帳票とは？種類や保存期間、電子化（データ化）の方法や事例をご紹介！

ビジネスシーンでさまざまな文書を取り扱うなかで、「帳票」というキーワードを耳にする機会は少なくないことでしょう。

しかし、
「そもそも帳票って何？」
「帳票の保存期間や保存方法に決まりはある？」
「帳票を電子化するメリットや方法は？」
といった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、帳票の基礎知識から、紙の帳票の課題やデメリット、帳票を電子化することのメリットなどをご紹介します。

帳票の電子化に成功した企業の事例もご紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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帳票の基礎知識

帳票とは、「ちょうひょう」と読み、企業や個人事業主が経営活動を行うなかで作成する書類のことで、経営活動のなかで発生する取引やお金の動きなどの履歴を記録することで、経営状況を把握・伝達したり、証跡として利用したりします。

帳票の種類

帳票は「帳簿」と「伝票」をあわせた総称です。それではそれぞれについてみてみましょう。

帳簿

帳簿とは、会社の経営状況を把握したり、確定申告や決算時などに利用したりする文書のことで、主に以下のような文書が帳簿に該当します。

このうち、仕訳帳と総勘定元帳は「主要簿」と呼ばれ、日々発生するすべての取引内容を記載します。

それ以外の帳簿は「補助簿」と呼ばれ、主要簿の内容を補足する役割を担います。

伝票

伝票とは、日々の取引ごとに作成する文書で、帳簿の内容を証明する役割を果たします。

証憑（しょうひょう）との違いは？

帳票としばしば混同されがちな用語に「証憑(しょうひょう)」があります。

証憑とは、社内外で発生した取引を記録した文書であり、取引の成立を証明する役割を果たします。

帳票は経営活動を記録した書類で、証憑は取引を記録した書類、という点で異なる意味合いを持ち、帳票のなかに一部の証憑類が含まれます。

帳票の保存期間・保存方法

経営活動の記録である帳票類は、作成後も適切に保存・管理する必要があります。

次は、帳票の保存期間や保存方法について確認していきましょう。

帳票の保存期間

帳票は、法人税法や会社法によって保存期間が定められています。

法人税法では、法人は7年間、個人事業主は5年間の保存が原則とされています。一方の会社法では、10年間の保存が義務付けられています。

保存期間が長い会社法に準じて、帳票類は10年間保存するようにしましょう。

帳票の保存方法

帳票は「紙での保存」が原則とされていますが、1998年に成立した電子帳簿保存法をきっかけに、要件を満たすことで「電子データとして保存」することが認められるようになりました。

また、従来は電子保存するための要件が厳しかったものの、2022年1月の改正に伴う要件緩和により電子化のハードルは下がり、近年では帳票の電子化に着手する企業が増えつつあります。

紙の帳票に潜む課題・デメリット

帳票類は紙での保存が原則とされているとお伝えしました。

しかし、各業界でデジタル化が進む昨今、紙で帳票を運用することの課題やデメリットが問題視されつつあります。

次は、紙の帳票による課題やデメリットについて考えていきましょう。

業務効率・生産性の低下

帳票を紙ベースで運用していることにより、業務効率や生産性が低下してしまうケースがあります。

たとえば、帳票を手入力で作成したり目視で確認したりするのは多くの工数がかかりますし、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。

また、外出や出張などで承認者が不在の場合、回覧や承認を進めることができず業務が停滞してしまうでしょう。

このように、紙の帳票には多くの非効率が潜んでおり、組織全体の生産性が低下してしまう要因となりかねないのです。

印刷や輸送などのコスト

紙ベースの帳票運用では、文書を作成するたびに印刷を行う必要があり、紙代やインク代、設備の維持・メンテナンス費用も発生します。また、作成した帳票を拠点間や取引先へ輸送するためのコストも発生してしまうでしょう。

先述の通り、帳票類は原則10年間にわたって保存する必要があります。そのため、累積的に増え続ける帳票を保管しておくためのスペースも確保しなければなりません。

このように、紙ベースで帳票を運用している場合、上記のようなさまざまなコストが発生します。

テレワークの導入・定着を阻害

帳票を紙ベースで運用していることで、テレワークの導入・定着が阻害されてしまうケースもあります。

政府が主導する働き方改革の浸透や、昨今の新型コロナウイルス感染症の流行により、近年はテレワークを検討・導入する企業が増えつつあります。

一方で、テレワークを試験的に導入してみたものの、紙の帳票の印刷や確認、押印といった作業のために、出社せざるを得ないケースは少なくありません。

このような場合、在宅で業務を完結することができないため、テレワークの定着は見込めないでしょう。

帳票を電子化（データ化）するメリットとは？

紙の帳票には多くの課題やデメリットが存在することがわかりました。

紙の帳票の課題・デメリットを解消するため、近年は帳票の電子化（データ化）に着手する企業が増えつつあります。

次は、帳票を電子化することの主なメリットとして、以下の5点について解説していきます。

業務効率・生産性の向上

帳票を電子化することで、業務の効率化および生産性の向上が期待できます。

先述の通り、紙ベースの業務には多くの非効率が存在します。帳票を電子化することにより、帳票作成の手間を軽減することができ、業務システムへの入力作業も効率化することができるでしょう。

また、過去の帳票を参照する際も、文書データのファイル名などで速やかに検索することができ、管理の負担も軽減されます。

効率化によって削減された工数をコア業務に充てることで、生産性の向上にもつなげることができるでしょう。

コストの削減

帳票を電子化することで、紙文書で発生していたコストを削減することが可能です。

たとえば、文書を電子データとして扱うことで、文書の作成や修正のたびに発生していた印刷費や、拠点間や取引先への輸送費、保管場所の賃料といったコストを削減できるでしょう。

また、先述した業務効率化の効果により、帳票の作成や管理などにかかっていた工数が削減され、人的コストの節約にもつなげることができるでしょう。

多様な働き方への対応

先述の通り、紙とハンコによる従来の業務は、テレワークの導入や定着を妨げる要因となってしまいます。

一方、帳票などの文書を電子化することで、時間や場所による制約が解消されます。

たとえば、ノートPCから文書データを作成し、インターネットを介して回覧・決裁を行えば、在宅勤務などのテレワーク中でも業務を円滑に進めることが可能になるでしょう。

企業イメージの向上

帳票を電子化してペーパーレス化を推進することで、企業イメージの向上につながる可能性もあります。

近年、SDGsやESGへの注目度が高まるなど、今まで以上に企業の社会的責任が問われています。

帳票を電子化してペーパーレスを推進することは、環境保全の観点でも有効な取り組みであり、企業イメージの向上にもつなげることができるでしょう。

DX推進の基盤づくりにも効果的

帳票の電子化は、DXを推進するための基盤づくりとしても効果的です。

DXを推進するためにはデータ活用が不可欠ですが、紙ベースで帳票を扱っている場合、文書内の情報をデータとして扱うことはできません。

一方、帳票を電子化することで、文書内の情報をデータとして集計・分析することが可能になり、事業戦略に役立てることができます。

さらに、電子化によって削減された作業工数やコストを、DX推進のためのプロジェクトに充てることもできるでしょう。

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帳票を電子化（データ化）する方法

帳票を電子化（データ化）することで多くのメリットが期待できるとお伝えしましたが、具体的にどうやって電子化すればよいのでしょうか。

次は、帳票を電子化する主な方法として、以下の2つをご紹介します。

Excelなどで作成した帳票をPDF出力

帳票を電子化するもっとも手軽な方法としては、Excel（エクセル）などのオフィス製品で作成した帳票を、PDFファイルとして出力する方法があります。

特別なシステム・ツールを導入する必要がないため、コストを抑えて帳票を電子化することが可能です。

ただし、Excelでの帳票作成は項目をひとつずつ手入力する手間がかかり、ミスが発生しやすいと言えます。また、担当者ごとに帳票フォーマットがバラバラで、管理が煩雑化してしまうケースも少なくありません。

さらに、PDF形式で出力した帳票をデータのまま保存するには、電子帳簿保存法の要件を満たす運用体制を整え、運用ルールを遵守・徹底する必要があります。

帳票システム（帳票ツール）を使用

もうひとつの方法が、帳票システムや帳票ツールと呼ばれるシステム・ツールを利用する方法です。

帳票のレイアウトを自由に設計できたり、豊富なテンプレートから自社に合った形式の帳票を選んで利用することができます。

また、製品によっては取引先への配信や文書管理の機能を備えているものもあり、電子帳票の運用を効率的に行うことが可能です。

電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに与えられる「JIIMA認証」を取得している製品であれば、帳票の電子化と法対応を同時に実現することができるでしょう。

帳票の電子化にワークフローシステムが効果的！

ExcelでPDF化する方法や帳票システムを利用する方法をご紹介しましたが、ワークフローシステムで帳票を電子化することも可能です。

ワークフローシステムとは、社内で行われる申請・稟議などの手続きを電子化するシステムのこと。

次は、帳票の電子化にワークフローシステムが役立つ理由をご紹介します。

ワークフローシステムでも帳票作成が可能

ワークフローシステムには、帳票システムのように自由に帳票フォーマットを作成できたり、テンプレートを利用できたりする製品があります。

ドラッグ＆ドロップなどの直感的な操作で帳票フォーマットを作成でき、専門的な知識がなくでも、これまで使用してきた紙の帳票イメージを再現することが可能です。

また、基幹システムのデータと連携することができたり、リスト表示へチェックボックス、数値の自動計算など、入力補助機能が備わっている製品もあるため、効率的にフォームの設計や帳票作成を行うことができます。

帳票の社内承認を効率化

帳票の種類によっては、社内での承認・決裁を必要とするケースもあるでしょう。

ワークフローシステムを用いることで、社内承認・決裁の一連の流れを効率化することが可能です。

作成した帳票の種類や内容によって承認ルートを自動で判別し、然るべき承認者・決裁者へと回付することができます。

承認状況がシステム上で可視化されるほか、スマートフォンなどのモバイル端末からも帳票を確認・承認することができるので、帳票の社内承認・決裁を効率化・迅速化することができるでしょう。

帳票の管理負担も軽減

ワークフローシステムで作成・決裁した帳票データを、サーバーやクラウド上に保管しておくことが可能です。

そのため、過去の帳票を検索機能で速やかに参照したり、必要に応じて出力することができ、帳票管理の負担を軽減することができるでしょう。

ワークフローシステムで帳票を電子化した事例

最後に、ワークフローシステムを活用して帳票の電子化を実現した企業事例をご紹介します。

清水建設株式会社様の事例

1804年創業の総合建設会社である清水建設株式会社では、「ホワイトカラーイノベーション活動」の一環としてワークフローシステムを導入。

ワークフローシステムの導入前、表計算ソフトで作成した帳票を印刷し、押印による申請・決裁を行っていました。

導入後、3年間で約200種類の申請業務を電子化し、約74,000件の帳票をワークフローシステムで処理。段ボール30箱分の管理コスト削減、および月間1,200時間の工数削減に寄与したとの試算が出るなど、大きな効果を実感されています。

ブックオフコーポレーション株式会社様の事例

中古本販売チェーン「BOOKOFF（ブックオフ）」を展開するブックオフコーポレーション株式会社は、生産性の向上と内部統制の強化を目的に、ワークフローシステムを導入しています。

導入以前、店舗数と従業員数が急速に増加するなか、申請・決裁件数や帳票の種類も急増し、負担が大きくなっていました。

ワークフローシステムの導入により、約800種類の帳票の電子化を実現。いままで2週間かかっていた申請が3日に短縮されるなど、決裁業務を迅速化しています。また、これまでバラバラだった情報を統合的に管理できるようになり、コンプライアンスの強化・徹底にも効果を実感されています。

株式会社松屋フーズ様の事例

牛めし定食店「松屋」チェーン等を展開する株式会社松屋フーズは、店舗を含めた全社で利用できるシステムを構築するため、グループウェアおよびワークフローシステムの見直しを行いました。

「システムに不慣れなユーザーでも利用しやすい」というポイントに焦点を当て、新しいワークフローシステムを導入したところ、当初4帳票でのスタートだったが、いまでは80種類を超える帳票のペーパーレス化を実現し、大幅な業務のスピードアップ、コスト削減につながっています。

また、特に効果を感じているのは給与明細の電子化とのこと。

まとめ

今回は、帳票の意味や保存方法、電子化のメリットなどをご紹介しました。

DXの必要性が高まっている昨今、帳票をはじめとした文書の電子化に着手する企業は今後ますます増えることが予想されます。

紙の帳票の課題を解消し、業務効率化やテレワークを推進する上で、帳票の電子化は非常に効果的です。

今回ご紹介した情報も参考に、ワークフローシステムの導入から帳票の電子化に取り掛かってみてはいかがでしょうか。