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ペーパーレス化はなぜ必要?メリットや推進のポイント、成功事例を紹介

ペーパーレス化はなぜ必要?メリットや推進のポイント、成功事例を紹介

近年、企業におけるペーパーレス化の動きはますます活発化しています。

しかし一方で、
「そもそもペーパーレスってなに?」
「なぜ注目を集めているの?」
「ペーパーレス化を推進するポイントは?」

といった疑問を抱いている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

こちらの記事では、ペーパーレスの基本的な知識からペーパーレス化の現状、推進のポイントや成功事例をご紹介しています。

これからペーパーレス化に取り組みたいと考えている企業や、すでにペーパーレスの取り組みを進めている企業の方も、ぜひ参考にしてみてください。

OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。

ペーパーレスの基礎知識

ペーパーレスとは

まずは、ペーパーレスとはどのような状態を指すのか、そしてなぜ注目を集めているのかといった、ペーパーレスの基礎知識をご紹介します。

ペーパーレス化とは?

ペーパーレスとは、紙媒体を電子化してデータとして活用・保存することを指します。「ペーパレス」や「ペーパレス化」と表記・呼称するケースもあります。

ビジネスにおいては、紙で運用されていた文書・資料を電子化して、業務効率改善やコスト削減を図ることをペーパーレス化と呼びます。

また、広い意味では、紙の本・雑誌から電子書籍、紙のチケットから電子チケット、といった変化もペーパーレス化と言えます。

ペーパーレス化はなぜ必要?

では、ペーパーレス化はなぜ必要とされているのでしょうか。

そこには、ビジネスと環境保全の2つの観点があります。

ビジネスにおける必要性

まずは、ビジネスの観点から必要性を見ていきましょう。

社内で扱っている文書を電子化することによって、業務効率改善やコスト削減、セキュリティ強化、オフィスの省スペース化といったメリットを期待できます。

また、テレワークなどの新しい働き方に対応する上でも、ペーパーレス化を推進は非常に重要な役割を果たします。

環境保全の観点での必要性

次に、環境保全の観点からペーパーレスの必要性を見ていきましょう。

紙の生産には、原料となる森林を伐採する必要があります。紙の大量生産によって、二酸化炭素を酸素に変える森林が減少しているほか、紙の生産・廃棄の過程で二酸化酸素が排出されることから地球温暖化への影響も懸念されています。

こうした背景から、環境保全への取り組みとしてペーパーレスの推進が重要視されているのです。

政府が推進するペーパーレス化

テレワーク化は、企業単位の取り組みとしてではなく、政府主導のもと国家単位で推進されています。

ペーパーレス推進のための法整備も進められており、1998年には国税関係の帳簿類や証憑類の電子保存を認める「電子帳簿保存法」が、2004年には商法や税法で保管が義務付けられている文書の電子保存を認める「e-文書法」が施行されています。

さらに、2019年に施行された「働き方改革」の重要施策のひとつとして「ペーパーレス化」が掲げられています。

ペーパーレスの対象となる書類は?

ペーパーレスの対象となる書類

ペーパーレスと聞くと、「すべての書類を電子化して紙をなくした状態」を思い浮かべる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、ペーパーレスはオフィスからすべての紙や資料を取り除くことではありません。

紙で残すべき書類は残しつつ、電子化することで運用や管理が効率化する書類を見極め、紙とデータの書類を並立させることが大切です。

次は、ペーパーレス化の対象となる書類と、紙として残すべき書類について見ていきましょう。

ビジネス文書

企業がペーパーレス化を進めるにあたり、真っ先に電子化に取り組むべき対象となるのがビジネス文書です。

先述の通り、従来は紙での保管が義務付けられていた書類であっても、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」の要件を満たすことで電子データとして管理・保存することが可能です。

日々の業務で扱っている大量のビジネス文書を電子化することによって、ペーパーレス化を大きく前進させることができるでしょう。

会議資料

会議やミーティングで使用する資料も、ペーパーレス化の対象となります。

近年、WEB会議・オンラインミーティングが普及したことにより、資料を紙に印刷せずデータ化した資料を共有・閲覧する「ペーパーレス会議」が注目を集めています。

ペーパーレス会議であれば、会議の度に人数分の資料を印刷・配布する手間をなくすことができるでしょう。

パンフレットやカタログ

会社パンフレットや製品・サービスカタログなども、ペーパーレスの対象です。

これらをデータ化することで、営業の際はノートPCやタブレットを持ち運ぶだけですみ、掲載内容に関する情報のアップデートも容易になります。

チラシ等の販促物

チラシやポスター、ポップなどの販促物もペーパーレスの対象になります。

紙などの物理媒体の場合、一度デザインしたものに修正を加えることはほぼ不可能です。データ化したデザインであれば、必要に応じて内容に変更を加えることができ、作業効率が格段に上がります。

ペーパーレス対象外の文書もある

ペーパーレスの対象から外れる文書も存在するため注意が必要です。

たとえば、e-文書法では以下の文書を対象外としています。

  • 緊急時など即座に閲覧する必要がある書類
    (例)船舶に備える手引書など
  • 現物性が高い文書
    (例)免許証・許可証など

船舶に備える手引書など、緊急時に速やかに閲覧する必要がある書類をデータ化すると、端末のバッテリー切れやネットワーク接続が不安定になった際、閲覧することができなくなってしまいます。

また、免許証や許可証などの文書は現物を保有していることで効力を発揮するため、ペーパーレスの対象外となります。

ペーパーレス推進の現状

ペーパーレス推進の現状

政府主導のもと進められているペーパーレス化ですが、企業におけるペーパーレス化の取り組みはどの程度進んでいるのでしょうか。

75.7%の企業がペーパーレスに着手

ペーパーロジック株式会社は、東京に本社を構える企業の経営層111名を対象に実施した「ペーパーレス化に伴う2021年度予算に関する意識調査」を2021年1月に公表しました。

この調査によれば、「2020年に社内のペーパーレスの推進を実施したか」という質問に対し、「積極的に行った」という回答が36.1%、「ある程度行った」という回答が39.6%となっています。つまり、75.7%の企業が2020年に社内のペーパーレス化に取り組んだことになります。

また、「積極的に行った」「ある程度行った」と回答した企業を対象に、ペーパーレス化促進のために導入したシステムについて質問したところ、81.0%の企業が「電子ワークフロー(稟議書・申請書)」と回答しています。

このことから、すでに多くの企業がペーパーレス化の取り組みを進めており、ワークフローシステムを導入して稟議書や申請書といった社内文書の電子化から着手している企業が多いことが分かります。
(参照:ペーパーレス化に伴う2021年度予算に関する意識調査 | paperlogic.co.jp

ペーパーレス化が遅れてしまう理由

多くの企業がペーパーレス化に取り組む一方で、なかなかペーパーレス化に着手できない企業があるのも事実です。

次は、企業がペーパーレス化に踏み切れない理由や思うようにペーパーレス化が進まない理由について見ていきましょう。

初期コスト

企業がペーパーレス化に踏み出せない主な原因のひとつに、ペーパーレス化の初期コストを挙げることができます。

ペーパーレス化を進めるには、システムの導入やサーバー・インフラなどの環境整備、セキュリティ対策、PCやタブレットなどのデバイスの用意も行う必要があり、初期コストがかかってしまいます。

一方で、ペーパーレス化の長期的なメリットをみれば、紙代や印刷代、人件費などのコストを大幅に削減できることも確かです。短期的な視点ではなく、長期的な視点でペーパーレス化のメリットを理解する必要があると言えるでしょう。

ITリテラシーの差

社員間のITリテラシーに差があることで、ペーパーレス化の取り組みが進まないケースあります。

とくに年配者のなかにはデジタル機器の扱いに不慣れな方も多く、慣れ親しんだ紙ベースの業務を変えることに抵抗を覚えることが少なくありません。

そのような場合は、紙の業務と同じように直感的に扱えるシステムを導入し、電子化への抵抗感・違和感を軽減する必要があります。

システム障害への不安

災害や停電などによるシステム障害への不安から、ペーパーレス化に踏み切れない企業もあります。

たとえば、システム障害によってデータの閲覧ができなくなったり、データそのものが紛失してしまわないかという懸念が挙げられます。

しかし実際には、データ化された文書や情報はクラウド上に保存でき、バックアップデータから復元することも可能です。

むしろ紙媒体の場合、災害などで文書自体の紛失や閲覧できない状態になる危険性もあるため注意が必要だと言えます。

ペーパーレス化のメリットとは?

ペーパーレス化のメリット

先述したような理由から、ペーパーレス化に踏み切れていない企業もありますが、ペーパーレスを実現することによって多くのメリットを享受することができます。

ここでは、ペーパーレス化の主なメリットとして以下の5点をご紹介します。

ペーパーレス化の主なメリット

  • コスト削減
  • 業務効率化・生産性向上
  • ガバナンスの強化
  • 多様な働き方に対応
  • 企業イメージの向上

コスト削減

企業がペーパーレス化に取り組むメリットのひとつに、コスト削減を挙げることができます。

書類や資料を紙で運用・管理している場合、以下のように多くのコストが発生します。

  • 紙代
  • 印刷代
  • 印刷機器のメンテナンス費用
  • 文書の郵送・運搬費用
  • 文書廃棄費用(シュレッダー、廃棄業者の費用など)

紙の文書を電子化することによって、上記のようなコストを軽減することができます。

また、文書保管のためのスペースも縮小することができるため、場合によってはオフィスの賃料も抑えることが可能です。

業務効率化・生産性向上

ペーパーレス化のメリットとして、業務の効率化や生産性向上も期待できます。

企業では、各種申請や稟議といった手続き業務が至るところで行われています。ペーパーレス化することによって、そうした手続きに関連する業務を効率化することが可能です。

たとえば、以下のような業務の効率を改善し、生産性の向上につなげることができるでしょう。

文書作成の効率化

ペーパーレス化は、文書作成の負担を軽減して作業の効率化につなげることができます。

紙ベースの文書作成では、誤字脱字や必須項目の記入漏れなどの人的ミスが起こりやすく、文書を一から作成しなおさなければならないケースが多々あります。

その点、ペーパーレスの取り組みで文書が電子化されていれば、入力項目を自動チェックし、必要に応じて一部のみ修正することが可能です。

回覧や承認作業の効率化

紙の申請書・稟議書の場合、文書を手渡しして回ったり、他拠点に郵送したりと、回覧の手間がかかってしまいます。また、承認者や決裁者がオフィスに不在の場合、回覧・承認待ちの無駄な時間が発生します。

ペーパーレスで電子化された文書であれば、ネットワークを介して文書を速やかに回付でき、どこからでも閲覧・承認することができます。

文書管理・保管の効率化

ペーパーレス化は、文書管理・保管の効率化にもつながります。

紙ベースで文書を管理・保管する場合、種類ごとに分類して、保管場所へと収納する手間がかかります。また、保管された大量の書類のなかから、必要な文書を探し出すのは非常に大変です。

電子化された文書であれば、物理的なスペースではなくサーバー上にデータを保管しておくことができ、過去文書の検索も容易です。必要に応じて出力することもできるので、文書管理・保管業務を効率化することができるでしょう。

セキュリティの強化

ペーパーレス化によって、セキュリティの強化にもつなげることが可能です。

紙の資料の場合、鍵付きのキャビネットで保管するなど、物理的なセキュリティ対策が必要になります。

一方、ペーパーレス化によって電子化された文書は、アクセス権限や閲覧権限の設定が可能で、不正な持ち出しや文書の改ざんといったリスクコントロールが容易です。

また、文書データは劣化の心配がなく、万が一パソコンやサーバーの不具合があったとしても、バックアップデータから文書を復元することができます。

多様な働き方に対応

従来の紙ベースの業務では、オフィスで文書を作成し、ハンコによって承認・決裁を行い、決裁後の文書はファイリングした後に保管しなければなりません。

しかし、ペーパーレス化によって文書の電子化が進むことで、時間や場所にとらわれることなく業務を進めることが可能になります。

テレワークをはじめとした多様な働き方に対応する上で、ペーパーレス化の取り組みは必須と言えるでしょう。

企業イメージの向上

近年、企業は利益を追求するだけでなく、さまざまな社会的責任を果たすべきとする考え方が主流になってきています。

そんななか、ペーパーレス化を推進することで、環境問題やサステイナビリティへの取り組みをアピールすることができます。

その結果、環境保護やSDGs(Sustainable Development Goals/持続可能な開発目標)に積極的に取り組む企業として認識され、企業イメージの向上にもつながるでしょう。

ペーパーレス化推進のポイント

ペーパーレス化推進のポイント

コスト削減からセキュリティ対策、企業イメージの向上までさまざまなメリットを得られるペーパーレス化。

ペーパーレス化を円滑に進めるためには、以下のようなポイントを押さえておくことが大切です。

ペーパーレス化の必要性について理解を深める

ペーパーレス化を実現するには、経営層から現場の従業員まで、ペーパーレスについての理解を深めた上で取り組みを進めることが大切です。

とくに、経営層はペーパーレスの意義や目的、費用対効果を把握し、どのようにペーパーレス化の取り組みを進めていくのかを明確にする必要があります。

また、従業員にとってはどのようなメリットがあり、実際の業務にどのような変化があるのかをしっかりと周知することも重要です。

ペーパーレスの必要性が全社に浸透することで、スムーズにペーパーレス化の取り組みを開始することができるでしょう。

部分的にペーパーレスの取り組みを開始

いきなり社内のすべての書類をペーパーレス化しようとすると、社員の負担が大きく、混乱を招いてしまう恐れがあります。結果としてペーパーレス化が思うように進まず、取り組みが頓挫してしまう可能性も高まってしまうでしょう。

ペーパーレス化をスムーズに進めるためには、部署やプロジェクト、業務単位など、まずは部分的にペーパーレスの取り組みを開始するのがおすすめです。

スモールスタートして小さな成功体験を積み重ねることで、ペーパーレス化の効果や利便性を実感でき、その後の取り組みも円滑になるでしょう。

ワークフローシステムによるペーパーレス化の成功事例

先述の通り、すでにペーパーレス化に着手している企業の多くは、ワークフローシステムで社内文書を電子化することから始めています。

次は、ワークフローシステムでペーパーレス化に成功した事例をご紹介します。

株式会社大和総研 様の成功事例

株式会社大和総研様は、社内の申請・決裁業務を支えるインフラとしてワークフローシステムを導入。

900種類以上の申請書をペーパーレス化し、月間2万5千件の処理をワークフローシステムで行っています。

ワークフローシステム導入前の課題

  • 独自のワークフローシステムでは、扱える業務の幅や維持管理に限界があり、全社標準に至らなかった
  • 400種類もの申請書を紙で処理していて、時間や人的コストがかかった

ペーパーレス化の効果

  • 承認・決裁のスピードアップ
  • 業務の精緻化
  • 業務の効率化
  • データの活用・連携
事例詳細はこちら
株式会社大和総研 様 ワークフローシステム導入事例

株式会社大和総研 様 ワークフローシステム導入事例 | 株式会社エイトレッド

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社 様の成功事例

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社様では、グループ会社との経営統合に伴う申請・承認業務の煩雑化解消を目指し、ワークフローシステムを導入。

承認・申請業務のペーパーレス化を実現し、リモートワークへの対応にもつながっています。

ワークフローシステム導入前の課題

  • 経営統合に伴い、社内の承認申請作業が煩雑化
  • 内部統制の強化を狙い、申請書の電子化に着手
  • リモートワーク推進のため、ペーパーレス化が急務に

ペーパーレス化の効果

  • 導入7か月で約43,000時間の業務時間、約56,000枚の用紙を削減
  • 申請書のほぼ完全なペーパーレス化を実現
  • コロナ渦におけるリモートワークの実施にも迅速に対応
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伊藤忠テクノソリューションズ株式会社 様 ワークフローシステム導入事例

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社 様 ワークフローシステム導入事例 | 株式会社エイトレッド

株式会社プレミアムウォーターホールディングス 様の成功事例

株式会社プレミアムウォーターホールディングス様は、ペーパーレス化の推進および業務効率・正確性の改善を図りワークフローシステムを導入。

ペーパーレス化によって意思決定の迅速化・業務の見える化を実現し、電子契約サービスやRPAとの連携など、さらなる効率化を追及しています。

ワークフローシステム導入前の課題

  • ペーパーレス化の推進
  • 業務スピード向上のため、紙やメールでの申請を廃止したい
  • 業務の正確性を確保するため、業務エビデンスを残したい

ペーパーレス化の効果

  • 場所を問わず申請、承認が可能で意思決定が迅速化
  • 進捗と過去の履歴の見える化による効率化
  • クラウド電子契約サービス、RPAとの連携による自動化など、さらなる効率化を追求
事例詳細はこちら
株式会社プレミアムウォーターホールディングス 様 ワークフローシステム導入事例

株式会社プレミアムウォーターホールディングス 様 ワークフローシステム導入事例 | 株式会社エイトレッド

学校法人 帝京大学 様の成功事例

学校法人 帝京大学様は、紙の稟議書の電子化や全学的なIT基盤の統合を目的にワークフローシステムを導入。

決裁業務の効率化やガバナンスの強化を実現し、全学的なIT基盤統合も進められています。

ワークフローシステム導入前の課題

  • 拠点ごとのシステム運用が異なり、IT基盤が統合されていない
  • 紙の稟議書により、決裁業務で時間を要し、迅速な意思決定が阻害されている
  • 決裁業務の共有化や検索・閲覧の煩雑さが、ガバナンス強化の妨げになっている

ペーパーレス化の効果

  • 紙の稟議書のデジタル化による、決裁業務の効率化・迅速化
  • 決裁業務のデータが一元化され、全体が可視化できた
事例詳細はこちら
学校法人 帝京大学 様 ワークフローシステム導入事例

学校法人 帝京大学 様 ワークフローシステム導入事例 | 株式会社エイトレッド

まとめ

今回は、ペーパーレスの基礎知識や現状、推進のためのポイントや成功事例についてご紹介しました。

ペーパーレス化は、業務効率化やコスト削減など多くのメリットが期待でき、環境保全の観点からも重要な取り組みだと言えます。

ペーパーレス化の推進を検討している企業は、まずはワークフローシステムで社内の業務手続きを電子化するところから始めてみてはいかがでしょうか。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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