ワークフローシステムは、日々の業務手続きに使用されています。そのため、もしリプレイスするとなれば契約満了時や減価償却終了時の問題だけではなく、掛かる業務負担を考慮しなければならず、踏み切るのに躊躇してしまう方が多いのが実情です。
ここでは、「ワークフローシステムをリプレイスするとしたら、どのような時期やタイミングが適しているのか」について、ケース別にご紹介していきます。

ケース1・課題の解決

リプレイスを決めた理由として最も多く挙げられるのは「既存ワークフローシステムが抱える課題を解決するため」というものです。
リプレイスしない限り解決が難しい事例としては、以下のような状況が考えられます。

　・「ワークフロー機能」といった簡易的なもの
　・一部の業務でしか使用できず、利用者が限定されている
　・蓄積データの影響で動作が重い
　・利用ワークフローシステムのサポート終了によりバージョンアップできない

また、社内から「使いづらい」といった声が上がっている場合、無理に使用させることで業務効率を下げる恐れがあります。
最悪の場合、ワークフローシステム使用を避けた業務フローが発生する可能性もあります。
もしも、実際の業務に支障が出ているのであれば、できるだけ早くリプレイスの検討を始めることが望ましいでしょう。

ケース2・システム管理コストの削減

機能面では既存ワークフローシステムに問題がない場合でも、システム管理コストを削減するためにリプレイスを行うケースもあります。
管理面での課題としては、以下のような状況が考えられます。

　・スクラッチ開発で運用が困難
　・特定の従業員しか対応できないといった属人的な管理
　・メンテナンスごとの外注費、サポート費用など管理コストが高額
　・人事異動や組織変更時の設定にかなりの工数が掛かる

現状でスムーズに運用ができている場合でも、管理コストに莫大な費用が発生しているのであれば、まずは他のワークフローシステムを使用した際の支出予測との比較を行うことをおすすめします。

管理コストを抑えるためには「自社でメンテナンスが可能」「カスタマイズやバージョンアップが容易」などの特徴を備えたワークフローへリプレイスすることが望ましいでしょう。

ケース3・ワークフローシステム活用拡大

ワークフローシステムの用途を拡大しようと考えた際に、既存のワークフローシステムでは対応できないという可能性があります。
導入前に導入後の用途を全て予測して選定することは難しいため、用途を拡大するためにリプレイスすることはよくあるケースです。
活用の拡大としては、以下のような状況が考えられます。

　・経費精算システムと連携したいが、外部連携ができない
　・全社共通で使用できるようにしたいが統合できない
　・蓄積したデータを活用したいが、閲覧に関する設定が実務と沿った形にならない
　・新たに始めたい業務が複雑なフローであるため、再現できない

利用用途の範囲を広げたり、利用者を増やす際に、業務と一致した承認フローが既存のワークフローシステムでは設定できないという場合があります。
これらのケースにおいては、業務上の支障が発生するのを未然に防ぐためにも、早期のリプレイス検討をおすすめします。

また、最近ではワークフローシステムで蓄積したデータをBPMや社内のナレッジとして活用する取り組みを始める企業も増えているため、前向きな理由でのリプレイスが増えています。

リプレイスにあたり確認したいこと

最適なタイミングでリプレイスを行うためには、既存ワークフローシステムの解決したい課題を洗い出し、優先度を決めたうえで製品選定に入る必要があります。

また、昨今では単なるワークフローシステムだけでなく、他システムとの連携やデータ活用といった新たな活用方法へ発展させている企業が増えています。
リプレイスの際は、必要な機能やサポートが揃っているかだけではなく、「今まで以上に活用できそうか？」を合わせて確認しましょう。

ワークフローシステムリプレイス事例

これまでに3つのケースをご紹介してきましたが、企業や業種によって、リプレイスを検討する状況や理由は様々です。
ここからは、ワークフローシステムのリプレイスに関する導入事例をご紹介していきます。

ワークフローシステムリプレイス事例

• 株式会社大和総研
• 東京エレクトロン デバイス株式会社