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バックオフィス業務とは?主な役割や業務効率化の方法・事例まで徹底解説!

バックオフィス業務とは?主な役割や業務効率化の方法・事例まで徹底解説!

働き方改革やDXの取り組みが重要視されている昨今、多くの企業が業務効率化に取り組んでいます。

なかでも、企業活動を内側から支えるバックオフィスの強化・効率化を重視する企業は少なくありません。

一方で、
「バックオフィスって具体的にどんな業務のこと?」
「バックオフィスはなぜ重要なの?」
「バックオフィス業務を効率化するには?」

といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、バックオフィスの基礎知識や重要視される理由、業務効率化の方法を解説。さらに、ツール導入によってバックオフィス業務の強化に成功した事例もご紹介します。

バックオフィスについて詳しく知りたい方や、バックオフィス強化に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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バックオフィスの基礎知識

バックオフィスの基礎知識

まずは、バックオフィスとはどのような業務なのか、なぜ重要視されているのかについて見ていきましょう。

バックオフィスとは?

バックオフィスとは、経理や人事、総務など、「基本的に顧客と関わることがない職種や業務」の総称です。

反対に、顧客と直接やり取りが発生する営業やカスタマーサポート、マーケティングなどの部門はフロントオフィスと呼ばれます。

バックオフィスに該当する主な部門として、以下を挙げることができます。

バックオフィスに該当する部門

  • 経理・財務…会計業務や予算管理、資産運用など
  • 人事・労務…採用や人事異動、労働管理など
  • 法務…契約業務やコンプライアンス対応など
  • 総務…設備・備品の管理や社内規定の整備、社内行事の運営など
  • 情報システム…基幹システムの運用・保守や、セキュリティ対策など

上記のように、従業員が円滑に業務を遂行できる環境を整えたり、企業活動を健全に行うための仕組みづくりや事務手続きなどが、バックオフィス部門の主な業務だと言えます。

バックオフィスの言い換え・対義語

バックオフィスは、以下のように言い換えることも可能です。

バックオフィスの言い換え・類語

  • 間接部門…利益創出に間接的に関わる部門であることから
  • 管理部門…経営資源(ヒト・モノ・カネ・情報)の管理に携わる部門であることから
  • 事務部門…事務作業を中心に行う部門であることから

また、バックオフィスの対義語として以下の用語が用いられることがあります。

バックオフィスの対義語

  • フロントオフィス…「バック(back)」の反対が「フロント(front)」であることから
  • 直接部門…「間接」の反対が「直接」であることから
  • 営業部門…顧客に対する営業活動を行うことから
  • 顧客部門…顧客と関わる業務であることから

バックオフィスが重要である理由

企業活動では、直接利益を生み出すフロントオフィス業務が注目されがちですが、バックオフィス業務なくして企業活動は成り立ちません。

なぜならバックオフィス業務は、企業活動の根幹である「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」という経営資源を管理する役割を担っており、経営と密接に関係しているためです。

バックオフィスが強化されることで、企業が持つ経営資源を最大限に活用することができ、業務改善や生産性向上の実現、さらにはより精度の高い経営判断にもつなげることができるでしょう。

そのため近年は、企業の課題解決や業務改善を牽引する役割を担う「戦略総務」や、デジタル技術を活用してバックオフィス業務の改革を図る「バックオフィスDX」が注目を集めるなど、バックオフィスの重要性に注目する企業が増えつつあります。

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バックオフィス部門のよくある課題とは?

次は、バックオフィス部門でよくある課題として、以下の3点をご紹介します。

バックオフィス部門の課題

  • 業務負担が大きい
  • 業務が属人化しやすい
  • テレワークを導入できない

業務負担が大きい

バックオフィス部門でよくある課題のひとつが、業務負担が大きいという悩みです。

フロントオフィスのサポートや社内体制・環境の整備、各種事務手続きなど、バックオフィス部門の業務は広範囲にわたります。

一方で、フロントオフィスに比べて十分な人員が割かれていない、あるいはフロントオフィスの従業員がバックオフィス業務を兼任している、といった企業は少なくありません。

そのため、少ない担当者数で膨大な業務量をこなさなければならず、バックオフィス部門の業務負担が大きくなってしまうケースが多々あるのです。

ここで、2023年8月に株式会社エイトレッドが実施した調査を見てみましょう。

この調査では人手不足に悩む中小企業のバックオフィス担当者110名を対象にアンケートを実施し、とくに「負担が大きい」と感じている業務について質問を行っています。

その結果、「データの入力・集計・照合」という回答が48.2%で最多となり、次いで「各種社内書類の作成・管理」が39.1%「トラブル対応や定期メンテナンス」が38.2%となっています。
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業務が属人化しやすい

業務が属人化しやすい点も、バックオフィス部門のよくある課題のひとつです。

経理や財務、法務、情報システム部門など、バックオフィス部門では専門的な知識やスキルを要する業務が多くあります。

さらに、先述したようにバックオフィス部門は業務負担が大きくなりがちで、業務マニュアルの作成や引継ぎに手が回らないケースも少なくありません。

そのためバックオフィス業務は属人化してしまいやすく、業務改善が進まなかったり、ミスや不正が発生しても発見に至らなかったりといったリスクが高まってしまいます。

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テレワークを導入できない

バックオフィス部門には、文書を扱う業務が数多く存在します。

たとえば、経理部門であれば請求書や経費申請書など、人事部門では採用稟議書や人事評価シート、情報システム部門ではセキュリティルーム入室申請書などです。

これらの文書を紙ベースで扱っていると、印刷や回覧、ハンコによる承認など、オフィスにいなければ行えない作業が発生してしまいます。

そのため、オフィス以外の場所で業務を完結することができず、在宅勤務などのテレワークが導入できない、あるいは定着しない状況に陥ってしまうのです。

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バックオフィスを強化・効率化するメリット

次は、バックオフィス強化で得られる主なメリットとして以下の3点をご紹介します。

バックオフィスを効率化するメリット

  • コスト削減
  • ヒューマンエラーの防止
  • 生産性の向上

バックオフィスを強化・効率化することで、どういったメリットが期待できるのでしょうか。

コスト削減

バックオフィス効率化のメリットとして、人件費などのコスト削減を挙げることができます。

社内申請の処理や基幹システムへの入力などの定型作業を自動化することで、バックオフィス業務の作業工数および人件費を削減することができます。

また、バックオフィス部門が扱う文書を電子化することでペーパーレスが促進され、紙の印刷コストや郵送コストなどの削減にもつなげることができるでしょう。

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ヒューマンエラーの防止

バックオフィス部門では、データの集計や照合、システムへの入力といった業務が行われています。しかし、これらの業務を手作業で行っていると、転記ミスやチェック漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。

後述するツールなどを導入してバックオフィス業務を自動化することで、ヒューマンエラー防止につながり、作業の巻き戻しなどの無駄を削減することができます。

生産性の向上

バックオフィス業務の効率化は、企業全体の生産性向上にも寄与します。

バックオフィス部門における定型作業が自動化されることで、マネジメントやガバナンス強化といった、より付加価値の高い業務に注力できるようになるでしょう。

また、中小企業やスタートアップ企業では、従業員がフロントオフィス業務とバックオフィス業務を兼任するケースが少なくありません。兼任しているバックオフィス業務の負担が軽減されることで、フロントオフィス業務に充てる時間を確保することができます。

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バックオフィスのシステム化の実態とは?

バックオフィス業務を強化・効率化することは、企業にとってさまざまなメリットがあるとお伝えしました。

次は、先にも紹介したエイトレッドの調査結果を基に、中小企業におけるバックオフィスのシステム化の実態について見ていきましょう。

業務のシステム化に取り組んでいる企業は81.9%

上述の調査と同様、人手不足に悩む中小企業のバックオフィス担当者110名を対象に「お勤め先において、業務のシステム化はどの程度行われていますか」と質問したところ、「全面的に行われている」という回答が25.5%、「一部行われている」という回答が56.4%という結果となりました。

つまり、程度の差はあれど81.9%の企業で業務のシステム化が進められているということが示されています。

システム化を行うも業務負担の軽減につながっていない企業が多数

この調査ではさらに、業務のシステム化について「全面的に行われている」「一部行われている」と回答した方に、「業務にあたって転記作業が生じるなどシステム間のデータ連携に不足を感じたり、業務の負担が軽減されていないと感じることがありますか」という質問を行っています。

その結果、業務負担が軽減されていないと感じることが「とてもある」という回答が26.6%、「ややある」という回答が55.6%にのぼりました。

業務負担が軽減していない理由としては、「システム連携ができておらずデータの二重入力が発生しているから」(60.8%)、「業務が属人化しているから」(48.6%)、「業務自動化につながっていないから」(37.8%)といった回答が多数となっています。

つまり、バックオフィス業務の効率化や負担軽減を図るには、単にシステム・ツールを導入するだけでは十分ではなく、システム連携や業務の標準化・自動化に取り組むことが重要だと言えます。
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ワークフローシステムがバックオフィス効率化の鍵

バックオフィス強化にワークフローシステムが役立つ理由

バックオフィス業務を強化・効率化することは、企業にとってさまざまなメリットがあるとお伝えしました。

しかし、バックオフィスを強化するために何から着手するべきかわからないという企業も多いのではないでしょうか。

そのような場合、まずはワークフローシステムの導入から検討してみることをおすすめします。ワークフローシステムとは、社内で行われている稟議や申請などの業務手続きを電子化するシステムのことで、近年では多くの企業で導入されています。

次は、ワークフローシステムがバックオフィス業務の効率化につながる理由を見ていきましょう。

ワークフローシステムがバックオフィス強化に役立つ理由

  • 業務手続きの効率化
  • ワークフローの可視化
  • 問い合わせ対応の迅速化
  • バックオフィスのテレワーク促進
  • システム連携で業務効率化を加速


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業務手続きの効率化

企業内では、日々数多くの業務手続きが行われています。

しかし、この業務手続きが紙ベースで行われていると、手入力によるミスや修正の手間、回覧待ちなどが発生しやすく、業務効率が低下してしまいます。

ワークフローシステムを導入することで、稟議や申請などの業務手続きをシステム上で完結可能です。

これにより、紙ならではの非効率を解消することができ、バックオフィス業務の効率化につなげることができます。

ワークフローの可視化

ワークフローシステムを導入することで、社内で行われている業務の流れ(ワークフロー)が可視化されます。

ワークフローが可視化されることで、稟議や申請の承認状況を一目で把握することができ、ボトルネックの特定も容易になります。

これにより、バックオフィス業務を継続的に改善する基盤を整えることができ、属人化の解消(業務の標準化)にもつなげることができるでしょう。

問い合わせ対応の迅速化

ワークフローシステムでは、過去の申請や稟議内容がデータとして保存されます。

これにより、紙の文書と比較して検索が容易になり、過去の申請や稟議のデータをスムーズに参照することが可能になります。

社内に蓄積されたナレッジへのアクセススピードが高まり、バックオフィス部門への問い合わせ対応の迅速化につなげることができるでしょう。

バックオフィスのテレワーク促進

社内文書を扱う機会が多いバックオフィス部門は、テレワークを導入しにくいと考えられています。

しかし、ワークフローシステムを導入してペーパーレスを促進することで、オフィスにいなくても申請手続きを遂行することが可能になります。

バックオフィス部門のテレワーク推進という面でも、ワークフローシステムの導入は効果的だと言えるでしょう。

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システム連携で業務効率化を加速

ワークフローシステムは、システム連携により業務効率化の範囲を拡張していくことができます。

ワークフローシステムと基幹システムを連携することで、データの二重入力を回避することができ、RPAを活用することでデータ連携の自動化を図ることもできます。

また、さまざまなシステム・ツールを導入している場合、各システム・ツールで手続きが分散してしまいがちですが、ワークフローシステムに各種手続きを集約することが可能です。

ワークフローシステムでバックオフィス効率化に成功した事例

次はシリーズ累計導入数4,000社以上を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」や「AgileWorks」を導入した企業のなかから、バックオフィス業務の効率化を実現した事例をご紹介します。

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株式会社コロナのバックオフィス改善事例

暖房機器などの空調・家電メーカーとして知られる株式会社コロナは、2017年にワークフローシステム「X-point Cloud」を導入して申請業務のペーパーレス化を実現しました。

同社では従来、申請業務を紙ベースで行っており、意思決定の遅延や管理業務の煩雑化を招く要因となっていました。

そこで同社は、総務や経理などの間接部門におけるペーパーレス化を検討開始。

ライセンス体系がスモールスタートに適したユーザー課金型であり、すでに導入していたグループウェア「desknet's NEO」とスムーズに連携できる点を評価し、「X-point Cloud」の導入を決定しました。

導入から約2年間で41帳票をデジタル化し、年間約50,000枚の帳票が削減することに成功し、バックオフィス部門の大幅な生産性個以上を実現。

さらに同社は、バックオフィスのペーパーレス化で成果を得たことで、ワークフローシステムの全社展開を計画。

大規模組織向けの新たなワークフローシステムを検討した結果、操作性に優れシステム連携にも強い「AgileWorks」の導入に至りました。

全社展開により、現在では約1,600名が「AgileWorks」を利用しており、帳票削減効果も年間80,000枚まで増加。

「AgileWorks」にシステム連携やRPAを組み合わせることで、申請業務以外の業務プロセスのデジタル化も進めています。

間接部門のペーパーレス化を実現し全社展開を決定

株式会社コロナ ワークフローシステム導入事例|AgileWorks

株式会社コアコンセプト・テクノロジーのバックオフィス改善事例

製造業・建設業のDX支援及びIT人材調達支援を展開する株式会社コアコンセプト・テクノロジーは、「X-point Cloud」を導入して業務のデジタル変革を推進しています。

同社では従来、受発注や会計、経理、勤怠管理といったバックオフィス業務のシステム連携が不十分であり、非効率な業務が発生していました。

将来的な組織拡大を見据えたとき、そうした非効率な作業がボトルネックとなると判断し、基幹システムの刷新およびワークフローシステムのリプレイスを検討開始。

導入コスト、システムの利便性、基幹システムとの親和性などの評価基準に加え、サポートの充実度も決め手となり、「X-point Cloud」の導入を決定しました。

業務上の課題となっていた入力作業などを削減するにはシステム連携が必須であり、「X-point Cloud」での申請書の作成や承認ルートの設定に並行して、複数のシステムとの連携を実施。

ウイングアーク1st社が提供する文書管理ソリューション「invoiceAgent」やクラウド帳票サービス「SVF Cloud」との連携をはじめ、基幹システムとのマスタ連携なども推進。

構築中のシステム連携イメージ図

現在、バックオフィスだけでなく、営業、マーケティング、経営企画など、社内全体がデータで繋がる本格的なERPシステムを構築中であり、導入後には大幅な業務効率化やメンテナンス工数削減を見込んでいます。

業務全体を一気通貫につなげるシステム導入を推進

株式会社コアコンセプト・テクノロジー ワークフローシステム導入事例|X-point Cloud

株式会社テレビ朝日のバックオフィス改善事例

魅力的なコンテンツを世に送り続けている株式会社テレビ朝日は、総務関連の申請業務を電子化するためワークフローシステム「AgileWorks」を導入。

ワークフローシステム導入前は、月200件にものぼる総務関連の申請業務が紙で行われており、バックオフィスの業務負担の増加や、申請業務の属人化も課題として挙げられていました。

ワークフローシステムの導入によって申請業務が電子化され、バックオフィス業務の効率化と標準化を実現。さらに、申請業務における時間や場所の制約が解消されたことで、働き方改革の促進にもつながっています。

バックオフィス業務の効率化と標準化を実現

株式会社テレビ朝日 ワークフローシステム導入事例|AgileWorks

株式会社エービーシー・マートのバックオフィス改善事例

「ABC-MART」などを展開する株式会社エービーシー・マートは、勤怠管理関連のペーパーレス化を図りワークフローシステム「X-point」を導入。

ワークフローシステム導入前、紙の申請書で勤怠管理を行っており、店舗・本社間のやりとりはFAXやメール便が使われていました。そのため、本社に届いた紙の申請書類を目視で確認して勤怠管理システムへと入力する手間が発生しており、バックオフィス部門の負担が課題に挙げられていました。

ワークフローシステム導入により申請・承認業務を電子化を実現し、勤怠管理業務の負担および人件費やペーパーコストの削減に成功しています。

勤怠管理業務の効率化でバックオフィスの負担を軽減

株式会社エービーシー・マート ワークフローシステム導入事例|X-point Cloud

株式会社ルミカのバックオフィス改善事例

化学発光分野のトップメーカーである株式会社ルミカは、支店・工場と本社間の申請手続きの迅速化・効率化を目的にワークフローシステム「X-point」を導入。

ワークフローシステムの導入効果として、とくに財務・経理部門の業務改善に手ごたえを実感されています。

導入前は、各支店から財務部門に支払申請書が届くと、担当者に電話確認を行う手間が発生していましたが、導入後はシステム上で確認が完了し、スムーズな処理が可能になっています。

財務・経理部門の効率化に手ごたえ

株式会社ルミカ ワークフローシステム導入事例|X-point Cloud

バックオフィス効率化に役立つツール

バックオフィスの強化に役立つツール

ワークフローシステム以外にも、バックオフィス業務の効率化に役立つツールは存在します。ワークフローシステムとあわせて導入することで、バックオフィス業務のさらなる効率化が期待できるでしょう。

次は、バックオフィス業務の効率化に役立つ4つのツールをご紹介します。

バックオフィス業務の効率化に役立つツール

  • 社内向けチャットボット
  • RPA
  • 電子契約・電子帳簿システム
  • OCR/AI OCR

社内向けチャットボット

「チャットボット」とは、AI(人工知能)を活用した「自動会話プログラム」のこと。

カスタマーサポートの一環としてECサイトやコーポレートサイトに導入されているケースのほか、社内向けのチャットボットも存在します。

社内向けチャットボットを活用することで、バックオフィス部門へのよくある問い合わせに自動対応することができ、負担軽減や属人化解消につながります。

以下の記事では、ワークフローシステムとチャットボットのコラボレーションについての対談を行っています。ワークフローシステム×チャットボットについて詳しく知りたい方は、あわせてお読みください。

ワークフロー×チャットボットを詳しく知る

社内のナレッジアクセスのスピードが経営スピードを決定する チャットボットとワークフローのコラボが紡ぎ出す未来

RPA

「RPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)」とは、人がコンピューター上で行っている定型作業を自動化すること。

RPAを導入することで、手作業で行っていたシステムへの入力作業や目視での確認作業を自動化することができます。

また、手作業で発生しがちなヒューマンエラーの防止にもつながり、バックオフィス業務の負担軽減・業務効率改善が期待できるでしょう。

以下の記事では、ワークフローとRPAの組み合わせによる効果について対談を行っています。ワークフローシステム×RPAについて詳しく知りたい方は、あわせてお読みください。

RPAについてもっと詳しく!

RPAとは?意味や注目されている背景、導入のメリットを徹底解説

電子契約システム・電子帳票システム

企業間で交わされる契約書類を電子化する「電子契約システム」や、帳票書類を電子化する「電子帳票システム」の導入もまた、バックオフィス効率化に有効です。

ワークフローシステムと組み合わせることで、社内だけでなく取引先との業務手続きを電子化することが可能になります。

これにより、バックオフィスの作業工数を大幅に削減でき、ペーパーレス化も大きく前進させることができるでしょう。

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OCR/AI OCR

「OCR(Optical Character Recognition/Reader)」とは、紙の文書をスキャンしてデータ化するツールのことで、近年はAI技術と組み合わせたAI OCRも普及しつつあります。

OCRを導入することで紙文書をデータ化することができ、ペーパーレス化を推進することができます。

また、ファイル名や取引先名、文書内の情報で検索することができるため、保管している文書について問い合わせがあった際や、監査で提出を求められた際も、速やかに参照・出力することができるため、文書管理の負担を軽減することができるでしょう。

まとめ

今回は、バックオフィス部門に焦点を当て、その概要や重要性、効率化の取り組みについてご紹介しました。

バックオフィスの強化・効率化は、企業の成長に不可欠であると同時に、生産性向上やコスト削減など多くのメリットが期待できます。

バックオフィスの強化に課題を感じている企業は、今回ご紹介したワークフローシステムなどのツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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