これからの働き方を考える

RPAとは?AI・マクロとの違いや導入のメリット、注目の背景などをわかりやすく解説

RPAとは?AI・マクロとの違いや導入のメリット、注目の背景などをわかりやすく解説

働き方改革やDXの取り組みが活発化している昨今、「RPA」という技術に注目する企業が増えつつあります。

しかし、
「RPAって何?」
「なぜRPAが注目されているの?」
「RPA導入でどのようなメリットがあるの?」

といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、注目を集めるRPAに焦点を当て、基礎知識や活用のメリット、導入事例をご紹介します。

RPAについて詳しく知りたい方はもちろん、働き方改革やDXの推進に課題を感じている方もぜひ参考にしてみてください。

DX推進にお困りの方必見!ワークフローでDXが急速に進む理由

OUTLINE 読みたい項目からご覧いただけます。

RPAの基礎知識

RPAの基礎知識イメージ

まずは、RPAの基礎知識として、その意味や概要を確認していきましょう。

RPAとは?

RPAとは、従来は人間がPC上で行っていた定型作業を、ソフトウェアロボットを使って自動化するテクノロジーのこと。

「Robotics Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の頭文字を取った用語で、日本語では「ロボットによる業務自動化」とも訳されます。

たとえば、RPAツールの利用シーンとして以下を挙げることができます。

  • 基幹システムへのデータ入力の自動化
  • 事前に設定したルールに基づいて、システム上のデータを自動で集計・加工
  • システムデータを24時間監視し、異常を検知・報告 など

RPAツールを活用することで、作業工数の削減や生産性の向上といったさまざまなメリットが期待できます。

RPAの仕組み

自動化したい業務を作業単位で分解し、プロセスをフローチャートに落とし込みます。例えば、エクセルによる請求書作成業務を自動化したい場合は、以下のようになります。

  • エクセルで請求書のフォーマットを開く
  • 日付を入力
  • 件名を入力
  • 提出先を入力
  • 商品を入力
  • 数量を入力
  • 名前をつけて請求書を指定場所へ保存
  • 印刷

このとき、業務をフローチャート化したものを「シナリオ」と呼びますが、RPAでは、このシナリオをロボットに記憶させ、実行することで業務を自動化します。

マクロやAIとの違い

RPA以外にも、業務を自動化するツールや機能は複数あります。ここでは、その中でも特に混同されがちな、マクロとAI(人工知能)について、RPAとどのように違うのか解説します。

マクロとの違い

マクロとは、アプリケーションソフトの操作を自動化する機能の1つで、よく用いる複数の操作を、必要に応じてまとめて実行することができます。

特にExcelでは、データの集計や分類、シートの印刷などマクロ機能が多く使用されます。

業務を自動化できるという点においてはRPAと同様ですが、自動化できる業務の範囲が限られてしまう、より専門的な知識が必要になるという点においてRPAよりも活用のハードルが高くなってしまいます。

AIとの違い

AI(人工知能)もまた業務を自動化するツールとして挙げられます。

RPAが人間により定められたルールに従って作業を行うのに対しAIは自律して判断を行うため、最近では、互いの長所・短所を補完するRPAとAIを連携させたツールも登場しています。

RPAが向いている業務・向いていない業務

導入することで、大幅な作業時間の短縮が期待できるRPAですが、全ての業務を自動化できるわけではありません。

活用の効果を最大化するためにも、自動化が向く業務、向かない業務について把握しておきましょう

RPAが向いている業務

①決められた手順で行う業務

RPAに向いている業務としてまず挙げられるのが、ルールが決まっている定型の業務です。
決められたことを繰り返し処理し続ける単純業務であれば、スピーディかつ正確にこなします。例えば、伝票内容をシステムへ転記する、複数のシステムから情報を取集して1つにまとめるなどが当てはまります。

②複数システム間での同時処理

RPAでは、メールやExcel、Webブラウザ、基幹システムなど日常で使用する複数のアプリケーションをを同時に開いて操作、処理することが出来ます。
例えば、受信したメールの内容をExcelに転記する、webで確認したデータを基幹システムに登録する、複数のシステムから報告書をまとめるなどの作業が行えます。

③データの分析の下準備

RPAは、大量のデータの収集・集計・加工を短時間で行うことができます。

そのため、見込み顧客のリスト作成やアンケート結果の収集、データのグラフ化など、人が分析を行うための下準備を迅速に行うことができます。

④問い合わせ対応

よくある質問に対して、事前に回答を用意しておくことで、問い合わせに対する自動応答が可能になります。
チャットボットやwebサイトからの問い合わせに対する自動メール返信などがそれにあたります。

RRAに向かない業務

①都度判断を要する業務

前述にあるように、RPAは自律して判断をおこなうことができません。そのため、顧客により違う対応が必要になる、顧客になりそうな企業をweb上でピックアップといった、アウトプットが不定形だったり、判断基準が不明瞭な業務は得意ではありません。

②複雑なプロセスを含む業務

自律した判断が不要であっても、ルールやプロセスが複雑な場合は要注意です。
例えば、何十種類もある伝票の処理を自動化使用とした場合、全ての条件分岐に対してロジックを設定する必要があり、メンテナンスが大変なうえ、手順が間違っていても気づけない場合があります。

RPAの3段階の自動化レベルとは?

RPAには、3段階の自動化レベルがあるとされています。

RPAの3段階の自動化レベル

  • クラス1(RPA:Robotic Process Automation)
    情報の取得や入力・検証作業などの定型作業の自動化
  • クラス2(EPA:Enhanced Process Automation)
    RPAとAI技術を組み合わせることで、一部非定型業務の自動化
  • クラス3(CA:Cognitive Automation)
    プロセスの分析・改善や意思決定までを自律的に行う高度な自動化

現在普及しているRPAの多くはクラス1のレベルで、人間があらかじめ設定したルール(シナリオ)に基づき定型作業を自動化します。

クラス2では、AI技術との連携によって、非構造化データの読み取りなどの非定型作業の一部を自動化することができます。

さらにクラス3になると、ディープラーニングや自然言語解析技術などによって、高度かつ複雑な業務でも自律的に遂行できるようになるとされています。
※参照:総務省|情報通信統計データベース|RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)

RPAツールの種類

PRAツールは、「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の3つに分類することができます。それぞれの特徴や違いについてみてみましょう。

1.デスクトップ型

パソコンにインストールして利用するRPAツールです。

システムの導入が端末単位のため、導入コストを抑えられる、スモールスタートができるといったメリットがあります。また、オンプレミスのシステムなので、自由なカスタマイズや連携が可能です。

しかし一方で、自動化する範囲を広げたい場合、サーバー型かクラウド型に切り替える必要が発生するといったデメリットがあります。

2.サーバー型

パソコンおよびサーバーにインストールして利用するRPAツールです。こちらも、デスクトップ型と同様にオンプレミスのシステムなので、自由なカスタマイズや連携が可能です。

サーバーを通してRPAツールを管理するため、広範囲で業務の自動化を実施するのに向いていますが、高度なプログラミングの知識が必要、導入コストが高い、導入までに時間がかかるといったデメリットがあります。

クラウド型

提供元のサーバーを経由し、オンライン上で利用するRPAツールで、ネット環境さえあれば、いつでもどこでも利用できる点が特徴となります。

クラウドのコストや導入までの工数がかからないというメリットのほか、前述の点から、リモートワークにも対応できるといった利点もあります。

オンプレミスやクラウドについてもっと詳しく!

オンプレミス型やクラウド型とは?メリット・デメリットや、自社に合ったワークフローの選び方を解説

2025年には事務作業の1/3がRPAに置き換わる!?

先述の通り、現在普及しているRPAは定型作業の自動化が主ですが、AIをはじめとした技術の進展とともに、今後ますますRPAの実用性は高まるでしょう。

2025年までに事務的業務の1/3はRPAに代替されるとも言われており、多くの企業で導入が進むことが予想されます。
※参照:日本RPA協会設立 – 一般社団法人日本RPA協会

また、RPAが普及しているのは民間企業だけでなく、自治体でもRPAの導入が進んでいます。

総務省が公表している資料によると、2020年12月31日時点でRPAを導入している団体は都道府県が74%、指定都市が65%となっています。また、その他の市区町村では19%の団体がRPAを導入済みで、導入予定および検討中を含めると59%の団体が導入に向けて取り組んでいることが示されています。
※参照:総務省|自治体におけるAI・RPA活用促進

RPAが注目を集める背景

RPAが注目される背景

近年RPAへの注目度が増している背景として、大きく以下の3点が挙げられます。

  • 少子高齢化による労働力不足
  • 労働生産性の低迷
  • 働き方改革やDXの活発化

では、RPAが注目を集めている理由について詳しく見ていきましょう。

少子高齢化による労働力不足

少子高齢化が進む日本では、労働生産年齢人口(15歳〜64歳)が1995年をピークに減少傾向にあり、今後も長期にわたって減少傾向が続くと予想されています。

今後ますます人材の確保が難しくなるなかで、企業が生産力を維持するためには、人手に代わる労働力が必要になります。

そこで、必ずしも人間が行う必要がない定型作業をロボットで代替することができるRPAへの注目度が高まっているのです。

労働生産性の低迷

日本企業における労働生産性の低迷も、RPAが重要視されている理由のひとつです。

日本企業の労働生産性は、先進各国に比べて低水準であることが指摘されています。

RPAによって定型作業に割く工数を削減し、人間はより付加価値が高いコア業務に注力できる仕組みが必要になってきているのです。

働き方改革やDXの活発化

上述した人材不足や労働生産性の低下といった社会課題を解消するために、近年は働き方改革DXの動きが活発化しつつあります。

働き方改革の課題のひとつである長時間労働の是正を実現したり、DXの取り組みで国際市場での競争力を高めたりビジネスに変革をもたらすためには、デジタル技術の活用は不可欠だと言えます。

RPAは、働き方改革やDXを推進していくための技術としても注目を集めています。

\RPAとワークフローの連携で働き方改革がさらに加速/ 働き方改革に必要不可欠? 働き方改革を加速させるワークフローシステムとは?

RPA導入のメリット

RPAを導入している業務のイメージ

RPAを導入することで、具体的にどのようなメリットが期待できるのでしょうか。

次は、RPA導入の主なメリットとして、以下の4点をご紹介します。

  • ヒューマンエラーの防止
  • 作業工数・人的コストの削減
  • 生産性の向上
  • 働き方改革やDXの推進にも有効

ヒューマンエラーの防止

RPA導入のメリットとして、ヒューマンエラーの防止を挙げることができます。

人間が手入力や目視で行う作業には、入力ミスや確認ミス、誤操作などのヒューマンエラーがつきものです。

これらの作業をRPAで自動化することにより、人的ミスのリスクを低減し、業務の正確性を向上させることができるでしょう。

作業工数・人的コストの削減

決められたパターンで処理を行うルーティン業務の場合、人間が都度判断して作業を行うよりも、RPAで事前に設定したルール(シナリオ)に従い自動処理する方が効率的です。

RPAを導入することで作業工数を大幅に削減することができ、いままで定型作業に費やしていた人的コストも抑えることができるでしょう。

生産性の向上

RPAで作業工数が削減されたぶん、人間はより付加価値の高い業務に注力することができます。

また、作業工数が削減されることで長時間労働が起こりにくくなり、従業員のライフワークバランス実現にも効果的だと言えます。

これらの特徴により、従業員のパフォーマンスが改善され、組織全体の生産性向上にもつなげることができるでしょう。

生産性についてもっと詳しく!

生産性とは?生産性向上のポイントや役立つツールをご紹介!

働き方改革やDXの推進にも有効

先述の通り、働き方改革DXを推進していく上でもRPAは役立ちます。

たとえば、定型業務に費やされていた工数をRPAで削減することは、働き方改革の重要課題である長時間労働の是正につながりますし、場合によっては時短勤務などの多様な働き方も取り入れやすくなるでしょう。

また、RPAによって削減された工数やコストを、DX推進のための体制づくりや、新たなデジタル技術への投資に割り当てることができます。

RPA導入のデメリット

メリットの多いRPAですが、もちろんデメリットも存在します。

導入コストが高い

RPA導入のデメリットの1つとして、導入コストの高さが挙げられます。特に前述に挙げたサーバー型の場合、数百~数千万になるケースもあります。

但し、近年ではデスクトップ型やクラウド型のツールも多く、これらであれば、導入コストを大幅に抑えることができます。

ロボット停止のリスク

RPAは、指示された作業をルール通りに行うのが得意である一方、ルールにない想定外の処理が起きたとき、それに対応することができず作業を停止させてしまいます。

このような場合、どこに原因があるのかを突き止め、修正する必要があります。

特に、RPAの利用範囲がひろがってくると、管理するロボットの数が増え、知らないところで稼働し無闇にサーバーに負荷をかけるなど、様々なエラーが発生することも考えられます。

導入の手順

RPA導入のメリットが分かったものの、「何からはじめていいのか分からない」「どうやって導入したらいいの」という人もいるのではないでしょうか。
そこで以下にRPAの導入の手順について大まかに説明したので、参考にしてみてください。

step1.現状の可視化

まずは社内でどのような業務が行われているのか現状把握するところからはじめましょう。

このとき重要なのは、いきなり「どのような業務を自動化すべきか」という視点で考えるのでなく、とにかく全ての業務を洗い出し可視化することです。そうすることで、そもそも必要のない業務や重複している作業など、自動化以前に無駄な業務を無くすし、業務プロセスを整理することができます。

step2.自動化する業務を決める

業務の洗い出しが済んだら、次は自動化できる業務のピックアップを行います。

前述にもあるように、RPAは全ての業務を自動化できるわけではありません。洗い出した業務プロセスのうち、「ルールかしやすい」「マニュアルが整備されている」「繰り返しが多い」など、RPAに向いているものを選びましょう。

step3.RPAツールを選ぶ

ひとえにRPAツールといっても、その種類や機能は様々です。

そのため、予算やstep2でピックアップした業務の自動化ができるかどうかなどの要件と照らし合わせて、自社にあったツールを選ぶようにしましょう。

step4.トライアルの実施

使ってみてはじめて課題が見えてくるということがあるかと思います。

無料のトライアル期間が設けられている製品も多くあるので、テストもかねていくつかの製品を比較検討してみることをおすすめします。

step5.運用を開始する

テストが済んだら、どのツールを導入するのかを最終決定し、いよいよ運用を開始します。

この際、いきなり全社的に全ての業務の自動化を進めるのではなく、まずは自分の部署から、自動化しやすい業務からなど、スモールスタートではじめるといいでしょう。 また、RPAは導入したらそれで終わりではなく、徐々に拡大していく中で、継続的な改善をし、運用を最適化していくことが大切です。

ワークフローシステムとRPAの組み合わせが効果的!

ワークフローシステムとRPAを連携している企業のイメージ

RPAと同様、働き方改革やDXの推進に効果的なソリューションにワークフローシステムがあります。

ワークフローシステムとは、社内で行われている申請や稟議などの手続きを電子化し、システム上で完結することができるシステムのこと。

ワークフローシステムとRPAは相性が良く、連携することで働き方改革やDXの推進に大きな効果が期待できます。

次は、ワークフローシステムの特徴や、RPAとの連携による効果を見ていきましょう。

ワークフローシステムの特徴

まずは、ワークフローシステムを導入するメリットについて簡単にご説明します。

ワークフローシステムで社内で行われる業務手続きを電子化することで、稟議や各種申請などの承認・決裁業務が効率化し、意思決定スピードの向上にも効果を発揮します。

過去の申請・決裁情報はシステム上で保管・管理することができるためコンプライアンスの強化にもつながり、蓄積したデータを経営判断に活かすこともできるでしょう。

さらに、従来の紙やハンコによる業務をシステム上で完結できるため、テレワークでも円滑に業務を進めることが可能になります。

ワークフローシステムについてもっと詳しく!

ワークフローとは?意味や役割などの基礎知識を徹底解説!

ワークフローシステムとRPAを連携するメリットは?

RPAは、ウェブブラウザや社内システム、アプリケーションなど、PC上での操作を自動化することが可能ですが、紙を使ったアナログな業務を自動化することはできません。

そのため、業務の電子化が進んでいなければ、RPAを活用できる範囲が限定されてしまい、その効果を最大限に享受することはできないでしょう。

先述の通り、ワークフローシステムを導入することで、稟議や各種申請などの社内手続きがPCなどのデバイス上で完結できるようになります。

そして、ワークフローシステムとRPAを連携すれば、申請・決裁業務に関わる定型作業を自動化することができ、さらなる業務効率化が見込めるのです。

DX推進にお困りの方必見!ワークフローでDXが急速に進む理由

ワークフローシステムとRPAの連携事例

最後に、ワークフローシステムとRPAを連携した事例をご紹介します。

UiPath株式会社様の事例

世界に40以上の拠点を展開し、「RPA市場のリーダー」とも評されるUiPath株式会社様は、申請・承認業務の効率化や内部統制強化を目的にワークフローシステムを導入しています。

ワークフローシステムの導入により20種類以上の申請・承認業務を電子化し、管理体制の一元化を実現。同社の強みであるRPAとの連携によって、業務効率化と内部統制強化の効果を一層高めています。

RPAとの連携で業務効率化と内部統制強化を実現!

UiPath株式会社様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

株式会社プレミアムウォーターホールディングス様の事例

「日本の水を世界へ」を企業理念に掲げ、ウォーターサーバー業界を牽引する株式会社プレミアムウォーターホールディングス様は、業務の効率化・迅速化を図りワークフローシステムを導入しています。

ワークフローシステム導入により約250種の帳票を電子化し、全社的な業務効率化と迅速化を実現。さらに、RPAとの連携によって定型作業を自動化し、その効果をさらに高めています。

ワークフローシステムとRPAで業務を電子化&自動化!

株式会社プレミアムウォーターホールディングス様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

まとめ

今回は近年注目を集めているRPAに焦点を当て、その概要やメリット、ワークフローシステムと連携する効果などをご紹介しました。

あらゆる業界でDXの重要性が高まりつつある昨今、業務効率の改善やイノベーションを創出するためには、RPAをはじめとしたデジタル技術の活用が不可欠です。

今回ご紹介した情報も参考に、日々の社内手続きを電子化するワークフローシステムと、定型作業を自動化するRPAの組み合わせで、DXの第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

もっと知りたい!
続けてお読みください

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?意味や重要性、事例まで徹底解説

DX推進にお困りの方必見!ワークフローでDXが急速に進む理由
ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

紙のような感覚で、直感的に操作ができる
ATLED のワークフローシステム

AgileWorks

組織改編に柔軟に対応できる大企業向けワークフローシステム。他言語に対応。

X-point Cloud

社内の業務・書類手続きを電子化するクラウドワークフロー。1ユーザー月額500円から手軽に導入できます。