これからの働き方を考える

ワークフローの承認ルートとは?重要性や基本のルートを解説!

ワークフローの承認ルートとは?重要性や基本のルートを解説!

ワークフロー(業務の流れ)を改善するには、承認ルートを見直し、改善に取り組むことが大切です。

こちらの記事では、ワークフローの承認ルートに注目し、その重要性や基本の型について解説します。

ワークフローシステムを導入して各種申請を電子化することのメリットについても紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。

ワークフローの承認ルートとは?

まずは、ワークフローの承認ルートとは何か確認しておきましょう。

承認ルートとは、「申請された内容が、承認を経て、最終的に決裁されるまでの経路・道筋」のことを指します。

直線型の承認ルート

承認ルートは、特定職位の人物を承認者・決裁者とするのが一般的であり、申請の種類や内容、その他条件に応じて承認に関わる人数や経路が変化します。

そして、承認ルートの統制をとるために必要なのが、多くの企業で設けられている「職務権限規程」です。

職務権限規程とは、会社の主な職位についてその権限の範囲を定めたもので、さまざまな事項における承認権限や決裁権限を、職位別に確認することができます。

職務権限表サンプル

職務権限規程で定められた各職位の権限に沿って、申請フォーム(申請書)と承認ルートに落とし込むことで、適切な意思決定が可能になります。

ワークフローの承認ルートはなぜ重要?

冒頭でも触れたとおり、ワークフローを改善するうえでは承認ルートが重要です。

次は、ワークフローの承認ルートが重要である理由について確認していきましょう。

ガバナンスの強化

承認ルートの設定は、コーポレート・ガバナンス(企業統治)の要である内部統制強化につながります。

内部統制においては、全従業員がルールに従って業務手続きを行い、適切に申請・承認・決裁されることが重要です。

承認ルートの設定により業務手続きのルールが明確になり、「いつ」「誰が」「何を」承認したのかという証跡も管理しやすくなります。

リスクマネジメント

承認ルートはリスクマネジメントの観点においても非常に重要な役割を果たします。

承認ルートが明確でない場合、申請・承認の状況を把握するのが困難になったり、文書の紛失リスクや不正決裁・文書改ざん、あるいは情報漏えいなどのリスクも高まります。

また、故意ではないとしても、本来必要な承認を得ることなく決裁され、後から不備が発覚するといったケースも考えられるでしょう。

適切な意思決定

承認ルートは企業として適切な判断、意思決定を行うために不可欠です。

承認ルートが適切かつ明確に設定されていない場合、然るべき人物の確認・承認を得ないまま決裁されてしまう可能性が高まり、誤った判断・意思決定、あるいは独裁的な経営に陥りやすいと言えます。

承認ルートの基本の型をチェック

組織の規模や申請の種類・重要性によって変化する承認ルートですが、大きく以下の4型に分類することができます。

  • ・直線型
  • ・指名型
  • ・条件分岐型
  • ・並列型

これらの基本型を組み合わせることで、より複雑な承認ルートを設定することも可能です。

次は、承認ルートの基本となる4つの型について確認していきましょう。

直線型

直線型の承認ルート

承認ルートでもっともシンプルなのが「直線型」です。

あらかじめ指定されたルートに沿って、申請→承認→決裁の流れが直線的に進んでいきます。

承認者および決裁者は、主に申請者の上級職位や特定の職位となります。

指名型

指名型

「指名型」は直線型から派生したもので、承認ルートの途中で新たに承認者を指名・追加するパターンです。

承認を進めるなかで、「○○さんにも確認してもらうべき内容」と判断された場合に、新たに承認者を追加するケースがあります。

また、申請者から順々に次の承認者を指名していくバケツリレーのような方式も、指名型と言えます。

条件分岐型

条件分岐型

「条件分岐型」は申請内容や金額によって、承認ルートが分岐するパターンです。

たとえば、金額が100,000円未満の申請であれば課長が決裁、100,000円以上の申請であれば課長が承認して部長が決裁、といった具合です。

申請内容の重要性や金額が大きくなるほど、決裁までに必要な承認ステップが増えるイメージです。

並列型

並列型

4つの基本パターンでもっとも複雑なのが、「並列型」の承認ルートです。

複数の部署が関わる大規模なプロジェクトなどでは、同時に複数のルートで承認フローが進むケースがあります。

並列型の承認ルートで決裁ステップへと進む条件には、以下のようなパターンがあります

  • ・すべてのルートで承認されれば決裁ステップへ進む(AND承認・合議)
  • ・複数のルートのうち過半数の承認で決裁ステップへ進む(多数決承認)
  • ・いずれかのルートで承認されれば決裁ステップへ進む(OR承認)

並列型のように複雑な承認ルートでは、紙の文書で申請・稟議を行っていると「どこまで承認が進んでいるのか」、「どこで承認が滞っているのか」といった進捗を把握するのが難しくなります。また、改ざんや文書の紛失といったリスクも高くなるため注意が必要です。

ワークフローシステムで効率化!

承認ルートの見直し・改善だけでも一定の効率化が見込めますが、紙ベースで行われている申請・承認手続きを電子化することで、さらなる効率化が見込めます

各種申請・稟議の電子化(デジタル化)は、ワークフローシステムの導入で実現可能です。

ワークフローシステムを導入することで、申請内容から適切な承認ルートを自動判別することができます。また、PCやスマートフォン、タブレット端末から申請・承認できるため、時間や場所に縛られることなく申請・承認作業を進められる点も大きなメリットだと言えるでしょう。

まとめ

今回は、ワークフローの承認ルートとは何か、その重要性や基本となる承認ルートの型についてご紹介しました。

ワークフローシステムを導入することで、複雑な承認ルートであっても自動的に判別でき、承認ルートの見直し・改善も行いやすくなります。

今回ご紹介した情報も参考に、承認ルートを見直してワークフローの改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。

もっと知りたい!
続けてお読みください

ワークフローの利用シーンは?文書・申請書サンプルも紹介!

ワークフローで大幅に業務削減! 知らないと損するワークフローのメリット
ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

紙のような感覚で、直感的に操作ができる
ATLED のワークフローシステム

AgileWorks

組織改編に柔軟に対応できる大企業向けワークフローシステム。他言語に対応。

X-point

社内業務の手間から解放される簡単・お手軽なワークフローシステム。中小企業や部門単位での導入に最適!

X-point Cloud

社内の業務・書類手続きを電子化するクラウドワークフロー。1ユーザー月額500円から手軽に導入できます。