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監査とは?意味や目的・必要性と効率化のポイントをわかりやすく解説!

監査とは?意味や目的・必要性と効率化のポイントをわかりやすく解説!

企業活動を行ううえで、「監査」という言葉を耳にする機会は少なくないはずです。

しかし、
「監査の意味や目的について、明確には分からない」
「監査対応の負担が大きく、効率化が課題になっている」

という方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、監査の意味や目的、必要性などの基礎知識をわかりやすく解説。

さらに、監査対応を効率化する方法や成功事例もご紹介します。

監査について詳しく知りたい方や、監査対応に課題を感じている企業担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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監査の基礎知識

監査とは?

監査とは文字通り、ある事柄について監督・検査すること。

まずは、企業における監査の意味と必要性などの基礎知識を確認していきましょう。

監査とは?

企業における監査とは、「業務の執行や財務状況について、法令や社内規定の遵守、および有効性を評価・報告すること」を意味します。

監査にはいくつかの種類があり、監査の対象によって「会計監査」と「業務監査」の2種類に分けることができます。

監査の対象による分類

  • 会計監査
  • 業務監査

また、監査を行う者の立場(誰が監査を行うのか)によって「外部監査」「内部監査」「監査役監査」の3種類に分類することもできます。

監査を行う者の立場による分類

  • 外部監査
  • 内部監査
  • 監査役監査

さらに、法律で義務付けられている監査を法定監査、任意で実施する監査を「任意監査」と呼ぶこともあります。

監査の必要性について

次は、企業における監査の必要性について確認していきましょう。

企業は、株主や債権者、投資家、取引先などのステークホルダー(利害関係者)に対して多大な責任を負っています。

たとえば、債権者や投資家は、財務諸表などを基に企業の経営状況を確認し、出資を行うか否かの判断を下します。また、企業間取引を行ううえでも、相手企業の経営状況は必ず確認される指標のひとつです。

しかし、企業が公表している経営状況に関する情報が実態とかけ離れていれば、ステークホルダーは出資や取引に関する適正な判断を下すことができません。正確ではない情報を基に投資や取引を行えば、ステークホルダーが損害を被るリスクが高まってしまいます。

このような理由から、社会的な信頼性を担保し、ステークホルダーを保護するためにも、企業は監査を受ける必要があるのです

とくに、企業規模が大きくなるほどステークホルダーは増え、企業が発信する情報の影響力は大きくなります。そのため、上場企業や一定の要件を満たす企業に対しては、会社法や金融商品取引法によって法定監査を受けることが義務付けられています

また、法定監査の対象外の企業においても、社会的信頼の獲得や内部統制強化を目的に任意監査を実施しているケースは少なくありません。

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監査を義務付けられている企業

上記のような必要性により、監査を義務付けられている企業もあります。

それでは、どのような企業が監査を義務付けられているのでしょうか

大企業

会社法の328条により、以下の条件を満たす会社が大企業と定義されています。

  • 最終事業年度に係る貸借対照表の資本金が5億円以上である
  • 最終事業年度に係る貸借対照表において、負債の部の合計額が200億円以上である

監査等委員会設置会社

2014年の会社法改正により導入された株式会社におけるガバナンスの形態のひとつで、監査役の代わりに、似たような役割を持つ監査等委員会を取締役会内に設置している会社を指します。

大企業だけではなく、中堅企業でも採用されており、監査の内容も同じようなものになっています。

会計監査人を任意設置した会社

会社法326条第2項により、株式会社以外の会社であっても、定款に定めることにより会計監査人を任意で設置することができます。

しかし、その場合は会計監査人監査が義務付けられており、監査をやめるには、再度定款を変更する必要があります。

監査の対象による分類(会計・業務・その他)

監査の対象による分類

先述の通り、監査の対象によって以下の2種類に分類することができます。

監査の対象による分類

  • 会計監査
  • 業務監査

また、上記2つの監査のほか、「システム監査」や「ISO監査」といった、その他の監査も存在します。

それぞれの概要について見ていきましょう。

会計監査の概要と目的

会計監査とは、決算書をはじめとした財務諸表を対象に、会計処理が適正に行われているか、経営状況に問題がないかを評価し報告することを目的とした監査です。

監査法人や公認会計士などが会計監査を行い、その結果をもとに報告書を作成します。

この報告書では、以下の4段階で意見表明がなされます。

  • 無限定適正意見・・・適正と評価
  • 限定付適正意見・・・一部改善すべき問題があるものの、概ね適正であると評価
  • 不適正意見・・・財務諸表が適正でないという評価
  • 意見不表明・・・何らかの理由により、適正か否かの判断ができないという評価

業務監査の概要と目的

業務監査とは、会計監査の対象以外の業務活動が対象であり、業務活動の前提である内部統制の有効性や効率性などを評価・報告することを目的とした監査を指します。

後述する監査役監査の一環として行われるほか、内部監査で行われることもあります。

また、上場にあたって対応が必要となる「内部統制報告制度(J-SOX法)」とも深く関係しています。

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その他の監査

企業で実施される監査は主に上記の2つですが、企業によってはその他の監査を行う場合があります。

システム監査

企業が実施する監査の一種として、「システム監査」も挙げることができます。

システム監査とは、情報システムのガバナンスやマネジメント等を対象に、その適切性を評価・報告することを目的とした監査です。

システム監査を行うのは、情報システムに関する専門性および客観性を有するシステム監査人であり、内部監査部門が実施するケースのほか、外部の第三者機関に依頼して実施するケースもあります。

DXの動きが活発化する昨今、情報システムによって経営および業務活動を効果的かつ効率的に遂行し、ステークホルダーに対する責任を果たしていくために、システム監査は重要な取り組みだとされています。

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ISO監査

他社製品との差別化や海外進出のため、「ISO監査」を実施するケースがあります。

ISOとは、「International Organization for Standardization(国際標準化機構)」のことで、ISOが制定した規格はISO規格と呼ばれ、国際的な基準として用いられています。

ISO規格は、製品やサービスを対象としたものだけでなく、組織の品質活動や環境活動に関するマネジメントシステムについてもISO規格が存在します。

ISO認証の取得後は、その製品やマネジメントシステムがISO規格の要件を満たしているかを判定するため、定期的に監査を受ける必要があります。

監査人の立場による分類(外部・内部・監査役)

監査人の立場による分類

次に、監査人の立場(誰が監査を行うのか)による監査の分類について見ていきましょう。

監査を行う者の立場による分類

  • 外部監査
  • 内部監査
  • 監査役監査

外部監査の概要と目的

外部監査とは、監査法人や公認会計士などの第三者組織が実施する監査で、主に会計監査を指します。

投資家や債権者など、社外のステークホルダーに対して、財務情報の信頼性を保障することが目的です。

なお、外部監査は、金融商品取引法に定められる「上場企業」および、前述にある大企業に義務付けられています。

外部監査では財務諸表、なかでも「財務三表」と呼ばれる賃借対照表や損益計算書、キャッシュフロー計算書の整合性について重点的に調査を行い、会計処理が適正に行われているかを評価します。

ポイント

  • 監査法人や公認会計士などの第三者組織が実施
  • 対象は上場企業および大企業
  • 財務諸表をチェック

内部監査の概要と目的

内部監査とは、企業が任意で設置した組織内部の担当者・部門によって行われる監査です。

経営状況の信頼性や整合性を対外的に示すための外部監査とは異なり、内部監査は経営目標の達成に向けて適切に業務が行われているかを確認し、業務の効率化や不正抑止につなげることが主な目的です。

内部監査では、リスクマネジメントや内部統制が有効に機能しているかなどを評価します。

ポイント

  • 組織で任意に選出した担当者が実施
  • 実施義務はなく自主的に行われる
  • ガバナンスやリスクマネジメント、内部統制をチェック

監査役監査の概要と目的

監査役監査とは、株主総会で選任された監査役が、取締役の職務執行について適法性・妥当性を評価する監査です。

取締役の職務執行が法令や定款などのコンプライアンスを遵守しているかを監査し、必要に応じて取締役に対する助言や勧告を行います。

ポイント

  • 株主総会で選出された監査役が実施
  • 対象は株式会社および任意で監査役を設置した株式会社以外の会社
  • 取締役の職務執行をチェック

監査対応の負担が大きい理由

ここまでは、監査の必要性や種類について確認してきました。

企業活動の健全性・信頼性を担保するために必要な監査ですが、監査の準備・対応に苦労している企業は少なくありません。

監査の準備・対応の負担が大きくなってしまう主な原因として、以下の2点が挙げられます。

  • 内部統制が有効に機能していない
  • 業務のデジタル化が進んでいない(アナログ業務が多い)

それぞれ詳しく確認していきましょう。

内部統制が有効に機能していない

監査対応の負担が大きくなってしまう原因として、内部統制が有効に機能していない可能性が挙げられます。

内部統制が有効でない場合、日常業務でミスや差し戻しが発生しやすくなり、監査で必要な書類にも不備が生じるリスクが高まります。

そのような状況では、監査対応を任されるバックオフィス部門の業務負担が大きくなってしまい、監査に向けた準備が不十分になってしまったり、監査対応が煩雑になってしまうでしょう。

業務のデジタル化が進んでいない(アナログ業務が多い)

業務のデジタル化が進んでいないことも、監査対応の負担が大きくなってしまう要因です。

アナログ業務が多く残っている場合、内部統制が有効に機能していない状態と同様、人的ミスが発生しやすくなってしまいます。

また監査では、会計関係書類をはじめ数多くの書類を準備したり、提出を求められたりします。

その際、書類を紙媒体で運用していると、大量の書類のなかから文書を探し出す必要があり、大きな手間となってしまうでしょう。

監査対応の効率化にワークフローシステムが有効

ワークフローで監査対応を効率化

先述した課題を解消して監査対応を効率化するために有効な手段が、ワークフローシステムの導入です。

ワークフローシステムとは、社内で行われる各種手続きを電子化する仕組みのこと。

次は、ワークフローシステムが監査対応の効率化に役立つ理由を見ていきましょう。

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内部統制の強化に効果的

ワークフローシステムの導入は、内部統制の強化に有効です。

申請や稟議などの意思決定プロセスでは、申請・起案の内容や条件によって、承認ルートが変化することが珍しくありません。

しかし、これらの手続きが紙ベースで行われている場合、適切な承認ルートを経ずに決裁されてしまうリスクが高まります。また、回覧途中で文書の所在が分からなくなったり、紛失したりといったケースも考えられるでしょう。

ワークフローシステムを導入することで、申請内容によって承認ルートを自動判別することができ、申請から決裁までのプロセスが可視化されます。

これにより、不正な承認・決裁を防止し、適切な手順による意思決定が徹底されます。また、稟議書・申請書ごとに閲覧権限を設定することも可能で、不正な持ち出しや紛失の防止にも有効です。

文書の電子化により証跡管理が容易に

証跡管理が容易に行える点も、ワークフローシステムの利点だと言えます。

先述した通り、紙ベースの文書管理では、過去の稟議・申請内容を確認する際、大量の書類のなかから該当の文書を探し出す手間が発生してしまいます。

一方、ワークフローシステムには、承認・決裁された稟議・申請について、「いつ」「誰が」承認したのかといった記録が残ります。

また、過去の申請はシステム上にデータとして保存されるため、監査で情報開示を求められた際も、必要な文書を速やかに検索・出力して提示することが可能です。

監査以外にも多くのメリットが

ワークフローシステムの導入は、監査対応・準備の効率化以外にも多くのメリットが期待できます。

たとえば、

などは、ワークフローシステム導入による代表的なメリットだと言えます。

以下の記事では、ワークフローの基礎知識やワークフローシステムを導入するメリットを詳しくご紹介しています。あわせてお読みください。

ワークフローについてもっと知る

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ワークフローシステムで監査対応を効率化した事例

次は、ワークフローシステム導入により、監査対応の効率化につながった企業の事例をご紹介します。

株式会社ニーズウェル様の事例

金融系システム開発を中心としたシステムインテグレータである株式会社ニーズウェル 様は、上場を見据えた業務改善および内部統制の強化を目指し、ワークフローシステムを導入しています。

ワークフローシステムの導入により、各種申請や稟議などの業務手続きの電子化を実現。業務が可視化されたことで内部統制が強化されたほか、文書の検索性が向上し、監査における準備・対応の効率化にもつながっています。

稟議のデジタル化で上場時の監査がスムーズに

株式会社ニーズウェル様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

ブックオフコーポレーション株式会社様の事例

中古本販売チェーン「BOOKOFF(ブックオフ)」を展開するブックオフコーポレーション株式会社 様は、店舗・本部間の申請・決裁業務を電子化するため、ワークフローシステムを導入しています。

紙で行われていた申請・決裁業務が電子化されたことで、生産性の向上と内部統制の強化を実現。過去の書類を容易に検索・出力できることで、監査対応の迅速化にも効果を実感されています。

クエリ機能で監査の効率化に成功

ブックオフコーポレーション株式会社様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

株式会社明光商会様の事例

シュレッダーのトップブランドとして業界をリードする株式会社明光商会 様は、意思決定スピードの改善を目指し、ワークフローシステムを導入。

ワークフローシステムの導入により、稟議書や申請書の電子化を実現し、当初の目的である意思決定スピードの迅速化につなげています。

さらに、過去の決裁案件がデータベース化されたことで、監査業務の効率性・正確性も向上するなど、内部統制の強化においても成果を実感されています。

過去決裁のデータベース化が監査部門から高評価

株式会社明光商会様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

富士ゼロックス株式会社様の事例

複合機を中心としたさまざまな商品・サービスを提供する富士ゼロックス株式会社様は、働き方改革の一環としてワークフローシステムを活用した社内業務削減を実行。

社内申請で利用する帳票数が多く、ワークフローシステムの導入以前は営業担当者の負担が大きく、効率性や管理性の観点からも課題となっていました。

ワークフローシステムの導入により、帳票作成の効率性・正確性が向上。さらに、帳票の管理が可視化されたことで、コンプライアンスや監査の観点でも効果を実感されています。

コンプライアンスや監査の観点でも効果を実感

富士ゼロックス株式会社様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

学校法人 東洋大学様の事例

世界に求められる「グローバル人材」の育成に取り組む学校法人 東洋大学様は、職員の働き方改革の一環としてワークフローシステムを活用した稟議書のペーパーレス化に着手。

ワークフローシステムの導入以前は、決裁の遅延や文書管理負担が大きく、監査時に決裁書類の収集に多くの手間がかかっている点が課題となっていました。

ワークフローシステムを導入したことで、事務手続きと意思決定が迅速化。さらに、稟議書データや添付書類の一元管理が実現したことで、監査対応の効率化にも効果を実感されています。

文書の一元管理で監査対応を効率化

学校法人 東洋大学様 ワークフローシステム導入事例|株式会社エイトレッド

まとめ

今回は、監査の基礎知識や種類、ワークフローシステムが監査効率の改善に役立つ理由や事例をご紹介しました。

監査は、企業が社会的信頼を得るために欠かすことができません。また、監査対応を効率化するためには、内部統制の強化および脱アナログの促進は不可欠だと言えます。

監査対応の効率化に課題を感じている企業は、今回ご紹介したワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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