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ワークフローとは?意味や役割などの基礎知識を徹底解説!

ワークフローとは?意味や役割などの基礎知識を徹底解説!

業務改善のために欠かすことができないワークフロー。

しかし、そもそもワークフローとはどういったものなのか、いまいちイメージできないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

こちらの記事では、ワークフローの意味や役割などの基礎知識を徹底的に解説。ワークフローと混同しやすい用語についても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。

ワークフローとは?

まずは、ワークフローの意味や役割についてご紹介します。

ワークフローとは「仕事(業務)の流れ」

ワークフローとは、Work(仕事)とFlow(流れ)を組み合わせた言葉で、「仕事(業務)の流れ、もしくは流れを図式化したもの」を意味します。

業種や職種を問わず、組織内で行われる多くの業務では、「誰が何をどのように申請・起案し、承認や確認を行い、最終的に決裁・意思決定する」という一連の流れが存在します。

ワークフローとは「仕事(業務)の流れ」

たとえば、社内稟議や経費精算、総務・人事諸届などはまさにワークフローであり、「申請(起案)・承認(確認)・決裁(意思決定)」という流れに沿って行われています。

ワークフローは意思決定を支える重要な工程

では、ワークフローは企業にとってなぜ重要なのでしょうか。

ワークフローは、「申請・起案内容について組織として承認するのかどうか」という企業の意思決定を支える重要な工程だと言えます。

ワークフローが適切に機能していなければ、意思決定のスピード感を損ない、誤った経営判断を下してしまう可能性が高まります。また、不要な業務が発生しやすいため、生産性の低下にもつながるでしょう。

反対に、ワークフローを見直し改善することで、意思決定の迅速化・精度向上につながり、無駄の削減による生産性向上も期待できます。

ワークフローの可視化が業務改善のカギ

ある業務を改善するには、その業務の流れをパターン別に洗い出し、ワークフローを可視化することが重要です。

それにより、発生する作業や手続き、関係する部署や役割分担、そしてやり取りする情報(文書・データなど)が明確になります。

そして、可視化されたワークフローは、無駄なプロセスや問題点を客観的に評価することができ、改善に向けた取り組みが可能になるからです。

ワークフローシステムとは

ワークフローの本来の意味は「仕事(業務)の流れ」ですが、そこから発展して「ワークフローシステム」を指す場合があります

ワークフローシステムとは、業務の流れを自動化するためのシステムのこと。

ワークフローシステムを導入することで、社内で行われている各種申請や稟議などの業務手続きを電子化(デジタル化)することができます。

次は、紙の文書で運用されているワークフローの問題点と、ワークフローシステムを導入して電子化することのメリットについて見ていきましょう。

紙のワークフローが抱える問題点

紙ベースで行われる従来のワークフローでは、以下のような問題が発生しやすいというデメリットがあります。

  • どの申請書を使うべきかわからない
  • 申請書の作成に時間がかかる
  • 申請書を誰に回せばよいか分からない
  • 外出や出張が多く承認作業が滞ってしまう
  • 印刷・保管のコストがかかる

紙ベースのワークフローでは、申請書の種類が多岐にわたるため、適切な申請書フォーマットを探すのに時間がかかってしまいがちです。記入事項の誤りや抜け漏れなどのミスも発生しやすく、その場合には一から作成しなおすことになります。

また、作成した申請書は誰の承認を得る必要があるのか、そして最終的に誰が決裁を行うのかを、都度確認する必要があります。さらに、承認者や決裁者が外出・出張などで不在の場合、回覧待ちで時間のロスが発生してしまいます。

そのほか、紙の印刷や保管場所の確保、拠点間の輸送などのコスト、過去の文書を探しにくいといった問題点も挙げることができます。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを導入し、紙で運用していたワークフローを電子化することによって、以下のようなメリットが期待できます。

  • 書類作成・承認作業の負担軽減
  • ワークフローの可視化
  • 意思決定スピードの迅速化
  • ペーパーレスの促進
  • 内部統制の強化
  • 多様な働き方に対応可能

業務効率の改善や意思決定の迅速化・精度向上、そして多様な働き方の実現につながるため、多くの企業でワークフローシステムが導入されています。

では、各メリットについて詳しく見ていきましょう。

書類作成・承認作業の負担軽減

ワークフローシステムを使うことで、システム上で管理されている申請フォームのなかから、目的にあったフォーマットを選択して使用することができます。

また、申請内容の自動チェックが可能なので、単純なミスによる差し戻しや修正の手間を防ぐことができ、申請者・承認者の負担を軽減できます。

ワークフローの可視化

ワークフローシステムを導入することで、申請・承認・決裁に関わる人物や流れを可視化することができます。

そのため、承認がどこまで進んでいるのかという進捗状況を常に確認できるため、業務の停滞を防ぐことができます。また、客観的な評価・分析が容易になり、継続的な改善にも取り組みやすくなるでしょう。

意思決定スピードの迅速化

ワークフローシステムは、申請の種類や内容から承認ルートを自動で判別することができ、複雑な承認ルートであっても速やかに承認者・決裁者へと回付することができます。

また、PCのほかに、タブレット、スマートフォンなどのモバイル端末でも申請・承認が可能です。時間や場所に制限されることなく申請・承認・決裁を行えるため、意思決定の迅速化につながります。

ペーパーレスの促進

ワークフローシステムで書類を電子化することで、ペーパーレスを促進することが可能です。

紙ベースのワークフローで発生していた紙や印刷コスト、輸送コストを削減できるだけでなく、保管の手間やスペースも不要になります。

内部統制の強化

ワークフローシステムの導入は、内部統制の強化につながります。

申請フォームと承認ルートを一元管理でき、申請・承認・決裁という一連の業務手続きをルール化することが可能です。

また、「いつ」「誰が」「何を」決裁したのかという証跡が残り、過去のデータや資料の検索も容易なので、監査効率の改善にも有効です。

内部統制とは?

内部統制とは、すべての従業員が遵守するべきルールや仕組みを整備し運用すること。企業経営の健全性を保証するために必要なものであり、上場企業においては内部統制報告書の提出が義務付けられています。

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多様な働き方に対応可能

ワークフローシステムで業務手続きを電子化することで、時間や場所の制約から解放されるというメリットもあります。

紙の資料の確認や捺印のために出社する必要がなく、テレワークを始めとした多様な働き方に対応可能です。

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ワークフローと混同しやすい類似用語

ビジネスのなかで使われる用語のなかには、ワークフローと混同しやすい類似用語がいくつか存在します。

次は、ワークフローと混同しがちな用語を3つピックアップしてご紹介します。

業務フロー

ワークフローとよく似た用語のひとつに、「業務フロー」があります。

業務フローとは、「業務の流れを可視化・図式化すること(フローチャート)」を指します。

ワークフローと近い意味を持ちますが、ワークフローには承認や決裁という概念がある、という点が異なります。

業務プロセス

ワークフローが事業を構成する「ひとつの業務の流れ」であるのに対し、業務プロセスはより広範囲な事業の流れを指します。

たとえば、ITツールの開発・販売を行う企業であれば、以下のような業務があります。

  • 新サービスの企画(社内稟議など)
  • サービス開発(作業依頼・進捗報告など)
  • 営業・販売(営業報告・新規取引先申請など)

「企画」「開発」「販売」という業務一つにひとつにワークフローがあり、それらが連なった一連の流れを業務プロセスと呼びます。

業務プロセス

フローチャート

「フローチャート」もまた、ワークフローと混同しやすい用語のひとつです。

一般的に、フローチャートは「業務の流れやプロセスを図式化したもの」を指します。

ワークフローを視覚的に整理するためにフローチャートが使われます。

まとめ

今回は、ワークフローの意味や役割、使われ方など、ワークフローの基礎知識について解説してきました。

ワークフローを見直し改善することは生産性向上、意思決定の迅速化につながります。

また、ワークフローシステムを導入して電子化することで、さらなる業務改善が見込めるでしょう。

今回ご紹介した情報も参考に、ワークフローの改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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