知っておきたい回覧文書のルール！書き方の基本や電子化のメリットも紹介

情報伝達に用いられる回覧文書ですが、社内でルールが統一されていないために

• 回覧スピードが遅い
• 文書作成に時間がかかってしまう
• 回覧状況を把握できない

といった課題を抱える企業は少なくありません。

そこで今回は、情報伝達をスムーズにするために覚えておきたい回覧文書のルールをご紹介します。回覧文書の書き方の基本や、電子化するメリットについても解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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回覧文書の役割・目的と種類

回覧文書とは、通知事項や資料を順に回覧して、社内全体や関係者に伝達するための文書です。

適切に運用することで、口頭での伝達で起こりがちな聞き間違いや認識のズレを防ぎ、関係者への周知を徹底することが可能です。

従来の紙文書による回覧やメールでの回覧のほか、近年ではワークフローシステムを用いて回覧文書を電子化している企業も少なくありません。

主な社内回覧文書の種類として、以下の文書を挙げることができます。

覚えておきたい回覧文書のルール

回覧文書を使って情報を正確に、そして迅速に伝達するためには、覚えておくべきいくつかのルールがあります。

次は、回覧文書のルールを確認していきましょう。

ルール1.分かりやすく簡潔に

社内向けの回覧文書は、分かりやすく簡潔に書くことが大切です。

無駄を省くことで作成時間を短縮することができ、閲覧者が要点を理解しやすくなるため、回覧スピードを速めることにつながります。

ルール2.回覧リストを作成

「回覧文書がなかなか戻ってこない…」といった状況、あなたの会社でも起こっていませんか？

誰かのところで滞留するケースや、ほかの文書にまぎれて紛失するケース等、結局「回覧文書は見ましたか？」と1人1人に聞いて回ることになりがちです。

回覧文書は出すだけでなく、「戻ってくること・皆が閲覧すること」が重要であり未読管理が必要です。回覧文書をすばやく正確に回覧させるために、回覧先リストを添付しておきましょう。どういう順番で回覧するのか、既読後の確認印の捺印スペース等もあるといいですね。リストには「最後は〇〇までお願いします」の一文を入れておくとよいでしょう。

ルール3.メールの回覧は返信義務化

会社によっては紙ではなくメールで共有を行っている場合もあるでしょう。

この場合、対象者全員にきちんと届いても確認したかどうかを把握することができません。そのため、回覧リスト代わりの未読管理としてメール返信を義務化しましょう。回覧文書の重要度・緊急度によってはメール返信不要でもよいでしょう。

ルール4.一人ひとりが速やかに閲覧

4つめのルールは、速やかに閲覧して次の人へと回すという基本を一人ひとりが徹底することです。

「忙しいから確認は後回し」と回覧を止めてしまうと、当然ながら情報伝達のスピードは落ちてしまいます。すぐに確認する余裕がない場合は、回覧文書を次の人へと回し、後で必ず閲覧しましょう。

ルール5.不在者は飛ばして次の人へ

外出や出張などで不在の場合、回覧が止まってしまい、次の人が閲覧するまでに無駄な時間が発生してしまいます。

社内文書の回覧をスムーズに進めるためにも、不在者は飛ばして次の人へ回すようにしましょう。

ルール6.回覧文書の綴じ方

回覧文書や添付文書が複数枚にわたる場合はまとめてホッチキスで綴じましょう。そうすることで、回覧の途中で文書が紛失してしまうリスクを防ぐことができます。

A4サイズ・縦用紙・横書きの場合は必ず左上で綴じます。B4サイズ・横用紙の資料を織り込む場合は、そのまま読めるように折って綴じこむようにしましょう。

回覧文書の書き方の基本

回覧文書は社内で統一されたフォーマットを用いることで、作成時間の短縮につながり、必要事項の抜け漏れ防止になります。

しかし、社内でフォーマットが決まっていないため、作り方が分からないというケースもあるのではないでしょうか。

そのような場合は、以下に示す回覧文書の書き方の基本を参考に作成してみましょう。

タイトルはできるだけシンプルにする

回覧文書のタイトルは、できるだけシンプルにまとめることが大切です。

不要な文言は省き、主題が端的に伝わるように書きましょう。

回覧主と回覧対象者を明確にする

回覧文書を作成する際には、「誰が誰に宛てた文書なのか」を明確にすることも重要です。

誰に向けた文書なのかを示すために、回覧対象の職制名を宛名として記載しましょう。宛先は個人名ではなく、「関係者各位」や「営業担当各位」といった具合です。

また、回覧文書の末尾には、回覧主の部署と名前を記載します。回覧内容についての問い合わせができるように、内線番号なども併記しておくとよいでしょう。

前文・末文を省き主文から記載

社内用の回覧文書では、前書きや結びの挨拶文など、形式的な前文・末文は不要です。

書類ごとに前文・末文を挿入するとなると時間がかかってしまうだけでなく、主題が伝わりにくくなる恐れもあります。

前文・末文を省いて主文から記載し、最後は「以上」で締めましょう。

敬語表現は必要最小限に留める

回覧文書の文体は、敬体（です、ます調）を使用しましょう。

ただし、社外向けの文書ではないため敬語表現は必要最小限に留めることが大切です。

必要以上に敬語表現を使用することで文章が冗長になり、かえって内容が伝わりにくくなるので注意しましょう。

箇条書きを使って簡潔にまとめる

回覧文書の内容を分かりやすくするために、必要に応じて箇条書きを活用しましょう。

文章だけで構成された社内文書は冗長になってしまうことがありますが、箇条書きを使うことで要点を端的に伝えることができます。

作成日・回答期限を記載

いつ発信した情報かを確認できるように、回覧文書の作成日を記載してきましょう。また、文書の内容によっては、回答期日も明記しておく必要があります。

作成日や期日などの記載方法は、社内のルールに従い西暦もしくは和暦（元号）で統一しましょう。

回覧文書を電子化するメリット

ここまでは、主に紙ベースの回覧文書におけるルールをご紹介してきました。

しかし近年では、ワークフローシステムを活用して回覧文書を電子化（デジタル化）する企業が増えてきています。

回覧文書を電子化することは、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。

回覧スピードの向上

紙の回覧文書では、社員から社員へと手渡しで回覧していくため、時間がかかってしまいます。回覧文書を電子化することで時間や場所の制限がなくなるため、外回りや出張中などの出先でも回覧文書を確認することが可能です。

手渡しによる時間のロスや、不在による滞留がなくなるため、回覧スピードの向上が期待できるでしょう。

回覧状況の把握が容易

紙の回覧文書においては、回覧状況を把握するためには文書が誰の手元にあるのかを探す必要があります。

一方で、電子化された回覧文書であれば、回覧状況を一覧で確認することができ、回覧の抜け漏れを防ぐことができます。また、文書の閲覧が滞留している場合には、督促を通知することも可能です。

ペーパーレスによるコスト削減

紙の回覧文書では、印刷コストのほかにも保管・廃棄のコストが発生します。

回覧文書を電子化することでペーパーレスが促進、印刷や保管・廃棄のコスト削減につながります。

文書の検索が容易

検索が容易である点も、回覧文書を電子化するメリットと言えます。紙ベースの場合、過去の回覧文書を探すのが大きな手間であり、場合によっては既に処分あるいは紛失しているケースも考えられるでしょう。

電子化された回覧文書であれば、過去の回覧文書もデータとして蓄積されるため、容易に検索することが可能です。

生産性の向上

回覧文書を電子化することで、生産性向上も期待できます。

回覧文書の電子化により文書の作成時間や回覧待ちなどの無駄が削減され、本来注力するべき業務に十分な時間を割くことができるでしょう。

ワークフローシステムを導入して回覧文書の電子化に成功した事例

ピー・シー・エー株式会社様

紙の稟議書や 申請書に承認者が捺印をして回覧するというスタイルで決裁業務を行っていたが、①決裁に時間がかかる②正しい手順で決裁されない③決裁された書類の検索が面倒といった課題があり申請・決裁業務が非効率となっていた。

ワークフローシステム導入後は、稟議書や契約書捺印申請、経費の申請などを中心に、年間約5,800件もの業務フローの電子化を実現した。

まとめ

今回は、覚えておきたい回覧文書のルールと書き方の基本、そして電子化することのメリットについてご紹介しました。

社内には回覧文書だけでなく、稟議・勤怠申請・他部署への業務依頼など数多くの社内文書が存在します。

それらを電子化することで、ペーパーレスや脱ハンコが促進され、業務効率の改善が見込めるでしょう。

今回ご紹介した情報も参考に、回覧文書をはじめとした紙の業務の電子化に取り組んでみてはいかがでしょうか。