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オンプレミス型やクラウド型とは?自社に合ったワークフローの選び方

オンプレミス型やクラウド型とは?自社に合ったワークフローの選び方

ワークフローシステム導入を検討しているものの、さまざまな製品・サービスが販売されているため、どれを選ぶべきか迷っている方も多いのでは?

こちらの記事では、ワークフローシステム選びの最初のステップとして、オンプレミス型・クラウド型の特徴や違い、どんな企業におすすめなのかを解説しています。

ワークフローシステム選定時にチェックすべき基本のポイントについても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。

ワークフローシステムは大きく2種類

ワークフローシステムは、大きく以下の2種類に分類することができます。

  • オンプレミス型ワークフローシステム
  • クラウド型ワークフローシステム

まずは、オンプレミス型とクラウド型がそれぞれどういったものかを確認しておきましょう。

オンプレミス型とは?

オンプレミス型

「オンプレミス型」とは、社内にサーバーや通信回線、システムを構築し、自社で運用を行う形態を指します。

ちなみに、「プレミス(Premises)」は「構内」や「建物」という意味。そこから派生して、自社に設置して運用する方式を「オンプレミス(On-Premses)」と呼ぶようになりました。また、オンプレミスを省略して「オンプレ」と呼ぶこともあります。

後述するクラウド型の登場以前は、システム導入といえばオンプレミス型が主流でした。

近年はコストパフォーマンスや保守性の高さからクラウド型ワークフローシステムが多く普及していますが、オンプレミス型ワークフローシステムならではのメリットもあるため、現在も多くの企業で導入・運用されています。

クラウド型とは?

クラウド型

「クラウド型」とは、オンライン上のサーバーで提供されているシステムやサービスを、インターネットを介して利用する形態。近年では、ワークフローシステムに限らず、さまざまなクラウドサービスが登場しています。

ちなみに、インターネット上でサービス利用できる仕組みが「クラウド」と呼ばれるようになった理由には諸説あります。米Google社のエリック・シュミット氏の発言に由来するという説や、エンジニアたちがネットワーク図を作成する際、「オンライン上のどこかにあるもの」を雲の絵で表したという説などが知られています。

クラウド型ワークフローシステムは、自社でサーバーやインフラ環境を用意する必要がなく、低コストかつスムーズに利用を開始できることから、近年多くの企業に普及しています。

オンプレミス型・クラウド型の特徴

オンプレミス型とクラウド型には、それぞれどういった特徴があるのでしょうか。

以下の5点に注目し、オンプレミス型とクラウド型の傾向を見ていきましょう。

オンプレミスとクラウドの比較表

導入コスト

オンプレミス型の導入コスト

オンプレミス型ワークフローシステムは、導入にあたって自社サーバーを保有する必要があるほか、システム利用のためのインフラ構築が必要になります。

そのため、クラウド型ワークフローシステムと比較すると、初期コストが高額になりがちです。

クラウド型の導入コスト

クラウド型ワークフローシステムは月額料金での利用が一般的です。

サーバー設置やインフラ構築などの設備投資が不要で、利用ユーザー数によって月額料金が設定されていることも多いため、初期コストを抑えてスモールスタートが可能です。

保守・メンテナンス

オンプレミス型の保守・メンテナンス

オンプレミス型ワークフローシステムは、保守・運用を行う担当者を社内に確保する必要があります

稼働状況の監視や災害・障害時に備えるバックアップ体制、定期的なメンテナンスなどは社内で対応し、システムバージョンアップの際は費用が発生するのが一般的です。

クラウド型の保守・メンテナンス

クラウド型ワークフローシステムは、基本的なシステム管理はシステム提供側(ベンダー側)が行うため、専門知識を有する担当者を社内に確保する必要がありません。

また、システムのバージョンアップに関しても、システム提供側が無償で行うケースが一般的です。

セキュリティ

オンプレミス型のセキュリティ

オンプレミス型ワークフローシステムは、自社サーバーに設置し、社内ネットワークを介して利用するため、管理体制が適切であれば外部に情報漏洩してしまうリスクは少ないと言えます。

ただし、社内で厳重な管理を行っていることが前提となるので、セキュリティ対策に十分なリソースを割けるかどうかを事前に見極めておく必要があります。

クラウド型のセキュリティ

インターネットを介して利用するクラウド型は、情報漏洩リスクが高いと考える方もいらっしゃるかもしれません。しかし実際には、システム提供側で厳重なセキュリティ対策を行っているケースがほとんどです。

社内でセキュリティ対策にリソースを割くことができない場合でも、安心して運用することができるでしょう。

カスタマイズ性

オンプレミス型のカスタマイズ性

自社サーバーにて運用を行うオンプレミス型ワークフローシステムは、カスタマイズの自由度が高いという特徴があります。

自社の要望に合わせて細かくカスタマイズすることができ、既に導入しているシステムとの連携も可能です。

クラウド型のカスタマイズ性

オンプレミス型と比較すると自由度は劣るものの、クラウド型でもオプション設定によってある程度のカスタマイズは可能です。

また、外部システム連携に対応しているクラウド型ワークフローシステムもあるので、自社で導入しているシステムとの連携が可能か確認してみましょう。

外部アクセス

オンプレミス型の外部アクセス

オンプレミス型ワークフローシステムは、社内ネットワークでの接続が基本となります。

社外から外部ネットワークを介して利用するには、VPN接続(Virtual Private Network:仮想専用回線)などの設定が必要です。

クラウド型の外部アクセス

クラウド型ワークフローシステムは、インターネット環境があれば、PCやスマートフォン、タブレット端末を使用してシステム利用が可能です。

そのため、外出の多い営業職やテレワーク中の社員であっても、円滑に申請・確認・承認といった手続きを進めることができるでしょう。

オンプレミス・クラウドはそれぞれどんな企業に適している?

上記で説明した特徴を踏まえると、オンプレミス型・クラウド型はそれぞれ以下のような企業に適していると言えます。

オンプレミス型はどんな企業に適している?

  • システム管理体制を社内に整えられる企業
  • 独自のカスタマイズを予定している企業
  • セキュリティを重視する企業

クラウド型はどんな企業に適している?

  • コストを抑えて導入・運用したい企業
  • 保守・メンテナンスはお任せしたい企業
  • テレワークなど、外部アクセスを想定している企業

ワークフローシステム選定時のポイント

自社に合ったワークフローの選び方

次は、オンプレミス型・クラウド型のどちらにも共通する、ワークフローシステム選定時にチェックすべきポイントを見ていきましょう。

どの社員でも簡単に操作できるか

ワークフローシステムを選ぶ際は、使いやすさに注目してみましょう。

ワークフローシステムを導入しても、利用者が使いこなせなければ、かえって業務効率が落ちてしまったり、社内に定着せずに放置されてしまう可能性があります。

ワークフロー製品によっては、契約前の無料トライアル期間を設けていたり、体験利用できるデモサイトを用意していることがあります。これらを活用することで、導入後の運用を具体的にイメージすることができ、安心して導入することができるでしょう。

申請フォーマットを再現可能か

ワークフローシステムの基本機能のひとつが、申請フォーマット作成です。

ワークフローシステムには、汎用的な申請書テンプレートが用意されているもの、直感的な操作で自由にフォーマットを作成できるもの、エクセルなどで作成したフォーマットを取り込めるものなど、製品によって申請フォーマット作成機能の仕様が異なります。

現在使用している申請書や帳票のフォーマットを変更することに抵抗を感じる場合は、自社で運用している申請書フォーマットを再現できるか確認しておきましょう。

承認ルートは柔軟に設定できるか

申請手続きでは、申請から決裁まで直線的に進むシンプルな承認ルートや、申請の種類や内容によって条件分岐する承認ルート、複数の承認者の合議で決裁者へと進む承認ルートなど、さまざまなパターンがあります。

そのため、ワークフローシステムを選ぶ際は、自社で運用されている承認ルートをシステム上で反映できるかどうかが重要になります。

複雑な承認ルートを設定可能か、申請の種類や入力内容から承認ルートを自動判別できるかなど、承認ルートに関する機能をしっかりと確認しましょう。

付帯機能は充実しているか

ワークフローシステムを選定する際は、申請フォーマット作成や承認ルート編集といった基本的な機能以外にも注目してみましょう。

たとえば、

  • 入力内容の自動制御機能
  • 各種通知機能
  • モバイル承認機能
  • 集計機能やデータ出力機能

など、ワークフローシステムには数多くの機能があり、製品によって搭載している機能の種類や充実度が異なります。

導入後に、
「こんな機能があれば便利なのに……」
「あの機能がないから作業に時間がかかる……」

などの後悔がないように、導入後の運用をイメージして必要な機能、あると便利な機能を精査しましょう。

まとめ

今回は、オンプレミス型とクラウド型の特徴や、ワークフローシステムを選定する際にチェックすべきポイントをご紹介しました。

ワークフローシステムで業務改善を実現するには、自社に合った製品を選ぶことが大切です。

今回ご紹介した情報も参考に、ワークフローシステムの選定に取り掛かってみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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