働き方改革とは？いまさら聞けない基礎知識や取り組み方、成功事例まで徹底解説

いまや社会一般に浸透しつつある「働き方改革」。
昨今の新型コロナウイルス流行の影響もあり、多くの企業が従来の働き方を見直すタイミングに差し掛かっています。

しかし、
「働き方改革ってなに？」
「なぜ働き方改革が必要なの？」
「どうやって取り組めばいいの？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

働き方改革は、組織の規模に関わらずあらゆる企業にとって必要な取り組みです。

こちらの記事では、いまさら聞けない働き方改革の基礎知識や現状、そして働き方改革を促進するための効果的な取り組みや成功事例をご紹介します。

働き方改革について詳しく知りたい方や、働き方改革を促進したい企業担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

働き方改革とは？

働き方改革とは、「働く人々がそれぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会」を実現するための改革のことで、「一億総活躍社会」に向けた取り組みでもあります。

厚生労働省が公表している「働き方改革～一億総活躍社会の実現に向けて」では、以下のように記載されています。

働き方改革に関する政府の動き

2016年9月に「働き方改革実現会議」が設置され、2017年3月には「長時間労働の是正」「柔軟な働き方がしやすい環境整備」など9分野における具体的な方向性を示した「働き方改革実行計画」がまとめられました。

そして、2018年6月には「働き方改革法案」が成立、2019年4月から「働き方改革関連法（働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律）」が順次施行されています。

このように、働き方改革は政府主導による国全体の取り組みであり、企業や働く人々、そして社会全体の今後に関わる重大なチャレンジと言えます。

働き方改革関連法とは

上述の通り、2019年4月より「働き方改革関連法」が順次施行されています。

働き方改革関連法とは、以前より存在していた労働関連の法律に加えられた改正の総称です。

新たに働き方改革関連法という法律ができたわけではない、という点を理解しておきましょう。

働き方改革関連法における11の変更点

働き方改革関連法の施行による変更点として、大きく以下の11のポイントを挙げることができます。

各ポイントについて詳しく見ていきましょう。

(1)時間外労働の上限規制の導入

(2)勤務間インターバル制度の導入促進

(3)年5日の年次有給休暇の取得

(4)月60時間超の残業の割増賃金率引き上げ

(5)労働時間の客観的な把握

(6)「フレックスタイム制」の清算期間延長

(7)高度プロフェッショナル制度の導入

(8)産業医・産業保健機能の強化

(9)不合理な待遇差の禁止

(10)労働者に対する待遇に関する説明義務の強化

(11)行政による事業主への助言・指導等や裁判外紛争手続（行政ADR）の規定の整備

働き方改革における中小企業の定義

上述した改正のポイントにも記載していますが、「大企業」か「中小企業」かによって適用開始時期が異なるものがあります。

中小企業に該当するか否かは、「資本金の額または出資の総額」と「常時使用する労働者の数」で判断されます。

上の定義（1）（2）のいずれか、もしくは両方の条件を満たす場合は中小企業、どちらにも当てはまらない場合は大企業となります。

働き方改革が必要とされる背景

働き方改革が必要とされる背景には、大きく2つの社会的要因があります。

では、それぞれ詳しく見ていきましょう。

少子高齢化による生産年齢人口の減少

働き方改革が必要とされる理由のひとつに、少子高齢化による生産年齢（15歳以上65歳未満）人口の減少が挙げられます。

日本国内の生産年齢人口は、1995年の国勢調査における8,726万人をピークに、年々減少を続けています。

国立社会保障・人口問題研究所が発表している「日本の将来推計人口（平成29年推計）」では、2029年には生産年齢人口が7,000万人を下回り、2065年には4,529万人まで減少すると推測しています。

日本の労働力の主力となる生産年齢人口が今後ますます減少するとの見通しから、日本全体の生産力および国力の低下が懸念され、働き方改革の必要性が高まっているのです。
※参照：日本の将来推計人口（平成29年推計）｜国立社会保障・人口問題研究所

育児や介護との両立など働き方のニーズが多様化

働き方のニーズが多様化している点も、働き方改革が必要とされる理由のひとつです。

現在、日本では共働き世帯および単身世帯（世帯主が一人の世帯）の割合が増加傾向にあります。1990年代の中頃に共働き世帯の数が専業主婦世帯の数を逆転して以来、共働き世帯の数と専業主婦世帯の数は年々その差を広げています。

また、未婚率の増加や核家族化の影響を受け、単身世帯も増加しつつあります。

そして近年、共働き世帯や単身世帯の増加に伴い、家事や育児・介護などと仕事を両立できる柔軟な働き方へのニーズが高まっているのです。

そうしたニーズに対応するためには、労働における時間的制約の緩和や、フルタイム以外の労働に対する処遇改善、場所にとらわれないテレワークの導入など、働き方改革の促進が必要となるでしょう。

働き方改革とウェルビーイングの関係

働き方改革と関係性が深い概念として「ウェルビーイング（well-being）」という考え方があります。

ウェルビーイングとは、「肉体的・精神的・社会的に満たされた状態」を指す概念のこと。

従来は社会福祉や医療などの現場で用いられていましたが、近年では企業の在り方や働き方を考えるうえでも重要な概念として注目を集めています。

前述の通り、日本は深刻な労働力不足に直面しており、多様な働き方への対応や、人材が定着しやすい環境づくりが企業に求められています。

そうしたなかで、従業員のウェルビーイングを重視する企業が増えてきているのです。

従業員にとって「肉体的・精神的・社会的に満たされた状態」を目指すウェルビーイングの取り組みと、「働く人々がそれぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会」を目指す働き方改革は、相互に深く関係していると言えるでしょう。

働き方改革の3つの課題

働き方改革を実現するためには、解消すべき3つの課題があります。

各課題について、詳しく見ていきましょう。

長時間労働の是正

働き方改革の実現にあたり、解消しなければならない課題のひとつが長時間労働です。

日本では「遅くまで残業すること」や「休まず働くこと」を美徳とする風潮があり、長年にわたり長時間労働が常態化していました。

しかし、長時間労働が常態化した環境では、働き手にとって出産・育児や介護との両立が難しく、場合によっては重大な健康被害を招く恐れもあります。

より多くの人々がワーク・ライフ・バランスを実現しつつ健康的に働ける環境を作るためには、長時間労働の是正は不可欠と言えるでしょう。

正規・非正規の格差解消

正規・非正規の格差解消もまた、働き方改革の課題のひとつです。

日本国内における正規・非正規社員の賃金格差は、欧米諸国の水準と比較し大きいと言われています。

こうした雇用形態の違いによる処遇の格差は、人々の就労意欲や生産性の低下を招きかねません。

働き方改革によって正規・非正規という雇用形態による格差が解消されることで、就労意欲がある人々が主体的に働き方を選べるようになり、働くことへのモチベーション向上や生産性向上にもつながるでしょう。

高齢者の就労促進

深刻な労働力不足を解消するためには、生産年齢人口に含まれない高齢者の就労促進も大きな課題となります。

内閣府が公表している「令和2年版高齢社会白書」によれば、現在仕事をしている60歳以上の人の約4割が「働けるうちはいつまでも働きたい」と回答。「70歳くらいまで」もしくは「それ以上」という回答も合わせると、約9割が高齢期以降も就業したいと考えていることが示されています。

このような就業意欲を持つ高齢者が働ける環境を整えていくことも、働き方改革を実現するうえで必要になるでしょう。
参照：令和2年版高齢社会白書｜内閣府

企業における働き方改革推進の現状

次は、企業における働き方改革推進の現状について見ていきましょう。

株式会社NTTデータ経営研究所は、NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社の「NTTコム リサーチ」登録モニターを対象とした「新型コロナウイルス感染症と働き方改革に関する調査」を2021年4月に公表しています。

この調査では、働き方改革に取り組む企業の割合は56.0％であり、2019年に実施された前回調査から6.7ポイント増加していることが示されています。

また、従業員規模別に見てみると、働き方改革に取り組む企業の割合は以下のようになっています。

この調査から、働き方改革に取り組む企業は増加傾向にあるものの、従業員規模が小さくなるほど働き方改革の取り組みが進んでいないことが分かります。
※参照：働き方改革2021 with コロナ ～働き方改革に取り組んでいる企業は過去最多の56.0％となる一方、つながらない権利の侵害が進展。在宅勤務のボトルネックは「ハンコ文化の弊害」よりも「社内の状況がわからない」不安～ | NTTデータ経営研究所

しかし、働き方改革は企業規模にかかわらず必要な取り組みであり、厚生労働省は以下のように必要性を示しています。

働き方改革を実現するためには、大企業だけではなく、中小企業・小規模事業者においても積極的に働き方改革に取り組むことが必要不可欠だと言えるでしょう。

ワークフローシステムで働き方改革を促進

先述の通り、働き方改革に取り組む企業が増加している一方、いまだに取り組みを実施できていない企業は少なくありません。

なかには、「働き方改革に取り組みたいけれど、何から始めればよいかわからない」という企業もあるのではないでしょうか。

そのような場合は、ワークフローシステムの導入からはじめてみるのもひとつの方法です。

ワークフローシステムとは、社内で行われる各種申請や稟議などの手続き業務を電子化するシステムのことで、「電子決裁システム」とも呼ばれます。

総務省が公表している「デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究」によれば、2020年度に電子決裁・電子契約システムを導入している国内企業は25.3％にのぼり、2019年度の18.5％と比較して導入企業が増えていることが伺えます。

また、電子決裁・電子契約システムの導入率25.3％は、アメリカの28.6％に迫る水準であり、ドイツの18.4％を上回っています。
（参照：総務省｜令和3年版 情報通信白書｜「働き方改革」とデジタル化）

次は、ワークフローシステム（電子決裁システム）が働き方改革の促進に役立つ理由について詳しく見ていきましょう。

柔軟な働き方の実現

ワークフローシステムが働き方改革促進に役立つ理由として、時間や場所に縛られない働き方を実現できる点を挙げられます。

企業では、部署部門を問わず日々さまざまな申請手続きが行われています。

しかし、これらの業務が紙ベースで行われていると、時間や場所による制約が大きく、多様な働き方を妨げる原因となってしまいます。

ワークフローシステムを導入することで、時間や場所に縛られることなく業務手続きを行うことができ、テレワークをはじめとした柔軟な働き方の実現につなげることができるでしょう。

業務効率・生産性の向上

ワークフローシステムの導入は、業務効率の改善や生産性向上にもつながります。

紙で行われる業務手続きには、記入ミスや回覧待ちといった多くの非効率が潜んでいます。

ワークフローシステムで業務手続きを電子化することで、書類作成や申請・承認業務を効率化することができ、生産性の向上や労働時間の削減につなげることができるでしょう。

働きやすい環境の整備

ワークフローシステムの導入は、業務の流れだけでなく、社内ルールやマニュアルを見直すきっかけとなります。

上記に挙げた「柔軟な働き方の実現」「業務効率・生産性の向上」に加え、社内ルール・マニュアルが改善されることによって、誰もが働きやすい環境の整備を進めることができるでしょう。

ワークフローシステムによる働き方改革促進の事例

次は、ワークフローシステムの導入によって働き方改革を促進した企業の事例を見ていきましょう。

ここでは、シリーズ累計4,000社以上の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」で働き方改革を実現した企業事例を見てみましょう。

株式会社テレビ朝日 様のAgileWorks導入事例

働き方改革に積極的に取り組む株式会社テレビ朝日 様は、紙ベースの申請手続きにおける業務負担や属人化、時間や場所による制約に課題を感じ、AgileWorksを導入しました。

AgileWorks導入後、申請業務の約9割を電子化し、業務の効率改善や属人化解消を実現。また、申請業務によって時間や場所に縛られることがなくなり、働き方改革の促進にもつながっています。

清水建設株式会社 様のAgileWorks導入事例

清水建設株式会社 様は、ホワイトカラーイノベーション（ホワイトカラーの働き方を革新すること）の一環としてAgileWorksを導入。

約200種類の帳票を電子化し、3年間で74,000件の申請をAgileWorksで処理しています。

ペーパーレス化の促進および業務負担・コストの削減に効果を実感されています。

コニカミノルタジャパン株式会社 様のAgileWorks導入事例

2013年から働き方改革に取り組むコニカミノルタジャパン株式会社 様は、紙と場所に縛られない働き方を実現するため、ワークフローシステムを導入して「保管文書ゼロ化」に着手しました。

社内文書および申請手続きの電子化により、年間12,000時間の処理工数削減を達成。ワークフローシステムによって同社の働き方改革の取り組みを後押ししています。

富士ゼロックス株式会社 様のAgileWorks導入事例

富士ゼロックス株式会社 様は、働き方改革の一環としてAgileWorksによる業務効率化を実行しました。

主に営業業務に関わる300種以上の社内申請帳票の電子化に成功。

業務の効率性・正確性の向上や、コンプライアンスの改善にも効果を発揮するなど、働き方改革の促進を後押ししています。

SCSK株式会社 様のAgileWorks導入事例

SCSK株式会社 様は、「働きやすい職場づくり」などを含む基幹情報システム（ERP）刷新の一環としてAgileWorksを導入しています。

かねてより育児との両立やフレックスタイム制、在宅勤務の導入などに取り組んでいた同社。

AgileWorksの導入により、在宅勤務中や客先に常駐している社員であっても意思決定プロセスに参加できる体制を構築しています。

学校法人藤田学院様のX-pointCloud導入事例

全学的な業務効率化を進めるために、学内に根強く残る紙文化から脱却すべくX-pointCloudを導入しました。

導入当初こそ戸惑う教職員もいましたが、操作マニュアルの作成や、教職員を対象とした操作説明会の実施などきめ細やかなフォローをしていたところ、システムの定着はもちろんのこと、教職員自ら 業務上の課題を捉え、改善する文化が根付き始めるなど意識改革が起こりました。

また、採用された改善案には報奨金を支給するという改善提案制度を設置したところ、教職員たちから積極的に応募があるなど、藤田学院におけるペーパーレス化の取り組みは、学内全体に協力の輪を 広げながら、拡大を続けていきました。

ドリコ株式会社様のX-point Cloud導入事例

温泉や地熱発電用の蒸気井などを掘削する資源開発事業や、水処理プラントの設計・ 施工などを手がける水環境事業を展開するドリコ。

コロナ禍に感染拡大を防ぐため在宅勤務に移行したものの、紙の帳票への押印や回付がネックとなり、出社する従業員は後を絶ちませんでした。

この状況を問題視した同社では、業務環境の抜本的なデジタル化を決意し、在宅勤務に適した業務環境の構築に取り組みましたが、その取り組みの一環として導入されたのがX-point Cloudでした。

現在ドリコでは、70種類の紙の帳票をほぼすべてデジタル化し、グループ会社を含むほぼ従業員210名がX-point Cloudを利用できる環境を構築しており、その結果として、紙の帳票への押印や回付のための出社がなくなったほか、処理や保管に要していた手間もほぼゼロに削減されるなどの効果をあげています。

建設業や物流・運送業などの「2024年問題」とは？

働き方改革関連法によって、大企業では2019年4月から、中小企業では2020年4月から「時間外労働の上限規制」が適用されています。

ただし、以下の事業・業務については「時間外労働の上限規制」が5年間猶予されています。

しかし、2024年3月末までの猶予期間も終了が迫っており、とくに建設業界や運送・物流業界では猶予期間終了に伴う「2024年問題」が懸念されています。

次は、建設業界と物流業界の「2024年問題」とはどのようなものなのか確認していきましょう。

建設業界の「2024年問題」

2021年に国土交通省によって発表された「最近の建設業を巡る状況について【報告】」によると、建設業界の就業人口は1997年の685万人をピークに減少を続け、2020年時点では492万人となっています。

また、同報告では建設業の就業者は他産業の就業者よりも高齢化が進行していることが指摘されています。

さらに、2020年における建設業従事者の年間労働時間は平均1,985時間であり、全産業の平均1,621時間よりも約2割多い結果となったほか、建設業の年間出勤日数は平均244日であり、全産業の平均212日よりも30日以上も多いという結果が示されています。
（参照：最近の建設業を巡る状況について【報告】｜国土交通省）

上記のような理由に加え、工事の受注時期にバラつきがある、天候によって業務が左右されるなどの事情も配慮し、建設業では時間外労働の上限規制について2024年3月31日まで5年間の猶予が設けられたものの、その猶予期間の終了も刻一刻と迫っています。

2024年4月以降は災害の復旧・復興の事業を除き時間外労働の上限は原則として「月45時間・年360時間」、臨時的かつ特別な事情があって労使の合意がある場合でも「年720時間以内」「複数月平均80時間以内」「月100時間未満」などの規制が罰則付きで適用されます。

そのため、建設業界ではこれまでの残業・長時間労働を前提とした労働環境から脱却を図り、生産性を高めていく必要あるのです。

そして、建設業を営む企業が生産性を高めて働き方改革に対応していくためには、DX推進の取り組みが有効です。

以下の記事では、建設業界におけるDX、「建設DX」を推進するためのポイントを解説しています。

運送・物流業界の「2024年問題」

運送・物流業（自動車運転の業務）は時間外労働の上限規制の適用に関して5年間の猶予（～2024年3月31日）が認められていますが、2024年4月からは年間960時間という時間外労働の上限規制が適用されます。

昨今のコロナ禍も相まって運送・物流業の需要は年々高まっている一方で、運送・物流業界は深刻な人手不足に悩まされており、他業種と比較して労働時間も長いことが指摘されています。

事実、厚生労働省が発表している「令和３年賃金構造基本統計調査」によると、トラックドライバーの年間労働時間は全産業平均と比較して、大型トラック運転者で432時間（月36時間）、中小型トラック運転者で384時間（月32時間）も長いことが示されています。
（参照：令和３年賃金構造基本統計調査　結果の概況｜厚生労働省）

また、公益社団法人 全日本トラック協会が2022年3月に公表した「第４回働き方改革モニタリング調査結果」によれば、2024年4月から適用される時間外労働の上限規制（年960時間）を超過するドライバーが「いる」と回答した事業者は回答者全体の27.1％にのぼっています。
（参照：第４回働き方改革モニタリング調査結果｜公益社団法人 全日本トラック協会）

このことから、物流・運送業界においては「2024年問題」の克服に向けて働き方改革をさらに加速していく必要があると言えます。

以下の記事では、物流業界の2024年問題解消につながる「物流DX」について紹介しているので、あわせてお読みください。

まとめ

今回は、いまさら聞けない働き方改革の基礎知識や取り組みの現状、ワークフローシステムが働き方改革促進に役立つ理由などについてご紹介しました。

企業の規模を問わず、働き方改革実現のための取り組みは今後ますます重要になります。

働き方改革に着手できていない、あるいは課題を感じている企業は、今回ご紹介した情報も参考にワークフローシステム導入を検討してみてはいかがでしょうか。