稟議が通る人の6つの共通点とは？稟議書が通らない原因と対策

一般的に、プロジェクトや企画で必要となる外注費、物品購入、経費や時間の利用においては、事前に社内で稟議を通す必要があります。

稟議は通すことが目的ではなく、通った後の実行結果（会社にもたらす価値）の方が重要であることは言うまでもありませんが、どんなに良い企画であっても稟議が通らなければ前に進みません。

なかには、「何度起案しても稟議が通らない」とお悩みの方もいらっしゃるかもしれません。

そこで今回は、稟議が通りやすい人に共通する特徴と、稟議が通らない原因と対策についてご紹介していきます。

稟議が通る人に共通する6つの特徴

稟議とは、自身だけでは決めることができない物事について起案し、関係者の承認および決裁を得ること。

このプロセスを完遂することを指して「稟議が通る」や「決裁が下りる」などと言い換えることができますが、稟議が通りやすい人（決裁が下りやすい人）にはいくつかの共通点が存在します。

まずは、稟議が通る人に共通する6つの特徴をご紹介します。

実績がある、信頼できる人

言うまでもないと思いますが、経営陣から見て「この人（またはその部門）はしっかりやってくれる」と信頼される人の稟議は、信頼が薄い人の稟議に比べて通りやすいことは間違いありません。

稟議の通し方以前に、普段の業務から信頼と実績を積み重ねていくことが、稟議をスムーズに通す一番の近道ではないでしょうか。

手段より目的！まとめ上手な人

ポイントが絞られずダラダラと書かれた稟議書は、承認者・決裁者がしらけてしまいます。

逆に淡白すぎる説明でも、起案内容の必要性が伝わりません。起案者は伝えているつもりでも、決裁者には伝わらない、耳に入らない。よくある話ですよね。

稟議が通りやすい人の特徴は、モノゴトをまとめるのが上手であること。「目的」と「手段」は異なるという話がありますが、まとめ上手な人は「目的」のポイントを明確にし、第三者目線で上手にまとめます。

稟議が通りにくい人は「手段」ばかりの説明となり、木を見て森を見ずな印象を与えてしまったり、具体的な提案でなかったりします。

決裁者は、稟議を通した先の結果や目的に興味があることを忘れないようにしましょう！

結論を先に伝えられる人

「まとめ上手」とも似ていますが、結論を先に伝えて、裏付けとなる各論を織り交ぜて説明できると、相手にスムーズに伝わり、説得力が高まります。

結論の伝え方としては、

• A) 「将来こう良くなる」という改良型の結論
• B) 今のままだと「こうなってしまう」という問題提起型の結論

の大きく2種類があります。

稟議の特性により、使い分けられると良いですが、営業支援システムの導入などでは、「A)の将来こう良くします。その裏付けとして以下の通りです」と、未来を先に伝えた方が効果的かもしれません。

セキュリティソフトの導入などでは、「B)のリスクや問題提起型の結論」を先に伝えた方が良い場合もあります。稟議のタイトルや説明の入り、プレゼンの入りはとても重要ですので、判断する側の立場に立ってシミュレーションすることが重要となります。

KPIなどを使い、数字として示せる人

効果や目標を漠然とした文言で説明するのではなく、KPIなど数値で効果を示す方が説得力ある稟議となります。

たとえば、

「営業日報システムを導入し、昨対比20%アップの売上を作れる営業部に成長させます。
1ヶ月後には営業部の案件一覧を全社で見える化し、
2ヶ月後には各営業担当者が日々の案件のフォロー状況を確実に報告・連絡・相談できる部隊にします。
そして3ヶ月後には上司などのフォローを通じて、案件数自体の10%アップ、案件受注率10%アップを目指します。
結果として、昨対比20%アップの売上を作れる営業部に成長させます。」

と、数字と時系列を示すことで、具体性が高まります。

根回し上手な人

稟議を上げるには相応の時間と労力がかかるので、上層部や関係者への根回しにより成功率を高めておくことが重要です。

上層部視点でのニーズや課題を日常的にメモしておいたり、さりげなく様子をうかがったり、それ以外の障害要因などにも目を配ったりした上で、関係者への事前調整と信頼集めをしておきましょう。

根回しというと政治的な響きに聞こえるかもしれませんが、稟議に限らずさまざまな調整ごとにおいて大切なことですよね。

本気度や熱意が伝わる人

何と言っても起案者本人の熱意が大切！プレゼンが少し失敗してしまっても、本気度が伝わればこの人に任せてみようと思うのが人間心理。人のせいにしたり、言い訳する人に仕事は任せられないですよね。口ばかり、途中で投げ出す人にも任せられません。

業者調整、根回し、資料作りなど下準備が多い稟議ですが、最後は本人の本気度をどれだけ伝えられるかにかかっているのではないでしょうか。

稟議書が通らない原因とその対策

次は稟議書が通らない主な原因について見ていきましょう。稟議をスムーズに通すための対策についても紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。

原因（1）情報の抜け漏れ

稟議書が通らない主な原因のひとつが、情報の抜け漏れです。

起案内容を検討するにあたって情報が不十分であれば、承認可否を判断することができず、当然ながら稟議は通りません。

原因（2）リターンについての記述が不十分

稟議書に必要な5項目のなかでも、リターンについての記述が不十分なケースは少なくありません。

承認者・決裁者に納得してもらうには、発生するコストに対して、相応以上のリターン・メリットがあることを示す必要があります。

原因（3）リスクと対策が示されていない

リターンと同様、リスクについての記載が不十分で稟議が通らないケースもあります。

決裁者は、稟議を承認することで案件の責任を負うことになります。そのため、案件によって生じるリスクについて、決裁者はとくに注意深くチェックするのです。

原因（4）長文でまとまりのない文章

必要な項目が網羅されていても、長文でまとまりのない文章は稟議が通りにくくなります。

内容を事細かに伝えようとするあまり、一文が長くなってしまうこともあるでしょう。しかし、文章が長くなるほど主語と述語、そして修飾語と被修飾語の関係が複雑になり、内容が理解しにくくなります。

また、普段当たり前のように使っている専門用語は、承認者や決裁者にとって馴染みのない用語かもしれません。

対策（5）根回しを行っていない

事前に根回しを行わなかったことで、稟議書が通りにくくなるケースも考えられます。

なかには、根回しを面倒に思う人もいるかもしれません。しかし、根回しせずに稟議書を上げてしまうと、いきなり回ってきた稟議書に対して、承認者・決裁者は必要以上に警戒してしまうでしょう。

ワークフローシステムで稟議を効率化

稟議を通りやすくする方法のひとつとして、過去の稟議を参考にするということが挙げられます。しかしながら、参考にしたい過去の稟議書をピンポイントで探し出すには結構時間や手間がかかってしまいますよね。

そこで、この作業を効率化するための鍵となるのが稟議の電子化です。ワークフローシステムを導入し、稟議を電子化することで、日付けや部署など項目で絞って検索をかけることが可能になるので、過去の稟議書を探すという作業が大幅に効率化されます。

過去に決裁された稟議データがシステム上に蓄積され、組織全体のナレッジとしてスムーズにアクセスすることができるようになるため、稟議の質向上にもつながるでしょう。

また、稟議を上げるうえで必要な項目が予め設定されているので、どのような内容で作成すべきか悩む必要もなく、さらに、持ち回りによる承認・決裁もなくなるため、稟議における負担がかなり軽減されるでしょう。

さらに、稟議を上げること自体のハードルが下がるため、組織内におけるアイデア・意見の発信が活発化し、イノベーションが創出されやすい企業文化が醸成されます。

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稟議のデジタル化に成功した企業事例

最後に、ワークフローシステムを活用して稟議のデジタル化を実現した企業事例をご紹介します。

ここでは、シリーズ累計4,500社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」を利用して稟議のデジタル化を果たした企業の事例を見ていきましょう。

組織運営の要である稟議のペーパーレス化に成功（京都女子学園）

京都府で幼稚園から大学・大学院までの一貫教育校を運営する学校法人京都女子学園は、「X-point Cloud」を導入して稟議のペーパーレス化を実現しました。

同学園では、物品購入や人事関係の報告といった軽微な申請から、巨額の予算を要する建設工事の申請まで稟議書で行っており、同学園にとって稟議書は「組織運営の要」とも言える重要な役割を担っています。

しかし「X-point Cloud」の導入以前、稟議書は紙ベースで運用されており、稟議が通るまでに20日ほどの期間を要することがあったり、書類の印刷・保管に多大な労力が費やされたりと、紙の稟議が業務効率化を妨げる要因となっていました。

この状況を危惧した同学園は、稟議のペーパーレス化に向けてワークフローシステムの導入を決断。製品選定では紙に慣れた教職員の抵抗感軽減を重視し、紙のイメージを再現することができ、電子印鑑機能も備えている「X-point Cloud」を採用することとなりました。

導入にあたっても、教職員の抵抗感を軽減する工夫を凝らし、まずは法人本部からスモールスタートで導入を進めたほか、すでに利用されていたグループウェア「サイボウズ Garoon」や認証システム「CloudGate UNO」との連携も実施。このような工夫が功を奏し、稟議書をはじめとした各種申請書のペーパーレス化は着実に進んでいきました。

現在、同学園では約150名に「X-point Cloud」が利用されており、「組織運営の要」である稟議書をはじめ、幅広い業務でペーパーレスを実現。稟議が通るまでに要していた期間が従来の半分まで短縮されたほか、事務処理にかかる時間も大幅に短縮され、組織運営のスピード向上を実感されています。

年間36,000件の稟議申請を電子決裁化（イズミ）

西日本で100店舗以上のショッピングセンターチェーンを展開する株式会社イズミは、「X-point」を導入して稟議申請を電子化することに成功しています。

同社では従来、店舗・本社間で発生する稟議申請を紙ベースで行っており、決裁までに1週間ほど要するなど効率が悪く、店舗運営のボトルネックとなりかねない状況でした。

そうしたなか、同社は2013年に本社移転を実施。それに伴い、さまざまな業務改善やペーパーレス化に着手し、ワークフローシステムの導入に向けて動き出すこととなりました。

同社にはPCの操作やシステムに慣れていない従業員も少なくないことから、製品選定では稟議申請が負担とならないよう「使いやすさ」を重視。加えて、運用のしやすさやフォーム作成の容易さなどを考慮した結果、「X-point」の採用に至りました。

「X-point」の導入後、ボトルネックになりかねなかった稟議申請がペーパーレス化され、年間36,000件の稟議申請を「X-point」で処理。

簡単に稟議を上げたり承認を行えるようになったことに加え、稟議の途中経過が可視化されたことや、入力漏れや記載ミスが大幅に減少して差し戻しが起こりにくくなったことで、従来1週間ほどかかっていた決裁期間が1～2日まで短縮するなど大きな成果につながっています。

稟議の電子化で年間2,000時間の業務削減を達成（日鉄ソリューションズ）

東証プライム上場のSIerである日鉄ソリューションズ株式会社は、「AgileWorks」を導入して契約関連の稟議申請を電子化しました。

2020年に虎ノ門オフィスを新設し、既存オフィスから本社機能を移転した同社。本社移転を機に一部部門のフリーアドレス化を実施したところ、紙の帳票に起因する課題に直面しました。

同社では従来、取引先などと契約を締結する際、紙ベースで稟議申請を行っていました。しかし、オフィス新設により拠点が分散したことに加え、一部社員がフリーアドレスで勤務するようになったことで、紙の稟議書を回付する手間が増大化。さらに、紙の稟議申請のために出社するというケースも増え、リモートワークの普及に歯止めがかかる懸念も生じていました。

そこで同社は、契約関連の稟議申請を電子化することを決定。契約稟議を主管する営業本部に焦点を絞り、ワークフローシステムの導入に向けた製品選定に着手しました。

実際に稟議を起案するユーザーの負担を考慮した結果、紙帳票のレイアウトをそのまま再現することができる「AgileWorks」の導入に至りました。

導入後、懸案であった紙の稟議申請の電子化を実現。年間1,400件の稟議申請を「AgileWorks」上で起案・処理しており、年間2,000時間の業務時間削減を達成しました。また、拠点分散による課題も解消され、営業本部の従業員は本社移転後もリモートワークを継続することが可能となっています。

生産性低下の要因だった紙の稟議書を撤廃（東急プロパティマネジメント）

東急グループの不動産運営管理事業を担う東急プロパティマネジメント株式会社は、紙の稟議書・申請書に起因する承認業務の長期化を解消するため「AgileWorks」を導入しました。

同社では従来、稟議書や申請書を紙で運用しており、業務生産性の低下を招く要因となっていました。とくに、地方拠点においては、作成した稟議書や申請書を東京本社に郵送し、承認を受けたうえで返送を待たなければならず、決裁までに1～2週間を要していました。

また、決裁完了後の稟議書や申請書は各拠点の倉庫で保管しており、過去の稟議・決裁の内容を確認するには膨大な書類のなかから当該の稟議書を探し出さなければならず、大きな負担となっていました。

そこで同社は、紙の稟議書・申請書に起因する課題を解消するため、ワークフローシステムの導入を決断。複数製品を比較検討した結果、同社の複雑な承認業務の仕組みをシステム上で柔軟に再現することができる「AgileWorks」の導入に至りました。

導入後、段階的に「AgileWorks」の利用範囲を広げ、現在ではユーザーライセンス約700、年間申請数は約15,000件にまで拡大。紙の稟議書や申請書の廃止に成功したことで、従来1～2週間を要していた稟議期間が1～2日まで短縮されたほか、過去の稟議書や申請書を速やかに閲覧することが可能になり、同社の業務生産性は大幅に向上しています。

稟議は決して無駄ではない

根回しが必要だったり、細いきまりがあったり、せっかく手間ひまかけて作ったのに承認されない。稟議なんて無駄、やめてしまえばいいのにと考える人もいるかもしれません。

しかし、稟議とは、「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」といった経営資源を取り扱うという点で、実は経営に密接に関係しています。稟議を円滑に行うことで、バックオフィスの強化や意思決定の迅速化など、企業に様々な効果をもたらします。

ですので、一度うまくいかなかったからといって向いていないなどと思わず、説得力ある人間とみなされるよう、常日頃からアンテナをはり、信頼ある仕事の積み重ねを行ないましょう。

そして何よりも会社の業績に貢献する意識が必要ですね。

稟議がなかなか通らないとお困りの方は、今回ご紹介したポイントも参考に稟議書作成に取り組んでみてはいかがでしょうか。