、社内のリソースを確保する必要があります。

そのほか、テレワーク中のシステム利用や、外部パートナーがシステムを利用する際などは、外部ネットワークからのアクセス設定を行う必要があります。

クラウド型とは？

「クラウド型」とは、オンライン上のサーバーで提供されているシステムやサービスを、インターネットを介して利用する形態。2000年代後半から2010年代にかけ、ワークフローシステムに限らず、さまざまなクラウドサービスが登場しました。

ちなみに、インターネット上でサービス利用できる仕組みが「クラウド」と呼ばれるようになった理由には諸説あります。米Google社のエリック・シュミット氏の発言に由来するという説や、エンジニアたちがネットワーク図を作成する際、「オンライン上のどこかにあるもの」を雲の絵で表したという説などが知られています。

クラウド型ワークフローシステムは、自社でサーバーやインフラ環境を用意する必要がなく、低コストかつスムーズに利用を開始できることから、近年多くの企業に普及しています。

クラウド型のメリット

クラウド型の主なメリットとして、以下を挙げることができます。

まず、コストを抑えつつスムーズに利用を開始できる点がクラウド型のメリットと言えます。

また、保守・メンテナンスに関しては基本的にベンダー側が対応するため、バージョンアップや法改正に伴う仕様変更なども自社で対応する必要がありません。

さらに、テレワークなどで社内ネットワークを利用できない環境でもアクセス可能な点は、クラウドサービスならではの特徴と言えるでしょう。

クラウド型のデメリット

クラウド型のデメリットとしては、以下を挙げることができます。

基本的に、クラウドサービスはベンダー側でセキュリティ管理を行うため、自社でセキュリティ強度をコントロールすることができません。

また、オプションで提供されている拡張機能やシステム連携などで多少のカスタマイズはできますが、自社で独自に開発を行うことは基本的にできません。

さらに、詳しくは後述しますが、「クラウド乱立」の状態に陥ってしまい、かえって業務効率が低下してしまったり、システム・サービスが定着しないといったリスクも考えられます。

オンプレミス型・クラウド型の違い・比較

オンプレミス型とクラウド型の概要やメリット・デメリットを紹介しましたが、それぞれどういった違いがあるのでしょうか。

次は以下の5点に注目し、オンプレミス型とクラウド型の違いを比較していきましょう。

導入コスト

保守・メンテナンス

セキュリティ

カスタマイズ性

外部アクセス

オンプレミス・クラウドはそれぞれどんな企業に適している？

上記で説明した特徴を踏まえると、オンプレミス型・クラウド型はそれぞれ以下のような企業に適していると言えます。

それぞれ詳しく確認していきましょう。

オンプレミス型が適している企業の特徴

オンプレミス型が適している企業の特徴として、主に以下の3点を挙げることができます。

オンプレミス型のシステムは、導入後に自社内で運用していくことが基本となります。そのため、システム運用に十分なリソースを割くことができる中堅企業や大規模組織に適していると言えます。

また、すでに導入している業務システムとの連携や、自社の組織体制や用途に応じた機能改修を想定しているのであれば、カスタマイズ性に優れるオンプレミス型が有力な選択肢となるでしょう。大規模な組織改編や業務変更があった場合でも、柔軟に対応することができるはずです。

そして、セキュリティを重視する企業についても、オンプレミス型のシステムがおすすめだといえます。システム提供側に依存することなく独自にセキュリティ対策を行えるため、自社でセキュリティ強度を担保することができまます。

クラウド型が適している企業の特徴

クラウド型が適している企業の特徴として、主に以下の3点が挙げられます。

システム導入の際、コストを抑えて導入したいというのは多くの企業が抱く要望だと言えるでしょう。

クラウド型のシステムであれば、サーバー設置やインフラ構築などの初期コストを抑えて導入可能です。また、利用ユーザー数に応じた料金体系のクラウドサービスは多いため、まずは組織の一部からのスモールスタートにも適しています。

また、自社で保守やメンテナンスを行う必要がないため、社内リソースが限られている中小企業やスタートアップ企業にもおすすめです。

さらに、インターネット環境さえあれば複雑な設定不要で外部アクセス可能なので、在宅勤務や外出先からの利用を想定している場合には、クラウド型は有力な選択肢となるでしょう。

オンプレミスとクラウドにまつわる近年の動向

ここまで、オンプレミスやクラウドの特徴やどういった企業に適しているかを解説してきました。 次は、オンプレミスやクラウドにまつわる近年の動向を見ていきましょう。

「オンプレ回帰」や「脱クラウド」

2000年代後半から2010年代にかけてクラウドが急速に普及を続けてきましたが、近年「オンプレ回帰（オンプレミス回帰）」や「脱クラウド」の動きが表れつつあります。

オンプレ回帰とは、一度はパブリッククラウドに移行したシステムやデータを、オンプレミス環境に移行しなおす動きのことを指します。

クラウドからオンプレミスへ回帰する主な要因として、セキュリティの問題が挙げられます。

もちろん、クラウドサービスを提供する多くのベンダーは徹底的なセキュリティ対策をしています。

しかし、ガバナンスやコンプライアンスの重要性が高まるなか、クラウドサービスでは導入企業側のセキュリティポリシーに沿った運用が難しいケースもあり、自社でセキュリティコントロールが可能なオンプレミス型に戻す選択をする企業が増えてきているのです。

また、運用コストの問題でオンプレ回帰に至る企業も存在します。

クラウドサービスの場合、ユーザー数や利用頻度などで料金が加算される従量課金型の料金体系が一般的で、追加オプションの有無などによって運用コストが変動します。

コストの面でメリットを感じてクラウドサービスの導入に至ったものの、想定よりもコストが割高になってしまったことでオンプレミス型に回帰するケースもあるのです。

「クラウド乱立」の弊害

「クラウド乱立」というキーワードも近年注目を集めつつあります。

クラウド乱立とは、社内のさまざまな業務でクラウドサービス・システムを導入した結果、個々の業務が分断されてしまったり、管理・運用の負担が大きくなってしまう状況を指します。

また、場面に応じてどのサービス・システムを利用すればいいか分かりづらくなっってしまうケースや、個々のサービスで利用方法が異なるため使い方が十分に浸透せず、結果として活用が進まないケースも見られます。

クラウド乱立の弊害を受けやすい「業務手続き」

クラウド乱立の弊害のなかでも、とくに影響を受けやすいのが業務手続きです。

業務システムには簡易的なワークフロー機能が搭載されているケースが多く、さまざまな業務でクラウドサービスを利用することで、業務上必要な手続きが分散してしまします。

たとえば、契約締結時には電子契約サービスで社内承認を申請、経費精算を行う際には経費精算システムで申請、休暇を取得する際には勤怠管理システムで申請、といった具合です。

このように各種手続きが分散してしまうことで、現場の担当者はどのシステムで申請すればよいのか迷ってしまい、承認者や管理者もどのシステムで確認・承認すればよいのか迷ってしまします。

結果的に作業効率が低下してしまったり、導入したものの社内で利用されないという事態に陥ってしまうケースがあるのです。

業務手続きの分散を解消するワークフローシステム

クラウド乱立による弊害、なかでもワークフロー機能の重複による業務手続きの分散を解消するには、ワークフローシステムの導入が有効です。

ワークフローシステムとは、社内で行われる各種申請・稟議といった業務手続きを電子化するソリューションです。

ワークフローシステムを各業務領域のクラウドサービスと連携することで、分散していた業務手続きをワークフローシステム上に集約することができ、個々の業務のつながりを可視化することができます。

「ハイブリッド運用（ハイブリッドクラウド）」にも注目

近年は、オンプレミスとクラウドを適材適所で取り入れる「ハイブリッド運用（ハイブリッドクラウド）」が注目を集めています。

たとえば、顧客情報などの機密データはオンプレミス型の業務システムで扱い、組織全体で利用・共有するようなデータはクラウドシステムで扱う、といった具合です。

このように、オンプレミスとクラウドの長所を組み合わせることで、強固なセキュリティと業務効率化を同時に実現することもできます。

ワークフローシステム選定時のポイント

先述したように、さまざまな業務領域でのクラウドサービス導入には業務手続きの分散などの弊害がありますが、ワークフローシステムを活用することで「クラウド乱立」の課題を解消することが可能です。

次は、オンプレミス型・クラウド型のどちらにも共通する、ワークフローシステム選定時にチェックすべきポイントを見ていきましょう。

外部システム・サービスとの連携性

ワークフローシステムを業務基盤として活用するためにも、外部システム・サービスとの連携性が重要です。

導入している業務システム・サービスとワークフローシステムを連携することで、各業務領域のつながりが可視化されるとともに、分散しがちな業務手続きをワークフローシステム上に集約することができます。

先述した「クラウド乱立」の弊害を解消するためにも、外部システム・サービスとの連携可否は事前に確認しておきましょう。

どの社員でも簡単に操作できるか

ワークフローシステムを選ぶ際は、使いやすさに注目してみましょう。

ワークフローシステムを導入しても、利用者が使いこなせなければ、かえって業務効率が落ちてしまったり、社内に定着せずに放置されてしまう可能性があります。

ワークフロー製品によっては、契約前の無料トライアル期間を設けていたり、体験利用できるデモサイトを用意していることがあります。これらを活用することで、導入後の運用を具体的にイメージすることができ、安心して導入することができるでしょう。

申請フォーマットを再現可能か

ワークフローシステムの基本機能のひとつが、申請フォーマット作成です。

ワークフローシステムには、汎用的な申請書テンプレートが用意されているもの、直感的な操作で自由にフォーマットを作成できるもの、エクセルなどで作成したフォーマットを取り込めるものなど、製品によって申請フォーマット作成機能の仕様が異なります。

現在使用している申請書や帳票のフォーマットを変更することに抵抗を感じる場合は、自社で運用している申請書フォーマットを再現できるか確認しておきましょう。

承認ルートは柔軟に設定できるか

申請手続きでは、申請から決裁まで直線的に進むシンプルな承認ルートや、申請の種類や内容によって条件分岐する承認ルート、複数の承認者の合議で決裁者へと進む承認ルートなど、さまざまなパターンがあります。

そのため、ワークフローシステムを選ぶ際は、自社で運用されている承認ルートをシステム上で反映できるかどうかが重要になります。

複雑な承認ルートを設定可能か、申請の種類や入力内容から承認ルートを自動判別できるかなど、承認ルートに関する機能をしっかりと確認しましょう。

付帯機能は充実しているか

ワークフローシステムを選定する際は、申請フォーマット作成や承認ルート編集といった基本的な機能以外にも注目してみましょう。

たとえば、

など、ワークフローシステムには数多くの機能があり、製品によって搭載している機能の種類や充実度が異なります。

導入後に、
「こんな機能があれば便利なのに……」
「あの機能がないから作業に時間がかかる……」
などの後悔がないように、導入後の運用をイメージして必要な機能、あると便利な機能を精査しましょう。

【オンプレ・クラウド別】ワークフローシステム導入事例

次に、ワークフローシステム導入事例を、オンプレミス型・クラウド型に分けてご紹介します。

それぞれ、どのような効果を得ることができたのでしょうか。

オンプレミス型ワークフローシステム導入事例

まずは、オンプレミス型ワークフローシステムを導入した企業の事例から見ていきましょう。

【組織改編や業務変更に強いパッケージ型ワークフローシステム】
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全日空商事株式会社のワークフローシステム導入事例

ANAグループの多角化事業を担う総合商社、全日空商事株式会社 様は、グループ2500名が利用する共通基盤構築を目的にオンプレミス型ワークフローシステム「AgileWorks」を導入。

部門やグループ会社の垣根を超えたワークフロー基盤としての稼働を想定し、導入から半年で120種の稟議・申請フォームを作成しています。

また、独自開発したシステムを介して、各業務システムと柔軟に連携できる仕組みを整え、グループ経営の効率化とガバナンス強化を実現しています。

東急プロパティマネジメント株式会社のワークフローシステム導入事例

東急グループで不動産運営管理事業を担う東急プロパティマネジメント株式会社 様は、紙の稟議書や申請書に起因する生産性低下や意思決定の遅延を解消するためオンプレミス型ワークフローシステム「AgileWorks」を導入。

稟議や申請などの社内業務手続きが電子化されたことで、申請・承認業務の効率化と意思決定の迅速化を実現しています。

また、商号変更に伴う大規模な組織改編の際には、必要な設定変更を一週間で完了し、スムーズな対応に成功しています。

クラウド型ワークフローシステム導入事例

続いて、クラウド型ワークフローシステムを導入した企業の事例をご紹介します。

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株式会社石垣のワークフローシステム導入事例

上下水道向けの環境機械やポンプで国内トップクラスのシェアを誇る株式会社石垣は、リモートワーク体制の構築を目指しクラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」を導入。

同社では従来、社内の申請業務が紙の帳票、e-mail、SharePoint、Notesという4つの手段に分散されており、申請の手間・無駄が課題となっていました。

「X-point Cloud」の導入後、分散していた4つの申請業務を一元化され、、年間で約800万円相当の業務時間の削減に成功しています。

株式会社ニーズウェルのワークフローシステム導入事例

⾦融系システム開発を中⼼としたシステムインテグレータである株式会社ニーズウェル 様は、紙文書ならではの課題解決に向けてクラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」を導入。

業務フローが可視化されたことで持続的な成長基盤を確立し、申請から決裁までの意思決定スピード向上を実現しています。

また、上場時の内部統制強化および監査対応の効率化にも効果を実感されています。

京南オートサービス株式会社のワークフローシステム導入事例

自動車関連事業を展開する京南オートサービス株式会社 様は、DXに向けた取り組みの一環としてクラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」を導入しています。

導入以前、紙ベースで行われていた業務がシステム上で可視化され、意思決定やコミュニケーションの効率が大幅に改善。

クラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」の導入をきっかけに、DX促進の第一歩を踏み出すことに成功しています。

まとめ

今回は、オンプレミス型とクラウド型の特徴や、ワークフローシステムを選定する際にチェックすべきポイントをご紹介しました。

ワークフローシステムで業務改善を実現するには、自社に合った製品を選ぶことが大切です。

今回ご紹介した情報も参考に、ワークフローシステムの選定に取り掛かってみてはいかがでしょうか。