ワークフローシステムは、日々の業務手続きに使用されています。

そのため、もしリプレイスするとなれば契約満了時や減価償却終了時の問題だけではなく、掛かる業務負担を考慮しなければならず、踏み切るのに躊躇してしまう方が多いのが実情です。

ここでは、「ワークフローシステムをリプレイスするとしたら、どのような時期やタイミングが適しているのか」について、ケース別にご紹介していきます。

ワークフローシステムのリプレイスを検討するタイミング

ワークフローシステムのリプレイスの検討時期として、以下のようなタイミングを挙げることができます。

リプレイス検討のタイミング

• 既存システムで生じている課題を解決したい
• システム管理コストの削減したい
• ワークフローシステムの活用範囲を拡大したい

それぞれのケースについて詳しく見ていきましょう。

ケース（1）既存システムで生じている課題の解決

リプレイスを決めた理由として最も多く挙げられるのは「既存ワークフローシステムが抱える課題を解決するため」というものです。

リプレイスしない限り解決が難しい事例としては、以下のような状況が考えられます。

• 「ワークフロー機能」といった簡易的なもの
• 一部の業務でしか使用できず、利用者が限定されている
• 蓄積データの影響で動作が重い
• 利用ワークフローシステムのサポート終了によりバージョンアップできない

また、社内から「使いづらい」といった声が上がっている場合、無理に使用させることで業務効率を下げる恐れがあります。

最悪の場合、ワークフローシステム使用を避けた業務フローが発生する可能性もあります。

もしも、実際の業務に支障が出ているのであれば、できるだけ早くリプレイスの検討を始めることが望ましいでしょう。

ケース（2）システム管理コストの削減

機能面では既存ワークフローシステムに問題がない場合でも、システム管理コストを削減するためにリプレイスを行うケースもあります。

管理面での課題としては、以下のような状況が考えられます。

• スクラッチ開発で運用が困難
• 特定の従業員しか対応できないといった属人的な管理
• メンテナンスごとの外注費、サポート費用など管理コストが高額
• 人事異動や組織変更時の設定にかなりの工数が掛かる

現状でスムーズに運用ができている場合でも、管理コストに莫大な費用が発生しているのであれば、まずは他のワークフローシステムを使用した際の支出予測との比較を行うことをおすすめします。

管理コストを抑えるためには「自社でメンテナンスが可能」「カスタマイズやバージョンアップが容易」などの特徴を備えたワークフローシステムへリプレイスすることが望ましいでしょう。

ケース（3）ワークフローシステムの活用範囲拡大

ワークフローシステムの用途を拡大しようと考えた際に、既存のワークフローシステムでは対応できないという可能性があります。

導入前に導入後の用途を全て予測して選定することは難しいため、用途を拡大するためにリプレイスすることはよくあるケースです。

活用の拡大としては、以下のような状況が考えられます。

• 経費精算システムと連携したいが、外部連携ができない
• 全社共通で使用できるようにしたいが統合できない
• 蓄積したデータを活用したいが、閲覧に関する設定が実務と沿った形にならない
• 新たに始めたい業務が複雑なフローであるため、再現できない

利用用途の範囲を広げたり、利用者を増やす際に、業務と一致した承認フローが既存のワークフローシステムでは設定できないという場合があります。

これらのケースにおいては、業務上の支障が発生するのを未然に防ぐためにも、早期のリプレイス検討をおすすめします。

また、最近ではワークフローシステムで蓄積したデータをBPMや社内のナレッジとして活用する取り組みを始める企業も増えているため、前向きな理由でのリプレイスが増えています。

ワークフローシステムのリプレイスにあたり確認したいこと

最適なタイミングでリプレイスを行うためには、既存ワークフローシステムの解決したい課題を洗い出し、優先度を決めたうえで製品選定に入る必要があります。

課題解決のために必要な機能や仕様を整理し、RFI（Request For Information｜情報提供依頼書）などにまとめて、ワークフローシステムを提供しているベンダーに問い合わせましょう。

また、昨今では単なるワークフローシステムだけでなく、他システムとの連携やデータ活用といった新たな活用方法へ発展させている企業が増えています。

リプレイスの際は、必要な機能やサポートが揃っているかだけではなく、「今まで以上に活用できそうか？」を合わせて確認しましょう。

ワークフローシステムのリプレイス事例

これまでにワークフローシステムのリプレイスを検討すべき3つのケースをご紹介してきましたが、企業や業種によって、リプレイスを検討する状況や理由は様々です。

ここからは、ワークフローシステムのリプレイスに関する導入事例をご紹介していきます。

ワークフローシステムの全社展開を機にリプレイスを実施

株式会社コロナは、ワークフローシステムの全社展開を機にリプレイスを実施しました。

2017年にクラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」を導入して間接部門のペーパーレス化に効果を得ていた同社。

この成果に着目した同社は、全社的な業務変革を図りワークフローシステムの全社展開を決定し、「AgileWorks」へのリプレイスを実施。

現在では全従業員1,600名が利用する業務基盤となっており、基幹システム連携やRPA連携により幅広い範囲の業務プロセスをデジタル化することに成功しています。

ワークフローシステム導入事例

• ワークフローシステムの全社展開を機にリプレイスを実施しDXを推進｜株式会社コロナ

メンテナンス工数が増大化していたワークフローシステムを刷新

東急建設株式会社は、15年以上利用していたワークフローシステムから「AgileWorks」へのリプレイスを実施しました。

旧ワークフローシステムは老朽化によりメンテナンス工数が増大化していたことに加え、ベンダーによるサポート終了が控えていたこともあり、リプレイスを決定。

複数製品を比較検討した結果、「拡張性の高さ」や「組織や回付ルートの設定しやすさ」が決め手となり、「AgileWorks」の導入に至りました。

リプレイス後、旧システムの課題であったメンテナンス工数が削減され、基幹システムや営業支援システム、電子契約システムなどとの連携も実現しています。

ワークフローシステム導入事例

• 老朽化したシステムの刷新と基幹システムとの連携を実現｜東急建設株式会社

旧ワークフローシステムの課題解消を図りリプレイスを実行

東京エレクトロン デバイス株式会社は、旧ワークフローシステムの課題解消を図り「AgileWorks」へのリプレイスを行いました。

旧ワークフローシステムは複雑な承認プロセスへの対応が困難であり、フローの設計や開発、管理の負担が大きく、システム連携による拡張性についても課題となっていました。

そこで同社は旧システムの課題を解消するため「AgileWorks」へとリプレイスしました。

リプレイス後、旧システムの課題が解消され、申請・承認に関する業務全体の効率化を実現しました。

ワークフローシステム導入事例

• リプレイスにより運用負荷を大幅軽減｜東京エレクトロン デバイス株式会社