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紙業務のデジタル化が生産性向上の鍵!電子化の方法とツールをご紹介

紙業務のデジタル化が生産性向上の鍵!電子化の方法とツールをご紹介

見積書や請求書、稟議書、会議資料……日々の業務を振り返ってみると、いまだに紙の書類が介在している業務は多いのではないでしょうか。

「生産性が悪くなっている」と感じている業務の中には、紙の作業が足を引っ張っているケースも少なくありません。

しかし、こうした紙の作業をデジタル化することで、生産性向上につなげることが可能です。

こちらの記事では、紙の業務に潜む無駄や、電子化の方法と活用できるツール、そして電子化のメリットについてご紹介します。

テレワークができないを解決 紙を使った業務の電子化

OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。

国が推進するペーパーレス化とその現状

近年、環境保護や業務効率向上、セキュリティ強化などの観点から、ペーパーレス化の動きが活発化しています。

国が推進する「働き方改革」の具体策のひとつにもペーパーレス化は盛り込まれており、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」など、企業が従来の紙業務を電子化するための法整備も進められています。

一方で多くの企業では、現在も当然のように紙で行われる業務が溢れています。

まずは、企業におけるペーパーレス化の現状について見ていきましょう。

50%以上の企業が契約や見積もり・請求、会議資料共有に紙を使用

Biz Clipが2020年3月に行った調査によると、約2,500人のビジネスパーソンのうち、50%以上が「契約・申請書類(66.5%)」「取引先・顧客への請求・見積もり(57.9%)」「社内会議資料(54.8%)」といった業務工程に紙が介在していると回答。

40%台の回答を見ても「受発注書」「社内稟議・申請」など、日々の業務で頻繁に扱う書類が並びます。

BizClip調査レポート

出典:Biz Clip調査レポート(第20回)紙を使う仕事はどれくらい?文書管理実態調査

こうした紙で行われる業務は、私たちが意識している以上に多くの無駄を生んでいます。

たとえば、請求書の送付作業を分割すると、それぞれ次のように、無駄を生む“トラップ”が潜んでいることがわかるでしょう。

  • 送付状の作成:時候の挨拶を間違えるとやり直し
  • 送付状と請求書の印刷:用紙・トナー切れやプリンターの順番待ちによるタイムロス、誤字があるたびに印刷し直し
  • 請求書に押印:押印に失敗したら作り直し、決裁者がつかまらないことがある
  • 封筒の準備:封筒の汚れ、宛先を書く手間
  • 郵送:切手や配送料のコスト、書類到着までのタイムロス

送付作業と同じように、業務プロセスを細かく分解していくと社内会議資料や契約書、稟議書による決裁などにも、無駄が潜んでいる可能性が往々にしてあります。

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紙の書類がテレワーク定着の妨げに

紙業務がテレワーク定着の妨げになっているケースも少なくありません。

アドビ株式会社が2020年2月に実施した調査によると、テレワーク勤務を経験したことがある男女500名のうち、64.2%が紙書類の確認や捺印といった対応でやむなく出社した経験があると回答。

↑出典:アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果(2020年)」

この調査結果からも、紙ベースの業務がテレワーク定着の障壁となり得ることが分かります。

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見積書や請求書:PDF形式の電子帳票をメールに添付して送付

見積書や請求書、納品書、支払明細書、領収書といった帳票は、必ずしも紙媒体である必要はなく、電子発行できることが法律で認められています(電子帳簿保存法)。送り先の了解が得られれば、PDF形式の帳票をメールに添付して送付するのがよいでしょう。

ただし、メールには誤送信などのセキュリティリスクもあるため、社内で別途セキュリティ対策が必要です。

資料共有:クラウド型ドキュメント共有サービスで作業コスト削減

社内外での資料共有には、クラウド型のドキュメント共有サービスが有用です。主要なものとしては、Googleの「Google ドライブ」やMicrosoftの「OneDrive」などが挙げられます。

初めて連絡をする方には、メールを使うケースが多いかと思いますが、すでにNDA(秘密保持契約)を締結しているクライアントや、定常的に取引をしている取引先などであれば、クラウドサービスを積極的に活用してみてはいかがでしょうか。郵送に掛かるコストや作業時間の削減が期待できます。

会議・報告:ビジネスチャットやWEB会議ツールで簡素化・ペーパーレス化

日報や週次報告、会議など社内の情報伝達では、「Slack」や「Microsoft Teams」「Chatwork」といったビジネスチャットの導入を検討してみましょう。

紙で情報伝達するデメリットは、資料や報告書の印刷に手間やコストが掛かるだけではありません。たとえば、会議資料を作成する際には、本来の目的である情報共有よりも、資料の体裁を整えることに労力を費やしてしまいがちです。また、紙ベースで報告をすると、その紙資料を持っている人以外に情報が共有されにくいのも難点です。

こうした会議や報告をビジネスチャット上でのコミュニケーションに置き換えれば、紙の書類を作成・印刷する手間が省けます。

「電子化するだけならメールでもいいのでは」とも思われるかもしれませんが、関係者に等しく、よりスピーディに情報共有できるのもビジネスチャットの特徴です。中でも、部門やプロジェクト、トピックごとにチャットへの参加メンバーを設定できる「グループ」「チャンネル」といった機能は、メールにはない強みだといえます。

さらに、口頭での会話に近い形で気軽に発言できる側面がありながら、メンバーが各々都合のいいタイミングで議論に加われる点は、コミュニケーションを加速させます。

もし、チャット上では議論しきれない場合には、対面会議だけでなく、「Zoom」や「Google Meet」などを使ったWeb会議も活用したいところ。画面共有機能を使えば、紙の資料がなくても、参加者全員で資料を見ながら会議を進めることが可能です。また、同じ会議室に集まらなくても会議ができることから、在宅勤務・サテライト勤務などテレワーク中のメンバーとの会議にも重宝します。

稟議・契約書:電子ワークフローやクラウドサインでハンコが不要に

捺印が必要な稟議書や契約書、検品書に関する業務も、タイムロスによる無駄が生じやすい作業の代表例です。これらはクラウドサインなどの電子契約サービスやワークフローシステムでデジタル化できます。

電子契約サービスやワークフローシステムは、物理的にハンコを押すことなく、PCやスマートフォンで申請から回覧、決裁までの一連のプロセスを進められるのが特徴です。オフィスの外でも申請・承認できるため、「外出が多くてなかなか申請できない/承認できない」といった問題を解決。テレワーク中に捺印のためだけに出社するといった非効率性も解消できます。

さらに、書類回付のタイムロスを削減できるため、契約書を締結したり検品書を送付したりする際に、取引先の担当者を待たせてしまうシーンも減るでしょう。

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紙業務の電子化によるメリットとは?

紙業務の電子化メリット

多くの無駄を生む可能性がある紙業務ですが、書類を電子化することでさまざまなメリットが期待でき、生産性向上につながります。

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紙業務をデジタル化することの主なメリットとして、以下の6点を挙げることができます。

  • 業務効率化・意思決定の精度向上
  • 紙の印刷・保管コストの削減
  • 書類検索の効率化
  • セキュリティの強化
  • 多様な働き方に対応
  • 環境保護

各メリットについて、詳しく見ていきましょう。

業務効率化・意思決定の精度向上

紙書類の電子化によるメリットとして、業務の効率化を挙げることができるでしょう。

紙業務を電子化することで、回覧待ちや捺印、記入ミスによる差し戻しなど、紙業務ならではの無駄を防ぐことができ、業務効率を高めることが可能です。その結果、本来注力するべき業務に割ける時間が増え、生産性の向上につなげることができます。

また、電子化により過去の稟議などの情報がデータとして蓄積されていきます。蓄積されたノウハウを参照することで、意思決定の精度を高めることができるでしょう。

紙の印刷・保管コストの削減

紙ベースの業務を電子化することのメリットのひとつとして、コスト削減を挙げることができるでしょう。

たとえば、紙で行っていた業務をデジタルに移行することで、紙を印刷するコストを削減することができます。また、紙の場合は軽微な修正であっても印刷しなおす必要がありますが、デジタル化した文書であれば即座に修正できるでしょう。

さらに、紙の書類が電子化されることで、物理的な保管スペースを縮小することが可能です。

このように、紙ベースの業務をデジタル化してペーパーレスを進めることで、紙の印刷・保管コストを大幅に削減することができるのです。

書類検索の効率化

紙ベースで運用していた各種書類を電子化することは、書類検索の効率化も実現できます。

紙ベースの書類の場合、文書の種類ごとに保管していたとしても、過去の書類を探し出すのは大きな手間となってしまいます。

一方で電子化された書類であれば検索が容易なので、必要なときに速やかに閲覧することができ、監査対応の効率化にもつながるでしょう。

セキュリティの強化

紙業務のデジタル化はセキュリティ強化にもつながります。

紙ベースでの運用の場合、重要書類などの閲覧制限を設ける際、鍵のかかるキャビネットで保管するなど、物理的に対処する必要があります。また、書類の持ち出し・閲覧のルールを徹底しないと情報漏洩や紛失、改ざんのリスクも考えられます。

そのほか、盗難や紛失、経年劣化などが起きた場合、書類の復元が困難になってしまうでしょう。

一方で、電子化された書類であれば、アクセス制限・閲覧制限を個別に設定することができ、情報漏洩や紛失・改ざんなどのリスクコントロールが可能です。また、書類データが劣化する心配もなく、バックアップから復元できる点も書類をデジタル化することのメリットと言えるでしょう。

多様な働き方に対応

紙業務のデジタル化は、多様な働き方に対応する上でも重要な役割を果たします。

従来の紙業務は時間や場所の制約があり、捺印のためだけのハンコ出社や、紙書類の確認や回覧のための出社などが発生しがちです。

紙業務をデジタル化することで、テレワークをはじめとした時間や場所に縛られない多様な働き方に対応することができ、働き方改革の促進にもつながります。

環境保護

ペーパーレスは、地球の環境保護の面でも大きな役割を果たします。

紙の消費は、森林伐採による環境破壊や、それに伴う地球温暖化、異常気象といった問題につながります。

ペーパーレスを推進することは、持続可能な社会を作るための取り組みにもなるのです。

紙業務のデジタル化で生産性を向上しよう

紙での業務には、不要な待ち時間があったり、ミスをしてやり直しが発生したりと、生産性の足を引っ張る無数のトラップが潜んでいます。デジタル化を推進し、トラップの多くを解消すれば、タイムロスを減らすだけでなく社内外のコラボレーションを加速させることができるでしょう。

もしかすると皆さんの会社で行われている紙による業務は、昔からなんとなく続く慣習なだけかもしれません。紙による業務プロセスを見直してデジタル化が実現したときには、会社全体の生産性が向上していることでしょう。

電子化に成功している企業の中には「管理部門や監査法人によく確認したら、意外とすんなり電子化できた」という例も見られます。電子化による生産性向上の余地はまだまだあります。明日から、あなたの会社も業務をアップデートしてみてはいかがでしょうか。

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ワークフロー総研 編集部
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